UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester [Ganjil] tahun 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENGELOLAAN LOGISTIK SUKU CADANG PADA PT. SAFARI DHARMA Muhammad Fadly Kurniawan (0800773991) Reza Dhanu Pramitra (0800779156) Anak Agung Agus Bayu Iswara (0800779944) Kelas 07 PIT/ Kelompok 5 Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah merancang sistem basis data untuk logistik suku cadang yang baik untuk sistem penyediaan suku cadang yang mendukung pencatatan hasil pemakaian, pembelian, dan penyediaan suku cadang berdasarkan laporan harian, mingguan, bulanan dan tahunan. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah metodelogi penelitian lapangan, metodelogi kepustakaan dan metodelogi perancangan. Metodelogi penelitian lapangan dilakukan dengan cara mencari dan mendapatkan data primer dengan cara wawancara (interview) secara langsung kepada pihak perusahaan. Metodelogi penelitian kepustakaan dilakukan dengan mencari, mengumpulkan data dan informasi yang diperoleh dengan membaca buku yang berhubungan dengan objek penelitian dan bacaan-bacaan lainnya seperti artikelartikel media cetak dan internet. Metodelogi perancangan meliputi perancangan basisdata serta perancangan aplikasinya. HASIL YANG DICAPAI adalah aplikasi database. SIMPULAN Dengan sistem database yang baru maka memudahkan perusahaan dalam mengelola dan menyimpan data logistik suku cadang. Kata kunci Perancangan Sistem Basis Data, Analisis Sistem Basis Data, Pengelolaan logistik suku cadang, Safari Dharma. v
PRAKATA Segala puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan kasih karunia-nya sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul Analisi dan Perancangan Sistem Basis Data Pengelolaan Logistik Suku Cadang pada PT. Safari Dharma tepat pada waktunya. Adapun maksud dari penulisan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar kesarjanaan jenjang strata 1 pada Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara, Ir. Sablin Yusuf, M.Sc,M.Comp.Sc. 3. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom, M. Kom, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Bina Nusantara. 4. Dosen Pembimbing Bapak Hermansyah, S.kom, M.kom 5. Pimpinan dan segenap staf PT. Safari Dharma vi
6. Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah membimbing selama perkuliahan sehingga banyak memberikan masukan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 7. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan baik secara moral maupun material. 8. Pihak-pihak dan teman lain yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu, yang telah memberikan dukungan dan saran dalam menyelesaikan skripsi ini. Dengan menyadari masih adanya kekurangan dalam penelitian dan penulisan laporan Skripsi ini, maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan laporan ini. Akhir kata, kiranya laporan Skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membaca atau memerlukanya. Jakarta, 24 January 2008 Penulis vii
