Ir. Rini Anggraini MM. Modul ke: Fakultas EKONOMI DAN BISNIS. Program Studi MANAJEMEN.

Transkripsi

1 Modul ke: MANAJEMEN PERSEDIAAN Modul ini berisi materi tentang Manajemen pembelian dan kebutuhan perdana dan pengisian kembali persediaan untuk kelancaran kegiatan perusahaan dan memenuhi permintaan konsumen Fakultas EKONOMI DAN BISNIS Ir. Rini Anggraini MM Program Studi MANAJEMEN

2 KEBUTUHAN PERDANA DAN PENGISIAN KEMBALI PERSEDIAAN

3 KEBUTUHAN PERDANA adalah perhitungan kebutuhan barang umum atau suku cadang yang pertama kali dilakukan, sejak suatu peralatan dibeli atau suatu fasilitas atau pabrik dibangun.

4 Pemesanan perdana Adalah pemesanan untuk pembelian yang pertama kali dilakukan sebagai akibat kebutuhan perdana tersebut.

5 Pemesanan perdana meliputi 3 jenis kebutuhan perdana 1. Barang persiapan (Comissioning Materials) 2. Barang perdana (Initial Materials) 3. Barang untuk operasi Normal (Normal Operation Materials)

6 Barang persiapan (Comissioning Materials) Barang yang diperlukan untuk melengkapi dan menyiapkan suatu peralatan atau pabrik agar siap mulai bekerja. Keperluan barang ini dapat diambil dari persediaan barang perdana, asalkan kalau dipakai, harus diganti (dipesan kembali)

7 Barang perdana (Initial Materials) Semua kebutuhan barang yang digunakan untuk menjaga agar operasi perdana suatu perlengkapan atau pabrik selama masa percobaan dapat berjalan dengan lancar dan untuk keperluan selama tahun pertama

8 Barang untuk operasi Normal (Normal Operation Materials) Barang yang diperlukan untuk menjamin kelancaran operasi peralatan yang bersangkutan sejak mulai bekerja sampai operasi 2 tahun, diluar (atau mungkin termasuk) keperluan barang perdana.

9 Pengisian kembali persediaan Selanjutnya sesudah dilakukan pemesanan untuk mengisi persediaan kembali karena sebagian dari persediaan sudah digunakan untuk mengganti barang yang rusak. Pengisian kembali atau pemesanan kembali ini tetap harus memperhatikan prinsip pengendalian persediaan yaitu penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan dalam persediaan harus dilakukan agar operasi perusahaan tidak terganggu.

10 4 sistem yang digunakan dalam pengisian kembali persediaan 1. Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riview system) 2. Sistem tinjauan periodik (Periodic Review system) 3. Sistem jumlah tetap 4. Sistem tepat waktu

11 Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riview system) Dalam sistem ini peninjauan dilakukan terus menerus yang berarti setiap kali perlu dipesan, maka harus dipesan. Perhitungan kapan perlu dipesan adalah apabila jumlah persediaan sudah mencapai jumlah/tingkat tertentu. Jumlah ini disebut titik pesan kembali atau reorder point. Reorder point digunakan pada sistem ini dan sistem jumlah tetap.

12 Siklus Pemesanan persediaan Order qty persediaan Level Reorder point 0 Lead time Order Order Placed Received Order Placed Lead time Order Received Time 12

13 Reorder Point Agar pembelian bahan yang sudah ditetapkan dalam EOQ tidak mengganggu kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahanbaku. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah : 1. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selama masa lead time. 2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu. 3. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan bahan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi.

14 Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan rumusberikut ini : Re-Order Point= (LD x AU) + SS Dimana: LD = Lead Time AU = Average Usage = Pemakaian ratarata SS = Safety Stock

15 Contoh : PT. Deivy menetapkan lead time bahan baku A selama 4 minggu, pemakaian ratarata sebesar 250 Kg perminggu, safety stock yang ditaksir sebesar pemakaian ratarata untuk 2 minggu. Dari data ini, maka reorder pointnya adalah sebagai berikut : Reorder Point = (4 x 250) + (2 x 250) = 1.500

16 Sistem tinjauan periodik (Periodic Review system) Dalam sistem ini tinjauan pemesanan kembali dilakukan setiap waktu, misalnya setiap 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan atau setiap periode waktu tertentu yang ditetapkan. Penentuan ini didasarkan atau beberapa pertimbangan seperti jenis barang, frekuensi penggunaan barang, kepentingan barang tersebut dalam perusahaan. Tidak perlu persediaan masih banyak atau tidak.

