PEJABAT BENDAHARI. Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam. Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam

Transkripsi

1 PEKELILING BENDAHARI BIL : 5/2010 PEJABAT BENDAHARI Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Julai 2010 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus UiTM Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Yg. Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan PENURUNAN KUASA PELANTIKAN AHLI JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI DAN PINDAAN STRUKTUR JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA 1.0 TUJUAN Tujuan pekeliling ini dikeluarkan untuk memaklumkan perkara-perkara berkenaan seperti berikut : 1

2 1.1 Penurunan kuasa pelantikan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi, UiTM 1.2 Pindaan struktur Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi, UiTM 2.0 LATARBELAKANG Lembaga Pengarah UiTM di dalam mesyuarat yang ke 109 pada 17 Mei 2010 telah meluluskan Cadangan Penurunan Kuasa Pelantikan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi dan Pindaan Struktur Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Universiti Teknologi MARA. 3.0 TAKRIFAN 3.1 Pusat Tanggungjawab (PTJ) meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus UiTM yang menerima peruntukan perbelanjaan. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, UiTM Shah Alam, Kampus Seksyen 17 (INTEC), Kampus Puncak Alam, Puncak Perdana dikategorikan dalam kumpulan sendiri. Kampus Bandaraya dikategorikan sebagai Kampus Negeri manakala Kampus-Kampus lain dikategorikan sebagai Kampus Cawangan. 3.2 Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana adalah setaraf dengan Pengarah UiTM Cawangan. 2

3 3.3 Perolehan adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 3.4 Bekalan adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Contoh bekalan adalah seperti barang makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. 3.5 Perkhidmatan adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan boleh dikategorikan seperti berikut: (a) Perkhidmatan Fasiliti Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan, infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan seumpamanya. (b) Perkhidmatan Am Perkhidmatan lain selain daripada perkhidmatan fasiliti dan perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan bermasak, pengiklanan dan seumpamanya. Takrif Perkhidmatan di dalam pekeliling ini adalah tidak termasuk Perkhidmatan Perunding di mana urusan pelantikan perunding tidak tertakluk kepada kaedah perolehan biasa seperti Tender, Sebut Harga Rasmi atau pun Pembelian Terus tetapi mengikut peraturan khas bagi perolehan Perkhidmatan Perunding. 3

4 3.6 Kerja adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. 3.7 Pelawaan Sebut Harga Rasmi adalah proses mempelawa vendor yang berkelayakan untuk mengemukakan sebut harga sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan untuk menyertai Sebut Harga Rasmi : (a) Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga bagi setiap pelawaan; dan (b) Perolehan kerja awam yang bernilai melebihi RM20,000 sehingga bagi setiap pelawaan. 3.8 Jawatankuasa Sebut Harga UiTM adalah jawatankuasa yang bertanggungjawab untuk mempertimbang dan meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga dan kerja-kerja awam bernilai RM20,000 hingga. 4

5 4.0 PELAKSANAAN Penurunan kuasa dan pindaan struktur Jawatankuasa Sebut Harga di UiTM Shah Alam dan di UiTM Cawangan / Kampus Negeri adalah seperti yang dinyatakan di dalam Lampiran A. Berikut adalah syaratsyarat tambahan : 4.1 Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi adalah dilantik atas nama jawatan dan tidak tertakluk kepada tempoh tahunan / dua (2) tahun sekali. 4.2 Penubuhan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Cawangan, Kampus Negeri, Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana, Kampus INTEC mengikut struktur jawatan diluluskan oleh Naib Canselor sekali sahaja seperti di dalam Lampiran A. 4.3 Syarat pelantikan Pengerusi / Ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi adalah mengikut struktur jawatan diluluskan adalah seperti berikut: Pelantikan / Penamatan Pengerusi dan ahli-ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Shah Alam oleh Naib Canselor Pelantikan / Penamatan Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Cawangan, Kampus Negeri, Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana, Kampus INTEC oleh Naib Canselor. 5

6 4.3.3 Ahli-ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Cawangan, Kampus Negeri, Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana, Kampus INTEC adalah dilantik / ditamatkan oleh Pengarah UiTM Cawangan, Penolong Naib Canselor/ Pengarah / Ketua Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana, Pengarah Kampus INTEC mengikut jawatan yang nyatakan di dalam Lampiran A. 4.4 Pengarah UiTM Cawangan, Penolong Naib Canselor/ Pengarah / Ketua Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana, Pengarah Kampus INTEC boleh menentukan bilangan dan mana-mana Timbalan Pengarah yang perlu dilantik, mengikut keperluan, sebagai ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Cawangan. 4.5 Untuk memastikan mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi dapat dilaksanakan seboleh-bolehnya setiap dua (2) minggu, Naib Canselor menurunkan kuasa kepada pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi untuk melantik Pengerusi Ganti kepada ahli-ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi seperti berikut: Ketua Timbalan Bendahari ( Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Shah Alam), Di kalangan Timbalan Pengarah Cawangan, Timbalan Penyelaras Kampus Negeri, Timbalan Pengarah / Ketua Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana dan Timbalan Pengarah Kampus INTEC (Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Cawangan / Puncak Alam/ Puncak Perdana / Kampus INTEC). 6