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan Hard cover...iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji... iv Abstrak... v Prakata... vi Daftar Isi...viii Daftar Tabel... xi Daftar Gambar... xii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Ruang Lingkup... 2 1.3. Tujuan dan Manfaat... 3 1.4. Metode Penelitian...4 1.5. Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI... 7 2.1 Teori-Teori Umum... 7 2.1.1 Pengertian Database... 7 2.1.2 Komponen Database... 8 2.1.3 Alasan Penggunaan Database... 10 2.1.4 Pengertian Sistem Database... 11 2.1.5 Pengertian Database Terpusat... 11 2.1.6 Pengertian Informasi... 12 2.2 Teori-Teori Khusus... 12 2.2.1 Database Application Life Cycle... 12 2.2.2 Tahapan Perancangan Database... 16 2.2.3 Normalisasi... 18 2.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)... 25 2.2.4.1 Entity Type... 25 2.2.4.2 Relationship... 26 2.2.4.3 Atribute and Key... 27 2.2.4.4 Structure and Constraint... 29 2.2.4.5 Integrity Constraint... 32 2.2.5 Database Management Sistem (DBMS)... 33 2.2.6 Structure Query Language (SQL)... 37 2.2.7 Critical Success Factor... 40 2.3 Diagram Aliran Dokumen (DAD)... 42 2.4 State Transition Diagram... 48 2.5 Teori - Teori Persediaan dan Pembelian... 49 2.5.1 Persediaan... 49 2.5.1.1 Definisi Persediaan... 49 2.5.1.2 Jenis Jenis Persediaan... 50 2.5.2 Pembelian... 51 2.5.2.1 Definisi Pembelian... 51 viii
2.5.2.2 Jenis Jenis Pembelian... 51 2.5.2.3 Fungsi Fungsi Yang Terkait dalam Pembelian... 51 2.6 Pengertian Logistik dan Suku Cadang... 52 2.6.1 Pengelolaan Logistik... 52 2.6.2 Suku Cadang... 53 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN... 54 3.1 Sejarah Organisasi... 54 3.1.1 Visi dan Misi PT. Safari Dharma... 57 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan... 58 3.2.1 Struktur Organisasi... 58 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab... 59 3.3 Analisa Area... 62 3.4 Observasi Sistem Berjalan... 64 3.4.1 Prosedur Persediaan dan Pembelian Suku cadang... 64 3.4.2 Prosedur Retur Barang... 65 3.4.3 Prosedur Pemakaian Suku cadang... 65 3.4.4 Prosedur Laporan Pertanggungjawaban... 66 3.5 Aliran Dokumen... 67 3.5.1 Persediaan dan Pembelian Suku Cadang... 67 3.5.2 Retur... 68 3.5.3 Pemakaian Suku cadang... 69 3.5.4 Laporan Pertanggung Jawaban... 70 3.6 Informasi yang Ada... 71 3.7 Permasalahan yang Dihadapi... 73 3.8 Pemecahan Masalah... 74 BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI... 75 4.1 Perancangan Basis Data... 75 4.1.1 Perancangan Basis Data Konseptual... 75 4.1.1.1 Identifikasi Tipe Entitas... 76 4.1.1.2 Identifikasi Tipe Relasional... 78 4.1.1.3 Identifikasi dan Asosiasi Atribut suatu Entitas... 79 4.1.1.4 Identifikasi Kandidat dan Primary Key... 81 4.1.1.5 Mempertimbangkan Penggunaan Model Konseptual Enhanced... 83 4.1.1.6 Validasi Model Konseptual Lokal dengan Transaksi User... 83 4.1.2 Perancangan Basis Data Logikal... 84 4.1.2.1 Membuang Fitur-fitur yang Tidak Kompatible dengan Model Relasional... 85 4.1.2.2 Berikan Relasi untuk Model Data Logikal... 85 4.1.2.3 Validasi Relasi Menggunakan Normalisasi... 86 4.1.2.4 Tentukan Integrity Constraints... 90 4.1.2.5 Data Model Lokal Logikal... 95 4.1.3 Perancangan Basis Data Fisikal... 97 4.1.3.1 Perancangan Relasional Basis Data... 98 4.1.3.2 Analisis Transaksi... 112 4.1.3.3 Estimasi Kapasitas Penyimpanan Yang Dibutuhkan... 116 4.2 Perancangan Aplikasi... 128 4.2.1 Struktur Menu... 128 4.2.2 State Transition Diagram (STD)... 129 ix
