BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Persediaan Persediaan (inventory) adalah sumber daya ekonomi fisik yang perlu diadakan dan dipelihara untuk menunjang kelancaran produksi, meliputi bahan baku (raw material), produk jadi (finish product), komponen rakitan (component), bahan pembantu (substance material), dan barang sedang dalam proses pengerjaan (working in process inventory). Sedangkan persediaan yang diadakan mulai dari yang bentuk bahan mentah sampai dengan barang jadi antara lain berguna untuk dapat: 1. Untuk memelihara independensi atau kelangsungan operasi 2. Untuk memenuhi tingkat permintaan yang bervariasi 3. Untuk menerima manfaat ekonomi atas pemesanan bahan dalam jumlah tertentu 7

2 8 4. Untuk menyediakan suatu perlindungan terhadap variasi dalam waktu penyerahan bahan baku 5. Untuk menunjang fleksibilitas penjadwalan produksi Karena sangat luasnya pengertian dan jenis persediaan maka dalam pembahasan selanjutnya hanya akan menekankan pada masalah persediaan bahan baku carbon black. 2.2 Jenis Jenis Persediaan Persediaan dilihat dari jenis atau posisi dapat dibedakan sebagai berikut: 1. Persediaan bahan baku (Raw Material stock) yaitu persediaan dari barangbarang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari suplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakan nya. 2. Persediaan bagian produk (Purchased part) yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari part atau bagian yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan part lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (Supplies stock) yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusaahan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.

3 9 4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock) yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi 5. Persediaan barang jadi (Finished goods stock) yaitu barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. 2.3 Faktor faktor yang mempengaruhi Persediaan bahan baku Meskipun persediaan akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, namun perusahaaan tetap hati-hati dalam menentukan kebijakan persediaan. Persediaan membutuhkan biaya investasi dan dalam hal ini menjadi tugas bagi manajemen untuk menentukan investasi yang optimal dalam persediaan. Faktor yang mempengaruhi jumlah persediaan adalah: 1. Perkiraaan pemakaian bahan baku Penentuan besarnya persediaan bahan yang diperlukan harus sesuai dengan kebutuhan pemakaian bahan tersebut dalam satu periode produksi tertentu. 2. Harga bahan baku Harga bahan yang diperlukan merupakan faktor lainnya yang dapat mempengaruhi besarnya persediaan yang harus di adakan.

4 10 3. Biaya persediaan Terdapat beberapa jenis biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku, adapun jenis biaya persediaan adalah biaya pemesanan (order) dan biaya penyimpanan bahan gudang. 4. Waktu menunggu pesanan (LeadTime) Adalah waktu antara tenggang waktu sejak pesanan dilakukan sampai dengan saat pesanan tersebut masuk ke gudang. 2.4 Biaya Biaya yang Berkaitan dengan Persediaan Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya biaya-biaya variable dan untuk menentukan kebijakan persediaan yang perlu diperhatikan adalah bagaimana perusahaan dapat meminimalkan biaya-biaya. Biaya-biaya persediaan yang harus dipertimbangkan adalah sebagai berikut: 1. Biaya Penyimpanan (Holding cost/carrying costs) yaitu terdiri dari biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan jumlah persediaan, biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila jumlah bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan antara lain: a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan dan sebagainya);

5 11 b. Biaya modal (opportunity cost of capital), yaitu alternative pendapatan atas dana yang di investasikan dalam persediaan; c. Biaya penyusutan (shrinkage cost); d. Biaya stock opname; e. Biaya asuransi persediaan; f. Biaya penanganan persediaan dan sebagainya; Biaya-biaya tersebut diatas merupakan variabel, apabila bervariasi dengan tingkat persediaan. Adapun rumus dari total biaya penyimpanan (Carrying Costs) : (Render B. dan J. Heizer Operation Management.) Dimana : Q = Jumlah unit yang dipesan per order D = Kebutuhan bahan baku per tahun S = Biaya pemesanan per order 2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs). Biaya-biaya ini meliputi: a. Proses pemesanan dan biaya ekspedisi; b. Upah;

