BAB 4. Hasil dan Bahasan

Transkripsi

1 BAB 4 Hasil dan Bahasan Pada bab 4 akan membahas hasil penelitian yang telah dilakukan dengan menggunakan metode fit / gap analysisdan risk analysis. Fit / gap analysis bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan yang dimiliki oleh PT Dos Ni Roha, khususnya pada modul Material Management dengan ruang lingkup yang sudah dijabarkan pada Bab 1.Fit / gap analysis memiliki beberapa tahapan. Tahapan pertama yaitu menentukan requirement yang ada pada masing-masing proses (proses perencanaan & pembeliaan material dan proses penerimaan material) kemudian requirement tersebut akan diberi penilaian, dimana akan dilakukan 3 jenis penilaian (severity, priority, dan likelohood) dan dari ketiga jenis penilaian tersebut akan menghasilkan RPN (Ranking Priority Number). Tahapan kedua yaitu membuat ranking requirement yang dibuat setelah didapatkannya hasil dari RPN. Pada tahapan ranking requirement akan menghasilkan penjelasan mengenai seberapa besar tingkat prioritas requirement pada masing-masing proses. Terdapat 3 jenis prioritas, yaitu high, medium, dan low. Tahapan ketiga yaitu dibuatnya fit / gap analysis report, dimana di dalam laporan tersebut ditemukan rekomendasi yang dapat ditawarkan atas evaluasi user requirement yang memiliki kondisi gap. Tahapan keempat yaitu laporan dari fit / gap analysis tersebut akan dibuatkan persentase dan juga grafik yang dibuat berdasarkan kondisi (fit, partial fit, atau gap) dan juga rankprioritas (high, medium, atau low). Tahapan kelima adalah membuat Business Process List yang bertujuan untuk melihat setiap requirement tersebut merupakan old process (requirements yang memiliki kondisi fit), old process & new process (requirements yang memiliki kondisi partial fit) atau new process (requirements yang memiliki kondisi gap). 127

2 Fit / Gap analysis assessment Proses bisnis yang berjalan pada PT Dos Ni Roha dibagi menjadi dua kategori yaitu Proses Perencanaan dan Pembelian Material serta Proses Penerimaan Material, dimana sesuai dengan modul yang di gunakan yaitu modul SAP Material Management. Proses bisnis yang telah di kategorikan akan ditentukan prioritasnya terhadap setiap requirement. merupakan spesifikasi dari setiap proses bisnis yang sudah diimplementasikan, dan penjelasan tentang bagaimana sistem tersebut berjalan sesuai dengan kebutuhan. Begitu juga dengan bagian-bagian tertentu yang ada didalam sistem yang dapat dijadikan acuan dalam proses pengembangan sistem. Dengan adanya teknik Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) yang digunakan dalam menentukan prioritas pada failure mode (symptom bug) atau kualitas resiko yang ada pada fungsi, fitur, stribut, behavior, komponen, dan interface system. Isi dari setiap kolom dari requirement assessment adalah Severity, Priority, dan Likelihood yang bertujuan untuk memberikan penilaian terhadap requirement guna untuk menunjukan prioritas dari setiap requirement yang telah diidentifikasikan.

3 assessment pada proses perencanaan dan pembelian material Tabel 4.1 Assessment pada Proses Perencanaan dan Pembelian Material Proses Perencanaan dan Pembelian Material Activities s Severity Priority Likelihood RPN Forecasting Material Planning for Branch Material Planning for DC(Distribut ion Center 1. Forecasting diluar sistem. 2. Penentuan nilai safety stock, ROP (Re-order Point), max stock level secara akurat. 3. Upload data ke dalam sistem software SAP. 4. Pembuatan material planning. 1. Pembuatan PR untuk semua branches secara otomatis dan pengecekan requirement list. 2. STR dikonversikan menjadi STO untuk setiap branch. 3. Pembuatan material planning oleh IC apabila stock tidak mencukupi. 4. Pengalokasian stock ke branch. 1. Pembuatan MRP untuk kebutuhan DC. 2. Perubahan purchase requisition

4 130 Center) 3. Sistem meng-convert PR menjadi PO ke principal, apabila tidak terjadi perubahan didalam MRP. Activities s Severity Priority Likelihood RPN Non Regular Branch Purchasing for Local Trading Stock 1. STO oleh branch dengan menggunakan software SAP. 2. Pengalokasian persediaan stock ke branch. 3. Budget pembelian apabila stock di other branch tidak tersedia. 4. Konfirmasi branch untuk membuat reservasi yang baru. 5. Menghapus stock transfer order (STO) pada sistem. 6. Konfirmasi perpindahan stock dari other branch ke branch. 1. Penambahan requirements lain diluar dari planning. 2. Pembuatan purchase order (PO). 3. Pengiriman PO ke principal. 4. Goods receipt dari principal berdasarkan PO

5 assessment pada proses penerimaan material Tabel 4.2 Assessment pada Proses Penerimaan Material Proses Penerimaan Material Activities s Severity Priority Likelihood RPN Goods Receipt from Principal (Based On PO : Cross Dockingdan Stock) 1. Penandatanganan delivery note. 2. MIGO dengan menggunakan software SAP. 3. Pengalokasian material cross docking ke branch dan putaway jika material merupakan stock Goods Receipt from Principal (Based On PO : Direct) 1. Penandatanganan delivery note dan pembuatan berita acara jika tidak sesuai. 2. MIGO dengan menggunakan software SAP

6 Claim expedition terhadap material yang tidak dapat ditukar dan pembuatan sales order ke forwarder Activities s Severity Priority Likelihood RPN Goods Receipt from Branch Goods Receipt from DC(Distribut 1. Pengembalian material ke DC ataupun pengembalian material sample. 2. Pengembalian barang ke DC dan penandatanganan doc.receiving jika tidak terjadi perbedaan. 3. Putaway material yang tidak bad stock. 4. Claim material dengan kondisi bad stock ke principal. 5. Transfer material ke branch jika deficit. 6. Blocking material jika bad stock dan mengclaim ke principal. 1. Post good issue dan pembuatan goods issue for delivery

7 133 ion Center) 2. Penandatanganan DpN (Dispatch Note) 3. Pembuatan berita acara jika material tidak sesuai dengan dokumen. 4. MIGO dengan menggunakan software SAP. 5. Return goods ke DC dan sales order ke forwarder Activities s Severity Priority Likelihood RPN Goods Receipt from Other Branch 1. Stock transfer material dari other branch (sender) ke other branch (receiver) Penandatanganan DpN (Dispatch Note) Pembuatan berita acara jika material tidak sesuai dengan dokumen Good Receipt dengan menggunakan software SAP Transfer ke sender branch dan sales order to forwarder

8 134 Berdasarkan tabel 4.1 dan tabel 4.2 dapat disimpulkan bahwa dengan adanya total RPN tersebut kita dapat menentukan apakah requirement tersebut bernilai high, medium, atau low Ranking requirement Tahapan yang dilakukan setelah memperoleh hasil RPN dari setiap requirements adalah membuat tabel ranking requirement, dimana setiap requirement memiliki prioritas masing-masing. Terdapat 3 jenis prioritas, yaitu High, Medium, dan Low.

9 Ranking requirement pada proses perencanaan dan pembelian material Tabel 4.3 Ranking pada Proses Perencanaan dan Pembeliaan Material Proses Perencanaan dan Pembelian Material Activities s Rank Comment Membuat Forecasting High Medium Low 1. Forecasting diluar sistem. - - ini termasuk dalam kategori high karena pembuatan forecasting ini adalah proses pembuatan paling awal. Walapun terjadi di luar sistem, tetapi perhitungan perencanaan material harus dilakukan secara teliti agar perencanaan material yang dibutuhkan dapat diketahui. 2. Penentuan nilai safety stock, ROP (Reorder - - ini termasuk dalam kategori high karena Point), max stock level secara sangat dibutuhkan dalam pengadaan material dalam akurat. menentukan kapan material harus dibeli, berapa jumlah yang harus dibeli, serta berapa jumlah maximal stock di gudang agar stock tetap terjaga. 135

10 Upload data ke dalam sistem software - - ini termasuk dalam kategori medium SAP. karena sistem akan meng-upload perencanaan pengadaan material sesuai dengan forecasting yang telah dibuat. Sehingga apabila forecasting salah akan berakibat pada proses selanjutnya. 4. Pembuatan material planning. - - ini termasuk dalam kategori medium karena dengan adanya user manual, maka pembuatan material planning menjadi lebih cepat dan sangat membantu dalam perencanaan material. Activities s Rank Comment High Medium Low Material Planning for Branch 1. Pembuatan PR untuk semua branches secara otomatis dan pengecekan requirement list. - - ini termasuk dalam kategori medium kerena pada saat mengecek stock requirement list, sistem akan secara otomatis membuat purchase requisition, agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan material. 2. STR dikonversikan menjadi STO untuk setiap branch. - - ini termasuk dalam kategori medium karena sangat membantu dalam proses selanjutnya yaitu pembelian material yang ada di DC (Distribution Center).

