2. Genesis Pryek 2.1. Knsep kerja manajemen pryek Di dalam manajemen pryek terdapat bagian-bagian penyusun knsep kerja (framewrks) yang digunakan untuk memahami knsep manajemen pryek secara keseluruhan sebagai berikut: Manajemen integrasi (bagian-bagian) dalam pryek (integratin management); Manajemen ruang lingkup pryek (scpe management); Manajemen waktu pryek (time management); Manajemen biaya pryek (financial management); Manajemen kualitas pryek (quality management; Manajemen SDM pryek (human resurce management; Manajemen kmunikasi dalam pryek (cmmunicatin management); Manajemen risik dalam pryek (risk management); Manajemen sumberdaya dari luar rganisasi yang menunjang pelaksanaan pryek (prcurement management), dikenal juga dengan sebutan utsurcing atau detasering. Manajemen pryek Manajemen Integrasi Manajemen Ruang Lingkup Manajemen Waktu Manajemen Biaya Manajemen Kualitas Manajemen SDM Manajemen Kmunikasi Manajemen Risik Manajemen Prcurement - 14 -
Di dalam diktat ini tidak akan dibahas keseluruhan, hanya bagian yang digambarkan dengan ktak berarsir saja yang akan dijabarkan. Knsep kerja ini dapat diterjemahkan ke dalam aktivitas-aktivitas sebagaimana telah dituliskan dalam bab 1 terdahulu (lihat sub-bab 1.7). Dengan dibaginya knsep kerja ke dalam sub-sub bagian diharapkan akan tercipta suatu interaksi antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Namun sebelum kita beranjak lebih jauh akan dibahas terlebih dahulu faktr-faktr penentu keberhasilan suatu pryek IT serta hambatan-hambatan yang sering ditemui dalam suatu pryek IT. Menurut penelitian dari Standish Grup (suatu badan independen yang melakukan penelitian terhadap perkembangan industri IT); dalam artikel Cllabrating n prject success ; Jhnsn, J. et al., 2001; dipublikasikan dalam Sftware Magazine & Wiesner Publishing Feb/March 2001. Dituliskan bahwa keberhasilan suatu pryek IT ditentukan leh berbagai faktr yang dapat dilihat pada tabel berikut ini: Faktr keberhasilan pryek Tingkat keyakinan Dukungan eksekutif 18% Keterlibatan pengguna (enduser) 16% Pengalaman manager pryek 14% Sasaran usaha yang jelas 12% Lingkup yang diminimalkan 10% Infrastruktur SW standard 8% Requirement dasar yang kuat 6% Metdlgi frmal 6% Kehandalan estimasi (waktu, biaya) 5% Lain-lainnya 5% Terlihat dengan jelas bahwa peran dari serang pryek manajer sangat menentukan (di peringkat ketiga dengan nilai 14%). Peringkat pertama dan kedua adalah: dukungan dari eksekutif (upper management dan spnsr), dan peran serta pengguna (end user). Meskipun tidak mutlak, pengalaman dan keterlibatan aktif serang manajer pryek di dalam sebuah pryek IT sangat menentukan keberhasilan pryek. 1. Dukungan eksekutif: jelas bahwa kurangnya dukungan dari eksekutif atau manajemen atas dapat menggagalkan pryek. - 15 -
2. Keterlibatan pengguna: bahkan jika diselesaikan tepat waktu dan tepat biaya, suatu pryek masih dapat gagal memenuhi harapan penggunanya. 3. Pengalaman manajer pryek: sembilan puluh tujuh persen pryek yang berhasil dipimpin leh manajer pryek yang berpengalaman. 4. Sasaran usaha yang jelas: selain pengalaman manajer pryek, penentuan scpe (lingkup) dari pryek sangat menentukan keberhasilan pryek. 5. Lingkup yang diminimalkan: lingkup berkaitan dengan waktu penyelesaian, dan karena waktu terbatas leh jadwal, maka membatasi lingkup akan sangat membantu. 