BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil dari evaluasi dari kebutuhan yang telah di bahas pada bab 3 sebelumnya, analisis pembahasan akan dilanjutkan dengan metode Risk Analysis yang bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi apabila tidak menerapkan rekomendasi pada sistem SAP modul Material Management pada PT. Ecogreen Oleochemcials. 4.1 Risk Analysis Risk Analysis adalah suatu metode yang di gunakan untuk mengidentifikasi risiko yang terjadi apabila requirement tidak menerapkan rekomendasi yang diusulkan. Risk Analysis dilakukan pada requirements yang memiliki kategori gap yang terdapat rekomendasi atas requirements tersebut. Risk Analysis akan melakukan penilaian kemungkinan (probability) dan dampak (impact). Hasil dari Risk Analysis kemudian akan dimasukan kedalam ke dalam Risk Ranking table bedasarkan nilainya, kemudian akan melakukan pemetaan risiko kedalam Risk Analysis Matrix. 4.1.1 Risk Ranking table Tabel 4.1 Risk Ranking Table No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact A Reservation A.1 User yang membutuhkan material akan membuat reservation User dapat melakukan reservation melalui t-code MB21, atau juga dapat 1. Membutuhkan banyak user ID pada SAP, sehingga meningkatkan biaya license H H 172

173 No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact dengan 2. Terjadinya M H merancang sistem reservation baru yang terintegrasi dengan SAP. human eror pada bagian warehouse dalam menginput reservation kedalam SAP, karena reservation masih dalam bentuk hardcopy. A.2 Purchase Requestion untuk raw material dihasilkan dari perhitungan MRP Melakukan kustomisasi pada SPRO kemudian menentukan profile parameter. 1. Terjadinya kesalahan pembelian yang mengakibatka n banyaknya atau kurangnya material. 2. User harus dua kali mengecek material, sehingga menghambat pengadaan material. H H H M

174 No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact 3. Terjadinya M H kesalahan dalam jumlah produksi oleh pabrik. A.3 Penentuan nilai Re-order Point (ROP) dan safety Stock (SS) untuk MRP otomatis oleh sistem. Melakukan kustomisasi view MRP1 pada material master. 1. Bagian warehouse harus melakukan review nilai ROP dan SS secara berkala agar data material tetap update. 2. Risiko kekurangan material apabila nilai ROP pada sistem lebih rendah dari yang seharusnya. M M H H

175 No Requirements Recomendation Risk Identification Probability Impact B Goods Return B.1 Pembuatan goods return dengan refrensi dari PO. pembuatan goods return dapat di lakukan oleh SAP melalui t- code MIGO 1. retur dalam jumlah yang banyak akan mempengaruhi pembuatan PO baru dan memperlambat pengadaan. H H 4.1.2 Hasil Pemetaan Risk Analysis Setelah menganalisis risiko terhadap rquirements, kemudian hasil akan dipetakan kedalam risk probability impac matrix. Pemetaan tersebut dilakukan agar memudahkan dalam membaca hasil dari risk analysis pada Risk Ranking Table. P R O B A BI HIGH MEDIUM LOW A.2.2 A.1.1 A.2.1 B.1.1 A.1.2 A.2.3 A.3.1 A.3.2 LOW MEDIUM HIGH IMPACT Gambar 4.1: Risk Probability Impact Matrix Huruf dan angka bewarna hitam pada matrix melambangkan requirements yang di rekomendasikan,