6 12 c. Biaya telepon; d. Pengeluaran surat-menyurat; e. Biaya pengepakan dan penimbangan; f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan; g. Biaya pengiriman ke gudang, dsb Adapun rumus dari total biaya pemesanan (Ordering Costs) : (Render B. dan J. Heizer Operation Management.) Dimana : H = Biaya unit penyimpanan per tahun Q = Jumlah unit yang dipesan per order 2.5 Peranan Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Untuk menentukan pengendalian persediaan bahan baku yang efektif maka diperlukan tujuan perencanaan yang efektif pula dan merupakan kegiatan pengendalian (Controlling). Adapun tujuan perencanaan bahan baku adalah: a. Agar jumlah persediaan bahan yang disediakan tidak terlalu sedikit juga terlalu banyak, artinya dalam jumlah yang cukup efisien dan efektif. b. Operasi perusahaan khususnya proses produksi dapat berjalan secara efisien dan efektif.

7 13 c. Implikasi penyediaan bahan yang efisien demi untuk kelancaran proses produksi, berarti harus disediakan investasi sejumlah modal dalam jumlah yang memadai. Untuk mengatur tingkat persediaan dalam jumlah, mutu, dan waktu yang tepat. Maka diperlukan pengendalian persediaan bahan yang efektif dan efisien. Untuk menentukan pengendalian persediaan maka harus memenuhi persyaratanpersyaratan sebagai berikut. a) Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu. b) Sentralisasi tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama manager dan supervisor gudang. c) Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. d) Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. e) Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukan jumlah yang dipesan yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang. f) Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung.

8 14 g) Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan seperti barang-barang yang telah lama dalam gudang dan barang barang yang sudah using atau kadaluarsa. h) Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin. Dalam suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu mempunyai tujuan tertentu. Tujuan pengendalian persediaan secara terinci antara lain : a. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. b. Menjaga supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan. c. Menjaga agar pembelian secara besar-besaran dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya penyimpanan terlalu besar. Dari keterangan diatas dapatlah dikatakan bahwa tujuan pengendalian persediaan adalah untuk memperoleh kualitas dan jumlah yang tepat dari bahanbahan atau barang-barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya yang minimum untuk keuntungan atau kepentingan perusahaaan.

9 Pengertian Economic Order Quantity (EOQ) Pengertian EOQ (Economic Order Quantity) adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Economic Order Point (EOQ) dapat dirumuskan : (Render B. dan J. Heizer Operation Management.) Dimana : D = Kebutuhan bahan baku per tahun S = Biaya pemesanan per order H = Biaya unit penyimpanan per tahun Model EOQ (Economic Order Quantity) diatas hanya dapat dibenarkan apabila asumsi-asumsi berikut dapat dipenuhi, meliputi : 1. Permintaan selama satu tahun (D) diketahui tetap dan tidak berubah 2. Harga bahan baku per unit (C) diketahui tetap dan tidak berubah 3. Biaya penyimpanan per unit per tahun tetap atau konstan 4. Biaya pemesanan per unit tetap atau konstan

10 16 5. Waktu antara pesanan yang dilakukan dan barang-barang yang diterima konstan 6. Tidak terjadi kekurangan bahan Metode EOQ (Economic Order Quantity) ini adalah metode yang digunakan untuk mencari titik keseimbangan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan agar diperoleh suatu biaya yang minimum. Atas dasar model EOQ (Economic Order Quantity) diatas maka untuk menghitung biaya persediaan variabel digunakan model Total Incremental Cost (TIC) yang dapat dirumuskan sebagai berikut: Dimana : (Prawirosentono, Suyadi Manajemen Operasi Analisis dan Studi Kasus) D = Kebutuhan bahan baku per tahun Q = Unit yang dipesan per order S = Biaya pesanan per tahun

11 17 H = Biaya unit penyimpanan per tahun Maka besarnya Biaya Total Persediaan : (Prawirosentono, Suyadi Manajemen Operasi Analisis dan Studi Kasus) Dimana : D = Kebutuhan bahan baku per tahun Q = Unit yang dipesan per order S = Biaya pesanan per tahun H = Biaya unit penyimpanan per tahun C = Harga bahan baku per unit