17 Sistem jumlah tetap Dalam sistem ini yang menonjol adalah setiap kali memesan, jumlah yang dipesan selalu sama, maka harga yang dipesan juga sama

18 Sistem tepat waktu Dalam sistem ini andalanya pada konsep tepat waktu, yang merupakan bagian dari manajemen tepat waktu, yang diberlakukan pada semua kegiatan yang berhubungan dengan produksi, yaitu tapat waktu pemesanan, tepat waktu pembelian, tepat waktu kedatangan barang, tepat waktu produksi, tepat waktu pengiriman penjualan dan sebagainya.

19 Pengisian kembali persediaan didasarkan atas berbagai kondisi kebutuhan atau permintaan barang 1. Sistem permintaan independen 2. Sistem permintaan dependen 3. Sistem permintaan dengan ciri tersendiri

20 1. Sistem permintaan independen Adalah jenis permintaan suatu barang yang bebas artinya tidak tergantung pada waktu atau jumlah permintaan barang lain. Permintaan seperti ini biasanya seragam dan relatif lebih teratur.

21 Model-model perhitungan permintaan independen Sistem pemesanan tetap Sistem produksi tumpukan Sistem priodik tetap Sistem minimum maksimum

22 Sistem pemesanan tetap Dalam sistem ini untuk setiap kali pemesanan, jumlah yang dipesan selalu tetap. Model yang paling populer adalah model EOQ (Economic Order Quantity)

23 Perhitungan EOQ Biaya Total = biaya penyimpanan tahunan + biaya pemesanan tahunan atau biaya setup TC = HQ / 2 + SD / Q TC = total biaya per tahun Q = lot H = biaya memegang satu unit per tahun D = permintaan tahunan per tahun S = biaya pemesanan atau menyiapkan satu lot C = Biaya produk/unit

24 Rumusan Matematis(2) TC = DC + SD/Q + QH/2 dtc/dq = -SD/Q 2 + H/2 = 0 H/2 = SD /Q 2 Q 2 H= 2SD Q 2 = 2SD/H EOQ = Q* = 2SD H

25 Contoh (1) Setiap tahun PT WM membeli 8000 unit produk X dengan harga Rp. 10 per unit. Ongkos pesan adalah Rp. 30 per sekali pesan dan ongkos simpan adalah Rp. 3 per unit per tahun. Hitung: EOQ Ongkos total tahunan

26 Contoh (2) D = 8000, C= $10, S = 30, H = 3 2x8000x30 EOQ = Q* = = TC = 8000x10 + (8000x30)/ x400/2 TC = Rp

27 Sistem produksi tumpukan Sistem ini berorientasi pada produksi barang dalam tumpukan tertentu. Model yang cukup populer adalah formula EPQ

28 Economic Production/Manufacturing Quantity (EPQ/EMQ) Ongkos setup turun bila ukuran batch produksi naik Ongkos simpan naik bila ukuran batch naik EPQ/EMQ adalah jumlah pada saat ongkos total minimum

29 Production, Demand and inventory Quantity Economic Production Lot Fluctuating persediaan Production Demand Inventory Time period

30 Siklus Produksi Levelpersediaan Q Q 1 ROP p r p-r t p 0 L Waktu t p= tingkat produksi; r=tingkat permintaan (r<p); t p = perioda produksi; t=perioda antar produksi; Q 1 = t p (p-r)=persediaan maksimum; Q= t p p

31 Rumusan Matematis(1) Harga beli total = DC Frekuensi pemesanan per tahun = Ongkos pesan total = SD/Q persediaan rata-rata = {Q(p-r)}/2p Ongkos simpan = {HQ (p-r)}/2p Ongkos total persediaan = T C= DC + SD/Q + {HQ (p-r)}/2p D/Q

