BAB III OBYEK PENELITIAN. III.1. Sejarah Singkat PT. Swasti Makmur Sejahtera

Transkripsi

1 BAB III OBYEK PENELITIAN III.1. Sejarah Singkat PT. Swasti Makmur Sejahtera PT. Swasti Makmur Sejahtera adalah sebuah perusahaan berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT). PT. Swasti Makmur Sejahtera didirikan pada tanggal 23 Oktober 1992 oleh Bapak Ir. Edy Kristanto dan Ibu Hartanti Hanusantoso, kemudian disahkan melalui Akte Notaris Nomor 8 pada tanggal 24 Februari 1993 di hadapan Notaris Wasiati Basoeki. Lalu pada tanggal 8 Oktober 1993 dihadapan notaris Wasiati Basoeki, PT. Swasti Makmur Sejahtera mendapat Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan no. 790/W-04/PB/XII/1993. Pada awal pendiriannya, PT. Swasti Makmur Sejahtera menggunakan nama PT. Albatros Swasti Makmur sebagai nama perusahaannya, namun dikarenakan Albratos dianggap sebagai nama asing dan karena telah di pergunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang lain, maka Ir. Edy Kristanto yang sampai saat ini menjabat sebagai Direktur memutuskan untuk mengganti nama menjadi PT. Swasti Makmur Sejahtera. PT. Swasti Makmur Sejahtera pada awalnya hanya memproduksi dan menjual Oriented Polypropelene Flexible Packaging yang lebih dikenal dengan Plastik OPP, baru pada tahun 2004 PT. Swasti Makmur Sejahtera mulai memproduksi dan menjual Polyethylene packaging yang lebih dikenal dengan PE ZIPPER. PT. Swasti Makmur Sejahtera ini berlokasi di Jl. Raya Perancis no. 9 blok 9 AL Jati Mulya Kosambi Dadap, Tangerang. Pada lokasi tersebut terdapat kantor pusat PT. Swasti Makmur Sejahtera dan pabrik yang dikhususkan untuk memproduksi plastik 22

2 OPP. Sedangkan, pabrik yang khusus untuk memproduksi PE ZIPPER mempunyai lokasi yang berbeda yaitu di Mutiara Kosambi II blok A6 no , Tangerang. Di samping memiliki dua pabrik yang berbeda lokasi, PT. Swasti Makmur Sejahtera pun memiliki kantor cabang yang didirikan pada tahun 2007 di Surabaya. Kantor cabang di Surabaya ini memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan kantor pusat dan kantor cabang ini melayani permintaan pelanggan atau melakukan aktivitas penjualan yang terpisah dari pusat. III.2. Struktur Organisasi PT. Swasti Makmur Sejahtera Dalam pendirian suatu organisasi, salah satu unsur yang penting adalah struktur organisasi yang jelas. Hal ini dikarenakan dengan adanya struktur organisasi yang jelas, diharapkan masing-masing bagian dapat menjalankan fungsi dan tanggung jawab serta menggunakan wewenangnya dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Dalam setiap perusahaan, struktur organisasi yang dimilikipun pasti berbeda. Hal ini disebabkan oleh perbedaan jenis usaha, besar kecilnya perusahaan, dan hal-hal lain yang berbeda. Struktur organisasi yang baik dapat menunjukkan fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi yang terdapat dalam PT. Swasti Makmur Sejahtera adalah sebagai 23

3 Struktur Organisasi PT. Swasti Makmur Sejahtera Direktur Financial Accounting Sales Purchasing Production Planning, Inspection, and Control Administrasi Sales Representative Engineering Support Maintenance Gudang Production OPP & PE ZIPPER Collector Packing Pengiriman Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. Swasti Makmur Sejahtera Sumber : PT. Swasti Makmur Sejahtera 24

4 III.3. Uraian Tugas PT. Swasti Makmur Sejahtera Uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT. Swasti Makmur Sejahtera yakni sebagai 1. Direktur Direktur PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Memimpin perusahaan, mengkoordinasi dan mengawasi jalannya perusahaan. Menentukan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Menentukan kebijakan perusahaan secara keseluruhan. Mengoptimalkan kinerja semua bagian agar dapat bekerja dengan efektif dan efisien. 2. Financial Financial PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas. Menerima uang tunai, cek tunai, atau pun giro bilyet dari pelanggan. Menyetorkan uang tunai, cek tunai, atau pun giro bilyet ke bank. Mengatur arus keuangan perusahaan. Menghitung piutang tak tertagih dan membuat laporan. 3. Accounting Accounting PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan perusahaan 25