4.2.2.1. State Transition Diagram untuk Admin... 129 4.2.2.2. State Transition Diagram untuk Manager... 144 4.2.3 Spesifikasi Proses... 147 4.3 Perancangan Input Output... 161 4.3.1 Perancangan Input... 161 4.3.2 Perancangan Output... 175 4.4 Rencana Implementasi... 177 4.4.1 Spesifikasi Perangkat Keras... 177 4.4.2 Spesifikasi Perangkat Lunak... 177 4.4.3 Cara Pengoperasian Aplikasi... 178 4.5 Evaluasi Sistem... 207 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 208 5.1 Simpulan... 208 5.2 Saran... 208 DAFTAR PUSTAKA... 210 RIWAYAT HIDUP... 212 LAMPIRAN-LAMPIRAN...L1 SURAT SURVEY... x
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Repro Skema Database Application Lifecycle... 14 Gambar 2.2 Kergantungan fungsional pada tabel NilaiMahasiswa... 21 Gambar 2.3 Contoh Tipe Entity... 26 Gambar 2.4 Contoh Binary Relationship... 26 Gambar 2.5 Contoh Tenary Relationship... 27 Gambar 2.6 Contoh Quartenary Relationship... 27 Gambar 2.7 Contoh Representasi Atribut... 29 Gambar 2.8 Contoh One to One (1:1) Relationship... 30 Gambar 2.9 Contoh One to Many (1 : *) Representasi... 31 Gambar 2.10 Contoh Many to Many (* : *)Representasi... 31 Gambar 2.11 Contoh Multiplicity yang ditunjuk dengan Cardinality Constraint dan Participation Constraint... 31 Gambar 2.12 Gambar Simbol Dukumen... 42 Gambar 2.13 Gambar Simbol Dokumen dan Tembusannya... 43 Gambar 2.14 Gambar Simbol Berbagai Dokumen... 43 Gambar 2.15 Gambar Simbol Catatan... 43 Gambar 2.16 Gambar Simbol Penghubung pada Halaman yang Sama I... 44 Gambar 2.17 Gambar Simbol Penghubung pada Halaman yang Sama II... 44 Gambar 2.18 Gambar Simbol Penghubung pada Halaman yang Berbeda... 44 Gambar 2.19 Gambar Simbol Kegiatan Manual... 45 Gambar 2.20 Gambar Simbol Keterangan, Komentar... 45 Gambar 2.21 Gambar Simbol Arsip Sementara... 45 Gambar 2.22 Gambar Simbol Arsip Permanen... 46 Gambar 2.23 Gambar Simbol On-Line Computer Process... 46 Gambar 2.24 Gambar Simbol Keying... 46 Gambar 2.25 Gambar Simbol Pita Magnetik... 47 Gambar 2.26 Gambar Simbol On-Line Storage... 47 Gambar 2.27 Gambar Simbol Keputusan... 47 Gambar 2.28 Gambar Simbol Garis Alir... 47 Gambar 2.29 Gambar Simbol Mulai/Berakhir... 48 Gambar 2.30 Simbol State dalam STD... 48 Gambar 2.31 Simbol Aliran dalam STD... 49 Gambar 2.32 Perubahan State dalam STD... 49 Gambar 4.1 ER Diagram... 78 Gambar 4.2 Model Enhanced Konseptual... 83 Gambar 4.3 Model Konseptual Lokal dengan Transaksi User... 83 Gambar 4.4 relasi *:*... 85 Gambar 4.5 membuang relasi *:*... 85 Gambar 4.6 Data Model Lokal Logikal... 95 Gambar 4.7 Struktur Menu... 128 Gambar 4.8 STD Menu Utama... 129 Gambar 4.9 STD Menu Sitemap... 130 Gambar 4.10 STD Menu Account... 130 Gambar 4.11 STD Menu Item Management... 130 xii