11 Pembuatan material planning oleh IC apabila stock tidak mencukupi. - - ini termasuk dalam kategori medium karena dalam pembelian stock hanya dilakukan apabila stock tidak mencukupi, dan dapat menyebabkan keterlambatan apabila requirement ini tidak dipenuhi. 4. Pengalokasian stock ke branch secara manual. - - ini termasuk dalam kategori low karena requirement ini hanya mengalokasikan stock apabila barang sudah tersedia ke cabang-cabang. Activities s Rank Comment High Medium Low Material Planning for DC (Distribution Center) 1. Pembuatan MRP untuk kebutuhan DC. - - ini termasuk dalam kategori medium karena sistem secara otomatis akan memeriksa MRP dan Inventory control akan me-review hasil MRP yang sudah dibuat, sehingga membantu dalam proses selanjutnya membeli material ke principal. 2. Perubahan purchase requisition. - - ini termasuk dalam kategori low karena akan mempengaruhi MRP, apabila purchase reqsuisition tidak sesuai dengan MRP. 137

12 Sistem meng-convert PR menjadi PO ke principal, apabila tidak terjadi perubahan didalam MRP. - - ini termasuk dalam kategori medium karena membantu dalam pembelian material ke principal baik secara local maupun import. Activities s Rank Comment High Medium Low Non Regular Branch 1. STO oleh branch dengan menggunakan software SAP. - - ini termasuk dalam kategori high karena branch akan membuat STO apabila stock yang ada di cabang telah habis. 2. Pengalokasian persediaan stock ke - - ini termasuk dalam kategori medium branch. karena IC akan langsung mengalokasikan material ke branch apabila stock tersedia, tetapi apabila tidak maka akan mempengaruhi ke proses selanjutnya dalam pembelian material. 3. Budget pembelian apabila stock di other branch tidak tersedia. - - ini termasuk dalam kategori medium karena IC harus mengecek apakah sesuai dengan budget pembelian atau tidak, agar tidak terjadi over budget dalam satu cabang.

13 Konfirmasi branch untuk membuat reservasi yang baru. - - ini termasuk dalam kategori medium karena jika stock tersedia pada cabang lain, maka IC harus melakukan konfirmasi agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan STO. 5. Menghapus stock transfer order (STO) pada sistem. - - ini termasuk dalam kategori medium karena membantu dalam melihat status pembelian stock, dan tidak mempengaruhi proses selanjutnya. 6. Konfirmasi perpindahan stock dari other branch ke branch. - - ini termasuk dalam kategori medium karena pada saat perpindahan stock, branch dapat mengetahui other branch mana yang melakukan perpindahan stock, dan membantu other branch agar tidak terjadi kesalahan dalam mengririm materialke branch. Activities s Rank Comment High Medium Low Purchasing for 1. Penambahan requirements lain diluar - - ini termasuk dalam kategori low karena Local Trading dari planning. dalam requirement ini mempengaruhi proses Stock selanjutnya dalam membuat PO. 139

14 Pembuatanpurchase order (PO). - - ini termasuk dalam kategori high karena proses pembelian merupakan kebutuhan perusahaan dalam mendukung semua operasional perusahaan. Pembuatan PO mendukung proses pembelian karena akan dilakukan sesuai dengan permintaan dari IC. 3. Pengiriman PO ke principal. - - ini termasuk dalam kategori high karena PO yang sudah dibuat akan dicetak dan langsung dikirim ke principal. 4. Pembuatan goods receipt dari principal berdasarkan PO - - ini termasuk dalam kategori high karena pada requirement ini mempengaruhi persediaan stock dan sangat membantu dalam kegiatan operasional perusahaan Ranking requirement pada proses penerimaan material Tabel 4.4 Ranking pada Proses Penerimaan Material Proses Penerimaan Material Activities s Rank Comment High Medium Low Goods Receipt from Principal 1. Penandatanganan delivery note. - - ini termasuk dalam kategori low karena di dalam delivery note berisi informasi stock yang telah

15 137 (Based On PO : Cross Docking dan Stock) 2. MIGO dengan menggunakan software SAP. 3. Pengalokasian material cross docking ke branch dan putaway jika material merupakan stock dikirim berdasarkan purchase order, dan mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan material. - - ini termasuk dalam kategori high karena akan berdampak pada adanya perubahan di dalam purchase order cross docking atau stock dan master data. - - ini termasuk dalam kategori high karena berisi informasi mengenai material mana yang harus di alokasikan ke branch dan material mana yang harus di putaway. Activities s Rank Comment High Medium Low Goods Receipt from Principal (Based On PO : Direct) 1. Penandatanganan delivery note dan pembuatan berita acara jika tidak sesuai. - - ini termasuk dalam kategori low karena pada requirement ini berisi informasi yang akan berdampak pada purchase order direct dan master data. 2. MIGO dengan menggunakan software SAP. - - ini termasuk dalam kategori high karena akan berdampak pada adanya perubahan di dalam 141

16 purchase order direct dan master data. Goods Receipt from Branch 3. Claim expedition terhadap material yang tidak dapat ditukar dan pembuatan sales order to forwarder. - - ini termasuk dalam kategori high karena akan berdampak pada purchase order direct dan membantu branch inbound admin mengetahui stock mana yang dapat di claim dan stock mana yang akan di scrap. 1. Pengembalian barang ke DC dan - - ini termasuk dalam kategori low karena penanda- tanganan doc.receiving jika pengembalian material dilakukan berasal dari branch tidak terjadi perbedaan. dan akan berdampak pada persediaan material. 2. Pengembalian barang ke DC dan - - ini termasuk dalam kategori low karena penandatanganan doc.receiving jika mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan tidak terjadi perbedaan. material. 3. Putaway material yang tidak bad stock. - - ini termasuk dalam kategori medium karena requirement ini akan berdampak pada material yang ada di storage location dan mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan material. 4. Claim material dengan kondisi bad - - ini termasuk dalam kategori high karena stock ke principal. pada proses tersebut sangat mempengaruhi hubungan kerja antara perusahaan dengan principal. 5. Transfer material ke branch jika deficit. - - ini termasuk dalam kategori medium

17 139 karena requirement tersebut hanya melakukan transfer stock ke branch dan tidak begitu pengaruh terhadap kinerja proses yang lain. 6. Blocking material jika bad stock dan meng-claim ke principal. - - ini termasuk dalam kategori medium karena proses tersebut dilakukan jika IC-Claim Admin hanya menerima berupa dokumen dan di dalam dokumen tersebut berisi informasi tentang stock mana yang perlu di claim ke principal. Activities s Rank Comment Goods Receipt from DC (Distribution Center) High Medium Low 1. Post good issue dan pembuatan goods - - ini termasuk dalam kategori high karena issue for delivery. akan mempengaruhi pengiriman material ke logistic cabang. 2. Penandatanganan DpN (Dispatch Note). - - ini termasuk dalam kategori low karena DpN sangat mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan material. 3. Pembuatan berita acara jika material - - ini termasuk dalam kategori low karena di tidak sesuai dengan dokumen. dalam berita acara baik bagian IC, Stock Control, maupun KA dapat mengetahui informasi tentang kondisi stock saat itu. 4. MIGO dengan menggunakan software - - ini termasuk dalam kategori high karena 143

18 SAP. dalam requirement ini akan berdampak pada stock yang ada di storage location agar branch dapat mengetahui persediaan stock saat itu. 5. Return goods ke DC dan sales order ke forwarder. - - ini termasuk dalam kategori high karena akan mempengaruhi kualitas material yang ada di dalam branch jika material yang diterima terdapat kasus. Activities s Rank Comment Goods Receipt from Other Branch High Medium Low 1. Stock transfer material dari other - - ini termasuk dalam kategori high karena branch (sender) ke other branch dapat membantu pembagian jumlah stock antar branch. (receiver). 2. Penandatanganan DpN (Dispatch Note). - - ini termasuk dalam kategori low karena DpN sangat mempengaruhi proses selanjutnya dalam penerimaan material. 3. Pembuatan berita acara jika material - - ini termasuk dalam kategori low karena di tidak sesuai dengan dokumen. dalam berita acara baik bagian Branch Stock Control - Sender, BranchStock Control, maupun KA dapat mengetahui informasi tentang kondisi stock saat itu.

