PEKELILING BENDAHARI BIL: 9/2006 PEJABAT BENDAHARI

Transkripsi

1 Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh Kuatkuasa : 17 Ogos 2006 PEKELILING BENDAHARI BIL: 9/2006 PEJABAT BENDAHARI Dekan Fakulti / Ketua Bahagian / Pusat / Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Kampus Cawangan Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Y.Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan, 1.0 TUJUAN GARIS PANDUAN LAWATAN KE LUAR NEGARA KERANA PEROLEHAN KERAJAAN Pekeliling ini dikeluarkan untuk : 1.1 Menyediakan garis panduan mengenai lawatan ke luar negara kerana perolehan barangan, perkhidmatan dan kelengkapan atau yang berkaitan dengannya kepada semua Bahagian/Fakulti/Cawangan. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Di dapati bahawa ada Bahagian/Fakulti/Cawangan dari semasa ke semasa menerima jemputan dari syarikat bagi pegawai-pegawai UiTM membuat lawatan ke luar negara samada semasa tender dipelawa, selepas persetujuan tender atau pada bila-bila masa. Terdapat di antara lawatan itu ditanggung oleh syarikat pembekal dan sebahagiannya ditanggung oleh Universiti. Ada lawatan dibuat dengan mendapatkan kebenaran Universiti/Perbendaharaan dan ada lawatan dibuat mungkin tanpa kebenaran. 1

2 2.2 Bagi memperjelaskan syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk lawatan ke luar negara untuk urusan perolehan, Perbendaharaan telah mengeluarkan Surat Pekeliling Bil. 11 tahun 1995 dan Pindaan Pertama Surat Pekeliling berkenaan bertarikh 14 Jun JENIS LAWATAN 3.1 Bentuk lawatan boleh dibahagi kepada tiga (3) kumpulan utama iaitu : Lawatan Sebelum Perolehan i) Lawatan Penilaian Tender bagi meninjau / menilai keupayaan petender dan prestasi barangan / kelengkapan yang ditawarkan. ii) Lawatan Kilang pada peringkat perancangan perolehan bertujuan meneliti keupayaan, kualiti, fungsi, proses buatan mengikut sesuatu standards. iii) Lawatan Familiarisasi bagi memberi pendedahan tentang barangan, operasi, tatacara berkaitan perolehan yang dilaksanakan di luar negara Pemeriksaan sebelum penerimaan bagi mengesahkan barangan / kelengkapan menepati spesifikasi yang ditetapkan di dalam kontrak berkenaan Latihan teknikal bagi manafaat perpindahan teknologi, mempelajari kegunaan dan penyenggaraan kelengkapan seperti yang termaktub di dalam kontrak. 2

3 4.0 SYARAT-SYARAT LAWATAN 4.1 Bagi membolehkan pertimbangan dan kelulusan permohonan untuk membuat lawatan yang telah ditakrif seperti di para 3 dibuat, Bahagian/Fakulti/Cawangan hendaklah mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan seperti berikut : Syarat-syarat Umum i) Tanggungan oleh syarikat bagi lawatan ke luar negara melalui obligasi kontrak tidak dibenarkan sama sekali. ii) Pembiayaan lawatan hendaklah ditanggung secara berasingan melalui peruntukan Vot Jabatan bagi semua jenis lawatan yang dimaksudkan seperti di para 3 di atas. Peruntukan hendaklah dipohon dan diperolehi dari Perbendaharaan pada setiap tahun belanjawan dibuat. Bagi Bahagian/Fakulti/Cawangan yang tidak memohon peruntukan untuk lawatan semasa penyediaan belanjawan/ tidak mempunyai peruntukan semasa untuk membiayai lawatan, permohonan peruntukan bagi menampung perbelanjaan lawatan ke luar negara hendaklah dikemukakan ke Pejabat Canseleri untuk pertimbangan dan kelulusan Naib Canselor. iii) Bilangan dan komposisi pegawai-pegawai yang hendak membuat lawatan hendaklah dihadkan kepada yang perlu sahaja serta berkaitan dengan kepakaran teknikal perolehan berkenaan dan terdiri daripada sekurangkurangnya seorang pegawai yang terlibat dalam perolehan dan seorang pegawai teknikal. 3

4 Sekiranya rombongan melebihi dua (2) orang, komposisi pegawai hendaklah terdiri dari majoriti pegawai-pegawai teknikal. iv) Mempunyai peruntukan yang mencukupi. v) Mempunyai justifikasi perlunya lawatan dibuat. vi) vii) Pegawai-pegawai yang menyertai lawatan mempunyai kaitan dengan bidang tugasnya. Lawatan bertujuan untuk kepentingan Universiti dan berkaitan tanggungjawab serta tugas-tugas tertentu. 5.0 KUASA MELULUS 5.1 Naib Canselor adalah diberikuasa untuk meluluskan semua permohonan perjalanan tugas rasmi ke luar negara staf UiTM tidak termasuk Naib Canselor dan Timbalan-Timbalan Naib Canselor selaras dengan penurunan kuasa Perbendaharaan kepada Pegawai Pengawal meluluskan perjalanan tugas rasmi ke luar negara bagi pegawaipegawai IPTA (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002). 5.2 Bagi perjalanan tugas rasmi ke luar negara Naib Canselor dan Timbalan-Timbalan Naib Canselor, permohonan perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi. 5.3 Walau bagaimanapun, untuk lawatan ke luar negara bagi tujuan perolehan seperti yang dinyatakan di para 3, kelulusan permohonan perlu diperolehi dari Perbendaharaan setelah mendapat kelulusan serta perakuan dari Naib Canselor (Pekeliling Naib Canselor Bil. 4/2005, Surat KPT KP.(PT)(BPK)7555/1/A Jld. 15 (14) bertarikh 26 November 2005 dan Pindaan Pertama Surat Pekeliling Bil. 11 tahun 1995 bertarikh 14 Jun 1996) 4

5 6.0 TEMPOH LAWATAN 6.1 Tempoh lawatan yang dibenarkan adalah tidak lebih dari 7 hari bekerja (tidak termasuk hari perjalanan). Bagi lawatan yang dibuat lebih dari tempoh tersebut, pengecualian hendaklah dipohon dari Perbendaharaan. 7.0 CARA-CARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN 7.1 Permohonan hendaklah dibuat dengan mengisi dengan lengkap borang seperti di Lampiran A beserta kertas kerja terperinci mengenai justifikasi lawatan yang diperlukan. 7.2 Borang yang telah lengkap hendaklah dikemukakan ke Pejabat Canseleri tidak kurang dari 6 minggu dari tarikh perjalanan untuk pertimbangan Naib Canselor sebelum dimajukan ke Perbendaharaan. 7.3 Permohonan perlu sampai ke Perbendaharaan tidak kurang dari 21 hari sebelum tarikh perjalanan 7.4 Sesalinan surat kelulusan dari Naib Canselor hendaklah dikemukakan beserta dengan Borang Permohonan kepada Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari untuk dimajukan ke Perbendaharaan 8.0 LAPORAN LAWATAN 8.1 Pegawai-pegawai yang membuat lawatan hendaklah menyediakan laporan penuh mengenai lawatan. Satu (1) salinan laporan ini hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan selewat-lewatnya sebulan selepas tarikh lawatan. 5

6 . 8.2 Kegagalan pegawai mengemukakan laporan akan memberikan implikasi kelulusan permohonan lawatan perolehan di masa-masa yang akan datang 9.0 KUATKUASA 9.1 Peraturan ini berkuatkuasa serta-merta. Yang benar, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA 6