POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA POLIMAS-PK-PS-14 PENGURUSAN PERPUSTAKAAN DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH JAWATAN Pustakawan Wakil Pengurusan TARIKH 26 Mei 2014 28 Mei 2014 SALINAN TERKAWAL NO:
1.0 OBJEKTIF PERPUSTAKAAN POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIMMU ADZAM SHAH JITRA, KEDAH Menyediakan bahan rujukan dari pelbagai sumber di dalam membantu Proses Pengajaran Dan Pembelajaran (P&P) kepada pelajar dan kakitangan Politeknik Sultan Abdul Halim Mu adzam Shah serta memastikan semua bahan rujukan yang dipinjam oleh pengguna dipulangkan sebelum setiap cuti semester. 2.0 SKOP Manual Prosedur Kerja ini diguna pakai oleh POLIMAS dalam melaksanakan fungsi utama dan memberikan perkhidmatan kepada para pelanggan. 3.0 RUJUKAN - Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam - Perintah Am - Arahan Perbendaharaan - Akta Perpustakaan Negara Malaysia - Peraturan Perpustakaan POLIMAS 4.0 DEFINISI 1. PUS - Pustakawan 2. PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan 3. PEM.P - Pembantu Perpustakaan 1/17
5.0 PROSEDUR KERJA AKTIVITI-AKTIVITI : 5.1 URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.1 Urusan Perkhidmatan Rujukan 5.1.2 Urusan Perkhidmatan Sirkulasi 5.2 URUSAN PENDOKUMENTASIAN 5.2.1 Urusan Pengkatalogan dan Pengkelasan 2/17
5.0 PROSEDUR KERJA 5.1: URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.1: URUSAN PERKHIDMATAN RUJUKAN Tanggungjawab PUS Tindakan 1. Menyediakan bahan perpustakaan dan ruang bacaan yang mencukupi. 2. Memastikan bahan tersusun dengan rapi. PUS/PPP 3. Menerima pertanyaan pengguna. 4. Mencatatkan pertanyaan / maklumat rujukan. PUS/PPP/ 5. Menyemak maklumat tersebut dari pelbagai sumber. 6. Memberi maklumbalas kepada pengguna. 7. Kemaskini rekod rujukan. 3/17
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN RUJUKAN Mula PUS Sediakan bahan & ruang Susun bahan rujukan PUS/PPP Terima pertanyaan rujukan Atas Telefon Rujuk Talian Terus PUS/PPP/ Buka e-mai/ intranet Terima panggilan Terima pertanyaan PUS/PPP/ Catatkan pertanyaan/maklumat rujukan PUS/PPP/ Semak dan dapatkan maklumat dari pelbagai sumber PUS/PPP/ Memberi maklum balas kepada pengguna Tidak TEPAT? YA Pem. P Simpan Rekod Tamat 4/17
5.1: URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab Tindakan a) Daftar keahlian (Pelajar) PUS 1. Dapatkan senarai nama pelajar-pelajar baru selepas Hari Pendaftaran daripada Jabatan Hal- Ehwal Pelajar (JHEP). PUS/PPP/ 2. Daftar pengguna mengikut kategori (Jabatan/ Kursus). PUS/PPP/ 3. Kemaskini dan simpan rekod. 5/17
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (DAFTAR KEAHLIAN) Mula PUS Terima senarai nama pelajar dari JHEP PUS/PPP/ Tentukan kategori keahlian PUS/PPP/ Daftar pengguna ikut kategori PUS/PPP/ Simpan rekod Tamat 6/17
5.1: URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab Tindakan b) Pinjaman 1. Menerima bahan perpustakaan dari pelajar 2. Menyemak bahan dan entri pelajar. 3. Imbas kad pelajar serta buku untuk dipinjam. 4. Cop tarikh pemulangan bahan di slip tarikh dipulangkan. 5. Imbas buku di mesin Disentizer. 6. Serahkan bahan kepada pelajar. 7/17
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PINJAMAN) Mula Terima bahan perpustakaan dari pelajar Semak fizikal bahan Lengkapkan maklumat Tidak Buat imbasan kad pelajar di PMIS-LIS Lengkap / Layak? Ya Semak status bahan (tarikh pinjaman dan pemulangan) Cop tarikh pemulangan di slip tarikh dipulangkan. Imbas buku di mesin Disentizer Serah bahan kepada pelajar Tamat 8/17