19 Good Receipt dengan menggunakan software SAP. - - ini termasuk dalam kategori high karena membantu branch dalam memantau setiap stock yang akan berdampak pada maximum stock yang ada di setiap branch. 5. Transfer ke sender branch atau membuat sales order to forwarder. - - ini termasuk dalam kategori high karena dalam proses ini sangat membantu Branch-Inbound Admin untuk mengetahui apakah material di transfer ke sender branch atau harus membuat sales order to forwarder. Activities s Rank Comment High Medium Low 145

20 Fit / Gap analysis report Tahapan yang selanjutnya dilakukan setelah membuat prioritas ranking pada setiap requirements yang ada di perusahaan adalah membuat laporan fit / gap analysis. Fit / gap analysis merupakan suatu metodologi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui, membandingkan, mengevaluasi, dan mengurutkan proses bisnis yang ada di perusahaan dengan sistem fungsi. Terdapat 3 kondisi pada setiap proses, yaitu fit (f), partial fit (pf), dan gap (g). Kemudian ditampilkan juga rank dari setiap kondisi tersebut, apakah high, medium atau low. Dengan mengetahui kondisi dari setiap proses maka dapat membantu perusahaan untuk mengetahui bahwa performa sistem yang sedang berjalan sudah mendukung proses bisnis perusahaan PT Dos Ni Roha. Sehingga perusahaan dapat memperbaiki secara langsung setiap fungsi atau requirement yang bernilai gap (g). Di dalam laporan ini terdapat juga tabel recommendation yang merupakan hasil rekomendasi yang dapat digunakan bagi perusahaan untuk memperbaiki setiap fungsi yang bernilai gap (g). Tabel dibawah merupakan laporan fit / gap analysis, yaitu sebagai berikut :

21 Fit / Gap analysis report pada proses perencanaan dan pembelian material Forecasting Tabel 4.5 Fit / Gap Analysis Report pada Forecasting No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 1.1 Forecasting di luar sistem. 1.2 Penentuan nilai safety stock, ROP (Re-order Point), Forecasting merupakan aktivitas yang dilakukan secara manual, dimana perhitungan forecasting dihasilkan bedasarkan penjualan 3 bulan terakhir dan stock yang masih tersedia di gudang. Dari perhitungan yang sudah dilakukan maka product analyst dapat mengetahui berapa jumlah material yang dibutuhkan. Dilakukannya perhitungan stock yang tersedia, apakah stock yang ada di gudang sudah mencapai ROP atau H F Pada saat 3 bulan terakhir, bagian IC akan membuat forecasting secara manual dengan menggunakan microsoft excel, karena dilakukan perhitungan secara manual maka bisa saja perhitungan yang dilakukan tidak akurat. H F Pada saat material sudah mencapai titik ROP, sistem akan memberikan 147

22 max stock level tidak. Aktivitas ini dilakukan untuk signal bahwa stock pada secara akurat menjamin ketersediaan stock selalu material sudah mencapai tetap terjaga. titik minimun, sehingga IC harus membuat material planning yang nantinya akan menjadi PO. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 1.3 Upload data ke dalam sistem software SAP. 1.4 Pembuatan material planning. Setelah perhitungan perencanaan pengadaaan material telah selesai dilakukan maka product analyst akan meng-upload nya ke sistem SAP. Data perencanaan pengadaan material yang telah diolah oleh product analyst sudah diupload ke SAP maka secara otomatis akan terbentuk material M F Walaupun material planning dibuat secara otomatis. Namun, bagian IC tetap harus mengupload data forecasting terlebih dahulu. M F Setelah data di-upload ke sistem maka secara otomatis sistem akan membuat material

23 145 planning planning. Material planning for branch Tabel 4.6 Fit / Gap Analysis Report pada Material Planning for Branch No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 2.1 Pembuatan PR untuk semua branches secara otomatis dan pengecekan requirement list. 2.2 STR dikonversikan menjadi STO untuk setiap Allocation planner akan mengecek terlebih dahulu stock requirement list yang telah diperoleh berdasarkan forecasting yang sudah dilakukan, kemudian secara otomatis PR (purchase requisition) bagi cabang akan dibuatkan. PR yang sudah dibuat akan menjadi STR (stock transfer requirement). STR yang telah sesuai akan dikonversikan oleh sistem menjadi M F IC mengecek stock requirement list terlebih dahulu dan akan dikonversikan menjadi PR dengan menggunakan t-code MD04. M F Sistem akan merubah STR menjadi STO. 149

24 branch. STO (stock transfer order), yaitu bahwa divisi IC akan melakukan pendistribusian atau perpindahan stock material ke setiap cabang yang membutuhkan. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 2.3 Pembuatan material planning oleh IC apabila stock tidak mencukupi. 2.4 Pengalokasian stock ke branch. Stock yang disimpan di warehouse sudah tidak cukup untuk memenuhi setiap kebutuhan cabang. Oleh karena itu, IC akan melakukan pembelian berdasarkan material planning yang telah dibuat. Stock yang berada di warehouse sudah cukup dengan kebutuhan yang dibutuhkan oleh cabang. Sehingga stock tersebut akan segera dialokasikan ke cabang yang membutuhkan tersebut. M F IC membuat material planning apabila material stock sudah mencapai titik minimum. L F Pengalokasian material dilakukan secara fisik.

25 147 Material planning for DC (Distribution Center) Tabel 4.7 Fit / Gap Analysis Report pada Material Planning for DC No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 3.1 Pembuatan MRP untuk kebutuhan DC. 3.2 Perubahan purchase requisition. Stock material di DC (warehouse) sudah mencapai batas minimum. Oleh karena itu, IC akan membuat MRP kemudian meninjau hasil MRP yang telah dibuat tersebut, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan. MRP kemudian akan menjadi PR (purchase requisition), tetapi apabila terjadi perubahan stock maka IC dapat merubah PR tersebut. M F Pembuatan MRP sudah menggunakan sistem dengan t-code MD01/MD03 sehingga IC hanya me-review hasil dari MRP. L F PR akan dibuat secara otomatis sesuai dengan MRP yang telah dibuat oleh IC dengan menggunakan t-code ME52N. 151

26 Sistem mengconvert PR menjadi PO ke principal, apabila tidak terjadi perubahan didalam MRP. MRP yang sudah sesuai dengan kebutuhan DC, kemudian akan dikonversikan menjadi PO yang akan diberikan kepada principal M F Sistem akan merubah PR menjadi PO dengan menggunakan t-code ME57. Non Regular branch requirement Tabel 4.8 Fit / Gap Analysis Report pada Non Regular Branch No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 4.1 STO oleh branch dengan menggunakan software SAP. STO dibuat apabila ketersediaan stock di cabang sudah tidak mencukupi lagi. DC memiliki ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi kebutuhan sehingga cabang membuat H F STO akan dibuat secara otomatis oleh sistem dengan menggunakan t- code ME27.

27 149 STO. Apabila stock di DC tersedia, maka stock tersebut akan dialokasikan ke cabang tersebut. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 4.2 Pengalokasian persediaan stock kebranch. 4.3 Budget pembelian apabila stock di other branch tidak tersedia. Stock di DC tidak mencukupi maka IC allocation planner akan mengecek ketersediaan stock di cabang lain, apakah cukup untuk membantu memenuhi kebutuhan stock cabang yang membuat STO. Apabila mencukupi maka stock tersebut akan dialokasikan ke branch yang membutuhkan tersebut. Pada saat melakukan pengecekan ketersediaan stock, ternyata baik di DC maupun di cabang lain tidak mencukupi sehingga pihak IC akan memerikasa budget perusahaan untuk M F Pada saat sistem melakukan pengecekan stock, sistem akan menginformasikan bahwa stock yang ada di warehouse mencukupi kebutuhan branch. M F Budget pembeliaan yang dikelola oleh IC masih secara manual, sehingga dapat menimbulkan masalah, seperti 153

28 melakukan pembelian. overbudgeting. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 4.4 Konfirmasi Pada saat melakukan pengecekan M PF Apabila stock tersedia di Reservasi baru yang branch untuk ternyata cabang lain memiliki stock cabang lain maka IC dilakukan oleh cabang, membuat yang cukup maka pihak IC akan akan membuat reservasi dapat menjadi referensi baru reservasi yang mengkonfirmasikan kepada cabang baru secara manual, bagi STO yang nantinya baru. yang telah membuat STO untuk dimana dalam membuat akan diupdate. membuat reservasi yang baru. reservasi secara manual dapat memakan waktu lama dalam proses perpindahan stock. 4.5 Menghapus stock Setelah mengkonfirmasikan kepada M G Sistem akan menghapus Pada saat membuat transfer order cabang yang membuat STO untuk STO yang sudah dibuat reservasi baru, STO yang (STO) pada membuat reservasi baru, IC akan oleh cabang, dimana sudah dibuat tidak perlu sistem. menghapus STO (stock transfer order) penghapusan STO dihapus, melainkan cukup yang telah dibuat sebelumnya. dilakukan oleh IC dengan diupdate saja, sehingga t-code ME22N. cabang memiliki history di sistem.

