[Summary] Struktur dan Proses Organisasi Chapter 2

Transkripsi

1 [Summary] Struktur dan Prses Organisasi Chapter 2

2 Ch 2 Structural Design fr Organizatins Pada pkk bahasan ini bertujuan untuk menjelaskan knsep dasar dari struktur rganisasi dan memberikan penjelasan mengenai rganizatinal chart. Pkk bahasan ini juga banyak menjelaskan tentang bagaimana infrmatin sharing di dalam rganisasi berdasarkan struktur rganisasi dan juga bagaimana struktur yang efektif di dalam rganisasi dalam mencapai rganizatinal gals. Muncul juga penjelasan bagaimana struktur rganisasi akan menciptakan rganizatinal activities yang mengikuti bentuk dan struktur tersebut. Organizatin Structure 3 kmpnen penting sebuah struktur rganisasi: 1. Mendesain hubungan frmal dalam rganisasi 2. Mengidentifikasi pengelmpkan individual-individual dalam departemen dan tiap departemen agar selaras dengan rganizatinal gals. 3. Struktur rganisasi juga adalah sebuah desain untuk sistem kmunikasi dalam rganisasi, juga integrasi, dan krdinasi effrts dalam sebuah departemen. Struktur rganisasi dapat terlihat jelas dalam rganizatinal chart-nya. Organizatinal Chart adalah sebuah representasi visual yang menggambarkan bagaimana sebuah rganisasi beraktivitas dan prses di dalam rganisasi. Organizatinal Chart juga memberikan penjelasan duties&respnsibilities dari tiap-tiap individu yang tergabung dalam sebuah departemen sehingga dapat mencapai tujuan rganisasinya. Intinya, dalam rganizatinal chart akan tergambar pula seserang menduduki jabatan tertentu di dalam rganisasi, juga terlihat pula bagaimana tanggung jawabnya di rganisasi tersebut dan lain lain.

3 Infrmatin-Sharing Perspective n Structure Organisasi harus didesain untuk dapat memberikan arus infrmasi, baik itu secara hrizntal maupun vertikal. Dalam rganizatinal chart penting untuk mengetahui bagaimana struktur tersebut dapat menciptakan alur infrmasi yang dapat tersebar ke seluruh individual di dalam rganisasi, karena ketika strukturnya tidak sesuai dengan kebutuhan si penerima infrmasi akan banyak waktu yang terbuang dalam memrses infrmasi. Di dalam infrmatin sharing juga dapat terlihat apakah rganisasi tersebut terfkus dalam vertical cmmunicatin dan cntrl atau lebih ke arah menciptakan kmunikasi yang sifatnya hrizntal dan klabratif. Perusahaan harus mengerti derajat kmunikasi yang digunakan dalam rganisasi, seperti seberapa besar mereka harus menggunakan vertical cmmunicatin dan seberapa besar mereka menggunakan hrizntal cmmunicatin di dalam rganisasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Vertical Organizatin didesain untuk efisiensi (Mechanistic) Pengambilan keputusan dalam rganisasi ini adalah centralized decisin making dimana biasanya keputusan diambil leh tp level manager. Penekanan rganisasi ini adalah sebuah efisiensi dan kntrl yang baik di dalam perusahaan. Hrizntal Organizatin didesain untuk menciptakan budaya belajar dan klabrasi di dalam rganisasi (Organic) Pengambilan keputusan dengan desain rganisasi ini biasanya adalah decentralized decisin making