6. Infrastruktur sftware standar: dengan menggunakan infrastruktur yang standar, tim pengembang dapat lebih berfkus pada aspek usaha daripada teknlgi, demikian pula integrasi antar aplikasi akan dipermudah (khususnya untuk pryek pengembangan sftware). 7. Requirement dasar yang kuat: dengan mendefinisikan keperluan minimum dari hasil pelaksanaan pryek, upaya dapat difkuskan untuk mencapainya. 8. Metdlgi frmal: survei menunjukkan bahwa 46% pryek yang berhasil menggunakan metde manajemen pryek frmal, antara lain karena tim pryek dapat segera saling sepakat mengenai prsedur,cara menghadapi suatu masalah, dsb. 9. Kehandalan estimasi: estimasi yang baik akan membantu memberi gambaran keseluruhan terhadap pryek, seperti banyaknya aktivitas pryek, deadline dan jumlah uang serta tenaga yang dibutuhkan. Hal ini banyak juga ditentukan leh pengalaman si estimatr dari pryek-pryek sebelumnya. 10. Kriteria lain: mencakup berbagai faktr seperti milestnes yang terperinci, perencanaan yang memadai, staf yang kmpeten, kmitmen antar anggta tim, dsb. Yang agak mengherankan adalah bahwa prses perencanaan pryek tidak menduduki psisi atas. Hal ini dapat dijawab dengan kenyataan di lapangan bahwa dalam sebuah pryek, tidak harus selalu mengacu pada rencana awal. Perubahan adalah prses yang biasa, serang manajer pryek harus mampu berfikir fleksibel agar mampu menyelesaikan pryek agak melenceng dari rencana awal, namun tetap dalam kerangka waktu yang telah diberikan dan dalam batasan dana yang tersedia. Mengacu pada faktr penentu keberhasilan di atas, maka hambatan-hambatan yang seringkali mengacaukan jalannya pryek IT adalah: Estimasi yang terburu-buru; - 16 -
Rencana yang tidak matang; Kurangnya bimbingan untuk membuat keputusan secara rganisasi; Kurangnya kemampuan untuk mengukur kemajuan pryek; Kurang tepatnya pembagian kerja antara anggta tim; Kriteria kesuksesan yang tidak tepat. Selain itu berdasarkan hasil penelitian dari H.J Thamhain dan D.L. Wilemn yang diterbitkan di Prject Management Jurnal Juni 1986 dengan judul Criteria fr cntrlling sftware accrding t plan, dalam pryek pengembangan sftware, para manajer pryek dibebani tugas dan tantangan sebagai berikut: Mengatasi deadlines (85%); Mengatasi keterbatasan sumberdaya (83%); Efektif kmunikasi antar tim kerja (80%); Mengatasi kmitmen dari tiap anggta tim kerja (74%); Pencapaian milestnes yang terukur (70%); Mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi (60%); Pengerjaan rencana pryek yang sesuai dengan pembagian tugas (57%); Mendapatkan kmitmen dari manajemen atas (45%); Mengatasi knflik yang terjadi dalam pryek (42%); Pengaturan vendr dan sub-sub kntraktr (38%); Hasil persentase diperleh melalui survey dari manajer-manajer pryek perusahaan sftware terkemuka dan setiap manajer diperkenankan menuliskan tugas-tugas mereka dalam pryek lebih dari satu. 2.2. Prses kelahiran pryek Sebelum serang manajer pryek dapat melangkah lebih jauh dalam knsep kerja manajemen pryek, syarat utama yang harus dijalankan adalah menetapkan keberadaan pryek sesuai dengan prses kelahiran atau kejadian pryek tersebut. Sebuah pryek dapat terjadi karena drngan berbagai hal, antara lain: Tugas (rder) dari atasan (tim management, stakehlders, spnsrs, dll); Stakehlders adalah suatu istilah untuk pihak-pihak yang menunjukkan perhatiaannya pada kelangsungan sebuah pryek. Permhnan dari client; Inisiatif pelaksana (c.: penelitian); Kepentingan bisnis (business need, legal requirement); Tuntutan pasar. Seringkali apa yang yang ditugaskan: Tidak jelas (tujuan, sarana, waktu, biaya)-nya; Mengikuti trend teknlgi. - 17 -
