Manajemen Proyek Minggu 2

Transkripsi

1 Project Management Process Manajemen Proyek Minggu 2 Danny Kriestanto, S.Kom., M.Eng Initiating / Requirement :...awal siklus! Planning : perencanaan... Executing : Lakukan! Monitoring and Controlling :...periksa dan bertindak... Closing :...akhiri siklus. Perencanaan Proyek Fase Process Group Proses membuat bingkai kerja (framework) bagaimana proyek dijalankan Perencanaan Proyek Berkaitan dengan hasil proyek yang diinginkan Proses diawali dengan: Misi, Sasaran dan tujuan yang ingin dicapai, Pengembangan rencana dan prosedur mencapainya, Penetapan tanggung jawab, perhitungan biaya untuk melihat bahwa yang dilakukan sudah menghasilkan rencana Suatu proses pengambilan keputusan Suatu pekerjaan sulit Merupakan fungsi utama dari manajemen Perencanaan Bukan hanya memperkirakan / memprediksi Bukan menghilangkan resiko, tapi mencoba mengantisipasi resiko Suatu proses membuat keputusan yang akan datang 1

2 Rencana Yang dilakukan dalam Perencanaan Melengkapi pengertian secara umum tentang obyektif dan pekerjaan proyek Meningkatkan komunikasi dengan baik di dalam proyek Acuan jadwal yang realistis dan titik kontrol Mengantisipasi lingkup resiko Mendapatkan dukungan sesegera mungkin dari manajemen level atas Keterbatasan sumber daya Menentukan scope proyek Menyaring objektif proyek Menentukan semua kebutuhan Membuat framework jadwal proyek Menyediakan forum untuk berbagi informasi bagi semua anggota tim dan stakeholders Menentukan semua aktivitas yang dibutuhkan Mengurutkan semua aktivitas Yang dilakukan dalam Perencanaan (cont d) Lingkup Perencanaan Proyek Identifikasi skill dan sumber daya yang dibutuhkan Memperkirakan seberapa besar usaha yang dibutuhkan dalam bekerja Analisis resiko kemungkinan untuk menghindarinya Menentukan dan mengestimasi/memperkirakan semua biaya yang dibutuhkan Memperoleh persetujuan biaya proyek Perencanaan cara berkomunikasi Membuat definisi dan tujuan proyek Pemilihan pendekatan siklus hidup Pembuatan kebijakan dan prosedur Pembuatan proses-proses penting untuk mencapai sasaran Penetapan tanggung jawab Perhitungan biaya Proses perencanaan adalah sebuah pekerjaan sulit dan merupakan fungsi utama manajemen Stakeholder Pemilik Proyek (Project Owner) Semua pihak yang memiliki kepentingan terhadap keberhasilan proyek. Meliputi: pihak berwenang, manajemen puncak, kepala departemen, dan divisi lain dalam organisasi (perusahaan), para manajer proyek, dan tim manajemen proyek lain, para klien, para pemilik, dan pihak-pihak eksternal. Sederhananya: pemilik proyek, komite pengarah, pengguna hasil proyek, dan pelaksana proyek. Orang atau perusahaan yang memiliki kepentingan awal terhadap hasil proyek. Biasanya sekaligus sebagai penyandang dana ataupun yang mengorganisir dana pihak sponsor. 2