29 Konfirmasi Penghapusan STO dilanjutkan dengan M PF IC akan menghapus STO STO yang tidak dihapus, perpindahan memberikan konfirmasi perpindaham setelah itu akan akan IC berikan kepada stock dari other stock dari cabang lain yang memiliki menginformasikan cabang lain (sender) sebagai branch ke stock ke cabang yang membutuhkan kepada cabang lain untuk dokumen yang akan branch. stock. melakukan moving stock memicu adanya pergerakan material dari cabang lain ke cabang (sender). Purchasing for local trading stock Tabel 4.9 Fit / Gap Analysis Report pada Purchasing for Local Trading Stock No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 5.1 Penambahan requirements lain diluar dari planning. Sebelum melakukan pembelian stock material, terlebih dahulu product analyst membuat material planning bedasarkan requirements dan juga requirements diluar dari material L F Sistem akan membuat material planning dan adanya penambahan material planning diluar dari kebutuhan yang ada. 155

30 Pembuatan purchase order (PO). No Company planning yang telah dibuat. Divisi IC tepatnya bagian product H F Setelah pembuatan analyst akan membuat PO berdasarkan material planning maka dari material planning yang telah sistem secara otomatis dibuat. akan membuat PO dengan t-code ME21N. Description Rank Degree Evaluation of Fit Recommendation 5.3 Pengiriman PO ke principal. PO yang sudah dibuat kemudian akan diberikan kepada principal. Namun, H F PO yang sudah dibuat nantinya akan dikirimkan sebelum dikirim ke principal terlebih ke principal secara dahulu product analyst mengupdate manual dengan budget pembeliaan perusahaan. menggunakan atau telepon sehingga user lain banyak yang tidak mengetahui dan kurang efisien dan efektif dalam pengiriman PO. 5.4 Goods receipt dari PO yang sudah dikirim ke principal H F Goods receipt akan

31 153 principal berdasarkan PO akan dibuatkan goods receipt apabila barang sudah tiba di DC. dilakukan menggunakan sistem SAP apabila material yang dipesan ke principal sudah tiba Fit /Gap analysis report pada proses penerimaan material Goods receipt from principal (based on PO : cross docking dan stock) Tabel 4.10 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Principal Material (Based On PO : Cross Docking dan Stock) No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 6.1 Penandatanganan delivery note. Material dan delivery note diterima oleh GR foreman kemudian dokumen tersebut ditandatangani apabila material dan dokumen delivery note tidak sesuai maka GR foreman akan menginformasikan ke IC. L F Penandatanganan delivery note dilakukan secara manual, dimana dilakukan untuk memastikan bahwa material dengan dokumen yang diterima sesuai, sehingga dapat 157

32 MIGO dengan menggunakan software SAP. 6.3 Pengalokasian material cross docking ke branch dan putaway jika material merupakan stock No Company melanjutkan ke tahap selanjutnya. Delivery note yang sudah H F Pada saat ini IC ditandatangani akan diberikan kepada menggunakan sistem DC-inbound admin untuk selanjutnya SAP untuk melakukan dilakukan MIGO. MIGO. Setelah melakukan MIGO, DCinbound H F Delivery note akan di cek admin akan mengecek oleh GR Foreman secara terlebih dahulu apakah barang tersebut manual, tipe PO apakah merupakan referensi dari PO dengan yang diterima. tipe cross docking atau stock. Description Rank Degree Evaluation of Fit Recommendation

33 155 Goods receipt from principal (based on PO : direct) Tabel 4.11 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Principal Material (Based On PO : Direct) No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 7.1 Penandatanganan delivery note dan pembuatan berita acara jika tidak sesuai. Delivery note akan diperiksa apakah sesuai dengan material yang diterima dan akan dibuatkan berita acara oleh logistik cabang apabila terjadi ketidaksesuaian antara dokumen dengan material yang ada, L F Penandatanganan delivery note dilakukan secara manual, dimana dilakukan untuk memastikan bahwa material dengan dokumen yang diterima sesuai, karena apabila tidak sesuai, maka IC akan membuat berita acara yang dibuat 3 rangkap. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation 159

34 of Fit 7.2 MIGO dengan menggunakan software SAP. 7.3 Claim expedition terhadap material yang tidak dapat ditukar dan pembuatan sales order to forwarder. Delivery note yang sudah ditandatangani akan diberikan kepada branch inbound admin untuk selanjutnya dilakukan MIGO. Branch inbound admin akan menukar material yang rusak apabila masalah tersebut disebabkan oleh principal dan apabila masalah ditimbulkan oleh karena forwader maka akan dibuatkan sales order to forwader. H F Pada saat ini IC menggunakan sistem SAP untuk melakukan MIGO H F Apabila material yang diterima dalam keadaan rusak atau cacat, maka material akan di claim ke principal oleh IC claim admin, tetapi apabila kesalahan tersebut tidak disebabkan oleh principal, maka akan di buat sales orderto forwarder.

35 157 Goods receipt from branch Tabel 4.12 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Branch No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 8.1 Pengembalian material ke DC ataupun pengembalian material sample. No Company Dibuatnya material document L F Proses pengembalian movement 303 oleh pihak cabang yang material yang telah berisikan material apa saja yang akan dikembalikan ke DC. dipinjamkan oleh DC ke cabang dilakukan secara manual beserta dengan material document movement diberikan secara bersamaan. Description Rank Degree Evaluation of Fit Recommendation 8.2 Pengembalian barang ke DC dan penanda- tanganan Material yang telah diterima, terlebih dahulu diperiksa apakah sesuai dengan material document movement 303 L F Doc.receiving akan langsung ditanda tangani apabila barang sesuai 161

36 doc.receiving jika tidak terjadi perbedaan. 8.3 Putaway material yang tidak bad stock. No Company yang diterima oleh GR foreman lalu dengan dokumen yang dokumen tersebut akan telah diterima. ditandatangani, Material yang telah diterima akan M F Material akan di cek diperiksa keadaan fisiknya. Material kembali oleh DCinbound yang memiliki kualitas yang buruk admin, karena akan diblock, tetapi material dengan apabila terdapat material kualitas yang baik akan dilakukan yang bad stock, maka putaway. sistem akan mem-block secara otomatis dengan menggunakan t-code MB1B. Description Rank Degree Evaluation of Fit Recommendation 8.4 Claim material dengan kondisi Material yang sudah di-putaway akan di-claim ke principal oleh IC-claim H F Material akan langsung di claim ke principal bad stock ke admin. apabila tidak terjadi principal. deficit. 8.5 Transfer material Material yang telah diterima ternyata M F Jika terjadi deficit, maka

37 159 ke branch jika deficit. 8.6 Blocking material jika bad stock dan meng-claim ke principal. No Company kurang sehingga dilakukan stock DC-inbound admin akan transfer ke cabang, dimana cabang melakukan stock transfer akan mengembalikan material yang to branch dengan kurang ke DC. menggunakan t-code MB1B. GR foreman hanya menerima M F Pengecekan ini hanya dokumen saja dan ternyata material dilakukan apabila ICclaim tersebut dalam keadaaan rusak maka admin menerima IC-claim admin akan mem-block berupa dokumen saja, material tersebut kemudian melakukan tetapi material akan tetap claim ke principal. di block dengan menggunakan t-code MB1B apabila material yang diterima dalam keadaan bad stock. Description Rank Degree Evaluation of Fit Recommendation 163

38 Goods receipt from DC (Distribution Center) Tabel 4.13 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from DC (Distribution Center) No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 9.1 Post good issue dan pembuatan DC akan mendistribusikan material ke cabang sehingga dilakukan post good H F Sistem akan melakukan good issue (BMM0308), goods issue for issue ke sistem agar jumlah material dimana akan delivery. di DC berkurang. menghasilkan 3 jenis dokumen, yaitu DpN, shipping document, dan shipping document expedition. Material yang dikirimkan ke cabang secara otomatis akan mengurangi jumlah stock yang tersedia di DC. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation

39 161 of Fit 9.2 Penandatanganan DpN (Dispatch Note). 9.3 Pembuatan berita acara jika material tidak sesuai dengan dokumen. Pengecekan dokumen dan material dilakukan oleh logistik cabang, setelah itu dokumen akan ditandatangani kemudian diserahkan ke branch inbound admin. Ketidaksesuaian antara material dan dokumen akan diinformasikan ke stock control dan selanjutnya akan dibuatkan berita acara yang akan diberikan ke IC, stock control, dan KA. L F Material akan dikirim bersamaan dengan DpN ke cabang, setelah sudah diterima maka pihak logistik cabang akan memeriksa terlebih dahulu kesesuain antara fisik (material) dengan dokumen yang sudah diterima kemudian DpN akan ditandatangani. L F Dokumen yang diterima oleh logistik cabang ternyata tidak sesuai dengan material yang telah diterima sehingga hal tersebut akan memicu dibuatnya berita acara, 165

40 dimana sebelumnya hal tersebut harus diinformasikan terlebih dahulu ke stock control. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 9.4 MIGO dengan menggunakan software SAP. 9.5 Return goods ke DC dan sales order to forwarder. Delivery note yang sudah ditandatangani akan memicu dilakukannya MIGO oleh branch inbound admin. Diterimanya material yang rusak atau berlebihan maka cabang akan mentransfernya kembali ke DC, tetapi apabila material rusak bukan kesalahan dari DC maka branch inbound admin akan membuat sales to forwader. H F Branch inbound admin akan menggunakan sistem SAP untuk melakukan MIGO apabila DpN sudah ditandatangani. H F Dilakukannya pengembalian material ke DC diakibatkan adanya masalah pada material yang telah diterima oleh cabang dengan user manual

41 163 BMM0406, tetapi apabila masalah tersebut dikarenakan kesalahan yang dilakukan oleh forwader maka branch inbound admin akan membuat sales order to forwader. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit Goods receipt from other branch Tabel 4.14 Fit / Gap Analysis Report pada Goods Receipt from Other Branch No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 10.1 Stock transfer material dari Ketidaktersediaan stock di cabang memicu terjadinya transfer material H F Material yang dibutuhkan oleh cabang 167