Pihak pemberi rder acap kali hanya mengikuti trend teknlgi yang ada tanpa mengerti arti sebenarnya dari teknlgi tersebut. Mereka mengharapkan keuntungan (secara kualitas dan kuantitas) dari kemajuan teknlgi secepat dan sebesar mungkin. Dan inilah tugas terberat dari serang manajer pryek, yaitu harus mampu menyelesaikan pryek pada waktunya dan sesuai dengan keinginan dari si pemberi rder. Untuk setiap rder dalam sebuah pryek, dibutuhkan penyesuaian ruang lingkup (scpe) sehingga apa yang harus dihasilkan pada suatu batasan waktu tertentu dapat menjadi jelas. Caranya adalah dengan: melalui pendefinisian requirements dan deliverables lewat jalan riset dan feasibility plan(akan dibahas di bab 3), wawancara dengan pemberi rder dan (caln) pemakai, dan infrmasi dari pryek-pryek sejenis sebelumnya. 2.2.1. Prject Charter Pada tahap awal terbentuknya pryek, kita memerlukan apa yang dikenal sebagai prject charter. Ini adalah suatu landasan serta definisi frmal bagi sebuah pryek. Prject charter berisi elemen-elemen yang unik yang hanya berlaku dalam sebuah pryek. Adapun elemen-elemen itu adalah: Nama pryek resmi; Spnsr buat pryek dan kntak infrmasi; Manager pryek dan kntak infrmasi; Gal (tujuan) pryek; Penjelasan asal-muasal pryek; Hasil akhir Deliverables dari fase-fase dalam pryek; Strategi glbal dalam pelaksanaan pryek; Perhitungan waktu kasar; Sarana dan prasarana serta sumberdaya pryek, biaya (kasar), staff, vendrs / stakehlders. 2.2.2. Guna prject charter Prject charter ini berguna untuk: Pendefinisian awal pryek secara jelas; Mengenali atribut-atribut suatu pryek; - 18 -
Identifikasi autritas suatu pryek (spnsr, manajer, anggta utama tim kerja); Peran kerja rang-rang utama yang terlibat dan kntak infrmasinya; Pndasi yang menpang jalannya pryek (batasan awal dari visi dan misi pryek). Tim pekerja Prject Charter Sumberdaya Gal (tujuan) Manajer Spnsr Definisi Asal muasal Sense f respnsibility (manajer) Sense f teamwrk (tim kerja) Sense f wnership (spnsr) Sebuah pryek charter akan menumbuhkan: Sense f respnsibility/tanggung jawab (manajer) Sense f teamwrk/kerja sama (tim kerja) Sense f wnership/kepemikikan (spnsr) Setelah prject charter terbentuk, akan dilanjutkan dengan feasibility plan dan riset terhadap pryek. Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah pryek dapat dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu yang ditetapkan. 2.3. Pryek fase Sebuah pryek dibagi ke dalam fase-fase dan setiap fase menghasilkan suatu bentuk hasil nyata tertentu yang dapat digunakan pada fase-fase berikutnya. Setiap fase ditandai dengan selesainya satu atau lebih deliverables. Sebuah deliverable: dapat dilihat dan dinilai serta diverifikasikan, cnth: hasil studi kelayakan, desain sistem infrmasi, ataupun sftware prttip yang dapat digunakan. Pryek fase ini penting - 19 -