3 Komite Pengarah (Steering Comittee) Pelaksana Proyek Dibentuk agar proyek yang dilaksanakan tetap berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasil sesuai dengan kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan segitiga manajemen proyek (Time, Cost, Scope) Sebuah manajemen proyek tidak akan berhasil jika tidak memenuhi ketiga batasan tersebut. Manajer proyek Analis sistem Desainer sistem Pemrogram Tester Anggota lain dalam tim Deployer/instalator Integrator Trainer pendukung teknis Alasan Menentang Perencanaan Isu Penting dalam Perencanaan Perencanaan membuang waktu yang banyak Perencanaan sangat mahal Mengapa harus direncanakan? Bila selesai jadwal sudah lewat Perencanaan membuat proyek tidak fleksibel Kebutuhan perangkat lunak adalah sangat sulit untuk dapat dituliskan dengan tepat Perencanaan adalah program kegiatan yang sering kali tidak lengkap dan / atau kurang Kriteria tidak dapat dipakai untuk pemilihan teknologi yang baik Isu Rencana Umum Rencana Umum & Rencana Proyek Identifikasi dan misi Tujuan Maksud Sumber daya Rencana kegiatan Rencana aksi Rencana Umum Identifikasi dan misi Tujuan Maksud Sumber daya Rencana kegiatan Rencana aksi Rencana Proyek Kegunaan dan lingkup proyek Obyektif proyek dan gol manajemen Pengendalian, memantapan proses proyek Uang, orang, peralatan waktu Jaringan kerja, jadwal, anggaran, rencana pengujian, rencana konversi, penugasan kerja Rencana kontigensi, pengumpulan data, pelaporan, perencanaan ulang 3

4 Perencanaan Kontigensi Adalah suatu rencana yang dijalankan apabila rencana normal tidak dapat dilakukan Kontigensi perlu direncanakan untuk 4 kendala proyek 4 Kendala Proyek Performansi Jadwal Biaya Orang Tugas Perencana Kontigensi Panduan untuk Perencanaan Kontigensi Menspesifikasikan performansi Estimasi kesalahan Melakukan perubahan dalam upaya pengembangan Pelatihan orang baru Membuat antar muka dengan lainnya Mencari dukungan dari grup lainnya Melakukan perubahan dalam proses pengembangan perangkat lunak Membuat perubahan dalam prioritas proyek Tambahkan 10% diatas estimasi untuk setiap aktivitas Gunakan estimasi individual dalam ketidak-tentuan Tambahkan aktivitas yang tidak direncanakan dan dibutuhkan Analisis performansi proyek yang lalu Unsur-unsur Perencanaan Perangkat Lunak Gol dan obyektif : menggambarkan apa yang dilakukan, untuk siapa, dan kapan Work Breakdown Structure (WBS) : membagi tugas proyek dalam subsub tugas yang masing-masing akan didefinisikan, diestimasi, dan dilacak Estimasi besar produk : perkiraan kode yang dibutuhkan secara kuantitatif untuk masing-masing elemen produk (subsistem, komponen, atau modul). Ini didasarkan pada pengalaman utama proyek sebelumnya Unsur-unsur Perencanaan Perangkat Lunak (cont d) Estimasi sumber daya : didasarkan pada pengalaman sebelumnya sehingga dapat diketahui faktor produktivitas yang dimasukkan ke bagian perkiraan yang masuk akal bagi kebutuhan sumber daya untuk setiap elemen WBS Penjadwalan proyek : berdasarkan pada ketersediaan staf proyek dan perkiraan sumber daya, suatu penjadwalan tugas dan penyetoran item dapat dihasilkan. 4

5 Gol dan Obyektif Apa yang akan dilakukan Bagaimana ukuran kesuksesan Berapa lama Berapa banyak sumber daya Gol dan Obyektif Dilakukan pada tahap requirement juga pada saat negosiasi antara developer dan user, yakni: Apa yang dikerjakan Bagaimana ukuran kesuksesannya Berapa lama waktu yang dibutuhkan Berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan Perubahan secara bertahap akan terjadi dalam proses pengerjaan Aturan Pengelolaan Masalah Perubahan Kebutuhan Implementasi produk dalam tahapan kecil Untuk tiap tahapan pilih yang mendukung pada pada kenaikan berikutnya dan tingkatkan kemampuan pemahaman terhadap pembacaan kebutuhan Tinjau kebutuhan untuk tiap-tiap kenaikan tapi lakukan sebelum memulai desain Aturan Pengelolaan Masalah Perubahan Kebutuhan (cont d) Jika kebutuhan berubah selama tahap implementasi, liput perubahan ke kenaikan tahap berikutnya Jika perubahan tidak terliput, berhenti bekerja, ubah kebutuhan, ulangi perencanaan dan mulai lagi pada desain Beberapa Pertimbangan Utama dari Fase Kebutuhan adalah: Beberapa Pertimbangan Utama dari Fase Kebutuhan adalah: (cont d) Kebutuhan Fungsional : fungsi-fungsi produk di daftar, bersama dengan beberapa performansi atau konstrain lain. Kebutuhan Sistem : konfigurasi sistem ditentukan, bersama dengan beberapa standarnya, kompatibilitas, atau batasan lingkungan Identifikasi Pelanggan : user diidentifikasi sesuai support akan kebutuhannya, termasuk : mekanisme penyetoran, pemaketan produk, dukungan instalasi, kebutuhan dokumentasi, dan pelatihan Mengukur Kesuksesan : biaya, penjadwalan, performansi, kualitas, ukuran, dan ukuran-ukuran kesuksesan lain Validasi dan Penerimaan : menentukan kesuksesan yang dapat diterima, termasuk bertanggung jawab terhadap Acceptance testing, kriteria yang dipakai dan beberapa garansi atau konsekuensi lain jika kegagalan terjadi Dukungan / support : kelanjutan kebutuhan dukungan ditetapkan, termasuk pelaporan dan koreksi 5