4 Vertical Infrmatin Sharing Vertical Infrmatin Sharingdigunakan untuk krdinasi antara level atas dan level bawah dalam rganisasi. Fkus utama jenis ini adalah cntrl dalam rganisasi. 1. Hierarchical referral adalah mdel vertical lines yang berfungsi untuk mengidentifikasi chain f cmmand (kasih cnth nanti) 2. Rules/Prcedure memberikan sebuah standar infrmasi untuk pekerja tanpa instruksi Plans sebagai cnth:budgets. Plans biasanya terkait dengan keterbatasan resurces dalam rganisasi. 3. Vertical infrmatin systems adalah sebuah sistem infrmasi yang terintegrasi dalam sebuah hierarki rganisasi Hrizntal Infrmatin Sharing and Crdinatin - Kmunikasi hrizntal dalam rganisasi mempermudah kmunikasi antar departemen - Biasanya kmunikasi hrizntal biasa tidak digambarkan dalam rganizatin chart. - Kmunikasi hrizntal biasanya dimanfaatkan untuk krdinasi yang efektif, knwledgesharing, dan pengambilan keputusan. Infrmatin Systems (cari sistem infrmasi yang dipake diperusahaan) Digunakan untuk dapat berkmunikasi agar seluruh anggta rganisasi bisa memperleh infrmasi (crss-functinal). Full-Time Integratr Integratr biasanya ditempatkan diluar departemen tertentu dan mempunyai tanggung jawab untuk mengntrl beberapa departemen. Cnth: brand manager, prject manager, prduct manager. Teams The strngest hrizntal linkage mechanism. Serupa dengan, task frces, namun interaksi yang terjadi biasanya lebih dari dua departemen Liaisn Rles Bertugas untuk menghasilkan direct cntact. Task Frces Kmunikasi/linkage yang terjadi antar dua departemen. Biasanya dimanfaatkan leh rganisasi untuk membicarakan temprary issue leh representatif tiap rganizatinal unit.

5 Relatinal Crdinatin Frequent, timely, prblem-slving cmmunicatin Infrmasi yang disampaikan didalam krdinasi ini sangat cepat, tidak terbatas antar departemen dan setiap rang didalam rganisasi melakukan interaksi yang kntinyu dalam melakukan sharing infrmasi juga pengetahuan Organizatinal Design Alternatives Required Wrk Activities Di dalam suatu perusahaan, dibentuknya suatu departemen untuk menyelesaikan pekerjaan sangatlah penting. Aktivitas kerja dipecah menjadi beberapa departemen sesuai fungsi yang dibutuhkan untuk mencapai mencapai tujuan perusahaan. Seperti HRD yang melakukan rekrutmen karyawan baru, departemen prduksi membuat prduk suatu perusahaan. Reprting Relatinship Setelah departemen dibentuk, hal yang selanjutnya dilakukan adalah membentuk suatu hubungan lapran yang biasa disebut sebagai chain f cmmand. Hal ini digambarkan dengan hubungan vertikal dalam suatu bagan rganisasi yang menunjukkan hubungan kepada siapa seserang melaprkan pekerjaannya. Departmental Gruping Optins Functinal Gruping : menempatkan karyawan yang memiliki fungsi yang sama dalam satu departemen. Divisinal Gruuping: karyawan ditempatkan sesuai dengan apa yang dibuat/diprduksi leh perusahaan. Multi-fcused Gruping: menggabungkan dua atau lebih grup structural. Biasa disebut sebagai matrix atau hybrid. Hrizntal Gruping: karyawan dibentuk dengan cara dikelmpkkan dalam suatu grup. Virtual Netwrk Gruping: departemen dapat berbagi infrmasi ke departemen lain secara virtual.

6 Functinal, Divisinal dan Gegraphic Design Functinal Structure Aktivitas kerja dikelmpkkan dalam satu fungsi yang sama dari bawah sampai ke atas dalam suatu rganisasi. Misalkan insinyur ditempatkan di satu departemen mesin. Dengan struktur fungsinal, semua pengetahuan dan kemampuan karyawan terkumpul dan menyediakan infrmasi yang cukup untuk perusahaan. Divisinal Structure Suatu struktur yang ter-desentralisasi,cdibagi menjadi beberapa departemen dengan tanggung jawab masing-masing prduk yang dihasilkan. Struktur ini biasa disebut prduct structure atau strategic businesses unit structure. Struktur divisi lebih fleksibel dan mudah merubah karena ukurannya lebih kecil dibanding fungsinal struktur dan bisa mudah beradaptasi dengan kebutuhan lingkungan.