untukmenilai perfrma pryek sampai secara keseluruhan dan tahap penentuan untuk kelanjutan ke fase berikutnya. 2.3.1. Siklus hidup pryek (Prject life cycles) Siklus hidup pryek menggambarkan fase-fase glbal dalam sebuah pryek. Siklus hidup pryek digunakan untuk: Menentukan awal dan akhir dari sebuah pryek. Menentukan kapan studi kelayakan dilakukan. Menentukan tindakan-tindakan transisi. Menentukan pekerjaan teknis apa yang harus dilakukan pada setiap fasenya. Cnth gambaran siklus hidup pryek: Pada siklus ini pryek terbagi atas empat fase utama (bandingkan juga dengan aktivitasaktivitas pryek pada bab 1), yaitu: Defining (genesis dan pendefinisian pryek); Planning (perencanaan pryek); Executing (pengimplementasian pryek); Delivering (penyerahan hasil pryek kepada yang berhak). - 20 -
Sebuah siklus hidup pryek, memiliki sifat-sifat umum seperti di bawah ini: Biaya dan pengalkasian SDM rendah pada awal pryek, tinggi pada saat eksekusi dan turun perlahan hingga akhir pryek. Kemungkinan menyelesaikan pryek terendah (risik dan ketidakpastian terbesar) pada awal pryek dan kemungkinan sukses semakin besar pada tahap-tahap selanjutnya. Penanam mdal (pemberi rder) sangat berpengaruh pada awal pryek dalam hal menentukan scpe, biaya dan deliverables. Disebabkan: seiring perjalanan pryek banyak hal-hal tak terduga, perubahan-perubahan, dan perbaikan. 2.4. Studi Kasus Prject Charter Di bawah ini diberikan sebuah kasus tentang pengembangan dan pembangunan sebuah jaringan kmputer. Dari kasus tersebut akan dibuat sebuah prject charter sebagai langkah awal pelaksanaan pryek. KASUS: Upgrade Jaringan Kmputer Jaringan kmputer sebuah perusahaan (cnth: Universitas Kristen Maranatha) terdiri dari 380 PC memakai OS win/95; 11 server win/nt; dan 5 server Nvell NetWare; Manajemen perusahaan memutuskan untuk meng-upgrade OS semua PC menjadi Win XP, dan semua server, termasuk server NetWare, menggunakan Win 2000 Server. Nama pryek: upgrade sistem perasi menuju Win XP dan Win server 2000 dalam lingkungan UKM. Spnsr pryek: rektr UKM, CISCO Netwrking. Manajer pryek: kepala NOC. Tim kerja pryek: netwrk peratin center. Tujuan pryek: Semua OS PC akan di-upgrade ke Win XP pada akhir tahun (20 Des 2003) ini. Semua server akan di-upgrade ke Win 2000 server pada akhir tahun depan (20 Des 2004). Kasus bisnis: win 95 telah digunakan selama 5 tahun terakhir ini dalam mengella bisnis perusahaan. Namun saat ini telah ada prduk baru yang memiliki kemampuan jauh lebih baik: Win XP. Pekerjaan akan lebih prduktif, terkendali, aman, dan lebih user-friendly. Berrientasi teknlgi baru spt: jaringan infrared, dan teknlgi web-based dalam menunjang infrmasi di perusahaan. - 21 -
Menggantikan server yang ada dengan multi-prcessrs server yang ditunjang leh teknlgi win 2000 adv. server. Win 2000 Adv. Server membantu user dalam menemukan sumberdaya dalam jaringan kmputer perusahaan, meningkatkan kinerja jaringan, dan pengamanan yang memadai. Hasil pryek yang akan dicapai: Instalasi Win XP pada setiap PC Instalasi Win 2000 pada setiap server yang ada. Seluruh instalasi akan selesai pada 20 Des 2004. Penjadwalan kasar: Jun: start test metde pengembangan, menginventarisari applikasi setiap pemakai PC, menulis scripts untuk prses pemindahan applikasi nantinya. Agust: memulai penggantian (100 user). Mencba, mendkumentasikan prblem dan pemecahannya. Mulai desain Win 2000 Server. Okt: Mulai pelatihan Win XP bagi caln user. Sementara itu Win XP mulai diinstalasi pada PC mereka. Mengecek masalah-masalah yang mungkin ada, dan helpdesk (supprt) bagi user. Pengetesan tiga server dengan Win 2000. Des: Penyelesaian instalasi Win XP. Mulai menginstalasi Win 2000 Server dan membangun infrastrukturnya (utk server-server yang baru) dan inventarisasi prblem serta penyelesaian. Instalasi untuk server lainnya dimulai. Pembangunan infrastruktur diperkirakan memakan waktu satu tahun. 