BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang Perusahaan PT. Srikandi Diamond Motors adalah salah satu dealer resmi dari PT. Krama Yudha Tiga Berlian Motors yang merupakan ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merk) dari merk dagang kendaraan Mitsubishi yang berpusat di Jepang. PT. Srikandi Diamond Motors awalnya didirikan pada 17 April 1984, dan pertama didirikan adalah Srikandi Diamond Motors Cikampek. Kemudian secara berangsur-angsur PT. Srikandi Diamond Motors mulai membuka cabang-cabang baru yang mencakup beberapa wilayah di Indonesia, yaitu DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Timur, dan wilayah Kalimantan Barat hingga akhirnya memiliki 25 cabang. Uniknya pada setiap daerah pemasaran tersebut, PT. Srikandi Diamond Motors memiliki nama badan hukum yang berbeda, yaitu PT. Srikandi Diamond Motors untuk wilayah DKI Jakarta dan Jawa Barat, PT. Srikandi Diamond Indah Motors untuk wilayah Jawa Timur, dan PT. Gemilang Berlian Indah untuk wilayah Kalimantan Barat. Pada tahun 2005 didirikan cabang PT. Srikandi Diamond Motors yang ke-24 yang berlokasi di Srikandi Building, Jalan Mampang Prapatan Raya No , Jakarta Selatan. 64

2 65 Gambar 3.1 Milestone PT. Srikandi Diamond Motors Adapun service atau pelayanan yang disediakan oleh PT. Srikandi Diamond Motors antara lain mencakup : 1. Penjualan (Sales) Sebagai salah satu dealer terbesar kendaraan Mitsubishi di Indonesia, PT. Srikandi Diamond Motors menyediakan berbagai jenis kendaraan. 2. Bengkel (Service) Memfasilitasikan bengkel yang didukung peralatan modern dan staf ahli untuk kenyamanan pelanggan atau customer dalam perawatan kendaraan

3 66 3. Suku Cadang (Spareparts) Menyediakan bermacam suku cadang kendaraan Mitsubishi untuk kemudahan dan demi kepuasan pelanggan atau customer Visi dan Misi PT. Srikandi Diamond Motors Visi Perusahaan PT. Srikandi Diamond Motors dalam melakukan bisnisnya memiliki visi yang ingin dicapai yaitu : "Menjadi perusahaan yang mempunyai reputasi tinggi" Misi Perusahaan Misi-misi yang dimiliki PT. Srikandi Diamond Motors dalam tujuannya mencapai visi perusahaan adalah: 1. Menjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk menghadapi persaingan regional maupun global. 2. Memperlakukan seluruh karyawan dengan cara yang adil dan terhormat Struktur Organisasi PT. Srikandi Diamond Motors Struktur Perusahaan Tujuan pembentukan suatu organisasi adalah untuk membantu mencapai tujuan yang telah direncanakan dahulu. Adapun struktur, pembagian peran dan tanggung jawab bagian-bagian di dalam organisasi pada PT. Srikandi Diamond Motors cabang Mampang dapat dilihat pada tampilan struktur organisasi PT. Srikandi Diamond Motors cabang Mampang yang diterapkan tahun 2009.

4 67 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT. Srikandi Diamond Motors (2009)

5 Uraian Tugas dan Wewenang Secara garis besar, berdasarkan struktur organisasi diatas, tugas dan wewenang masing-masing bagian sesuai dengan jabatan dan fungsinya masing-masing adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Wilayah 1. Memimpin jalannya perusahaan 2. Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulanan berbagai jenis risiko finansial (financial risk management) yang dihadapi perusahaan 3. Melakukan koordinasi aktifitas 4. Mengkoordinasi aktifitas sinergi untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan 2. Kepala Cabang 1. Bertanggung jawab kepada direktur 2. Memimpin jalan operational cabang dan berkoordinasi dengan Service Manager, Spare Part Manager dan Sales Manager 3. Mengontrol target yang telah diberikan oleh perusahaan 3. Service Manager 1. Bertanggung jawab kepada kepala cabang 2. Memimpin operational Service Department (Bengkel) 4. Spare Part Manager 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang 2. Berkoordinasi dengan Service Manager untuk memnuhi kebutuhan bengkel untuk ketersediaannya Spare Part yang dibutuhkan

