SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF PADA BAGIAN ADMINISTRASI KREDIT PD BPR BANK SOLO S K R I P S I Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi Oleh Dina Setya Ariyani 162009019 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA 2013 i
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah yang memelihara apa yang ada di langit dan apa yang ada di bumi, Dialah yang Maha Bijaksana lagi Maha Mengetahui sehingga dapat menuntun Penulis untuk menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi yang berjudul Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif Pada Bbagian Administrasi Kredit PD BPR Bank Solo dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana. Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis. 2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis. 3. Arief Sadjiarto, S.E, M.Pd. selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi yang senantiasa memotivasi penulis dalam penyusunan skripsi. 4. Dra. Sri Muryani, MM. selaku dosen pembimbing skripsi serta selaku wali studi yang banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada v
penulis dalam penyusunan skripsi dan menuntut ilmu di Pendidikan Ekonomi. 5. Bapak Ibu dosen Pendidikan Ekonomi, Pak Boetje, Pak Kusjadi, Pak Alex, Pak Bambang, Pak Arief, Ibu Entri, Ibu Sri Muryani. 6. Seluruh pegawai PD BPR Bank Solo yang telah membantu penulis dalam menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan penulis sampai penyusunan skripsi dapat diselesaikan dengan baik. 7. Ayah tercinta yang telah bekerja keras dan selalu memberikan dukungan, motivasi, dan harapan besar sebagai semangat dan kekuatan penulis serta Ibu yang selalu berdoa dan memberikan kasih sayang yang tak ternilai harganya sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di Pendidikan Ekonomi. I Love U Mom & I Heart U Dad 8. Rizal Satria SH, Mbak Neni Maristiana, Diki Setya Pambudi Utama (adekq tersayang), kakak-kakakku, sahabat, Penyemangat, dan Motivator terbaik yang selalu memberikan dukungan dan kekuatan dalam segala hal. 9. Seluruh rekan-rekan seperjuangan Sri Lestari, Teguh Wahyu Aji, Dewi Anjani, Onny Yonada, Tira Kardinawati, Diah Aristanti, Melani, Tri Rahayu (trex), Auliya, Arum terima kasih untuk kerjasama, bantuan, kebersamaan, dan persahabatannya. Teman-teman angkatan 2009 khususnya konsentrasi perkantoran dan teman-teman PE 2009 pada umumnya yang telah memberikan motivasi dan dukungannya. 10. Semua rekan peserta ujian 9 September 2013 Megawati, Angga, Nova Akmalia, Diah Aristanti, Karina Han, Novita Ambarsari, Permana Aji, vi
Vichi, Sabet, dan semua teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut memberikan dukungan selama ujian berlangsung. Penulis berharap semoga Tuhan memberikan berkat dan anugerah-nya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi tentang sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif. Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka penyempurnaan skripsi ini. Salatiga, September 2013 Penulis vii
MOTTO Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan Maka apabila kamu telah selesai, Kerjakanlah dengan sungguh-sungguh yang lain Dan hanya kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap (Q.S Alam Nasrah : 6, 7, 8) Orang yang berakal tidak akan bosan untuk Meraih manfaat berfikir, Tidak putus asa dalam menghadapi keadaan Dan tidak akan pernah berhenti Dari berfikir dan berusaha (Aidh bin Abdullah Al-Qarni) Besar kecilnya keberhasilan Anda Hampir dipastikan Ditentukan oleh besar kecilnya Kepercayaan Anda Gagal mempersiapkan adalah mempersiapkan untuk gagal (Dina Setya Ariyani) viii
PERSEMBAHAN Skripsi ini memberikan pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga, Skripsi ini saya persembahkan bagi mereka yang berarti dalam hidup saya : Bapak dan Ibu yang sangat aku cintai dan aku banggakan Kakak dan adikku yang aku sayangi Motivator dan penyemangat hidupku Serta semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini ix
ABSTRAK Arsip merupakan sumber informasi, pusat ingatan dan bukti autentik yang sangat penting bagi kelancaran kegiatan perkantoran. Manajemen kearsipan yang baik diperlukan oleh semua kantor untuk memperlancar kegiatan perkantoran. Penelitian ini dimulai pada tanggal 29 Maret 2013 dan berakhir pada 12 Juli 2013. Masalah penelitian ini adalah Bagaimanakah sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo. Tujuan penelitan ini untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data diperoleh dari pengamatan, wawancara, dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan prosedur analisis model interaktif dari Miles dan Hubberman yang mencakup proses koleksi data, reduksi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan Sistem penyimpanan arsip adalah Sentralisasi. Arsip aktif dan inaktif dikelola secara Sentralisasi oleh petugas administrasi kredit. Penataan arsip dinamis inaktif belum sesuai dengan Renstra PD BPR Bank Solo 2011 yang diterbitkan oleh Bank Indonesia. Tidak ada pegawai khusus kearsipan, pegawai yang didaulat untuk menangani arsip adalah pegawai itu sendiri yaitu pegawai administrasi kredit. Peralatan yang digunakan belum memadahi dan tidak digunakan dengan maksimal. Ruangan penyimpanan arsip inaktif menjadi satu dengan ruang kerja pegawai yaitu dibawah meja kerja pegawai. Pemusnahan belum pernah dilakukan. Kata kunci : system, arsip, dinamis x
DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah... 1 1.2. Rumusan Masalah... 5 1.3. Tujuan Penelitian... 6 1.4. Signifikansi Penelitian... 6 1.5. Keterbatasan Penelitian... 6 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Arsip... 8 2.1.1. Pengertian Arsip... 8 2.1.2. Wujud Arsip... 9 2.1.3. Penggolongan Arsip... 9 2.1.4. Sistem Penyimpanan Arsip... 10 2.1.5. Penemuan Kembali Arsip... 12 2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip... 14 2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip... 16 2.2. Sistem... 16 2.2.1. Arti Sistem... 16 2.2.2. Arti Sistem Filing... 17 2.2.3. Sistem Kearsipan... 21 2.2.4. Sistem Penyimpanan Arsip... 23 2.3. Manajemen Kearsipan... 24 2.3.1. Sistem Penyimpanan Arsip... 25 2.4. Dokumentasi dan Administrasi Kredit... 25 2.4.1. Pengurusan Tata Cara Pengadministrasian Kredit... 27 2.4.2. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis... 29 2.4.3. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip... 31 2.4.4. Penemuan Kembali Arsip... 35 2.4.5. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik... 37 xi
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Jenis dan Metode Penelitian... 39 3.2. Tempat dan Waktu Penelitian... 39 3.3. Sumber Data... 40 3.4. Metode Pengumpulan Data... 40 3.5. Instrumen Penelitian... 44 3.6. Metode Analisis Data... 45 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Hasil Penelitian... 48 4.1.1. Visi dan Misi PD BPR Bank Solo... 48 4.1.2. Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo... 49 4.1.3. Gambar Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Bank Solo... 51 4.1.4. Sistem Pengelolaan Kearsipan di PD BPR Bank Solo... 53 1. Sistem Penyimpanan Arsip di PD BPR Bank Solo... 53 2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo... 55 3. Penataan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo... 58 4. Ruang Khusus... 59 5. Peralatan yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip... 60 6. Perawatan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo... 76 7. Penemuan Kembali Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo... 76 8. Pemusnahan Arsip... 78 4.2. Pembahasan... 78 4.2.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan... 78 4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip... 80 4.2.2.1.Pengurusan Dokumen Penting... 81 4.2.2.2.Pengurusan Dokumen Monitoring... 81 4.2.3. Penataan Arsip di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit... 83 4.2.4. Peralatan Penyimpanan Arsip... 85 4.2.5. Ruang Penyimpanan Arsip... 86 4.2.6. Perawatan Arsip... 86 xii
4.2.7. Penemuan Kembali Arsip... 87 4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip... 88 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan... 89 5.2. Saran... 90 DAFTAR PUSTAKA... 92 xiii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Tabel 3.1. Tabel 6.1. Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya... 22 Data, Jenis Data, dan Cara Pengumpulan Data... 44 Kegiatan Penelitian di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit... 93 Tabel 6.2. Rangkuman Kegiatan Peneliti... 118 Tabel 6.3. Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo... 131 Tabel 6.4. Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo... 135 Tabel 6.5. Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo... 137 Tabel 6.6. Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo... 140 xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Sistem Kearsipan... 18 Gambar 3.1. Analisis Data Kualitatif... 46 Gambar 4.1. Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo... 49 Gambar 4.2. Sistem Pengelolaan Arsip PD BPR Bank Solo... 51 Gambar 6.1. Penyajian Data... 122 xv
DAFTAR LAMPIRAN Data Collection Tabel 6.1 Kegiatan Penelitian di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit... 93 Data Reduction Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti... 118 Data Display Gambar 6.1 Penyajian Data... 122 Keterangan Data Display... 123 Conclution Drawing/Verifying... 124 Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo... 125 Tahapan Pemberian Kredit... 126 Flow Chart Tahapan Pemberian Kredit... 127 Foto-foto... 128 Tabel 6.3 Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo... 128 Tabel 6.4 Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo... 135 Tabel 6.5 Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo... 137 Tabel 6.6 Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo... 140 xvi