42 other branch antara cabang dengan cabang lain. ternyata tersedia di (sender) ke other cabang lain, sehingga branch (receiver). terjadinya stock transfer antar cabang. Kegiatan moving stock tersebut memicu sistem untuk membuat 2 dokumen, yaitu DpN dan juga shipping document expedition. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 10.2 Penandatanganan DpN (Dispatch Note). Pengecekan dokumen dan material dilakukan oleh logistik cabang, setelah itu dokumen akan ditandatangani kemudian diserahkan ke branch inbound admin. L F Material akan dikirim bersamaan dengan DpN ke cabang, setelah sudah diterima maka pihak logistik cabang akan memeriksa terlebih dahulu kesesuain antara

43 165 fisik (material) dengan dokumen yang sudah diterima kemudian DpN tersebut akan ditandatangani. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation of Fit 10.3 Pembuatan berita Ketidaksesuaian antara material dan L F Dokumen yang diterima acara jika dokumen akan diinformasikan ke oleh logistik cabang material tidak stock control dan selanjutnya akan ternyata tidak sesuai sesuai dengan dibuatkan berita acara yang akan dengan material yang dokumen. diberikan ke branch stock controlsender, branch stock control, dan KA. telah diterima sehingga hal tersebut akan memicu dibuatnya berita acara, dimana sebelumnya hal tersebut harus diinformasikan terlebih dahulu ke stock control. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation 169

44 of Fit 10.4 Good Receipt dengan menggunakan software SAP. Delivery note yang sudah ditandatangani, memicu dilakukannya goods receipt, tetapi apabila terjadi masalah dengan material yang telah diterima maka material tersebut akan ditransfer kembali ke cabang pengirim. H F Penandatanganan delivery note oleh bagian logistik cabang, kemudian akan diberikan ke branch inbound admin untuk dilakukan goods receipt dengan tcode MBSU mvt 305. Namun, bila ditemukannya masalah pada material maka material tersebut akan ditransfer kembali ke cabang pengirim. No Company Description Rank Degree Evaluation Recommendation

45 167 of Fit 10.5 Transfer ke sender branch dan sales order to forwarder. Mentransfer kembali material yang telah diterima ke cabang pengirim dilakukan apabila terdapat masalah yang disebabkan oleh cabang pengirim. Namun, apabila masalah disebabkan oleh karena forwader maka pihak branch inbound admin akan membuat sales order to forwader. H F Masalah pada material harus diperiksa terlebih dahulu, masalah apa yang menyebabkan kerusakan pada material yang telah diterima, apabila kesalahan ditimbulkan oleh cabang pengirim maka akan ditransfer kembali, tetapi bila masalah tersebut disebabkan oleh forwader maka branch inbound admin akan membuatkan sales order to forwader. 171

46 172 Analisis pada proses perencanaan dan permintaan material serta proses penerimaan material yang dilakukan dengan menggunakan fit / gap analysis, menjelaskan apakah requirement yang berjalan di perusahaan sudah sesuai (fit) dengan sistem SAP yang digunakan oleh perusahaan atau terdapat kesenjangan (gap) antara requirement dengan sistem SAP. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan maka didapatkan requirement yang dalam kondisi gap dan partial fit. Setelah ditemukan gap dan partial fit maka langkah selanjutnya yaitu dengan merencanakan solusi yang tepat sehingga performa requirement dapat memberikan hasil yang maksimal. Kolom rank pada tabel, berfungsi untuk menginformasikan bahwa dari setiap masing-masing requirement yang ada memiliki tingkat kepentingan. Berdasarkan analisis diatas, ditemukan bahwa requirement dengan kondisi gap dan partial fit termasuk dalam rank medium. Oleh karena itu, dapat terlihat jelas bahwa requirement tersebut memiliki tingkat kepentingan yang cukup tinggi sehingga harus diidentifikasi solusi apa yang dapat digunakan sehingga requirement dengan kondisi gap dan partial fit dapat diminimalisasi atau dihilangkan agar requirement tersebut dapat memberikan kinerja atau performa yang maksimal Hasil fit/gap analysis report Hasil laporan dari metodologi fit / gap analysis yang sudah dilakukan akan memperoleh hasil yang menjelaskan mengenai performa antara proses bisnis dengan sistem fungsi. Hasil dari fit / gap analysis report akan menjabarkan persentasi proses yang mengalami kondisi fit (f), partial fit (pf), dan gap (g) dan juga berapa hasil persentase rank dengan nilai high, medium atau low dari masingmasing proses.

47 Hasil dari degree of fit keseluruhan proses a. Hasil dari degree of fit pada proses perencanaan dan pembelian material Pada proses ini terdapat 21 requirements, yang terdiri dari 18 requirements dengan kondisi fit (f) dengan persentase (%) 85,71%, 2 requirements dengan kondisi partial fit (pf) dengan persentase (%) 9,53%,dan 1 requirement dengan kondisi gap (g) dengan persentase 4,76(%)%. b. Hasil dari degree of fit pada proses penerimaan material Pada proses ini terdapat 22 requirements, yang teridiri dari 22 requirements dengan kondisi fit (f) dengan persentase (%) 100%, 0 requirement dengan kondisi partial fit (pf) dengan persentase (%) 0%, dan 0 requirement dengan kondisi gap (g) dengan persentase (%) 0%. Tabel 4.15 Hasil Degree of Fit dari Keseluruhan Proses Percentage (%) of Degree of Fit Fit (F) Partial Fit (PF) Gap (G) Process Total Percent Total Percent Total Percent age age (%) age (%) s (%) s s Proses Perenca naan dan Pembeli an Material 18 85,71 2 9,53 1 4,76

48 174 Percentage (%) of Degree of Fit Fit (F) Partial Fit (PF) Gap (G) Total Percent Total Total Percentage Total Process s age (%) s Require ments (%) Require ments Proses Penerim aan Material Tabel 4.15 menjelaskan hasil keseluruhan degree of fit yang didapatkan berdasarkan penilaian yang dilakukan pada saat membuat fit / gap analysis report. Terdapat 43 requirements dari yang terdiri dari 21 requirements dari proses perencanaan dan pembelian material dan 22 requirements dari proses penerimaan material. Gambar 4.1 Grafik Hasil Degree of Fit dari Keseluruhan Proses

49 175 Gambar 4.1 merupakan grafik berupa diagram tabung yang menggambarkan mengenai hasil keseluruhan degree of fit dari setiap proses yang sedang berlangsung atau berjalan di dalam proses bisnis perusahaan yang diperoleh berdasarkan penilaian yang telah dilakukan pada saat membuat fit / gap analysis report Hasil dari ranking requirements pada keseluruhan proses a. Hasil dari ranking requirements pada proses perencanaan dan pembelian material Total requirements pada proses perencanaan dan pembelian material adalah 21 requirements, dengan pendeskripsian rank sebagai berikut : Rank high terdapat 6 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 6 requirements dengan persentase (%) 28,57%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirements dengan persentase (%) 0%. Rank medium terdapat 12 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 9 requirements dengan persentase (%) 42,86%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 2 requirements dengan persentase (%) 9,53%, dan kondisi gap (g) sebanyak 1 requirement dengan persentase (%) 4,76%. Rank low terdapat 3 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 3 requirement dengan persentase (%) 14,28%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap(g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%.

50 176 Tabel 4.16 Hasil Ranking dari Proses Perencanaan dan Pembelian Material Percentage (%) of Ranking Fit (F) Partial Fit (PF) Gap (G) Rank Total Percentag Total Percentag Total Percentag Requirem e (%) Requirem e (%) Requirem e (%) ents ents ents High 6 28, Medium 9 42,86 2 9,53 1 4,76 Low 3 14, Tabel 4.16 menjelaskan hasil ranking requirements pada proses perencanaan dan pembelian material. Dimana pada proses tesebut terdapat 21 requirements. Gambar 4.2 Grafik Hasil Ranking dari Proses Perencanaan dan Pembelian Material Gambar 4.2 merupakan grafik dalam bentuk diagram tabung yang menggambarkan mengenai hasil ranking requirement pada proses perencanaan dan pembelian

51 177 material yang sedang berjalan di dalam proses bisnis perusahaan. b. Hasil dari ranking requirements pada proses penerimaan material Total requirements pada proses penerimaan material adalah 22 requirements, dengan pendeskripsian rank sebagai berikut : Rank high terdapat 11 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 11 requirements dengan persentase (%) 50%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%. Rank medium terdapat 3 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 3 requirements dengan persentase (%) 13,64%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%. Rank low terdapat 8 requirements dengan kondisi fit (f) sebanyak 8 requirements dengan persentase (%) 36,36%, kondisi partial fit (pf) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%, dan kondisi gap (g) sebanyak 0 requirement dengan persentase (%) 0%.