7 Gegraphic Structure Setiap negara memiliki kebutuhan dan selera yang berbeda, leh karena itu struktur perusahan akan dibagi menjadi ke berbagai jenis struktur yang menyesuaikan dengan kndisi gegraphic dan target penjualan di negara tersebut. Matrix Structure Suatu perusahaan terkadang membutuhkan multi fkus antara prduksi dan fungsi atau antara prduk dan gegrafi dalam waktu yang sama. Dengan struktur ini perusahaan bisa meningkatkan invasi untuk membantu dalam mencapai tujuan perusahaan. Struktur ini bersifat hrizntal sehingga divisi prduk dan divisi fungsinal bisa dilakukan secara bersamaan. Prduk manager dan fungsinal manager memiliki kekuasan yang sama dalam rganisasi dan karyawan melapr kepada kedua manager tersebut.

8 Hrizntal Structure Struktur Hrizntal adalah struktur yang mengatur pegawai diantara prses-prses inti. Dalam pembahasan mengenai struktur hrizntal, terdapat beberapa hal penting sebagai berikut: Sebuah rganisasi umumnya mengubah struktur menjadi hrizntal selama prses yang dinamakan reengineering. Reengineering atau business prcess reingeneering, pada dasarnya berarti mendesain ulang rganisasi vertikal sepanjang prses atau alur kerja hrizntal. Prsesnya mengacu pada grup yang terrganisir dari tugas-tugas dan aktivitas-aktivitas yang bekerja bersama untuk mengubah input menjadi utput yang menciptakan nilai bagi knsumen. Cnth Struktur Hrizntal

9 Karakteristik Struktur Hrizntal Strukturnya dibuat di sekeliling pertukaran fungsinal prses inti, daripada tugas-tugas, fungsi, atau gegrafi. Sehingga batas-batas diantara departemen dapat dihapuskan. Self-directed teams, bukan individual, adalah basis dari desain rganisasi dan kinerja. Pemilik prses memiliki tanggungjawab untuk setiap prses inti dari keseluruhan prsesnya. Orang-rang di dalam tim diberikan keahlian, perangkat, mtivasi, dan kewenangan untuk membuat keputusan sentral bagi kinerja perusahaan. Tim memiliki kebebasan untuk berpikir secara kreatif dan mengambil respn secara lebih fleksibel untuk tantangan baru yang meningkat Pelangganlah yang men-drive perusahaan, dalam arti, efektivitas perusahaan diukur dari tujuan kinerja prses akhir (berdasarkan tujuan untuk membawa nilai kepada pelanggan). Budayanya sangat menerapkan keterbukaan, kepercayaan, dan klabrasi, terfkus pada peningkatan yang berkelanjutan. Kekuatan dari Struktur Hrizntal - fleksibilitas dan respn yang cepat untuk menghadapi perubahan cepat dari kebutuhan masyarakat - memberikan atensi langsung bagi semua rang melalui prduksi dan pengiriman nilai-nilai kepada pelanggan - setiap karyawan memiliki pandangan yang lebih luas dari tujuan rganisasi - fkus pada kerjasama tim dan klabrasi - meningkatkan kualitas dari kehidupan bagi pegawai dengan mengajukan mereka kesempatan untuk berbagi tanggungjawab, membuat keputusan, dan dapat dipertanggungjawabkan bagi hasil akhir Kelemahan dari Struktur Hrizntal - menentukan prses-prses inti sangatlah sulit dan memakan waktu - membutuhkan perubahan dalam pembentukan budaya, desain pekerjaan, filsfi manajemen, dan sistem penghargaan dan infrmasi yang baru - manajer tradisinal sangat mungkin untuk menggagalkan perubahan struktur ini ketika mereka harus melepaskan kekuatan dan tritasnya pada karyawan - memerlukan pekatihan yang signifikan bagi pegawai untuk bekerja secara efektif dalam lingkungan tim yang hrizntal - dapat membatasi pengembangan skill secara mendalam