Gambar 4.12 STD Submenu Insert New Item... 131 Gambar 4.13 STD Submenu Search Item... 132 Gambar 4.14 STD Submenu Item Used Management... 133 Gambar 4.15 STD Submenu Buy Item... 134 Gambar 4.16 STD Submenu Retur Item... 135 Gambar 4.17 STD Menu Supplier... 135 Gambar 4.18 STD Submenu Insert Supplier... 136 Gambar 4.19 STD Submenu Search Supplier... 137 Gambar 4.20 STD Submenu Edit User CP... 138 Gambar 4.21 STD Submenu Edit Supplier Item... 139 Gambar 4.22 STD Menu Our Bus... 139 Gambar 4.23 STD Submenu Insert Bus... 140 Gambar 4.24 STD Submenu Search Bus... 141 Gambar 4.25 STD Menu Transaction Report... 142 Gambar 4.26 STD Submenu Report Pembayaran... 142 Gambar 4.27 STD Submenu Report Pembelian... 143 Gambar 4.28 STD Submenu Report Request Item... 143 Gambar 4.29 STD Menu Utama... 144 Gambar 4.30 STD Menu Sitemap... 144 Gambar 4.31 STD Menu Account... 145 Gambar 4.32 STD Menu Transaction Report... 145 Gambar 4.33 STD Submenu Report Pembayaran... 146 Gambar 4.34 STD Submenu Report Pembelian... 146 Gambar 4.35 STD Submenu Report Request Item... 147 Gambar 4.36 Rancangan Layar Login... 161 Gambar 4.37 Rancangan Layar Home... 161 Gambar 4.38 Rancangan Layar Item Management... 162 Gambar 4.39 Rancangan Layar Item Management - Insert New Item... 162 Gambar 4.40 Rancangan Layar Item Management - Search Item... 163 Gambar 4.41 Rancangan Layar Item Management - Item Used Management... 163 Gambar 4.42 Rancangan Layar Item Management - Item Used Management - Item Request... 164 Gambar 4.43 Rancangan Layar - Item Used Management - Request Completion... 164 Gambar 4.44 Rancangan Layar Item Management - Buy Item... 165 Gambar 4.45 Rancangan Layar Item Management - Buy Item - Item Order... 165 Gambar 4.46 Rancangan Layar Item Management - Buy Item - Item Recive... 166 Gambar 4.47 Rancangan Layar Item Management - Return Item... 166 Gambar 4.48 Rancangan Layar Item Management - Return Item - Insert Item... 167 Gambar 4.49 Rancangan Layar Item Management - Return Item - Get Item Return.. 167 Gambar 4.50 Rancangan Layar Supplier... 168 Gambar 4.51 Rancangan Layar Supplier - Insert New Supplier... 168 Gambar 4.52 Rancangan Layar Supplier - Search Supplier... 169 Gambar 4.53 Rancangan Layar Supplier - Edit Supplier CP... 169 Gambar 4.54 Rancangan Layar Supplier - Edit Supplier Item... 170 Gambar 4.55 Rancangan Layar Our Bus... 170 Gambar 4.56 Rancangan Layar Our Bus - Insert New Bus... 171 Gambar 4.57 Rancangan Layar Our Bus - Search Bus... 171 xiii
Gambar 4.58 Rancangan Layar Transaction Report... 172 Gambar 4.59 Rancangan Layar Transaction Report - Report Pembayaran... 172 Gambar 4.60 Rancangan Layar Transaction Report - Report Pemesanan... 173 Gambar 4.61 Rancangan Layar Transaction Report - Report Request... 173 Gambar 4.62 Rancangan Layar Sitemap... 174 Gambar 4.63 Rancangan Layar Account... 175 Gambar 4.64 Rancangan Layar Cetakan Report Pembayaran... 175 Gambar 4.65 Rancangan Layar Cetakan Report Pemesanan... 176 Gambar 4.66 Rancangan Layar Cetakan Report Request... 176 Gambar 4.67 Rancangan Layar Menu Utama Sebagai Manager... 176 Gambar 4.68 Layar Login... 178 Gambar 4.69 Layar Utama... 179 Gambar 4.70 Layar Item Management... 180 Gambar 4.71 Layar Insert New Item... 181 Gambar 4.72 Layar Search Item... 182 Gambar 4.73 Layar Item Used Management... 183 Gambar 4.74 Layar Item Request... 183 Gambar 4.75 Layar Request Completion... 