52 178 Tabel 4.17 Hasil Ranking dari Proses Penerimaan Material Percentage (%) of Ranking Fit (F) Partial Fit (PF) Gap (G) Rank Total Percentag Total Percentag Total Percentag Require e (%) Require e (%) Require e (%) ments ments ments High Medium 3 13, Low 8 36, Tabel 4.17 menjelaskan hasil ranking requirements pada proses penerimaan material. Dimana pada proses tesebut terdapat 22 requirements. Gambar 4.3 Grafik Hasil Ranking dari Proses Penerimaan Material Gambar 4.3 merupakan grafik dalam bentuk diagram tabung yang menggambarkan mengenai hasil ranking

53 179 requirement pada proses penerimaan material yang sedang berjalan di dalam proses bisnis perusahaan. Setelah mengidentifikasi fit, partial fit, dan gap pada setiap requirement serta tingkat kepentingan dari masing-masing requirement. Penjelasan diatas memaparkan hasil yang sudah didapat dalam bentuk persentase (dengan skala 0% - 100%) dan juga grafik batang. Informasi yang didapat, yaitu bahwa pada proses perencanaan dan pembelian material terdapat requirement yang harus diperbaharui karena ditemukan gap dan partial fit serta memiliki tingkat kepentingan dengan rank medium Business process list Business process list pada proses perencanaan dan pembelian material Tabel 4.18 Business Process List pada Proses Perencanaan dan Pembelian Material No Company 1.1 Forecasting diluar sistem. 1.2 Penentuan nilai safety Description Forecasting merupakan aktivitas yang dilakukan secara manual, dimana perhitungan forecasting dihasilkan bedasarkan penjualan 3 bulan terakhir dan stock yang masih tersedia di gudang. Dari perhitungan yang sudah dilakukan maka product analyst dapat mengetahui berapa jumlah material yang dibutuhkan. Dilakukannya perhitungan stock yang tersedia, apakah Old Process New Process Keteran gan - Old - Old

54 180 stock, ROP (Re-order Point), max stock level secara akurat Company No 1.3 Upload data ke dalam sistem software SAP. 1.4 Pembuatan material planning. 2.1 Pembuatan PR untuk semua branches secara otomatis dan pengecekan requirement list. 2.2 STR dikonversika stock yang ada di gudang sudah mencapai ROP atau tidak. Aktivitas ini dilakukan untuk menjamin ketersediaan stock selalu tetap terjaga. Description Setelah perhitungan perencanaan pengadaaan material telah selesai dilakukan maka product analyst akan meng-upload nya ke sistem SAP. Data perencanaan pengadaan material yang telah diolah oleh product analyst sudah diupload ke SAP maka secara otomatis akan terbentuk material planning Allocation planner akan mengecek terlebih dahulu stock requirement list yang telah diperoleh berdasarkan forecasting yang sudah dilakukan, kemudian secara otomatis PR (purchase requisition) bagi cabang akan dibuatkan. PR yang sudah dibuat akan menjadi STR (stock transfer Old Process New Process Keteran gan - Old - Old - Old - Old

55 n menjadi STO untuk setiap branch. No Company 2.3 Pembuatan material planning oleh IC apabila stock tidak mencukupi. 2.4 Pengalokasia n stock ke branch. 3.1 Pembuatan MRP untuk kebutuhan DC. requirement). STR yang telah sesuai akan dikonversikan oleh sistem menjadi STO (stock transfer order), yaitu bahwa divisi IC akan melakukan pendistribusian atau perpindahan stock material ke setiap cabang yang membutuhkan. Description Stock yang disimpan di warehouse sudah tidak cukup untuk memenuhi setiap kebutuhan cabang. Oleh karena itu, IC akan melakukan pembelian berdasarkan material planning yang telah dibuat. Stock yang berada di warehouse sudah cukup dengan kebutuhan yang dibutuhkan oleh cabang. Sehingga stock tersebut akan segera dialokasikan ke cabang yang membutuhkan tersebut. Stock material di DC (warehouse) sudah mencapai batas minimum. Oleh karena itu, IC akan membuat MRP kemudian 181 Old New Keteran Process Process gan - Old - Old - Old

56 Perubahan purchase requisition. No Company 3.3 Sistem mengconvert PR menjadi PO ke principal, apabila tidak terjadi perubahan didalam MRP. 4.1 STO oleh branch dengan menggunaka n software SAP. meninjau hasil MRP yang telah dibuat tersebut, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan. MRP kemudian akan menjadi PR (purchase requisition), tetapi apabila terjadi perubahan stock maka IC dapat merubah PR terdebut. Description MRP yang sudah sesuai dengan kebutuhan DC, kemudian akan dikonversikan menjadi PO yang akan diberikan kepada principal STO dibuat apabila ketersediaan stock di cabang sudah tidak mencukupi lagi. DC memiliki ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi kebutuhan sehingga cabang membuat STO. Apabila stock di DC tersedia, maka stock tersebut akan dialokasikan ke cabang tersebut. - Old Old New Keteran Process Process gan - Old - Old

57 4.2 Pengalokasia n persediaan stock ke branch. No Company 4.3 Budget pembelian apabila stock di other branch tidak tersedia. 4.4 Konfirmasi branch untuk membuat reservasi yang baru. 4.5 Menghapus stock transfer Stock di DC tidak mencukupi maka IC allocation planner akan mengecek ketersediaan stock di cabang lain, apakah cukup untuk membantu memenuhi kebutuhan stock cabang yang membuat STO. Apabila mencukupi maka stock tersebut akan dialokasikan ke cabang yang membutuhkan tersebut. Description Pada saat melakukan pengecekan ketersediaan stock, ternyata baik di DC maupun di cabang lain tidak mencukupi sehingga pihak IC akan memerikasa budget perusahaan untuk melakukan pembelian. Pada saat melakukan pengecekan ternyata cabang lain memiliki stock yang cukup maka pihak IC akan mengkonfirmasikan kepada cabang yang telah membuat STO untuk membuat reservasi yang baru. Setelah mengkonfirmasikan kepada cabang yang Old Old Process New Keteran Process gan - Old Update - New

58 184 order (STO) pada sistem. 4.6 Konfirmasi perpindahan stock dari other branch ke branch. No Company 5.1 Penambahan requirements lain diluar dari planning. 5.2 Pembuatan purchase order (PO). 5.3 Pengiriman PO ke principal. membuat STO untuk membuat reservasi baru, IC akan memnghapus STO (stock transfer order) yang telah dibuat sebelumnya. Penghapusan STO oleh dilanjutkan dengan memberikan konfirmasi perpindahanstock dari cabang lain yang memiliki stock ke cabang yang membutuhkan stock. Description Sebelum melakukan pembelian stock material, terlebih dahulu product analyst membuat material planning bedasarkan requirements dan juga requirements diluar dari material planning yang telah dibuat. Divisi IC tepatnya bagian product analyst akan membuat PO berdasarkan dari material planning yang telah dibuat. PO yang sudah dibuat kemudian akan diberikan kepada principal. Namun, sebelum dikirim ke principal terlebih dahulu Old Process Update New Keteran Process gan - Old - Old - Old

59 5.4 Goods receipt dari principal berdasarkan PO. product analyst mengupdate budget pembeliaan perusahaan. PO yang sudah dikirim ke principal akan dibuatkan goods receipt apabila barang sudah tiba di DC. - Old Business process list pada proses penerimaan material Tabel 4.19 Business Process List pada Proses Penerimaan Material No Company 6.1 Penandatangana n delivery note. 6.2 MIGO dengan menggunakan software SAP. 6.3 Pengalokasian material cross docking ke Description Material dan delivery note diterima oleh GR foreman kemudian dokumen tersebut ditandatangani apabila material dan dokumen delivery note tidak sesuai maka GR foreman akan menginformasikan ke IC. Delivery note yang sudah ditandatangani akan diberikan kepada DCinbound admin untuk selanjutnya dilakukan MIGO. Setelah melakukan MIGO, DC-inbound admin akan mengecek terlebih dahulu Old Process NewPr ocess Keterang an - Old - Old - Old

60 186 branch dan putaway jika material merupakan stock apakah barang tersebut merupakan referensi dari PO dengan tipe cross docking atau stock. No Company 7.1 Penandatangana n delivery note dan pembuatan berita acara jika tidak sesuai. 7.2 MIGO dengan menggunakan software SAP. 7.3 Claim expedition terhadap material yang tidak dapat ditukar dan pembuatan sales order ke forwarder. Description Delivery note akan diperiksa apakah sesuai dengan material yang diterima dan akan dibuatkan berita acara oleh logistik cabang apabila terjadi ketidaksesuaian antara dokumen dengan material yang ada, Delivery note yang sudah ditandatangani akan diberikan kepada branch inbound admin untuk selanjutnya dilakukan MIGO. Branch inbound admin akan menukar material yang rusak apabila masalah tersebut disebabkan oleh principal dan apabila masalah ditimbulkan oleh karena forwader maka akan dibuatkan sales order to forwader. Old Process New Process Keterang an - Old - Old - Old