6 69 3. Memenuhi kebutuhan Toko-Toko Spare Part yang ada di daerahnya masing-masing 4. Mengontrol omset atas penjualan Spare Part di bengkel dan penjualan ke toko-toko 5. Sales Manager 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang 2. Tugasnya adalah merencanakan, mengontrol dan mengkoordinasi penjualan setiap Team Supervisor untuk mencapai target penjualan 3. Mengembangkan pasar secara efektif dan efisien 6. Sales Supervisor 1. Bertanggung jawab kepada Sales Manager 2. Mengontrol dan mengatur semua kegiatan salesman, mulai dari Target, Prospecting, Deal, Administrasi dan hingga delivery kendaraan, Daily Report Salesman, memberikan Training Product, Management 7. Salesman 1. Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor 2. Melaksanakan penjualan secara langsung, dan untuk cara mendapatkan prospek dengan cara pameran, penawaran, iklan, visit, canvasing, memfollow up customer 8. Marketing Suport 1. Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang

7 70 2. Mempersiapkan data-data administrasi mulai dari pesiapan pembukaan Faktur kendaraan, pengurusan BBN (Balik Nama Kendaraan) dan persiapan Delivery Kendaraan ke konsumen/pelanggan Gambaran Sistem Informasi Penjualan yang Berjalan Narasi Proses Bisnis Berjalan Sistem informasi penjualan pada PT. Srikandi Diamond Motors dimulai pada saat customer datang ke showroom. Customer kemudian akan dilayani oleh bagian Sales. Sales disini akan membantu dengan memberikan informasi lengkap mengenai produk atau unit kepada pelanggan. Saat pelanggan menentukan untuk jadi membeli unit mobil, bagian sales akan menanyakan apakah pelanggan ingin melakukan pembelian secara tunai (cash) atau dapat melalui perusahaan leasing. Perincian penjualan secara tunai dan melalui leasing dijabarkan sebagai berikut: 1. Penjualan Tunai Setelah pelanggan menyetujui untuk melakukan pembelian secara tunai, maka bagian sales akan membuat SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) sebanyak 2 rangkap kemudian akan diajukan ke bagian atasan dari sales, umumnya Manager. Setelah SPK tersebut diotorisasi dan disetujui oleh Manager, SPK yang telah diotorisasi tersebut diterima kembali oleh sales dan kemudian diberikan 1 rangkap kepada customer dan rangkap lainnya akan diajukan ke bagian Marketing Support lalu pelanggan akan diminta untuk membayar pembayaran DP ke bagian kasir. Kasir setelah menerima pembayaran DP dari pelanggan, lalu akan mengeluarkan BPK (Bukti Penerimaan Kas) untuk pembayaran DP dan akan diberikan ke bagian Marketing Support. Bagian Marketing Support kemudian akan

8 71 menerima SPK yang telah diotorisasi dari sales dan BPK dari kasir, untuk kemudian akan membuat Laporan Penjualan 2 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada customer setelah ditandatangani oleh Manager, sedangkan rangkap kedua akan disimpan sebagai arsip. Marketing Support setelah itu akan menginput data-data yang ada di laporan penjualan ke komputer untuk dikirimkan secara online kepada bagian pusat sebagai laporan telah terjadinya transaksi penjualan. Kemudian Marketing Support membuat kwitansi untuk keterangan pembayaran dan diberikan ke customer. Umumnya setelah beberapa waktu pelanggan kemudian akan menyelesaikan pembayaran sisa nya ke kasir. Setelah itu kasir akan membuat BPK untuk mencatat penerimaan kas dari pembayaran itu. Selanjutnya setelah sales menerima bukti pelunasan pembayaran tersebut, maka sales akan membuat Surat Permohonan Pengiriman Kendaraan (SPPK) dan akan diberikan ke bagian Stock and Delivery. Bagian Stock and Delivery kemudian akan membuat form delivery 2 rangkap, rangkap pertama untuk sales, rangkap kedua untuk customer. Form delivery kemudian akan diotorisasi oleh sales, dan kendaraan akan diantarkan kepada customer. Customer yang telah menerima kendaraan beserta form delivery akan menandatangani/mengotorisasi form delivery tersebut sebagai bukti telah menerima kendaraan. Sales, yang telah menerima form delivery yang telah diotorisasi oleh customer, kemudian akan mengajukan Surat Permohonan STNK dan BPKB kepada Marketing Support, dan oleh bagian Marketing Support akan diurus dengan menggunakan jasa biro untuk pembuatan STNK dan BPKB-nya. Setelah