20 Des 2004 keseluruhan pryek selesai. Sumberdaya pryek: Perkiraan biaya: Rp. 800 juta. (termasuk biaya sftware baru, XP, win 2000, lisensi, knsultan, pelatihan). Labratrium pengetesan akan dibking penuh selama 5 bulan. Knsultansi dari CISCO Netwrking Cnsultancy. - 22 -
3. Feasibility Plan 3.1. Pendahuluan Pada bab terdahulu telah dijelaskan bahwa pada awal pryek, serang manajer pryek wajib membuat prject charter sebagai basis dari pryek keseluruhan. Namun prject charter ini tidak cukup karena di dalamnya hanya terdapat anggapan-anggapan (terutama mengenai waktu dan biaya pryek) secara umum, tanpa adanya penelitian apakah memang anggapan itu dapat dijalankan. Untuk membantu realisasi dari pryek, maka pada awal pryek (setelah prject charter terbentuk) dibutuhkan adanya riset yang hasilnya dituangkan dalam sebuah feasibility plan, yaitu sebuah rencana pryek yang masuk akal dan paling mungkin untuk dijalankan. Dalam prject charter sebuah rder terkadang masih terdefinisi secara abstrak (tidak jelas) sehingga hasil akhir pryek yang diharapkan juga masih terkesan abstrak. Misalnya si pemberi rder hanya menyebutkan: jaringan kmputer dirasakan terasa sangat lambat, cba gantikan dengan sesuatu yang baru dan cepat. Kadangkala sebenarnya kita tidak perlu mengganti seluruh jaringan kmputer yang ada, tapi misalnya cukup dengan mengganti kapasitas bandwith kabelnya saja atau mengganti switch yang mulai rusak. Slusi yang ada tidak harus mencari atau membeli yang baru tapi misalnya cukup memperbaiki yang sudah ada. Untuk menilai apakah tugas dari pemberi rder harus dibuat keseluruhan dari mulai nl atau hanya membuat sebagian atau bahkan hanya memperbaiki apa yang sudah ada, diperlukan suatu penelitian (riset) terhadap rder tersebut. 3.2. Riset pryek Langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan untuk mengadakan riset terhadap pryek? Memulai dengan riset terhadap pryek itu sendiri (purpse statement). Langkah-langkah: Membuat daftar pertanyaan untuk memperjelas keinginan pemberi rder (tujuan riset). Menyusun infrmasi apa saja yang dibutuhkan (resurces), spt: melalui infrmasi dari pryek sejenis sebelumnya, buku, internet, brsur-brsur dari IT vendrs, wawancara dengan client/pemberi rder. Mendelegasikan tugas-tugas penelitian (seserang tidak mungkin melakukan semua secara sendiri saja). Pertlngan tim kerja sangat - 23 -
dibutuhkan. Serang manajer pryek betapun hebatnya memiliki keterbatasan. Buat pembagian riset yang akan dilakukan kemudian bagikan kepada anggta tim kerja. Mulai bekerja. Mulai dengan membaca, mengevaluasi dan mencatat penemuan-penemuan dalam riset. Dkumentasi situs Internet dapat dilakukan dengan cara mem-bkmarks halaman Internet yang menjadi sumber infrmasi. Catatlah buku-buku dan majalah serta artikel yang dapat memberikan infrmasi dan inspirasi dan jangan lupa untuk mencatat juga halaman yang diacu. Merangkumkan hasil riset dan infrmasi yang diperleh dalam