61 No Company 8.1 Pengembalian material ke DC ataupun pengembalian material sample. 8.2 Pengembalian barang ke DC dan penandatanganan doc.receiving jika tidak terjadi perbedaan. 8.3 Putaway material yang tidak bad stock. 8.4 Claim material ke principal jika tidak deficit. 8.5 Transfer material ke branch jika deficit. Description Dibuatnya material document movement 303 oleh pihak cabang yang berisikan material apa saja yang akan dikembalikan ke DC. Material yang telah diterima, terlebih dahulu diperiksa apakah sesuai dengan material document movement 303 yang diterima oleh GR foreman lalu dokumen tersebut akan ditandatangani, Material yang telah diterima akan diperiksa keadaan fisiknya. Material yang memiliki kualitas yang buruk akan di-block, tetapi material dengan kualitas yang baik akan dilakukan putaway. Material yang sudah diputaway akan di-claim ke principal oleh IC-claim admin. Material yang telah diterima ternyata kurang sehingga dilakukan stock transfer ke cabang, dimana cabang akan 187 Old New Keterang Process Process an - Old - Old - Old - Old - Old

62 Blocking material jika bad stock dan meng-claim ke principal. No Company 9.1 Post good issue dan pembuatan goods issue for delivery. 9.2 Penandatangana n DpN (Dispatch Note) 9.3 Pembuatan berita acara jika material tidak sesuai dengan dokumen. mengembalikan material yang kurang ke DC. GR foreman hanya menerima dokumen saja dan ternyata material tersebut dalam keadaaan rusak maka IC claim admin akan mem-block material tersebut kemudian melakukan claim ke principal. Description DC akan mendistribusikan material ke cabang sehingga dilakukan post good issue ke sistem agar jumlah material di DC berkurang. Pengecekan dokumen dan material dilakukan oleh logistik cabang, setelah itu dokumen akan ditandatangani kemudian diserahkan ke branch inbound admin. Ketidaksesuaian antara material dan dokumen akan diinformasikan ke stock control dan selanjutnya akan dibuatkan berita acara yang akan diberikan ke IC, stock - Old Old New Keterang Process Process an - Old - Old - Old

63 9.4 MIGO dengan menggunakan software SAP. 9.5 Return goods ke DC dan sales order ke forwarder. No Company 10.1 Stock transfer material dari other branch (sender) ke other branch (receiver) Penandatangana n DpN (Dispatch Note) Pembuatan berita acara jika material tidak control, dan KA. Delivery note yang sudah ditandatangani akan memicu dilakukannya MIGO oleh branch inbound admin. Diterimanya material yang rusak atau berlebihan maka cabang akan mentransfernya kembali ke DC, tetapi apabila material rusak bukan kesalahan dari DC maka branch inbound admin akan membuat sales to forwader. Description Ketidaktersediaan stock di cabang memicu terjadinya transfer material antara cabang dengan cabang lain. Pengecekan dokumen dan material dilakukan oleh logistik cabang, setelah itu dokumen akan ditandatangani kemudian diserahkan ke branch inbound admin. Ketidaksesuaian antara material dan dokumen akan diinformasikan ke Old - Old Old New Keterang Process Process an - Old - Old - Old

64 190 sesuai dengan dokumen Good Receipt dengan menggunakan software SAP. No Company 10.5 Transfer ke sender branch dan sales order to forwarder. stock control dan selanjutnya akan dibuatkan berita acara yang akan diberikan ke branch stock control-sender, branch stock control, dan KA. Delivery note yang sudah ditandatangani, memicu dilakukannya goods receipt, tetapi apabila terjadi masalah dengan material yang telah diterima maka material tersebut akan ditransfer kembali ke cabang pengirim. Description Mentransfer kembali material yang telah diterima ke cabang pengirim dilakukan apabila terdapat masalah yang disebabkan oleh cabang pengirim. Namun, apabila masalah disebabkan oleh karena forwader maka pihak branch inbound admin akan membuat sales order to forwader. - Old Old New Process Process Keterang an - Old Berdasarkan tabel 4.18 dan tabel 4.19 dapat disimpulkan bahwa requirement yang memiliki kondisi gap dan partial fit (new process) membutuhkan perbaikan sesuai dengan

65 191 rekomendasi yang telah diberikan pada tabel Fit/Gap Analysis Report. Sedangkan untuk requirement yang memiliki kondisi fit (old process) tidak diperlukan perubahan, tetapi dapat dikembangkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 4.2 Risk analysis Pada tahap sebelumnya telah dibahas mengenai analisis setiap kebutuhan dengan menggunakan metode fit/gap analysis. Tahap selanjutnya yaitu menggunakan metode risk analysis, yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar dampak yang ditimbulkan dari setiap requirement serta mengidentifikasi setiap risiko yang diperoleh apabila tidak menjalankan rekomendasi yang telah di jelaskan pada tahap sebelumnya. Risk Analysis digunakan pada setiap requirement atau fungsi yang memiliki kategori degree of gap dan partial fit. Dimana dalam menganalisis terdapat penilaian kemungkinan (probability), yaitu seberapa besar kemungkinan risiko tesebut terjadi serta penilaian dampak (impact), yaitu bagaimana dampak dari risiko tersebut dapat mempengaruhi proses bisnis perusahaan. Hasil dari risk analysis dapat dijadikan sebagai masukan dalam pengambilan keputusan. Tahap pertama dalam pembuatan risk analysis yaitu dengan membuat Risk Ranking Table, yang berguna untuk mengurutkan risiko berdasarkan nilainya. Setelah itu akan melakukan pemetaan terhadap risiko kedalam risk probability impact matrix.

66

67 Risk ranking Tabel 4.20 Risk Ranking Table No Recommendation Risk Identification Probability Impact 1 Konfirmasi branch Reservasi baru yang dilakukan 1. Terjadinya missed communication L L untuk membuat oleh cabang, dapat menjadi karena reservasi baru dilakukan via reservasi yang baru. referensi bagi STO yang nantinya telepon. akan diupdate. 2 Menghapus stock Pada saat membuat reservasi baru, 1. Pada saat stock opname terdapat M H transfer order (STO) STO yang sudah dibuat tidak selisih antara material yang ada di pada sistem. perlu dihapus, melainkan cukup sistem dengan material fisik. diupdate saja, sehingga cabang memiliki history di sistem. 2. Sulit mendeteksi alur pergerakan material, karena tidak tercatat M M history nya. 3 Konfirmasi STO yang tidak dihapus, akan IC 1. Adanya perpindahan stock yang L M perpindahan stock dari berikan kepada cabang lain tidak tercatat pada sistem other branch ke branch. (sender) sebagai dokumen yang

68 200 akan memicu adanya pergerakan material dari cabang lain ke cabang (sender). 193

69

70 Hasil pemetaan risk analysis Tahap selanjutnya dalam menganalisis risiko tersebut adalah pemetaan hasil dari risk analysis table tersebut ke dalam risk probability impact matrix. Pemetaan ini berguna untuk melihat dan membaca hasil dari analisis risiko-risiko tersebut serta memberitahukan risiko mana yang akan memberikan pengaruh yang besar pada perusahaan. Gambar berikut ini adalah risk probability impact matrix dan cara membaca data tabel di bawah ini yang terdiri dari nomor-nomor adalah: Nomor pertama adalah nomor user requirement pada risk ranking table Nomor kedua adalah nomor risiko dari user requirement tertentu pada risk ranking table. Tabel 4.21 Risk Probability Impact Matrix Probability High Medium Low Low Medium High Impact Berdasarkan pemetaan di atas, ditemukan bahwa risiko dari requirement yang memiliki probability medium dan impact high adalah risiko nomor 2.1, sehingga apabila risiko tersebut terjadi maka risiko tersebut yang akan menjadi prioritas utama yang harus ditindaklanjuti terlebih dahulu. Berikut ini adalah penjelasan dari pemetaan diatas: Kriteria High Low (HL) Kriteria HL (High Low), yaitu probability high dan impact low, merupakan kriteria yang menunjukkan risiko yang dipetakan ke dalam

71 195 kriteria ini mempunyai kemungkinan atau probability terjadinya tinggi dan dapat berdampak kecil ataupun tidak berpengaruh pada aktivitas utama yang ada di dalam proses bisnis di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria High Low (HL). Kriteria High Medium (HM) Kriteria HM (High Medium), yaitu probability high dan impact medium, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di dalam kriteria ini mempunyai kemungkinan atau probability terjadinya tinggi dan risiko yang terjadi menimbulkan dampak yang cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan, tetapi tidak menghambat proses bisnis yang berjalan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria High Medium (HM). Kriteria High High (HH) Kriteria HH (High High), yaitu probability high dan impact high, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya tinggi dan dampak yang ditimbulkan akan sangat besar terhadap aktivitas utama proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria High High (HH). Kriteria Medium Low (ML) Kriteria ML (Medium Low), yaitu probability medium dan impact low, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan dampak dari risiko yang terjadi cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis yang berjalan, tetapi tidak menghambat proses bisnis di dalam perusahaan Berdasarkan pemetaan risiko pada

72 196 tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria Medium Low (ML). Kriteria Medium Medium (MM) Kriteria MM (Medium Medium), probability medium dan impact medium, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan dapat menimbulkan dampak yang cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis yang berjalan, tetapi tidak menghambat proses bisnis secara keseluruhan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Medium Medium (MM), yaitu risiko dengan nomor 2.2. Risiko 2.2 muncul karena terjadi kesalahan pada proses menghapus STO (Stock Transfer Order) pada sistem. Bila risikorisiko ini tidak diatasi, maka risiko-risiko tersebut dapat mempengaruhi aktivitas dalam mengkonfirmasi branch untuk membuat reservasi baru. Aktivitas menghapus STO dapat menimbulkan masalah dalam menelusuri alur pergerakan material yang terjadi didalam perusahaan karena tidak adanya history, sehingga pada saat adanya selisih material maka sulit dan perlunya waktu yang banyak untuk mencari tahu jalur pergerakan material, tetapi hal ini tidak menghambat proses bisnis utama yang berjalan di perusahaan Kriteria Medium High (MH) Kriteria MH (Medium High) ), probability medium dan impact high, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya cukup tinggi dan dampak yang ditimbulkan akan sangat tinggi terhadap aktivitas utama proses bisnis yang berjalan di perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Medium High (MH), yaitu risiko dengan nomor 2.1.