9 72 STNK dan BPKB telah diterima oleh Marketing Support, Marketing Support akan menginput data-data STNK dan BPKB tersebut kedalam database registrasi kendaraan. Dan kemudian STNK dan BPKB akan diberikan kepada pelanggan, setelah itu proses penjualan selesai. 2. Penjualan Melalui Leasing Company Di dalam proses penjualan secara leasing, saat customer telah menyetujui untuk melakukan pembelian dengan cara leasing, sales akan memberikan beberapa rekomendasi perusahaan leasing kepada customer. Setelah customer memilih perusahaan leasing yang ingin digunakan, sales akan menghubungi perusahaan leasing tersebut untuk meminta survey apakah customer berhak mendapatkan leasing. Jika telah disetujui oleh pihak leasing, maka sales akan membuatkan SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) sebanyak 2 rangkap yang kemudian akan diajukan ke bagian atasan dari sales, umumnya Manager. Setelah SPK tersebut diotorisasi dan disetujui oleh Manager, SPK yang telah diotorisasi tersebut diterima kembali oleh sales dan kemudian diberikan 1 rangkap kepada customer dan rangkap lainnya akan diajukan ke bagian Marketing Support, kemudian oleh sales, customer akan tetap diminta untuk membayar pembayaran DP ke bagian kasir sebagai tanda booking untuk kendaraan. Kasir setelah menerima pembayaran DP dari pelanggan, lalu akan membuat BPK untuk bukti penerimaan kas untuk pembayaran DP dan akan diberikan ke bagian Marketing Support. Bagian Marketing Support kemudian akan menerima SPK yang telah diotorisasi dari sales dan BPK dari kasir, untuk kemudian akan membuat Laporan Penjualan 2 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada customer setelah

10 73 ditandatangani oleh Manager, sedangkan rangkap kedua akan disimpan sebagai arsip. Marketing Support setelah itu akan menginput data-data yang ada di laporan penjualan ke komputer untuk dikirimkan secara online kepada bagian pusat sebagai laporan telah terjadinya transaksi penjualan. Kemudian Marketing Support membuat kwitansi untuk keterangan pembayaran dan diberikan ke customer. Setelah customer menerima Laporan Penjualan dan kwitansi, sales akan membuat Surat Permohonan Pengiriman Kendaraan (SPPK) dan akan diberikan ke bagian Stock and Delivery. Bagian Stock and Delivery kemudian akan membuat form delivery 2 rangkap, rangkap pertama untuk sales, rangkap kedua untuk customer. Form delivery kemudian akan diotorisasi oleh sales, dan kendaraan akan diantarkan kepada customer. Customer yang telah menerima kendaraan beserta form delivery akan menandatangani form delivery tersebut sebagai bukti telah menerima kendaraan. Pihak leasing setelah mengetahui bahwa kendaraan telah sampai di customer maka akan melakukan penyelesaian pembayaran kepada pihak perusahaan melalui transfer yang akan diperiksa/dicek oleh bagian kasir dan kemudian akan membuat BPK dan diberikan ke bagian Marketing Support. Sales kemudian akan mengajukan Form Permohonan STNK dan BPKB kepada bagian Marketing Support, dan oleh bagian Marketing Support akan diurus dengan menggunakan jasa biro untuk pembuatan STNK dan BPKB-nya. Setelah beberapa waktu, bagian Marketing Support akan menerima STNK yang telah selesai diurus, dan kemudian STNK akan diberikan kepada customer. Selan g beberapa waktu, setelah BPKB diterima oleh bagian Marketing Support, BPKB akan diberikan kepada pihak leasing.