7 4.6 Bagi perolehan kerja, seorang (1) daripada ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi hendaklah terdiri daripada Pegawai Teknikal. Pelantikan Ketua Bahagian Fasiliti Cawangan / Kampus Negeri / pensyarah bidang Kejuruteraan adalah untuk memenuhi syarat di atas. 4.7 Ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana Jawatankuasa Penilaian. 4.8 Pertimbangan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi hendaklah secara bersidang/bermesyuarat secara sebulat suara untuk memutuskan Sebut Harga Rasmi. Pertimbangan secara edaran adalah tidak dibenarkan. 4.9 Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Shah Alam dan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Cawangan / Kampus hendaklah mematuhi semua peraturan dan syarat-syarat berkaitan di dalam meluluskan Sebut Harga Rasmi. 7

8 5.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 1 April 2010 dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih berkuatkuasa. Sekian, terima kasih. Yang benar SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 8

9 LAMPIRAN A UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA PEJABAT BENDAHARI PENURUNAN KUASA DAN PINDAAN STRUKTUR JAWATANKUASA SEBUT HARGA UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BIL JAWATAN PEGAWAI HAD NILAI BIDANG KUASA 1 Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Shah Alam : Pengerusi : - Bendahari Pengerusi Ganti : - Seorang (1) Ketua Timbalan Bendahari Ahli : - Pendaftar atau Wakil Pendaftar - Pengarah Pejabat Pengurusan Fasiliti - Dua (2) orang Pensyarah Gred 51 Dan Ke Atas Setiausaha : - Ketua Bahagian Perolehan Shah Alam / Penolong Bendahari Bahagian Perolehan - Melebihi RM50,000 hingga - Untuk Perolehan Kerja Awam Sahaja, Melebihi RM20,000 hingga Semua Perolehan UiTM Shah Alam 9

10 BIL JAWATAN PEGAWAI HAD NILAI BIDANG KUASA 2 Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Cawangan: Pengerusi : - Pengarah Cawangan Pengerusi Ganti : - Timbalan Pengarah Cawangan Ahli : - Ketua Pejabat Bendahari - Ketua Bahagian Pentadbiran - Ketua Bahagian Fasiliti Kampus / Seorang Pensyarah Kejuruteraan - Seorang (1) Pensyarah Gred 51 dan ke atas. Setiausaha : - Ketua Unit Perolehan / Penolong Bendahari /Penolong Akauntan - Melebihi RM50,000 hingga - Untuk Perolehan Kerja Awam Sahaja, Melebihi RM20,000 hingga Semua Perolehan Cawangan / Kampus Negeri 10

11 BIL JAWATAN PEGAWAI HAD NILAI BIDANG KUASA 3 Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Kampus Negeri : Pengerusi : - Penyelaras Kampus Negeri Pengerusi Ganti : - Timbalan Penyelaras Ahli : - Ketua Pejabat Bendahari Kampus Negeri - Ketua Bahagian Pentadbiran Kampus Negeri - Ketua Bahagian Fasiliti Kampus / Seorang Pensyarah Kejuruteraan - Seorang (1) Pensyarah Gred 45 dan ke atas Setiausaha: - Ketua Unit Perolehan / Penolong Bendahari /Penolong Akauntan Unit Perolehan - Melebihi RM50,000 hingga RM200,000 - Untuk Perolehan Kerja Awam Sahaja, Melebihi RM20,000 hingga RM200,000 Semua Perolehan Kampus Negeri 11

12 BIL JAWATAN PEGAWAI HAD NILAI BIDANG KUASA 4 Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Puncak Alam / Puncak Perdana : Pengerusi : - Penolong Naib Canselor/ Pengarah/Ketua Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana Pengerusi Ganti : - Timbalan Pengarah/ Ketua Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana Ahli : - Ketua Pejabat Bendahari - Ketua Bahagian Pentadbiran - Ketua Bahagian Fasiliti / Pensyarah Kejuruteraan - Dua (2) Orang Pensyarah Gred 51 dan ke atas Setiausaha : - Penolong Bendahari /Penolong Akauntan Unit Perolehan - Melebihi RM50,000 hingga - Untuk Perolehan Kerja Awam Sahaja, Melebihi RM20,000 hingga Semua Perolehan di Puncak Alam / Puncak Perdana 12

13 BIL JAWATAN PEGAWAI HAD NILAI BIDANG KUASA 5 Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Kampus INTEC: Pengerusi : - Pengarah Kampus INTEC Pengerusi Ganti : - Timbalan Pengarah Kampus INTEC Ahli : - Ketua Pejabat Bendahari - Ketua Bahagian Pentadbiran - Ketua Bahagian Fasiliti / Pensyarah Kejuruteraan - Seorang (1) Pensyarah Gred 51 dan ke atas Setiausaha: - Penolong Bendahari /Penolong Akauntan Unit Perolehan - Melebihi RM50,000 hingga - Untuk Perolehan Kerja Awam Sahaja, Melebihi RM20,000 hingga Semua Perolehan di Kampus INTEC 13