PEKELILING BENDAHARI BIL 5/2006 PEJABAT BENDAHARI No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh Kuatkuasa : 21 Jun 2006 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Kampus Cawangan Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Ketua Unit Kewangan Zon/ Bahagian UiTM Shah Alam Y.Bhg Prof.Dato / Datin / Tuan / Puan, 1.0 TUJUAN PENGURUSAN DOKUMEN BAYARAN Pekeliling ini dikeluarkan bertujuan untuk memaklumkan tatacara pengurusan dan pengendalian dokumen-dokumen yang diperlukan bagi prosesan bayaran. 2.0 LATARBELAKANG 2.1 Arahan Perbendaharaan 103 menetapkan semua bil bagi barang yang dibeli atau perkhidmatan dilaksanakan yang telah sampai dibayar dengan segera tidak lewat dari sebulan dari tarikh bil diterima. 2 Bil/ inbois/ surat/ borang tuntutan bayaran/ pemulangan/ pelarasan pendahuluan serta salinan asal Pesanan Jabatan adalah dokumen penting dalam proses pengurusan bayaran. Dokumen 1
tersebut merupakan sebagai daripada surat-menyurat yang diterima oleh Pusat Tanggungjawab (Fakulti/ Bahagian/ Jabatan/ Pusat/ Akademi/ Kampus cawangan). 2.3 Pusat Tanggungjawab meliputi semua Fakulti, Bahagian, Jabatan, Pusat, Akademi dan kampus cawangan yang menerima agihan peruntukan tahunan. 2.4 Mengikut amalan semasa mengkehendaki semua bil/inbois dan salinan asal Pesanan Jabatan/ Pesanan Kerja dihantar terus kepada Pusat Tanggungjawab untuk tindakan penyediaan dokumen pengesahan dan perakuan terimaan bekalan/pengesahan perkhidmatan/kerja- kerja. 2.5 Semua tuntutan perjalanan/ pemulangan bayaran yang didahulukan/ pelarasan pendahuluan perjalanan/ pelarasan pendahuluan pelbagai staf dan bayaran Elaun Skim Khidmat Pelajar/Geran Latihan Praktik dari pelajar perlu dikemukakan kepada Pejabat Ketua Pusat Tanggungjawab bagi pengesahan dan perakuan. 2.6 Selepas disemak dan diperakukan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab/Pegawai yang diberi kuasa, dokumen tersebut akan diserahkan kepada Unit Kewangan Zon (Kampus Shah Alam) atau Pejabat Bendahari (kampus Cawangan) bagi proses bayaran. 2
2.7 Mengikut dasar Pengurusan Rekod Kualiti semua surat-menyurat (termasuk bil, inbois, borang tuntutan, penyata pelarasan pendahuluan dan salinan asal Pesanan Jabatan) yang diterima hendaklah dicop tarikh terimaan dan didaftarkan dalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat). 3.0 ARAHAN PELAKSANAAN 3.1 Semua dokumen kewangan (bil, inbois, resit, Pesanan Jabatan/ Pesanan Kerja, borang tuntutan perjalanan/ Elaun Skim Khidmat Pelajar, surat tuntutan pemulangan perbelanjaan pelbagai yang didahulukan, penyelarasan pendahuluan perjalanan/ pendahuluan pelbagai) yang diterima oleh Pusat Tanggungjawab atau Unit Kewangan Zon (Shah Alam) atau Pejabat Bendahari Kampus Cawangan hendaklah dicop tarikh terima dokumen dan didaftar dalam Daftar Pengurusan Rekod Kualiti pada hari dokumen diterima. 3.2 Sekiranya Dokumen Kewangan diterima oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ): 3.2.1 Bil/ Inbois Beserta Pesanan Jabatan/ Pesanan Kerja Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah mempastikan: i. Dokumen dicop tarikh terima dan didaftar surat masuk dalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) ii. Dokumen disemak kesahihan (penghantaran barang/ penyampaian perkhidmatan/ kerja siap seperti pesanan) iii. Disediakan Borang Pengesahan Terimaan Barang/ Borang Pengesahan Kerja-Kerja/ Borang Pengesahan Perkhidmatan dan dilengkapkan dengan tandatangan perakuan dan kelulusan serta cop rasmi PTJ 3