11 Activity Diagram Overview Activity Diagram Overview Activity Diagram Sistem Informasi Penjualan Tunai Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

12 75 Overview Activity Diagram Sistem Informasi Penjualan Leasing Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Penjualan Leasing

13 Detailed Activity Diagram Proses Penjualan Tunai 1. Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan DAD Melayani Pemesanan Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan (Tunai)

14 77 2. Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran DP DAD Menerima Pembayaran DP Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran DP (Tunai)

15 78 3. Detailed Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan DAD Melakukan Pelaporan Penjualan Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan (Tunai)

16 79 4. Detailed Activity Diagram Melayani Pelunasan Pembayaran DAD Melayani Pelunasan Pembayaran Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Melayani Pelunasan Pembayaran (Tunai)

17 80 5. Detailed Activity Diagram Melayani Pengiriman Kendaraan DAD Melayani Pengiriman Kendaraan Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Melayani Pengiriman Kendaraan (Tunai)

18 81 6. Detailed Activity Diagram Mengurus Surat-Surat Kendaraan DAD Mengurus Surat-Surat Kendaraan Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram Mengurus Surat-Surat Kendaraan (Tunai)

19 Proses Penjualan Leasing 1. Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan DAD Melayani Pemesanan Gambar 3.11 Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan (Leasing)

20 83 2. Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran DP DAD Menerima Pembayaran DP Gambar 3.12 Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran DP (Leasing)

21 84 3. Detailed Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan DAD Melakukan Pelaporan Penjualan Gambar 3.13 Detailed Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan (Leasing)

22 85 4. Detailed Activity Diagram Melayani Pengiriman Kendaraan DAD Melayani Pengiriman Kendaraan Gambar 3.14 Detailed Activity Diagram Melayani Pengiriman Kendaraan (Leasing)

23 86 5. Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran Dari Pihak Leasing DAD Menerima Pembayaran Dari Pihak Leasing Gambar 3.15 Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran Dari Pihak Leasing (Leasing)

24 87 6. Detailed Activity Diagram Mengurus Surat-Surat Kendaraan DAD Mengurus Surat-Surat Kendaraan Gambar 3.16 Detailed Activity Diagram Mengurus Surat-Surat Kendaraan

25 Arsitektur Sistem Informasi Arsitektur software, hardware, operating system dan uraian aplikasi yang digunakan pada PT Srikandi Diamond Motors adalah sebagai berikut: Software Spesifikasi software yang digunakan dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut 1. Operating System yang digunakan adalah MS Windows (mulai dari Windows 2000, XP SP2, Vista) Original 2. Aplikasi / Software yang digunakan adalah PASS 2.1, MSIS, VB6 dan Power Builder Antivirus yang digunakan oleh perusahaan adalah AVG, Avira, dan Norton Antivirus Hardware Berikut ini adalah spesifikasi hardware yang digunakan pada setiap komputer antara lain 1. Motherboard PC P4 2,4 GHz Dual Core atau Core 2 Duo dengan spesifikasi branded Acer dan Dell 2. RAM 256MB 3. Monitor Dell 15

26 Database Database yang digunakan pada PT Srikandi Diamond Motors yaitu MS SQL Server. Penempatan database ditempatkan pada ruangan khusus dan terjaga keamanannya dengan baik Network Sistem jaringan yang digunakan oleh PT Srikandi Diamond Motors dalam menghubungkan antara komputer yang satu dengan yang lain, yaitu dengan konsep client server dan koneksi internet menggunakan wireless dan provider speedy Dasar Penentuan Kriteria Pengukuran Dalam melakukan pengevaluasian pengendalian sistem informasi penjualan PT. Srikandi Diamond Motors digunakan standar yang diberikan oleh CobIT untuk menentukan kriteria pengukuran dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan. Di dalam Standar CobIT tersebut, pencapaian tujuan bisnis perusahaan dibagi ke dalam 4 perspektif, yaitu, financial perspective, internal perspective, customer perspective, dan learning and growth perspective. PT Srikandi Diamond Motors dalam proses penjualannya mengutamakan pemenuhan kepuasan dan kebutuhan pelanggan dalam hal penyediaan informasi pelayanan proses penjualan tersebut. Oleh karena itu kriteria atau perspektif yang tepat dalam melakukan evaluasi pengendalian sistem informasi penjualan PT. Srikandi Diamond Motors adalah Customer Perspective dimana pengukuran pencapaian tujuan bisnis perusahaan

