Dokumen Purchase Requisition (PR) 1

Transkripsi

1 Dokumen Purchase Requisition (PR) 1 L1

2 Dokumen Purchase Requisition (PR) 2 L2

3 Dokumen Purchase Order Internal 1 L3

4 Dokumen Purchase Order Internal 2 L4

5 Dokumen Purchase Order Eksternal L5

6 Dokumen Purchase Order Listing L6

7 Dokumen Bukti Pengeluaran Kas (BPK) L7

8 Dokumen Goods Reciept Note (GRN) L8

9 Dokumen Faktur/Invoice Supplier L9

10 Surat Jalan Supplier L10

11 L11 Input Laporan Pembelian Output Laporan Pembelian

12 L12 PETUNJUK MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PETUNJUK DASAR Toolbar Gambar 1.0 A B C D E F G H I J K L A = B = Refresh Button, digunakan untuk merefresh (loading ulang) seluru data yang tampil pada form yang aktif. (CTRL+R). First Button, digunakan untuk menampilkan record pertama dari data yang ditampilkan pada form yang aktif. (CTRL+HOME). C = D = Previous Button, digunakan untuk menampilkan record sebelumnya dari data yang ditampilkan pada form yang aktif. (CTRL+PgUp). Next Button, digunakan untuk menampilkan record selanjutnya dari data yang ditampilkan pada form yang aktif. (CTRL+PgDn). E = Last Button, digunakan untuk menampilkan record terakhir dari data yang ditampilkan pada form yang aktif. (CTRL+END). F = Find Button, digunakan untuk mencari data pada form yang aktif (CTRL+F). Untuk mengaktifkan button ini, click form yang aktif terlebih dahulu. G = H = New Button, digunakan untuk menambah data baru pada form yang aktif (CTRL+N). Insert Button, digunakan untuk menambah data baru (detail) pada Isian detail pada form yang aktif (CTRL+I).Unttuk mengaktifkan button ini, click pada isian detail terlebih dahulu.

13 L13 I = Save Button,digunakan untuk menyimpan data yang sudah di input atau menyimpan perubahan data yang dilakukan pada form yang aktif.(ctrl+s). Untuk data yang mengalami perubahan, warna yang di tampilkan akan berubah menjadi merah dan akan kembali seperti semula jika Save button sudah di click. J = K = L = Undo Button,digunakan untuk membatalkan penginputan data baru atau perubahan data yang dilakukan.(ctrl+l). Delete Button, digunakan untuk menghapus data pada form yang aktif (CTRL+DEL). Close Button, digunakan untuk keluar dari orm yang aktif (CTRL+Q)

14 L14 Module : Purchase Order SubModule : Master File Form Supplier Master File Gambar 1.1 Form ini di gunakan untuk mendaftarkan supplier Cara input data baru: 1. Click New Button(CTRL+N) a. Input nama supplier yang akan di daftarkan b. Input alamat dari supplier tersebut c. Input kode pos d. Input no telepon dari supplier tersebut e. Input no fax dari supplier tersebut f. Input no Handphone dari supplier tersebut g. Input nama kontak dari supplier tersebut h. Input Remarks (keterangan) jika diperlukan 2. Click Save Button(CTRL+S) Kode Supplier akan terbentuk secara otomatis dengan prefix (awalan) SU

15 L15 Cara Merubah data yang sudah ada : Click Find Button (CTRL+F), Setelah itu lakukan perubahan yang di butuhkan, diakhiri dengan click Save Button (CTRL+S).

16 L16 Module : Purchase Order SubModule : Purchase Order Entry Form Purchase Order Entry Gambar 1.2 Form ini di gunakan untuk mencatat transaksi Pembelian bahan baku ke supplier Cara input data baru (Header): 1. Click New Button(CTRL+N) a. Input tanggal PO yang di terbitkan b. Pilih supplier dari bahan baku yang akan di beli c. Input Remarks (keterangan) jika diperlukan 2. Click Save Button(CTRL+S) Nomor PO akan terbentuk secara otomatis dengan prefix (awalan) PO Cara Merubah data yang sudah ada : Click Find Button (CTRL+F), Setelah itu lakukan perubahan yang di butuhkan, diakhiri dengan click Save Button (CTRL+S).