catatan yang terstruktur. Ini adalah basis dari feasibility plan yang akan disusun. Mengrganisasikan dkumen-dkumen hasil riset. Mengadakan penelaahan ulang (review) dengan pemberi rder untuk mendapat masukan (feed-back) tentang apa yang dimaksud apakah sudah sesuai dengan keinginan. Dan bila masih kekurangan infrmasi lakukan lagi riset sesuai takaran. Sebagai catatan: Jangan menghabiskan waktu hanya dengan riset. Apa yang diperleh dalam riset harus menjadi titik awal kemajuan pryek dan harus dicba untuk dimanfaatkan. 3.3. Prject Scpe Management Apa yang diperleh dari prject charter dan riset merupakan langkah untuk menentukan lingkup (scpe) dari pryek yang akan dijalankan. Apa saja yang kita butuhkan untuk menentukan scpe dari sebuah pryek? Prject bjectives, visin, missin dan gal (tujuan pryek); Deliverables (apa yang akan diberikan pada user pada akhir pryek); Milestnes (penanda pencapaian dalam pryek); Technical Requirements (kebutuhan teknis yang menjamin pemenuhan kinerja yang diminta leh knsumen); Limits, exclusins dan cntraints (batasan dan pernyataan apa yang tidak termasuk); Reviews with custmers (untuk mencek apakah sudah sesuai dengan yang diminta leh knsumen); Secara keseluruhan dituliskan dalam sebuah: Feasibility Plan. 3.3.1. Mendefinisikan ruang lingkup pryek Prject scpe statement merupakan definisi hasil akhir atau misi pryek yang dijalani dan bisa merupakan prduk atau servis untuk knsumen / klien. Tujuannya adalah agar apa yang akan diberikan sebagai hasil dari pryek pada pengguna akhir menjadi jelas dan agar pelaksanaan pryek dapat lebih fkus kepada tujuan. - 24 -
3.3.2. Menciptakan feasibility plan Feasibility plan adalah suatu dkumen yang dihasilkan dari riset terhadap pryek dan sebagai acuan untuk langkah implementasi pryek. Dengan feasibility plan validitas dan ruang lingkup pryek, secara keseluruhan atau sebagian, dapat dinilai. Penilaian pryek ini akan dipresentasikan kepada pengguna, pemberi rder dan/atau tim manajemen atas. Perlu dicatat juga bahwa setiap pryek IT tidak hanya mengandalkan teknlgi yang digunakan tetapi harus mampu memberikan nilai lebih kepada perusahaan, pengguna ataupun pemberi rder. Pendek kata harus menghasilkan keuntungan (dinilai dengan uang pada setiap instansi atau perusahaan). Prses terbentuknya feasibility plan dapat digambarkan sebagai berikut: Actin Discvery Research Purpse statement Dimulai dari pernyataan apa yang akan diriset, kemudian melakukan riset, riset akan menghasilkan penemuan dan ide-ide baru, kemudian ditransfer ke dalam aksi dan implementasi pryek. Sebuah feasibility plan terdiri atas beberapa bagian sebagai berikut: Executive summary (rangkuman prject bjectives and gal); Pada bagian awal dari feasibility plan harus dituliskan executive summary, yang memiliki kegunaan untuk mempresentasikan kepada pembaca mengenai hasil penemuan riset dan untuk mengidentifikasikan rencana-rencana selanjutnya dalam pryek. Prduk yang akan digunakan (teknlgi yang disarankan); - 25 -