iv. v. Didaftar sebagai surat keluar didalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) Diserahkan kepada Unit Kewangan Zon (Shah Alam) atau Pejabat Bendahari Kampus Cawangan dalam tempoh tidak melebihi seminggu daripada tarikh dokumen diterima untuk proses bayaran (Lampiran 1A). 3.2.2 Borang Tuntutan Perjalanan (Staf) / Elaun Skim Khidmat Pelajar/ Penyata Arahan Bayaran Elaun Latihan Praktik (Pelajar Miskin)/ Surat Tuntutan Pemulangan Perbelanjaan Pelbagai Yang Didahulukan (Staf), Penyelarasan Pendahuluan Perjalanan/ Pendahuluan Pelbagai (Staf) i. ii. iii. iv. v. Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah mempastikan: Dokumen dicop tarikh terima dan didaftar surat masuk dalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) Dokumen disemak untuk menentukan kesahihan (permohonan perjalanan/ perbelanjaan telah dilulus oleh Ketua PTJ) dan tuntutan menetapi kelayakan Dokumen kewangan dilengkapkan dengan tandatangan perakuan dan kelulusan serta cop rasmi PTJ Didaftar sebagai surat keluar didalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) Diserahkan kepada Unit Kewangan Zon (Shah Alam) atau Pejabat Bendahari Kampus Cawangan dalam tempoh tidak melebihi seminggu daripada tarikh dokumen diterima untuk proses bayaran (Lampiran 1 B atau 1 C atau 1 D). 3.3 Sekiranya Dokumen Kewangan diterima oleh Unit Kewangan Zon (Shah Alam) atau Pejabat Bendahari (Kampus Cawangan): 4
3.3.1 Bil/ Inbois Beserta Pesanan Jabatan/ Pesanan Kerja Ketua Unit Kewangan Zon (Shah Alam) atau Pejabat Bendahari (Kampus Cawangan hendaklah mempastikan: i. Dokumen dicop tarikh terima dan didaftar surat masuk dalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) ii. Inbois/bil difotostat dan dikemukakan bersama salinan Asal Pesanan Jabatan/ Pesanan Kerja-Kerja kepada PTJ bagi pengesahan dan perakuan. iii. Didaftar sebagai surat keluar didalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) iv. Tindakan susulan terhadap Pengesahan Terimaan Barang/ Kerja/ Perkhidmatan dan Pengesahan pada Pesanan Jabatan/ Pesanan Kerja-Kerja supaya dokumen lengkap diterima dari Pejabat PTJ dalam tempoh tidak melebihi seminggu daripada tarikh salinan dokumen dihantar kepada PTJ (Lampiran 2 A). v. Cop tarikh terima pada Pengesahan Terimaan Barang/ Kerja/ Perkhidmatan dan daftar surat masuk dalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) 3.3.2 Borang Tuntutan Perjalanan (Staf) / Elaun Skim Khidmat Pelajar/ Penyata Arahan Bayaran Elaun Latihan Praktik (Pelajar Miskin)/ Surat Tuntutan Pemulangan Perbelanjaan Pelbagai Yang Didahulukan (Staf), Penyelarasan Pendahuluan Perjalanan/ Pendahuluan Pelbagai (Staf) Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah mempastikan: i. Dokumen dicop tarikh terima dan didaftar surat masuk dalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) ii. Dokumen dihantar kepada PTJ bagi pengesahan dan perakuan beserta surat penyerahan dokumen seperti di Lampiran 2 B 1 atau 2 B2 atau 2 B3) 5
iii. iv. v. Didaftar sebagai surat keluar didalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) Tindakan susulan terhadap dokumen tuntutan dengan Pejabat Ketua PTJ supaya dokumen lengkap diterima tidak lewat daripada seminggu daripada tarikh dokumen dihantar kepada PTJ Cop tarikh terima pada dokumen tuntutan yang lengkap dan daftar surat masuk dalam Rekod Masuk/Keluar (Daftar Surat-Menyurat) 3.4 Makluman bertulis beserta dokumen kewangan hendaklah di kembalikan kepada penghantar tuntutan (staf/ pelajar/ syarikat) sekiranya dokumen yang dikemukakan kepada Pejabat Am PTJ atau Unit Kewangan Zon (Shah Alam) atau Pejabat Bendahari Kampus Cawangan didapati tidak lengkap. Contoh surat adalah seperti Lampiran 2 A, 2 B 1 hingga 3. 3.4 Semua dokumen tuntutan yang dikembalikan kepada staf/ pelajar/ syarikat hendaklah dibuat salinan bagi fail Tindakan Susulan dan didaftar didalam Pengurusan Rekod Kualiti sebelum dihantar/dipos kepada pihak berkenanaan. 4.0 KUATKUASA Pekeliling Bendahari Bil. 5/2006 berkuatkuasa serta merta. Yang benar SANIP WAHID Bendahari UiTM 6
Disertakan: Lampiran 1 A Penyerahan Dokumen Kewangan Lampiran 1 B Penyerahan Tuntutan Perjalanan Lampiran 1 C Penyerahan Dokumen Pelarasan Pendahuluan Pelbagai Lampiran 1 D Penyerahan Dokumen Bayaran - Pelajar Lampiran 2 A Susulan Dokumen Dengan Pembekal Lampiran 2 B 1 Susulan Dokumen Dengan Fakulti Lampiran 2 B 2 Susulan Dokumen Dengan Staf Lampiran 2 B 3 Susulan Dokumen Pelajar Dengan Fakulti Lampiran 3 A Carta Alir Pengurusan Dokumen Kewangan Oleh PTJ (Pesanan Jabatan/ Kerja/ Perkhidmatan) Lampiran 3 B Carta Alir Pengurusan Dokumen Kewangan Oleh PTJ (Tuntutan Bayaran/ Pelarasan Pendahuluan) 7