10 Virtual Netwrks and Outsurcing Pengembangan terbaru terkait desain rganisasi, memperpanjang knsep dari krdinasi hrizntal dan klabrasi melewati batas dari rganisasi tradisinal. Tren desain rganisasi yang paling tersebar beberapa tahun belakangan ini adalah utsurcing dari beberapa bagian dari rganisasi ke partner luar. Adapun definisi dari Virtual Netwrks and Outsurcing adalah sebagai berikut: Outsurcing: mengntrak pihak luar dalam melaksanakan tugas-tugas atau fungsi tertentu dalam perusahaan seperti manufakturing, sumber daya manusia, kredit dan prses, ke perusahaan lain. Virtual Netwrk Structure atau Struktur Mdular: keadaan dimana perusahaan melakukan subkntrak dari kebanyakan fungsi-fungsi atau prses utamanya dengan perusahaan yang berbeda dan melakukan krdinasi akan aktivitas-aktivitas tersebut lewat markas kecil dari rganisasi Bagaimana Cara Struktur Tersebut Bekerja Virtual Netwrk Organizatin dapat dilihat sebagai penghubung sentral yang dikelilingi leh jaringan dari spesialis eksternal. Dengan struktur jaringan, dibandingkan dengan melakukan serangkaian aktivitas di dalam satu perusahaan, seperti aktivitas akunting, desain, manufaktur, marketing, dan distribusi, perusahaan dapat melakukan utsurcing pada perusahaan lain yang terhubung secara elektrnik ke kantr pusat Dengan struktur jaringan, pusat kegiatan yang memiliki sistem kelas dunia dapat melakukan pengawasan terhadap prses pengambilan keputusan untuk ditransfer ke aktivitas lain kepada rganisasi lain pula. Cnth Virtual Netwrk

11 Kekuatan dari virtual netwrk structure : - memampukan bahkan rganisasi kecil, untuk mendapatkan talent dan sumber daya bagi perusahaan dari seluruh dunia - memberikan perusahaan kesempatan untuk meraih skala besar dalam pengembangan pabrik, peralatan, dan distribusi fasilitas secara cepat - memampukan rganisasi untuk dapat secara fleksibel dan respnsif dalam menghadapi perubahan kebutuhan yang cepat - mengurangi biaya verhead administratif Kelemahan dari virtual netwrk structure : - manajer tidak dapat melakukan pengntrlan dalam banyak kegiatan perusahaan dan terhadap karyawan - membutuhkan kesepakatan waktu yang berat untuk menjalin hubungan mengella knflik yang ptensial terjadi dengan rekan kntrak - ada risik dari kegagalan rganisasi jika rekan gagal dalam mengirim infrmasi atau materi bisnis - lyalitas karyawan dan budaya perusahaan dapat menjadi lemah karena karyawan merasa bahwa pekerjaannya dapat digantikan dengan rekan kntrak dari luar Hybrid Structure Struktur Hybrid adalah struktur yang mengkmbinasikan berbagai karakteristik dari pendekatan-pendekatan yang berbeda yang dibentuk untuk memenuhi kebutuhan strategi secara spesifik Dijalankan untuk mengambil kekuatan dari berbagai struktur yang ada sekaligus menghindari beberapa kelemahannya. Struktur ini cenderung digunakan dalam menghadapi lingkungan yang berubah secara cepat karena struktur ini menawarkan rganisasi fleksibilitas yang lebih besar