176 sedangkan angka yang bewarna merah melambangkan risiko dari fungsi yang di rekomendasikan. Contoh : A.1.1 = identifikasi risiko pertama yang membutuhkan banyak id user pada SAP. 4.2 Recomendation Fungsi dari requirement yang di telah di evaluasi menggunakan metode, yaitu Fit/Gap Analysis, Failure Mode and Effect Analyis dan Risk Analysis, terdapat beberapa fungsi requirement yang sudah di jalankan oleh perusahaan dengan maksimal (fit), namun ada beberapa fungsi requirement yang belum digunakan secara maksimal oleh perusahaan. a. Dari fungsi requirement yang belum di gunakan secara maksimal (memiliki degree gap) dilakukan analisis mengenai risiko yang mungkin terjadi apabila fungsi dari requirement tidak di implementasikan oleh perusahaan. Fungsi requirementkemudian dianalisis menggunakan FMEA kemudian dilakukan perhitungan Risk Priority Numbering untuk menentukan fungsi mana yang paling rentan dan harus di terapkan terlebih dahulu. 1. High : fungsirequirement yang memiliki peringkat high sangat berpengaruh pada proses bisnis PT. Ecogreen Oleochemicals, untuk itu sebaiknya fungsi ini digunakan oleh perusahaan. Fungsi tersebut adalah Tabel 4.2 Rekomendasi Gap - High No Requirement Fungsi 1 User yang membutuhkan Reservation SAP (tcode material membuat reservation. MB21), merancang sistem reservation baru.

177 No Requirement Fungsi 2 Purchase Requisition Menentukan profile dihasilkan dari perhitungan parameterreplenishment MRP procurement (tcode WRP1) 3 Penentuan nilai re order point Menentukan ROP (ROP) dan safety stock (SS) dan SS (t-code untuk MRP otomatis oleh MM02) sistem 4 Pembuatan goods return Goods return SAP refrensi dari PO (t-code MIGO) 2. Medium : tidak ada fungsi requirement yang memiliki peringkat medium 3. Low : tidak ada fungsi requirement yang memiliki peringkat low b. Tidak ada fungsi requirement yang memiliki degreepatrial. 4.2.1 Overview Recomendation Overview recomendation berisi penjelasan atas rekomendasi yang diberikan kepada PT. Ecogreen Oleochemicals bedasarkan fit/gap analysis yang telah di lakukan. Penjelasan akan dimulai dari proses pemesanan material, pembelian material, penerimaan material pada gudang sampai ke proses invoice verivication. 4.2.1.1 Proses Pemesanan Material a. Reservation Reservation A.1 Requirement User yang membutuhkan material akan membuat reservation

178 Reservation A.1 Recomendation User dapat melakukan reservation melalui t-code MB21, atau juga dapat dengan merancang sistem reservation baru yang terintegrasi dengan SAP Rank High Degree of Fit Gap overview reservation dibuatkan oleh user kepada bagian warehouse untuk pengadaan material. respon dari bagian warehouse adalah dengan membuat Purchase Requisition dari reservation tersebut. Reservation dapat di buat dengan menambahkan fungsi baru pada SAP yaitu dengan proses pembuatan reservation pada t-code MB21 atau dengan cara merancang sistem pemesanan baru. 1. Pembuatan reservation pada SAP dapat melalui transaksi MB21 atau melalui navigation path : SAP menu logisic materials management purchasing reservation create reservation. Pada initialscreen MB21 juga menawarkan melakukan reservation dengan melihat reference dari pemesanan sebelumnya. Untuk melakukan pemesanan material baru user kemudian mengisi data reservation : new items.

179 Gambar 4.2 : Initial Screen MB21 with Reference Gambar 4.3 : Create Reservation for New Items

180 2. Proses pemesanan material dilakukan oleh banyak user, setiap user ID membutuhkan license untuk melakukan pemesanan ke dalam SAP. Maka dari itu masalah license membuat sistem pemesanan pada PT. Ecogreen Oleochemicals masih manual yaitu secara hardcopy. Untuk mengatasi masalah tersebut PT. Ecogreen Oleochemicals dapat menerapkan rekomendasi dengan membuat sistem pemesanan baru yang nantinya di gunakan oleh user untuk memesan material kepada bagian warehouse. Sistem pemesanan baru ini akan berhubungan langsung dengan SAP modul material management. - Sequence diagram Reservation