Dalam bagian ini dituliskan keuntungan dan keunggulan dari teknlgi yang telah dipilih serta alasannya untuk diimplementasikan dalam pryek. Apabila bagian ini dituliskan secara singkat dan jelas maka semua pihak, termasuk yang tidak mengerti teknlgipun akan mengerti apa yang menjadi sasaran dari pryek dengan penggunaan teknlgi yang telah dipilih. Cnth: Perbedaan kualitas prduk yang dipilih dengan kmpetitr lainnya; supprt apa saja yang ditawarkan prduk terpilih; keberhasilan dari perusahaan lain yang telah mengimplementasikan prduk terpilih; dsb. Akibat yang akan dirasakan leh pemakai akhir; Hal-hal yang mempengaruhi jalannya perusahaan dan pengguna akhir harus juga dituliskan, sehingga semua pihak yang terpengaruh pada jalannya pryek dapat mempsisikan diri dan mengambil langkah-langkah yang dibutuhkan. Cnthnya: berapa lama training untuk sftware yang baru; berapa lama serang pekerja kantr harus meninggalkan kantr pada saat jaringan baru diimplementasikan; setelah berapa lama sftware ini harus di-upgrade kembali; dsb. Biaya yang dibutuhkan untuk teknlgi yang disarankan; Bagian ini menerangkan tentang perkiraan jumlah biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pryek secara keseluruhan, dilihat dari teknlgi yang telah dipilih. Cnthnya: harga pembelian sftware;licensing; biaya training; supprt dari vendr atau distributr; biaya sub kntraktr; biaya bulanan dalam perasinal kelak; dsb. Dapat juga disertakan pembahasan tentang ROI (return n investment), yaitu perhitungan setelah berapa lama si pemberi rder atau perusahaan akan memperleh balik mdal. Rencana kerja (actin) yang harus diambil. Dalam bagian ini diterangkan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengimplementasikan teknlgi terpilih dalam pryek. Dapat pula dijelaskan bagaimana teknlgi tersebut akan diimplementasikan; sumberdaya apa saja yang dibutuhkan dan mungkin saja rencana untuk menggunakan teknlgi lain di masa mendatang yang lebih canggih dapat pula diikutsertakan pada bagian ini. Secara glbal dalam prject bjective perlu dituliskan requirements, yaitu tuntutan terhadap prduk yang akan dihasilkan. Ada beberapa bagian requirements (terutama dalam sebuah prduk perangkat lunak, dikenal dengan istilah sftware scpe requirements) yang perlu dianalisa dan dilaprkan dalam rencana kelayakan pryek ini, yaitu: Functinal requirements, yaitu apa kegunaan (input yang dibutuhkan, prses yang dibutuhkan dan utput yang dihasilkan) dari prduk yang akan dihasilkan. Untuk mendapatkan requirements yang jelas perlu digunakan metde-metde system analysis and design, seperti SDM - 26 -
(Sftware Design and Methdlgy) atau RAD (Rapid Applicatin Develpment). Quality requirements, yaitu hal-hal yang menyangkut kualitas dari suatu prduk, misalnya dalam sebuah pengembangan sftware, perlu dianalisa waktu respnsi yang dibutuhkan dalam perasinal sebuah fungsinalitas. Resurce requirements, yaitu penjabaran tentang waktu, biaya dan sumberdaya yang diperlukan untuk pelaksanaan pryek. Misalnya: berapa mdal yang berani dikeluarkan pihak spnsr dalam melakukan penelitian di awal pryek. Sehingga pada akhir dari riset, melalui feasibility plan, akan terjawab secara tuntas: Scpe dari pryek: Tujuan pryek (bjectives dan gal). hasil yang akan dicapai (deliverables); batasan (limitatins / cnstraints: biaya, jadwal, kualitas); Technical requirements: spesifikasi prduk yang harus dicapai, peralatan yang diperlukan, cara pengimplementasian, dsb; Milestnes, rencana kerja glbal, rganisasi kerja; 3.3.3. Aspek pengukuran (measurement) Secara khusus dalam penyusunan rencana sebuah pryek perangkat lunak (sftware prduct), setelah requirements serta