17 L17 Agar PO bisa di buat GRN, maka PO tersebut harus di Approv terlebih dahulu Cara input data baru (Detail): 1. Click Tabel (Grid) di bawah lalu click Insert Button (CTRL+I) a. Pilih Bahan baku yang akan di beli pada kotak isian Stock Code dengan cara click Kanan b. Input Qty dari bahan baku yang akan dibeli c. Input harga beli pada kotak isian Cost Price dari bahan baku yang sudah di sepakati d. Input discount yang di berikan oleh supplier e. Input keterangan (Remarks) jika di perlukan 2. Click Save Button(CTRL+S) Untuk menyimpan data Pada Tabel terakhir, Akan di tampilkan Informasi mengenai History dari Stock Code yang sudah pernah di buat pada PO sebelumnya Form Cancel PO Gambar 1.3 Form ini di gunakan untuk membatalkan PO yang sudah pernah di buat berdasarkan Nomor PO atau Stock Code (Bahan baku)

18 L18 Saat pertama kali form ini di buka akan langsung menampilkan daftar PO yang sudah pernah di buat. Cara menggunakan : a. Pembatalan berdasarkan Nomor PO Cari Nomor PO yang akan di batalkan, lalu click Cancel pada Check Mark Cancel b. Pembatalan berdasarkan Stock Code Cari Nomor PO yang akan di batalkan, lalu cari Stock Code yang akan di batalkan dan click Cancel pada Check Mark Cancel Setelah pembatalan selesai di lakukan click Save Button (CTRL+S)

19 L19 Module : Purchase Order SubModule : Goods Receive Note Form GRN Entry Gambar 1.4 Form ini di gunakan untuk menerima bahan baku yang di kirim oleh supplier berdasarkan PO yang sudah di buat Cara Input data baru 1. Click New Button (CTRL+N) a. Pilih Supplier yang mengirimkan barang dengan cara click kanan pada kotak isian supplier b. Input tgl GRN c. Input tgl Reference Date (jika ada) 2. Click Save Button (CTRL+S)

20 L20 Nomor GRN akan terbentuk secara otomatis dengan awalan (prefix) GN dan Tabel Dibawah akan terisi secara otomatis yang menampilkan PO-PO dari supplier yang di pilih sebelumnya. Setelah muncul PO-PO dari supplier yang mengirimkan barang, input receipt qty sesuai dengan jumlah bahan baku yang di terima. Setelah Penginputan transaksi penerimaan barang dari supplier (GRN) sudah selesai dilakukan dan tidak ada perubahan terhadap data, lakukan approval transaksi pada halaman selanjutnya, dengan cara meng Click nomor transaksi (bisa lebih dari satu transaksi)pada list transaksi lalu click Approve Button dan masukan password sebagai autentikasi user yang berwenang melakukan approval. Gambar 1.5

21 L21 Module : Purchase Order SubModule : Output Form Master File Listing Gambar 1.6 Form ini di gunakan untuk menampilkan report dari data master pada submodule Master File.

22 L22 Cara Menggunakan : Click judul report yang akan di tampilkan setelah itu click Print Button Form Edit Listing Gambar 1.7 Form ini di gunakan untuk menampilkan report dari transaksi-transaksi pada submodule Purchase Order dan GRN Entry yang statusnya BELUM di Approve. Cara Menggunakan : Click judul report yang akan di tampilkan setelah itu click Print Button

23 L23 Form Reports Gambar 1.8 Form ini di gunakan untuk menampilkan report dari transaksi-transaksi pada submodule Purchase Order dan GRN Entry yang statusnya SUDAH di Approve. Cara Menggunakan : Click judul report yang akan di tampilkan setelah itu click Print Button

24 L24