5 Membuat laporan atas transaksi yang terjadi secara periodik. Membuat faktur pajak Membuat pelaporan pajak. Membuat laporan penjualan. Membuat laporan keuangan. Membuat laporan piutang. Memelihara dokumen-dokumen dan pembukuan perusahaan. 4. Penjualan Penjualan PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Memadukan atau mengkoordinasi penjualan secara nasional. Menentukan harga dan promosi penjualan. Mencari peluang dan pasar baru yang dapat digarap. Membuat program-program yang dapat meningkatkan penjualan. Mengawasi kinerja Sales Representative. Menanda tangani surat konfirmasi pesanan. Memberikan persetujuan kredit. Membuat dan menanda tangani form complaint dari pelanggan. Membuat dan menanda tangani form retur penjualan. 5. Pembelian Pembelian PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai 26

6 Menjaga kelangsungan produksi, dengan memastikan ketersediaan bahan baku, bahan pendukung, dan infrastruktur lainnya. Mencari supplier yang dapat men-supply barang dengan harga kompetitif. Mengikuti prosedur pembelian yang berlaku di perusahaan. Melakukan pemesanan bahan baku sesuai dengan kebutuhan dan tepat waktu. 6. Production Planning, Inspection, and Control (PPIC) PPIC PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Merencanakan proses produksi yang disesuaikan dengan permintaan pasar. Memeriksa dan mengontrol produksi. Membuat surat perintah produksi 7. Production Production PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Melaksanakan seluruh proses produksi mulai dari bahan baku sampai barang jadi. Menjamin agar produksi yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Menjaga kualitas hasil produksi. 8. Administrasi Administrasi PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Membuat surat jalan dan faktur penjualan. Membuat surat jalan pengganti retur. Memelihara dokumen-dokumen yang diarsipkan di bagian administrasi. 27

7 Mencatat penjualan dan piutang yang terjadi. 9. Sales Representative Sales Representative PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Menerima purchase order dari pelanggan. Membuat surat konfirmasi pesanan. Mengirimkan surat konfirmasi pesanan kepada pelanggan untuk dikonfirmasi. Menyerahkan surat konfirmasi yang telah ditanda tangani pelanggan ke Sales Manager. 10. Bagian Gudang Bagian Gudang PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Mengatur stock bahan baku. Menerima kiriman bahan baku dari supplier. Mengeluarkan bahan baku bagi produksi. Mengeluarkan barang jadi sesuai dengan surat konfirmasi pesanan. Membuat form pengeluaran bahan baku dan barang jadi. 11. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Melaksanakan pengiriman barang jadi hasil produksi dengan cepat, tepat waktu, dan aman. Menyerahkan surat jalan dan faktur penjualan kepada pelanggan. 28

8 Meminta pelanggan menanda tangani surat jalan dan faktur penjualan. 12. Collector Collector PT. Swasti Makmur Sejahtera memiliki tugas dan wewenang sebagai Melaksanakan penagihan semua piutang usaha hasil penjualan. Menukarkan faktur penjualan dan faktur pajak dengan tanda terima faktur. Mengambil uang tunai, cek tunai, atau pun giro bilyet dari pelanggan dan menyerahkannya kepada bagian administrasi. III.4. Kegiatan Usaha PT. Swasti Makmur Sejahtera Kegiatan utama PT. Swasti Makmur Sejahtera adalah memproduksi dan menjual plastik OPP dan PE ZIPPER. Pada awalnya, PT. Swasti Makmur Sejahtera hanya memproduksi plastik OPP. Namun melihat adanya kesempatan untuk mengembangkan usaha, maka pada tahun 2004 PT. Swasti Makmur Sejahtera mulai memproduksi PE ZIPPER. Berikut ini adalah beberapa jenis produk yang diproduksi dan dijual oleh PT. Swasti Makmur Sejahtera, yaitu : Plastik OPP - OPP Undangan - OPP Parcel - OPP CD / DVD - OPP Garmen - OPP Kiloan 29