32 Rumusan Matematis(2) TC = DC + SD/Q + {HQ (p-r)}/2p dtc/dq = -SD/Q 2 + {H(p-r)}/2p = 0 {H(p-r)}/2p= SD /Q 2 Q 2 {H(p-r)} = 2pSD Q 2 = 2pSD/{H(p-r)} EMQ = Q* = 2pSD H(p - r)

33 Contoh (1) Permintaan untuk item X adalah unit per tahun. Pabrik ini mempunyai 250 hari kerja per tahun dengan tingkat produksi sebesar 100 unit per hari dan lead time sebesar 4 hari. Ongkos produksi adalah Rp. 50 per unit, ongkos simpan adalah Rp. 10 per unit per tahun, dan ongkos setup adalah Rp. 20 per sekali setup. Hitung EMQ dan ongkos total yang terjadi

34 Contoh (2) r= D/N= /250= 80 unit per hari p= 100 unit per hari S= 20; H= 10 EMQ = Q* = 2x100x20.000x20 10(100-80) EMQ = 632 T = Rp

35 Sistem priodik tetap Sistem ini digunakan untuk perhitungan atau tinjauan pemesanan kembali persediaan barang berdasarkan jadwal waktu yang tetap. Adapaun model yang lebih populer digunakan adalah formulam EOI (Economic Order Interval)

36 Economic Order Interval (EOI) m = frekuensi pemesanan = D/Q T = 1/m = Q/D Bila EOQ = Q* = 2SD H maka 2SD T* Q = H D D = 2S DH = (tahun)

37 Sistem minimum maksimum Dalam sistem ini menganut faham bahwa sebaiknya diusahakan suatu jumlah persediaan minimum unutk menjamin kelangsungan operasi perusahaan, namun perlu juga ditetapkan jumlah maksimum untuk menjamin tidak tertumpuknya barang secara tidak terkendali. Ini sesuai dengan prinsip manajemen persediaan

38 EOQ dengan Safety Stock Jika perusahaan menetapkan jumlah minimum persediaan yang harus ada digudang (Safety Stock) maka jumlah barang yang ada di gudang: = EOQ + Safety Stock Setiap kali jumlah persediaan mencapai Safety Stock maka perusahaan harus segera membeli sebesar EOQ Persediaan digudang tidak pernah mencapai nol

39 EOQ dengan Safety Stock Dari contoh perhitungan EOQ dimuka, hitunglah besarnya jumlah barang yang ada di gudang bila ditetapkan safety stock sebesar 25: = EOQ + Safety Stock = = 325 unit

40 Sistem permintaan dependen Adalah jenis permintaan barang yang waktu dan jumlahnya tidak bebas berdiri sendiri, tetapi tergantung pada waktu atau jumlah permintaan barang lain. Permintaan jenis ini biasanya berlaku untuk produksi rakitan, dimana suatu produksi rakitan jadi adalah hasil suatu rakitan komponen atau barang yang lebih kecil. Model pemesanan kembali yang paling terkenal dalam sistem ini adalah MRP (Material Requirement planning)

41 Input dan Output MRP Master Production Schedule Product Structure File Material Requirements Planning Inventory Master File Planned Order Releases Work Orders Purchase Orders Rescheduling

42 Struktur Produk Clipboard Level 0 Clip Assembly (10) Rivet (2) Board (1) Level 1 Top Clip (1) Bottom Clip (1) Pivot (1) Spring (1) Pressboard (1) Finish (2oz.) Level 2 Sheet Metal (8 in 2 ) Sheet Metal (8 in 2 ) Spring Steel (10 in.) Iron Rod (3 in.) Level 3

43 3. Sistem permintaan dengan ciri tersendiri Dalam sistem ini, permintaan barang walaupun ada sifat kepastiannya, namun jumlah, waktu dan frekwensi pemakaiannya mempunyai pola tersendiri, yang berubah-ubah dan suatu kurun waktu tertentu pula, kadang-kadang teratur dan kadang-kadang tidak teratur.

44 DAFTAR PUSTAKA Agus Ristono (20090 Manajemen Persediaan, Graha Ilmu YogyaKarta. Hani Handoko (2002) ManajemenProduksidanOperasi, BPFE, Yogyakarta Heizer Jay B. Rander (2006), ManajemenOperasi, SalembaEmpat, Jakarta. Herjanto, Eddy ManajemenOperasi,.EdisiKetiga. Jakarta: Grasindo