184 Gambar 4.76 Layar Buy Item... 185 Gambar 4.77 Layar Item Order... 186 Gambar 4.78 Layar Item Recive... 187 Gambar 4.79 Layar Pembayaran... 187 Gambar 4.80 Layar Return Item... 188 Gambar 4.81 Insert Return Item... 189 Gambar 4.82 Layar Get Item Return... 190 Gambar 4.83 Layar Return Item ke Warehouse... 190 Gambar 4.84 Layar Supplier... 191 Gambar 4.85 Layar Insert Supplier... 192 Gambar 4.86 Layar Search Supplier... 192 Gambar 4.87 Layar Edit Supplier CP... 193 Gambar 4.88 Layar Edit Supplier Item... 194 Gambar 4.89 Layar Our Bus... 194 Gambar 4.90 Layar Insert New Bus... 195 Gambar 4.91 Layar Search Bus... 196 Gambar 4.92 Layar Transaction Report... 196 Gambar 4.93 Layar Report Pembayaran... 197 Gambar 4.94 Layar Report Pembelian... 198 Gambar 4.95 Layar Report Request Item... 198 Gambar 4.96 Layar Sitemap... 199 Gambar 4.97 Layar Account... 200 Gambar 4.98 Layar Insert New User... 201 Gambar 4.99 Layar Search User... 202 Gambar 4.100 Layar Utama sebagai Manager... 203 Gambar 4.101 Layar Report Pembayaran... 203 Gambar 4.102 Layar Report Pembelian... 204 Gambar 4.103 Layar Report Request Item... 205 Gambar 4.104 Layar Chart Penggunaan Item... 206 xiiii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Tabel dalam bentuk Unnormalized... 19 Tabel 2.2 Tabel dalam bentuk 1NF... 20 Tabel 2.3 Tabel dalam bentuk 2NF... 22 Tabel 2.4 Tabel dalam bentuk 3NF... 24 Tabel 2.5 Ringkasan cara alternate menggambarkan multiplicity constraint... 32 Tabel 3.1 Perjalanan usaha PT. Safari Dharma... 56 Tabel 3.2 Aliran Dokumen Persediaan dan Pembelian Suku Cadang... 67 Tabel 3.3 Aliran Dokumen Retur... 68 Tabel 3.4 Aliran Dokumen Pemakaian Suku Cadang... 69 Tabel 3.5 Aliran Dokumen Laporan Pertanggung Jawaban... 70 Tabel 3.6 Tabel entity dan keterangan entity...71 Tabel 4.1 Tipe Entitas... 76 Tabel 4.2 Multiplicity Tipe Relasional... 79 Tabel 4.3 Tabel Identifikasi dan Asosiasi Atribut suatu Entitas... 80 Tabel 4.4 Identifikasi Kandidat dan Primary Key... 82 Tabel 4.5 Data Model Lokal Logikal... 96 Tabel 4.6 Analisa Transaksi Bagian 1... 113 Tabel 4.7 Analisa Transaksi Bagian 2... 114 Tabel 4.8 Estimasi Warehouse... 116 Tabel 4.9 Estimasi MsItem... 116 Tabel 4.10 EstimasiTrReturDetail... 117 Tabel 4.11 Estimasi TrReturHeader... 117 Tabel 4.12 Estimasi MsSupplier... 118 Tabel 4.13 Estimasi MsCPSupplier... 118 Tabel 4.14 Estimasi TrPembelianHeader... 119 Tabel 4.15 Estimasi TrPembelianDetail... 119 Tabel 4.16 Estimasi TrPenerimaanHeader... 119 Tabel 4.17 Estimasi TrPenerimaanDetail... 120 Tabel 4.18 EstimasiTrPembayaranHeader... 120 Tabel 4.19 Estimasi TrPembayaranDetail... 121 Tabel 4.20 Estimasi MsKaryawan... 121 Tabel 4.21 Estimasi MsJabatan... 122 Tabel 4.22 Estimasi MsContact... 122 Tabel 4.23 Estimasi MsDivisi... 123 Tabel 4.24 Estimasi Perawatan... 123 Tabel 4.25 Estimasi MsBus... 124 Tabel 4.26 Estimasi MsJenisBus... 124 Tabel 4.27 Estimasi TrPenggunaanBarangHeader... 124 Tabel 4.28 Estimasi TrPenggunaanBarangDetail... 125 Tabel 4.29 Estimasi TrRequestHeader... 125 Tabel 4.30 Estimasi TrRequestDetail... 126 Tabel 4.31 Estimasi Total Estimasi Kapasitas yang Dibutuhkan... 126 xi