9 PE ZIPPER - PE ZIPPER Polos - PE ZIPPER Cetak Bawah / Apotik Dalam setiap bulannya, PT. Swasti Makmur Sejahtera dapat memproduksi plastik OPP sebanyak 160 ton dan PE ZIPPER sebanyak 75 ton. Dan untuk memenuhi target produksinya, PT. Swasti Makmur Sejahtera mempunyai mesin-mesin yang digunakan untuk memproduksi plastik OPP dan PE ZIPPER, antara lain : 10 Unit LDPE Zipper Bag Blowing Machines 25 Unit Side Seal For Zipper Bag Cutting Machines 1 Unit Two Colours Rotogravure Printing Machines 1 Unit Five Colours Rotogravure Printing Machines 25 Unit OPP Bag Side Seal Cutting Machines 4 Unit OPP Folding Machines Karena kualitas yang baik yang selalu diberikan oleh PT. Swasti Makmur Sejahtera, maka PT. Swasti Makmur Sejahtera pun memiliki banyak pelanggan tetap, di antaranya : PT. ADIDAS Indonesia PT. SANYO Jaya Component Indonesia PT. PRIMAJAYA PANTES Garment PT. AW FABER CASTELL Indonesia PT. DATA SCRIPT Indonesia PT. ROYAL STANDARD 30

10 PT. SOMYCO GARMENT PT. AVANT SEMESTA PT. Indosox Mills Eaton Bakery HOLLAND BAKERY PAPA & MAMA PASTRIES SWISS BAKERY BB BAKERY CHANDRA BAKERY BREAD HOUSE MR. BAKERY Dan lain-lain III.5. Prosedur Operasional Penjualan PT. Swasti Makmur Sejahtera Prosedur operasional penjualan pada PT. Swasti Makmur Sejahtera akan dijelaskan sebagai 1. Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Prosedur penerimaan pesanan pelanggan adalah sebagai a. Pelanggan dapat melakukan pemesanan dengan dua cara. Pertama, pelanggan melakukan pemesanan lewat telepon kepada sales representative. Kedua, pelanggan mengirimkan purchase order lewat fax kepada sales representative. b. Setelah menerima purchase order dari pelanggan, sales representative membuat surat konfirmasi pesanan sebanyak 3 rangkap. 31

11 c. Kemudian surat konfirmasi pesanan tersebut di fax kembali oleh sales representative ke pelanggan untuk mengkonfirmasi bahwa pesanan telah sesuai. Apabila pesanan telah sesuai, pelanggan menanda tangani surat konfirmasi pesanan dan di fax kembali ke sales representative. 2. Prosedur Persetujuan Kredit Prosedur persetujuan kredit yang berlaku di dalam perusahaan adalah sebagai a. Surat konfirmasi pesanan yang telah di fax ke sales representative dan telah ditanda tangani oleh pelanggan, lembar copy yang berwarna hijau diserahkan ke bagian penjualan. bagian penjualan memeriksa kembali terhadap data-data yang terdapat dalam surat konfirmasi pesanan, termasuk nama pelanggan. Apabila nama pelanggan yang tertera dalam surat konfirmasi pesanan merupakan pelanggan lama yang telah memiliki rekam jejak transaksi penjualan yang baik, maka bagian penjualan memberikan persetujuan kredit terhadap pelanggan tersebut dengan menanda tangani surat konfirmasi pesanan. b. Kemudian surat konfirmasi pesanan yang telah ditanda tangani oleh bagian penjualan didistribusikan sebagai Lembar asli yang berwarna putih akan diberikan kepada bagian administrasi untuk disimpan sebagai dokumentasi, yang nanti digunakan untuk membuat faktur penjualan. Lembar copy yang berwarna merah akan diberikan kepada bagian gudang atau bagian produksi, tergantung stock barang yang ada di gudang. Apabila stock di gudang mencukupi pesanan dari pelanggan, maka lembar ini 32

12 berguna untuk pengambilan barang. Tetapi, apabila stock barang yang terdapat di gudang tidak mencukupi pesanan maka lembar ini berguna untuk memberitahu bagian produksi untuk kembali memproduksi barang. Lembar copy yang berwarna hijau akan disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip. c. Untuk pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi pembelian dengan perusahaan, diharuskan untuk melakukan pembayaran secara tunai. Pelanggan baru tersebut harus melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum pengiriman barang di lakukan. Apabila pelanggan telah melakukan beberapa kali transaksi dan dinilai memiliki kredibilitas yang baik oleh perusahaan, maka pelanggan tersebut dapat melakukan pembelian secara kredit. 3. Prosedur Pengiriman Barang Urutan prosedur pengiriman barang sebagai a. Bagian gudang menerima copy surat konfirmasi pesanan berwarna merah yang telah diotorisasi, lalu memeriksa apakah stock barang yang terdapat di gudang dapat mecukupi pesanan dari pelanggan. Apabila stock barang yang ada di gudang mencukupi, maka bagian gudang membuat form pengeluaran barang jadi. Form pengeluaran barang jadi dibuat 3 rangkap, lembar asli yang berwarna putih digunakan untuk dokumentasi bagian gudang, sedangkan lembar copy yang berwana merah digunakan untuk mengeluarkan barang jadi yang ada di gudang, dan lembar copy yang berwarna hijau diberikan kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. 33