27 90 difokuskan terhadap pemenuhan kebutuhan pelanggan berdasarkan domain-domain yang ada di dalam CobIT. Customer Perspective terdiri dari 6 business goals dan masing-masing memiliki beberapa IT Goals serta proses-proses yang berasal dari domain CobIT untuk membantu pencapaian tujuan bisnis tersebut. Berikut adalah rincian dari kriteria pengukuran berdasarkan Customer Perspective yang berhubungan dengan pengendalian sistem informasi penjualan yang ada pada PT. Srikandi Diamond Motors berdasarkan standar yang diberikan CobIT : Tabel 3.1 Rincian Kriteria Pengukuran Evaluasi Perspective Business Goals IT Goals Processes Customer Perspective Improve customer orientation and service Ensure satisfaction of end users with service offerings and service levels Make sure that IT services are available as required PO8 (Manage Quality) AI4 (Enable Operation and Use) DS1 (Define and Manage Service Levels) DS2 (Manage Third-Party Services ) DS7 (Educate and Train Users) DS8 (Manage Service Desk and Incidents) DS10 (Manage Problems) DS13 (Manage Operations) DS3 (Manage Performance and Capacity) DS4 (Ensure Continuous Service ) DS8 (Manage Service Desk and Incidents) DS13 (Manage Operations) Offer competitive products and services Create IT agility PO2 (Define the Information Architecture) PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships) PO7 (Manage IT Human Resources) AI3 (Acquire and Maintain Technology )

28 91 Perspective Business Goals IT Goals Processes Improve IT s costefficiency and its contribution to business protitability PO5 (Manage the IT Investment) DS6 (Identify the Allocate Costs) Establish service continuity and availability Create agility in responding to changing business requirements Ensure mutual satisfaction of thirdparty relationship Reduce solution and service delivery defects and rework Ensure minimum business impact in the event of an IT service disruption or change Make sure that IT services are available as required Respond to business requirements in alignment with the business strategy DS2 (Manage Third-Party Services ) PO8 (Manage Quality) AI4 (Enable Operation and Use) AI6 (Manage Changes) AI7 (Install and Accredit Solutions and Changes) DS10 (Manage Problems) PO6 (Communicate Management Aims and Direction) AI6 (Manage Changes) DS4 (Ensure Continuous Service) DS12 (Manage the Physicall Environment) DS3 (Manage Performance and Capacity) DS4 (Ensure Continuous Service) DS8 (Manage Service Desk and Incidents) DS13 (Manage Operations) PO1 (Define a Strategic IT Plan) PO2 (Define the Information Architecture) PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships) PO10 (Manage Projects) AI1 (Identify Automated Solutions) AI6 (Manage Changes) AI7 (Install and Accredit Solutions and Changes) DS1 (Define and Manage Service Levels) DS3 (Manage Performance and Capacity) ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance)

29 92 Perspective Business Goals IT Goals Processes Create IT agility PO2 (Define the Information Architecture) PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships) PO7 (Manage IT Human Resources) AI3 (Acquire and Maintain Technology Infrastructure) Achieve cost optimisation of service delivery Obtain reliable and useful information for strategic decision making Deliver projects on time and on budget, meeting quality standards Acquire and maintain integrated and standardised application systems Acquire and maintain an integrated and standardised IT infrastructure Ensure mutual satisfaction of thirdparty relationshi Improve IT s costefficiency and its contribution to business protitability Respond to governance requirements in line with board direction Optimise the use of information Ensure transparency and understanding of IT cost, benefits, strategy, policies and service levels PO8 (Manage Quality) PO10 (Manage Projects) PO3 (Determine Technologycal Direction) AI2 (Acquire and Maintain Application Software) AI5 (Procure IT Resources) AI3 (Acquire and Maintain Technology Infrastructure) AI5 (Procure IT Resources) DS2 (Manage Third-party Services ) PO5 (Manage the IT Investment) DS6 (Identify and Allocate Costs) PO1 (Define a Strategic IT Plan) PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships) PO10 (Manage Projects) ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance) ME4 (Provide IT Governance) PO2 (Define the Information Architecture) DS11 (Manage Data) PO5 (Manage the IT Investment) PO6 (Communicate Management Aims and Direction)

30 93 Perspective Business Goals IT Goals Processes DS1 (Define and Manage Service Levels) DS2 (Manage Third-party Services ) DS6 (Identify and Allocate Costs) ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance) ME4 (Provide IT Governance) Ensure that automated business transactions and information exchanges can be trusted PO6 (Communicate Management Aims and Direction) AI7 (Install and Accredit Solutions and Changes) DS5 (Ensure Systems Maintain the integrity of information and processing infrastructure Security) AI6 (Manage Changes) DS5 (Ensure Systems Security)