bjectivitas dari pryek tuntas terdefinisi, perlu dipertimbangkan pula adanya waktu yang dibutuhkan untuk membuat sftware tersebut secara efektif sampai dapat digunakan di lingkungan pengimplementasian. Sebuah prduk sftware sebagian besar terdiri atas aspek-aspek yang tidak kasat mata sehingga tidak mudah untuk mengukur kegunaannya secara kuantitatif (dalam hitungan angka). Secara glbal prses pengukuran sftware terbagi dalam: Predictive measures (pengukuran dengan perkiraan). Serang manajer pryek yang berpengalaman (dibantu juga leh tim kerjanya) akan mampu memperkirakan bagaimana seharusnya sebuah prduk nantinya akan berfungsi. Dalam prses pengembangan prduk perkiraan ini akan menjadi pertimbangan juga. Cnth pengukuran dengan perkiraan antara lain mdularity, yaitu bagaimana kde dalam sftware dibagi dalam mdul-mdul sehingga akan mempermudah prses perbaikan bila ada perubahan nantinya. Berdasarkan pengalaman juga akan diketahui seberapa cepat serang peratr kmputer dapat berinteraksi dengan prgram yang telah dibuat, sehingga dapat diperkirakan bagaimana rancangan sistem interaksi manusia dengan kmputer harus dibuat. Perfrmance measures (pengukuran kinerja). Yang diukur di sini adalah karakteristik serta fungsinalitas sftware dalam lingkungan - 27 -
pengimplementasiannya. Kinerja diukur setelah sftware digunakan leh pemakai. Kita mengenal adanya istilah prttype, yang digunakan untuk mengukur kinerja prduk yang dihasilkan. Dari feed-back yang didapat selama masa uji cba ini, prduk dapat disempurnakan hingga akhirnya diserahkan sepenuhnya kepada pemberi rder pada akhir pryek. Cnth pengukuran kinerja antara lain: waktu respnsi bila terjadi errr (reliability) dan waktu untuk menggunakan prduk bagi pemakai (usability). 3.4. Priritas pryek Seperti telah dituliskan pada bab terdahulu bahwa serang manajer pryek harus mampu mengatur trade-ffs (untung rugi) dari waktu, biaya dan kinerja sumberdaya pryek. Dalam setiap pryek ada bagian priritas yang diutamakan, entah itu kinerjanya, waktu ataupun biayanya. Priritas ini dapat dituangkan dalam sebuah matriks priritas: Cnstraint / batasan: harus dan pasti; Enhance / tingkatkan: perlu diptimalisasikan; Accept / terima: bleh diubah, masih bisa diterima. Cnth: Time Perfrmance Cst Cnstraint Enhance Accept Disini digambarkan bahwa: Perfrmance (kinerja) dari hasil pryek tidak dapat diganggu gugat, harus mengikuti requirements yang sudah ada; Waktu pelaksanaan pryek masih perlu diptimalisasikan lagi, dan dapat diatur pada saat pelaksanaan pryek; Biaya bleh diubah (fleksibel) asalkan kinerja pryek ptimal. - 28 -
Setelah feasibility plan ini selesai, manajer pryek biasanya mempresentasikan kepada tim manajemen atas atau client atau pemberi rder untuk persetujuan serta sebagai titik awal (secara waktu dan jadwal) dalam pelaksanaan pryek, dikenal juga dengan sebutan prject kick-ff. Tahap- tahap selanjutnya yang harus dijalankan adalah: Mulai menyusun rencana kerja yang pasti dan terperinci dalam Wrk Breakdwn Structure (WBS) dan Milestne List serta rencana jaringan kerja (netwrk planning); Membentuk rganisasi kerja dan tim kerja (human resurce management); Menyusun dan menjalankan jadwal rencana kerja (time management); Review hasil kerja (risk management); Penyempurnaan (quality management) dan menyerahkan hasil kerja. - 29 -