13 b. Apabila stock barang di gudang tidak mencukupi pesanan pelanggan, maka bagian gudang membuat form pengeluaran bahan baku sebanyak 3 rangkap. Lembar asli yang berwarna putih diserahkan ke Production Planning Inspection Control (PPIC), sedangkan lembar copy yang berwarna merah diberikan kepada bagian gudang, dan lembar copy yang berwarna hijau diserahkan ke bagian produksi. Kemudian, setelah menerima form pengeluaran bahan baku, PPIC membuat surat perintah produksi. Surat perintah produksi dibuat sebanyak 2 rangkap, lembar asli yang berwarna putih disimpan oleh PPIC, sedangkan lembar copy yang berwarna merah diberikan kepada bagian produksi. Setelah barang selesai diproduksi, barang tersebut dibawa kembali ke bagian gudang dengan lembar copy form pengeluaran bahan baku yang berwarna hijau dan lembar copy surat perintah produksi yang berwarna merah. c. Setelah barang siap dan telah dipacking, bagian gudang menyerahkan surat jalan dan faktur penjualan yang telah ditanda tangani oleh bagian administrasi ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman kemudian mengirimkan barang kepada pelanggan dan harus memastikan bahwa barang telah sampai dalam keadaan baik kepada pelanggan. Pelanggan diharuskan menanda tangani surat jalan dan faktur penjualan yang dibawa oleh bagian pengiriman. Lembar asli surat jalan dan lembar asli faktur penjualan diberikan kepada pelanggan. d. Bagian pengiriman membawa kembali surat jalan sebanyak 4 lembar copy yang berwarna merah, hijau, kuning dan biru, serta 2 lembar copy faktur penjualan yang berwarna merah dan hijau. Dimana, lembar copy surat jalan yang berwarna merah akan digunakan pada saat penagihan piutang, lembar copy surat jalan 34

14 yang berwarna hijau disimpan untuk dokumentasi bagian administrasi, lembar copy surat jalan yang berwarna kuning diserahkan ke bagian gudang, lembar copy surat jalan yang berwarna biru diserahkan ke bagian penjualan. Sedangkan lembar copy faktur penjualan yang berwarna merah diserahkan kepada bagian administrasi untuk penagihan piutang, dan lembar copy yang berwarna hijau disimpan sebagai arsip. 4. Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan Prosedur pembuatan surat jalan dan faktur penjualan adalah sebagai a. Setelah bagian gudang siap untuk menyerahkan barang ke bagian pengiriman, maka bagian gudang meminta bagian administrasi untuk membuat surat jalan dan faktur penjualan. b. Bagian administrasi membuat surat jalan sebanyak 5 rangkap dan faktur penjualan sebanyak 3 rangkap. c. Surat jalan dan faktur penjualan yang telah ditanda tangani oleh bagian administrasi, didistribusikan sebagai Surat jalan - Lembar asli yang berwarna putih setelah ditanda tangani oleh pelanggan, diserahkan kepada pelanggan. - Lembar copy yang berwarna merah nantinya akan digunakan pada saat penagihan. - Lembar copy yang berwarna hijau didokumentasikan oleh bagian administrasi. - Lembar copy yang berwarna kuning diserahkan ke bagian gudang. 35

15 - Lembar copy yang berwarna biru diserahkan ke bagian penjualan. Faktur Penjualan - Lembar asli yang berwarna putih setelah ditanda tangani oleh pelanggan diserahkan kepada pelanggan. - Lembar copy yang berwarna merah diserahkan kepada bagian administrasi untuk penagihan piutang. - Lembar copy yang berwarna hijau disimpan sebagai dokumentasi oleh bagian administrasi. 5. Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Urutan prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang sebagai a. Seminggu setelah pengiriman barang, bagian akuntansi membuat faktur pajak sesuai dengan faktur penjualan yang ada. Setelah faktur pajak ditanda tangani oleh bagian akuntansi, collector kembali ke pelanggan dengan membawa lembar copy faktur penjualan yang berwarna merah, dan lembar copy surat jalan yang berwarna merah, serta faktur pajak sebanyak 2 rangkap untuk kemudian ditukar dengan tanda terima faktur dari pelanggan. b. Setelah menerima tanda terima faktur dan lembar copy faktur pajak dari pelanggan, bagian administrasi mencatatkan penjualan dan juga piutang. c. Lembar copy faktur pajak diserahkan kepada bagian akuntansi untuk diarsip. d. Pada tanggal jatuh tempo, bagian administrasi mengeluarkan tanda terima faktur yang telah dicatat kepada collector untuk menagih piutang. 36