6 Pertimbangan utama pada fase Requirement Work Breakdown Structure (WBS) Kebutuhan fungsional Kebutuhan sistem Identifikasi pelanggan Mengukur kesuksesan Validasi dan penerimaan Dukungan / support Penggambaran menyeluruh dari semua tugas yang diperlukan untuk mencapai penyelesaian proyek yang berhasil. (Sinonimnya: daftar tugas) Rencana-rencana proyek menggambarkan semua tugas yang harus dicapai untuk menyelesaikan suatu proyek; dari rencana tersebut itulah penjadwalan disusun, pendelegasian diupayakan, dan penganggaran ditentukan. Work Breakdown Structure (WBS) Work Breakdown Structure (WBS) Pada dasarnya adalah daftar dari deliverables (sesuatu yang dapat disediakan dalam pengembangan sebuah produk) dan serangkaian aktivitas untuk setiap deliverables tersebut Membagi keseluruhan proyek ke dalam komponenkomponen Memecah komponen ke level-level berikutnya sampai dengan setiap tugas merupakan unit-unit yang dapat dikelola Menampilkan gambar / grafik tentang hirarki proyek Melengkapi komunikasi antar personel proyek Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen Deliverables WBS adalah teknik untuk: Suatu nilai yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek sesuai jadwal, disampaikan kepada sponsor, komite pengkaji, klien penting, atau pihak-pihak lain yang berkepentingan, sering dalam bentuk suatu rencana, laporan, prosedur yang belum ditulis, produk, atau jasa Membagi keseluruhan proyek dalam komponenkomponen Memecah komponen level-level berikutnya sampai setiap tugas merupakan unit-unit yang dapat dikelola seperti: Direncanakan Dianggarkan Dijadwalkan Dikendalikan Menampilkan gambar/grafik tentang hierarki proyek 6

7 Contoh WBS PLTU 9/30/2012 Tujuan dibuatnya WBS Melengkapi komunikasi antar personil proyek Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen Manfaat WBS Mengurangi kompleksitas Fasilitas penjadwalan Panduan WBS 1. Pecah fungsi menjadi 3 sub fungsi yang : Menerima input Mentransformasikan input ke dalam output yang dibutuhkan Menyiapkan output ke bentuk yang diterima 2. Lakukan dekomposisi secara iteratif 3. Tidak seluruh cabang mempunyai level yang sama 4. Buat struktur produk dengan perangkat lunak Panduan WBS 5. WBS bukan hanya untuk proyek saja 6. Jika terlalu rumit untuk ditampilkan dalam satu peta, pecah setiap level dalam peta terpisah 7. Bangun inisial WBS oleh project manager 8. Kaji dan perbaiki WBS oleh semua kelompok yang berkaitan 9. WBS dibuat menyerupai pohon Contoh WBS Warnet 7

8 Level terendah pada WBS adalah level dimana pekerjaan dapat diselesaikan, dan dikenal sebagai paket pekerjaan. Untuk perangkat lunak biasanya berupa modul atau objek terkecil yang bisa diidentifikasi untuk dibuat dalam suatu deliverable system 8