12 Aplikasi dari Desain Struktural Setiap tipe struktur harus diaplikasikan pada situasi yang berbeda dan untuk menjawab berbagai kebutuhan yang berbeda pula. Dalam melakukan perubahan atau penyesuaian struktur, kita harus dapat mrnganalisis perubahan kndisi yang terkait leh perubahan stabilitas lingkungan, atau ukuran rganisasi yang berkaitan dengan struktur Setiap bentuk struktur dapat membantu manajer dalam membuat rganisasi yang dipimpinnya lebih efisien, bergantung pada permintaan situasi masing-masing Kelurusan Struktural Secara menyeluruh, keputusan paling penting yang dibuat manajer dalam hal mendesain struktur rganiasi adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara kntrl vertikal dan krdinasi hrizntal, tergantung pada kebutuhan dari rganisasi. Kntrl vertikal berhubungan dengan tujuan untuk menciptakan efisiensi dan stabilitas Krdinasi hrizntal berhubungan dengan pembelajaran, invasi, dan fleksibilitas. Gejala-gejala dari Defisiensi Struktural Pembuatan keputusan ditunda atau kurangnya kualitas. Pembuat keputusan dapat kelebihan muatan atau daya karena hirarki memiliki terlalu banyak masalah dan menuntut banyak pengambilan keputusan terhadap mereka. Delegasi kepada pegawai dengan level yang lebih rendah tidaklah mencukupi. Penyebab lain dari kualitas yang buruk dari pengambilan keputusan adalah infrmasi dapat tidak diterima leh pihak yang tepat. Organisasi tidak merespn secara invatif terhadap perubahan lingkungan. Salah satu penyebab dari kekurangan invasi adalah departemen-departemen yang tidak terkrdinasi secara hrizntal. Kinerja pegawai menurun dan tujuan tidak dapat diraih. Kinerja pegawai dapat menurun karena struktur tidak menyediakan tujuan, tanggungjawab, dan mekanisme untuk krdinasi yang jelas. Struktur yang baik seharusnya dapat merefleksikan kmpleksitas dari lingkungan pasar yang fluktuatif dan harus dapat dengan jelas diinfrmasikan secara efektif kepada pegawai. Ditemukannya terlalu banyak knflik. Struktur rganisasi seharusnya mengizinkan terjadinya knflik akan tujuan departemen untuk dapat dikmbinasikan menjadi satu set tujuan bagi keseluruhan rganisasi.

13 Struktur bagi Kebutuhan Organisasi untuk Efisiensi vs Pembelajaran Hal-hal Esensial dalam Desain Struktur Organisasi harus menyelesaikan dua hal bagi rganisasi yaitu menyediakan bingkai kerja dari tanggungjawab, melaprkan hubungan, dan pengelmpkkan, dan menyediakan mekanisme untuk menghubungkan dan mengkrdinasikan elemen rganisasi ke dalam keseluruhan kherensi. Struktur rganisasi dapat didesain untuk menyediakan hubungan infrmasi vertikal maupun hrizntal berdasarkan prses infrmasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan keseluuhan rganisasi Alternatif-alternatif untuk mengelmpkkan karyawan dan departemen ke dalam desain struktural secara keseluruhan meliputi pengelmpkkan fungsinal, divisinal, pengelmpkkan multi fkus, pengelmpkkan hrizntal, dan virtual netwrk gruping Struktur jaringan virtual memperpanjang knsep klabrasi dan krdinasi hrizntal melampaui batas-batas rganisasi. Struktur matriks berupaya untuk mencapai keseimbangan seimbang diantara dimensi struktur vertikal dan hrizntal Secara keseluruhan, manajer berupaya untuk mencari kesimbangan yang tepat antara kntrl vertikal dan krdinasi hrizntal. Akhirnya, sebuah diagram rganisasi hanyalah berupa berbagai bentuk garis dan ktak pada selembar kertas. Tujuan dari diagram rganisasi adalah untuk meningkatkan dan mengarahkan karyawan ke dalam aktivitas-aktivitas dan kmunikasi yang memampukan rganisasi untuk mencapai tujuannya.

14