16 e. Collector kembali datang kepada pelanggan untuk menagih piutang. Setelah sampai di pelanggan, tanda terima faktur ditukarkan dengan uang tunai, cek tunai, atau pun giro bilyet. 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Prosedur pencatatan penerimaan kas adalah sebagai a. Uang tunai, cek tunai, ataupun giro bilyet yang telah diterima oleh collector diserahkan ke bagian administrasi untuk dicatatkan sebagai pelunasan atas piutang pelanggan tersebut. b. Kemudian bagian administrasi membuat bukti penerimaan kas, yang kemudian diserahkan kepada bagian akuntansi sebagai dasar untuk mencatatkan penerimaan kas. c. Uang tunai, cek tunai, ataupun giro bilyet kemudian diserahkan langsung ke bagian keuangan untuk disetor ke bank. 7. Prosedur Retur Penjualan Urutan prosedur retur penjualan adalah : a. Apabila kuantitas dan kualitas barang yang diserahkan kepada pelanggan tidak sesuai dengan pesanan, maka pelanggan dapat mengajukan complaint untuk melakukan retur penjualan. Namun, complaint dari pelanggan dibatasi hanya tiga hari dari pengiriman barang. Apabila lewat dari tiga hari, maka perusahaan tidak lagi bertanggung jawab atas kerusakan atau kekurangan barang. b. Pelanggan dapat melakukan complaint lewat telepon maupun fax ke sales representative. Setelah mendapatkan complaint, sales representative pun melaporkan ke sales manager. 37

17 c. Berdasarkan laporan dari Sales Representative, Sales manager membuat form complaint sebanyak 2 rangkap, berdasarkan complaint yang di dapat untuk dibawa pada meeting produksi. Form complaint dibuat 2 rangkap, dimana lembar asli berwarna putih untuk produksi dan lembar copy berwarna merah untuk dokumentasi sales manager. d. Setelah meeting produksi, diputuskan tindak lanjut yang akan diambil. Pertamatama, bagaian produksi akan memeriksa apakah barang-barang yang diretur benar-benar rusak atau kurang jumlahnya. Apabila benar, maka bagian produksi memberi laporan kepada sales manager. Berdasarkan laporan tersebut, sales manager membuat form retur penjualan sebanyak 4 rangkap dan surat jalan pengganti retur sebanyak 5 rangkap. Form retur penjualan dibuat 4 rangkap, dimana lembar asli yang berwarna putih akan diberikan kepada pelanggan, lembar copy yang berwarna merah digunakan sebagai dokumentasi sales manager, lembar copy yang berwarna hijau diserahkan ke bagian gudang, dan lembar copy yang berwarna kuning diserahkan ke bagian administrasi. Sedangkan surat jalan pengganti retur dibuat 5 rangkap, dimana lembar asli yang berwarna putih setelah ditanda tangani oleh pelanggan, diserahkan kepada pelanggan, lembar copy yang berwarna merah didokumentasikan oleh sales manager, lembar copy yang berwarna hijau diserahkan ke bagian gudang, lembar copy yang berwarna kuning didokumentasikan oleh bagian administrasi, dan lembar copy yang berwarna biru diserahkan ke bagian penjualan. e. Form retur penjualan dan surat jalan pengganti retur diserahkan ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang sesuai dengan retur penjualan yang 38

18 dibutuhkan. Kemudian bagian pengiriman mengirimkan barang dengan membawa form retur penjualan dan surat jalan pengganti retur. Form retur penjualan dan surat jalan pengganti retur yang telah ditanda tangani oleh pelanggan, lembar asli berwarna putih diserahkan kepada pelanggan, sedangkan lembar copy form retur penjualan yang berwarna kuning dan lembar copy surat jalan pengganti retur yang berwarna kuning dan biru dibawa kembali untuk kemudian didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 39