181 <<boundary>> Reservation :Reservation handler :Material :MaterialDA :ReservationDA Start membuat reservation() Top Package::User Create new Reservation() Create new Reservation() Reservation Display form() Display form() Display form() Entry Reservation(Date,Movement type,plant,cost center) Entry Reservation(Date,Movement type,plant,cost center) Entry(Material_Id) Entry Reservation(Date,Movement type,plant,cost center) Entry(Material_Id) Material_Name.UnE() Entry(Material_Id) Entry(Material_Id) Get Material_Name() Material_Name() Get UnE() UnE() Read Material() Material_Name.UnE() Entry(Qty,Storage_location) Entry(Qty,Storage_location) Entry(Qty,Storage_location) Save() Save() Save() Save() Display Messagebox (ID) Display Messagebox (ID) Display Messagebox (ID) Gambar 4.4 : Sequence Diagram New Reservation

182 - User Interface description Berikut adalah penjelasan UI description dari aplikasi Reservation yang penulis sarankan untuk PT. Ecogreen Oleochemicals. Gambar 4.5 : User Interface for New Reservation User interface pada new reservation digunakan user untuk memesan material baru kepada bagian warehouse. 1. User akan melakukan login terlebih dahulu, kemudian user akan masuk ke halaman pemesanan.

183 2. User akan mengisi data umum seperti tanggal pemesanan, movement type, cost center dan plant. 3. User akan mengentri data pemesanan, id material dan quantity. 4. Kemudian user akan menyimpan data pemesanan dan muncul nomor reservation yang nantinya akan di proses oleh bagian warehouse. Reservation A.2 Requirements Recomendation Rank Degree of Fit Purchase requisition untuk raw material dihasilkan dari perhitungan MRP Melakukan kustomisasi pada SPRO kemudian menentukan profile parameter. High Gap Overview Rekomendasi adalah dengan melakukan seting pada fungsi SAP yaitu dengan menentukan profile parameter menggunakan WRP1 atau melalui navigation path :SPRO Materials management purchasing Order optimizing Assign control profiles new entry the WRP1 transaction. Dengan melakukan kustomisasi WRP1 user dapat membuat profile yang menentukan parameter data MRP. Data kemudian akan di proses dan dilakukan update secara berkala oleh strategic material

184 procurement team untuk kelangsungan MRP.Bagian strategic material procurement akan melakukan analisis dari laporan stock produksi pada SAP t-code MC44. Tujuan utama kustomisasi WRP1 ini adalah agar untuk mendapatkan hasil perhitungan MRP yang real yang sesuai untuk memenuhi permintaan produksi. Di PT. Ecogreeen Oleochemicals sendiri ketidakakuratan MRP disebapkan karena banyaknya data-data yang terkait yang masih belum di tentukan ataupun kurangnya melakukan update terhadap master data sehingga pada saat MRP dijalankan masih menggunakan data yang sudah tidak benar, seperti data perkiraan waktu(lead time), data jumlah material minimum yang di pesan(minimum lot size) dan pengiriman barang dari vendor(cycle time). Reservation A.3 Requirements Recomendation Rank Degree of Fit Penentuan nilai Re-order Point (ROP) dan safety Stock (SS) untuk MRP otomatis oleh sistem. Melakukan kustomisasi view MRP1 pada material master. High Gap Overview Penentuan ROP pada kustomisasi MRP1 adalah menentukan metode apa yang di gunakan pada material khusus yang menggunakan MRP.

185 a. Manual ROP planing Pada manual ROP planing, nilai ROP dan SS di entri secara manual pada record material master, transaksi MM01.Manual ROP planing menggunakan MRP type VB. b. Automatic ROP planing Padaautomatic ROP planing, nilai ROP dan SS dilakukan secara otomatis dengan kustomisasi MRP dengan memilih MRP Type VM, ataumelaluinavigation path :IMG Materials Management counsumption based planning master data check MRP type. Gambar 4.6 : MRP1 Data View Untuk automated ROP planning menggunakan data konsumsi material sebelumnya untuk memperkirakan kebutuhan material di masa yang akan datang. SAP menggunakan nilai perkiraan tersebut untuk menentukan nilai ROP dan SS.