12 Lead time Lead time adalah interval waktu yang dibutuhkan antara penyampaian pesanan dan diterimanya pesanan bahan baku dari pemasok. Di PT Gajah Tunggal Tbk Lead time material carbon black sudah ditentukan oleh manajemen sebesar 2 bulan atau 60 hari. Hal ini disebabkan karena bahan baku carbon black merupakan bahan baku import, yang lead time-nya membutuhkan waktu yang relatif lama. Dihitung berdasarkan pertama kali buka PR (Purchase Requisition) lalu dilanjutkan dengan proses PO (Purchase order) kemudian disampaikan ke supplier sebagai kontrak pembelian sampai dengan pengiriman bahan baku carbon black ke PT. Gajah Tunggal. 2.8 Safety Stock (Persediaan Pengaman) Pengertian persediaan pengaman (Safety Stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out). Rumus untuk menghitung safety stock adalah : Safety factor ditentukan oleh service level

13 19 Tabel Safety Factor : Service Level (%) Safey Factor Sumber : Inventory Planning & Stock Control for Spare Part (Aspri Seminars) Standard deviasi merupakan hasil perhitungan yang menggunakan data permintaan selama periode yang bersangkutan. Rumus untuk menghitung standard deviasi (S) adalah Dimana : x = Aktual pemakaian xbar = rata-rata permintaan atau forecast

14 20 n = jumlah periode data permintaan (kalau jumlah data (n) kurang dari 30 pembaginya adalah n-1) Adapun faktor-faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman : 1. Penggunaan bahan baku rata-rata Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. 2. Faktor waktu atau lead time (Procurement time) Didalam pengisian kembali persediaan terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama antara saat mengadakan pesanan (order) untuk menggantikan atau pengisian kembali persediaan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut. 3. Penentuan besarnya penyediaan penyelamat (Safety Stock) Dalam menentukan besarnya persediaan penyelamat yang sebaiknya dipunyai perusahaan, haruslah didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yang rasional yang dapat diukur, sehingga dapat menghasilkan penentuan kebijaksanaan yang tepat dan dapat efektif.

15 Reorder Point (ROP) Selain memperhitungkan konsep EOQ (Economic Order Quantity), perusahaan juga perlu memperhitungkan kapan harus dilakukan pemesanan kembali (Re Order Point). Pengertian ReOrder Point (ROP) adalah strategi operasi persediaan merupakan titik pemesanan yang harus dilakukan suatu perusahaan sehubungan dengan adanya Lead Time dan Safety Stock Ada beberapa faktor untuk menentukan ROP (Re Order Point) diantaranya adalah: 1. Persediaan atau stock selama masa pengiriman 2. Tingkat pengamanan yang diinginkan Adapun rumus dari ROP (Re Order Point) adalah Dimana : ROP = Reorder Point Lead Time = Waktu tunggu Q = Penggunaan bahan baku rata-rata perhari 2.10 Hasil Penelitian Jurnal Lain Berdasarkan hasil penelitian pada UD In Ja Samarinda dapat disimpulkam bahwa dengan melakukan pengendalian persediaan menggunakan metode

16 22 perhitungan EOQ (Economic Order Quantity), maka terjadi efisiensi biaya persediaan sebesar 6.3% dari total biaya persediaan awal sebesar Rp. 1,241,549,731,- menjadi Rp. 1,162,578,296. Dengan menerapkan EOQ, maka dapat diketahui jumlah pemesanan optimal sehingga jumlah persediaan digudang dapat memenuhi permintaan customer. Penentuan safety stock akan membantu perusahaan dalam mengantisipasi adanya permintaan yang mendadak dalam jumlah besar atau faktor alam/lingkungan (force majeur) dan kendala transportasi yang menyebabkan Lead time pengiriman barang menjadi terganggu. Sedangkan Reorder point, dapat membantu pemilik UD In Ja untuk menentukan waktu terbaik dalam melakukan pemesanan kembali kepada supplier, yaitu pada saat persediaan mencapai jumlah tertentu dalam gudang.