73 197 Risiko 2.1 dapat terjadi karena kesalahan pada saat mengahapus STO, apabila pada saat dilakukan stock opname ditemukan adanya selisih antara material yang ada pada sistem dengan material fisik maka akan memberikan hambatan pada saat bagian auditor akan mengaudit inventory perusahaan. Dimana nantinya perbedaan material pada saat stock opname akan mempengaruhi laporan laba dan rugi perusahaan. Kriteria Low Low (LL) Kriteria LL (Low Low), yaitu probability low dan impact low, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan di kriteria ini mempunyai kemungkinan risiko terjadi rendah dan akan berdampak sangat kecil bahkan dapat tidak berpengaruh pada aktivitas utama dari proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Low Low (LL), yaitu risiko dengan nomor 1.1. Risiko 1.1 dapat terjadi karena pada saat membuat reservasi baru, aktivitas tersebut dilakukan via telepon, sehingga bisa saja adanya kesalahpahaman atau missed communication pada saat aktivitas berjalan. Kriteria Low Medium (LM) Kriteria LM (Low Medium), yaitu probability low dan impact medium, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan kedalam kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya relatif rendah dan dampak dari risiko yang terjadi akan berpengaruh cukup tinggi pada aktivitas utama dari proses bisnis yang berjalan, namun tidak menghambat proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, terdapat 1 requirement yang memiliki kriteria Low Medium (LM), yaitu risiko dengan nomor 3.1.

74 198 Risiko 3.1 muncul karena kesalahan dalam mengkonfirmasi perpindahan stock dari other branch ke branch. Risiko seperti pada saat melakukan perpindahan stock, aktivitas tersebut tidak tercatat di sistem, hal tersebut dapat menagkibatkan material stock di cabang lain (sender) mengalami selisih. Kriteria Low High (LH) Kriteria LH (Low High) ), yaitu probability low dan impact high, merupakan kriteria yang menunjukkan bahwa risiko yang dipetakan kedalam kriteria ini mempunyai kemungkinan terjadinya relatif kecil dan dampak dari risiko yang terjadi sangat berpengaruh pada aktivitas utama dari proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Berdasarkan pemetaan risiko pada tabel 4.21, tidak terdapat requirement yang sesuai dengan kriteria Low High (LH) Risk analysis report Tabel 4.22 Risk Analysis Report Process Probability Impact Assessment Total H.H H.M H.L M.H M.M M.L L.H L.M L.L Perencan aan & Pembeli an Material Penerim aan Material % 25% % 25% 100% Setelah dilakukan identifikasi risiko dengan membuat risk ranking table dan pemetaan risiko tersebut ke dalam probability

75 199 impact matrix. Pada tabel 4.22 menjelaskan mengenai persentase prioritas risiko pada setiap proses. Penilaian tabel 4.22 dapat dilihat berdasarkan proses perencanaan dan pembelian material dari user requirement dengan kondisi gap dan partial fit, yaitu timbulnya : Probability high dan impact high, dengan persentase 0% Probability high dan impact medium, dengan persentase 0% Probability high dan impact low, dengan persentase 0% Probability medium dan impact high, dengan persentase 25%. Probability medium dan impact medium, dengan persentase 25%. Probability medium dan impact low, dengan persentase 0%. probability low dan impact high, dengan persentase 0%. Probability low dan impact medium, dengan persentase 25%. Probability low dan impact low, dengan persentase 25%. 4.3 Overview recommendation and solution Pada tahap sebelumnya telah di evaluasi setiap aktivitas yang ada di dalam perusahaan, yaitu requirement assessment dan ranking requirement. Tahap selanjutnya yaitu menjelaskan hasil recommendation dari setiap aktivitas yang terdapat pada tabel fit/gap analysis report secara rinci,dimana setiap rekomendasi telah ditetapkan sebelumnya pada saat pembuatan tabel fit/gap analysis report. Begitu juga dengan solusi yang akan diputuskan berdasarkan hasil rekomendasi tersebut. Solusi yang diputuskan berupa detail action plan dan business impactberupa adanya perubahan pada proses bisnis, teknologi, dan lain sebagainya.

76 Overview recommendation Proses perencanaan dan pembelian material Non regular branch requirement No. 4.1 Kebutuhan Mengkonfirmasi branch untuk membuat reservasi yang baru. Recommendation Reservasi baru yang dilakukan oleh cabang, dapat menjadi referensi bagi STO yang nantinya akan diupdate. Rank Medium Degree of Fit Partial Fit Overview Pada saat branch kekurangan stock, branch akan membuat STO ke IC, tetapi pada saat IC tidak memiliki stock lebih, maka IC akan mencari stock tersebut ke branch lain, dan apabila branch tersebut memiliki stock yang dibutuhkan, IC akan membuat reservasi baru ke branch yang kekurangan stock. Berikut ini langkah-langkah pada saat melakukan pemindahan stock ke branch: Langkah pertama yaitu membuka sistem SAP dan mengetik T-Code VL10D. Gambar di bawah ini merupakan layar pertama pada saat membuka t-code tersebut.

77 201 Gambar 4.4 Screen 1 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Kemudian SAP akan menampilkan gambar 4.4. Pada gambar 4.4 ini merupakan screen ke 2, setelah meng-click T-Code VL10D. Setelah itu akan terlihat beberapa field yang harus di isi seperti shipping point, delivery creation, material, dan plant.

78 202 Gambar 4.5 Screen 2 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber: Manager IT PT Dos Ni Roha) Setelah itu langkah kedua adalah mengisi field field di atas dengan data dibawah ini: Tabel 4.23 Keterangan Input Field Field Isian Deskripsi Shipping point 1200 Shipping point 1200 menandakan Delivery creation bahwa semua permintaan cabang dikirim melalui DC dari storage location utama. Kosongkan Material 091* 091* artinya semua permintaan cabang non regular untuk principal rembaka (Lihat tabel principal non regular planning)

79 203 Plant Bila isian dikosongkan maka semua permintaan cabang akan di display bila diisi untuk cabang tertentu maka isi sesuai dengan tabel plant. Bila semua field sudah terisi maka click icon maka SAP akan menampilkan 4.6 seperti dibawah ini. Gambar 4.6 Screen 2 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber: Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 4.6 adalah hasil dari semua permintaan branch. Setelah hasil ini keluar tahap berikutnya adalah untuk reallocation / allocation to branch / purchasing order. Bila merealokasikan STO ini dari branch branch lain maka STO yang dibuat dihapus.

80 204 No. 4.2 Kebutuhan Menghapus stock transfer order (STO) pada sistem. Recommendation Pada saat membuat reservasi baru, STO yang sudah dibuat tidak perlu dihapus, melainkan cukup diupdate saja, sehingga cabang memiliki history di sistem. Rank Medium Degree of Fit Gap Overview Setelah membuat reservasi baru, maka pihak IC akan menghapus STO yang sudah dibuat terlebih dahulu oleh cabang. No. 4.3 Kebutuhan Mengkonfirmasi perpindahan stock dari other branch ke branch. Recommendation STO yang tidak dihapus, akan IC berikan kepada cabang lain (sender) sebagai dokumen yang akan memicu adanya

81 pergerakan material dari cabang lain ke cabang (sender) 205 Rank Medium Degree of Fit Partial Fit Overview Proses penghapusan dokumen STO dilakukan apabila ternyata permintaan cabang ke DC ternyata dipenuhi oleh branch lain (bukan oleh DC). Langkah pertama yaitu mengclick T-Code ME22N. Setelah itu SAP akan menampilkan layar sebagai berikut: Gambar 4.7 Screen 1 dengan T-Code ME22N (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha)

82 206 Pada lingkaran pertama, pilih other purchase order dan setelah itu maka akan tampil box select document isi pada lingkaran kedua nomor STO yang akan dihapus.setelah itu pilih material yang akan dibatalkan atau pilih select all (icon ) untuk membatalkan semua material, kemudian click icon setelah itu click icon dan item tiap STO atau per nomor STO akan batal. Gambar 4.8 Screen 2 System SAP PT Dos Ni Roha (Sumber: Manager IT PT Dos Ni Roha) Pada gambar 4.8 menunjukkan screen pada saat membuat reservasi baru yang dibuat oleh IC. Field yang akan diisi seperti item, jumlah PO quantity yang akan dipesan IC untuk membeli kepada principal, setelah itu delivery date, dan storage location.