186 4.2.1.2 Proses Penerimaan Material a. Goods Return Goods Return H.1 Requirement Pembuatan goods return dengan refrensi dari PO. Recomendation pembuatan retur dapat di lakukan oleh SAP melalui t- code MIGO Rank High Degree of Fit Gap Overview Retur dilakukan apabila ditemukannya material cacat oleh bagian warhouse, kemudian bagian warehouse akan menandai material tersebut kemdian di lakukan goods return oleh bagian purchasing. Proses goods return oleh SAP dapat di lakukan dengan MIGO, atau melalui navigation path :SAP menu logistic inventory management goods movement MIGO. Pembuatan goods return pada MIGO dapat di lakukan user dengan memasukan nomor purchase order sebagai refrensi untuk retur yang di buat, kemudian mengganti jenis dokumen Return Delivery, memasukan movement type 112 (Return Delivery)

187 Gambar 4.7 : Goods Return MIGO 4.3 Solution 4.3.1 Proses Pemesanan Material a. Reservation untuk material User yang sebelumnya membuat reservation secara manual,dengan datang langsung kebagian warehouse dan mengisi reservation form.dengan adanya penambahan sistem reservasi baru yang terhubung dengan SAP,memungkinkan user yang ingin membuat reservation dapat langsung melakukan pemesanan material sehingga dapat mempercepat proses reservation. - menambahkan beberapa policy pada reservation: 1. User diwajibkan untuk melakukan reservasi dengan menggunakan system reservasi baru.

188 2. Bagian warehouse berhak untuk melakukan penolakan terhadap reservasi apabila di tidak melalui system reservasi baru. - Adanya perubahan proses bisnis. Gambar 4.8 : Proses Reservation NEW b. MRP Planning 1. Dengan menentukan profile parameter MRP1 dengan tepat diharapkan jumlah raw material yang dibeli dapat memenuhi target produksi yaitu tidak kurang maupun berlebihan. 2. Bagian warehouse melakukan review terhadap laporan stock produksi setiap harinya 3. Bagian strategic material procurement melakukan update data selama seminggu sekali untuk raw material.

189 c. Safety Stock & Reorder Point Nilai ROP dan SS yang awalnya di tentukan secara manual oleh bagian strategic material procurement menggunakan excel,sedangkan SAP sendiri telah memiliki rumusan untuk menghitung jumlah safety stock & reorder point seperti yang telah di jelaskan pada recommendation overview.dengan digunakannya fungsi tersebut,bagian strategic material procurement dapat melakukan evaluasi terhadap kecukupan raw material l setiap dua minggu. - Menambahkan beberapapolicy 1. Penentuan nilai ROP dan SS dilakukan oleh sistem SAP dan di evaluasi setiap dua minggu oleh bagian strategic material procurement. 2. Bagian warehouse tidak boleh merubah nilai MRP yang ter-generate oleh sistem. Yang berhak merubah adalah bagian Strategic Material Procurement. 4.3.2 Proses Penerimaan Material a. Goods Return Pada proses sebelumnya proses claim kepada vendor dilakukan melalui email maupun telpon.pada proses yang diusulkan pembuatan dokumen retur oleh bagian purchasing dibuat melalui SAP dengant-code MIGO. - Menambahkan beberapa Policy 1. Apabila Ditemukan ketidaksesuaian barang oleh bagian warehouse,bagian pembelian diwajibkan membuat dokumen returdengan menggunakan SAP. 2. Bagian pembelian diwajibkan mengirim barang yang diretur beserta dokumen retur yang telah dibuat dengan menggunakan SAP ke vendor. 3. Sebelum retur dikirimkan kepada vendor, retur wajib di verivikasi oleh purchasing level manager terlebih dahulu.

190 - Adanya perubahan proses bisnis Requesting User/QC Purchasing Warehouse Check Item Condition Display Material Doc Display PO Purchasing and management decides on further action Return Notification Release Return PO Purchasing informs decision to Warehouse Purchasing issues claim [No] Print PO PO Document Renegotiate return price with vendor Create Return PO [Yes] Material May be returned? Send PO to vendor GR Return PO Vendor Invoice Print Material document Return Delivery Note Gambar 4.9 : Proses Goods Return NEW