5.1: URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab Tindakan c) Pemulangan 1. Terima bahan perpustakaan dari pengguna. 2. Imbas buku untuk proses buku dikembalikan. 3. Semakan data samada pemulangan lewat bahan. 4. Jika lewat atau bahan rosak, pelajar akan didenda mengikut akta yang diperuntukkan. 5. Keluarkan Notis Denda Lewat Pulang Buku Perpustakaan, tahan rekod pelajar dan kemaskini maklumat di Fail Rekod Denda Pelajar. 6. Terima resit bukti bayaran denda dan kemaskini rekod pelajar yang telah ditahan. 9/17
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PEMULANGAN) Mula Terima bahan perpustakaan dari pengguna Imbas buku dan semak data / pemulangan lewat Ya Tidak Keluarkan Notis Denda Lewat Pulang Buku dan tahan rekod pinjaman pelajar Terima resit bukti bayaran daripada pelajar dan kemaskini rekod pinjaman pelajar yang ditahan Kemaskini maklumat di Fail Rekod Denda Pelajar Imbas buku di mesin Disentizer Tamat 10/17
5.1: URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab Tindakan d) Pembaharuan Pinjaman Pem. P / PAP 1. Terima bahan perpustakaan dari pelajar. Pem. P / PAP 2. Menyemak status peminjaman. Pem. P / PAP 3. Imbas kad pelajar serta buku untuk dipinjam. Pem. P / PAP 4. Memaklumkan kepada pelajar dan cop tarikh pemulangan baru di slip tarikh dipulangkan. Pem. P / PAP 5. Imbas buku di mesin Disentizer. 11/17
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PEMBAHARUAN PINJAMAN) Mula Terima bahan perpustakaan dari pelajar Semak peminjam / status pinjaman Maklumkan kepada pelajar Tidak Ya LAYAK? Cop tarikh pemulangan di slip tarikh dipulangkan Imbas buku di mesin Disentizer Serah bahan kepada pelajar Tamat 12/17
5.1: URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA 5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI Tanggungjawab Tindakan e) Mengeluarkan Surat Peringatan 1. Semak senarai pelajar yang belum memulangkan bahan sebelum minggu peperiksaan. PPP/ 2. Hantar notis peringatan. 3. Sekiranya masih tidak pulangkan dalam tempoh yang telah ditetapkan, hantar surat kepada Ketua Jabatan dan Unit Peperiksaan untuk tindakan selanjutnya mengikut akta yang diperuntukkan. 4. Kemaskini rekod. 13/17
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULAS (MENGELUARKAN SURAT PERINGATAN) Mula Semak status pinjaman Senaraikan pinjaman lewat Hantar surat peringatan PUS/PPP Tidak Pulang? Hantar nama ke Unit Peperiksaan untuk tahan keputusan peperiksaan Ya PUS/PPP Terima bahan PPP/ Rekod dan simpan Tamat 14/17
5.2: URUSAN PENDOKUMENTASIAN 5.2.1: URUSAN PENGKATALOGAN & PENGKELASAN Tanggungjawab Tindakan PUS/PPP 1. Menerima bahan yang telah dibuat proses perolehan. 2. Membaca kandungan teks bahan untuk menentukan tajuk perkara dengan merujuk Library of Congress Subject Heading. 3. Mendapatkan tajuk perkara dan nombor pengkelasan yang telah dipilih dengan menggunakan Dewey Decimal Classification. 4. Input data mengikut MALMARC Fields di Borang Input Data dan sistem PMIS-LIS. 5. Mencetak barcode dan spine label, kemudian tampal pada bahan. 6. Susun bahan di rak mengikut pengkelasan bahan. 15/17
CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PENGKATALOGAN & PENGKELASAN BAHAN Mula PUS/PPP Terima bahan yang telah dibuat proses perolehan PUS/PPP Baca teks / bahan untuk tentukan tajuk perkara merujuk dokumen pengkatalogan/ pengkelasan PUS/PPP Beri Tajuk Perkara, nombor kelas dengan menggunakan Dewey Decimal Classification Buat Pindaan Tidak Input Data mengikut MALMARC Fields di Borang Input Data dan sistem PMIS-LIS Ya LENGKAP? Lekatkan barcode dan spine label pada buku Susun bahan di rak Tamat 16/17
6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Fail Unit Perpustakaan 1 Tahun Unit Perpustakaan POLIMAS 2. Borang Keahlian Perpustakaan 3 Tahun Unit Perpustakaan POLIMAS 3. Fail Sumbangan Bahan 2 Tahun Unit Perpustakaan POLIMAS 4. Buku Rekod Bahan Sumbangan 2 Tahun Unit Perpustakaan POLIMAS 5. Buku Rekod Majalah 2 Tahun Unit Perpustakaan POLIMAS 17/17