KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA PEP-PK-05

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA PEP-PK-05 KES TIDAK MEMENUHI SYARAT MENDUDUKI Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: ZULLHYZRIFEE ISHRAF BIN ZULKIFLY KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N Pegawai Peperiksaan Pengarah

2 Mukasurat 2/9 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA SKOP PROSES PELANGGAN PROSES PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR RISIKO PROSES KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR DEFINISI SINGKATAN SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA SIPOC DIAGRAM PROSES KERJA REKOD LAMPIRAN PETUNJUK PRESTASI (PI)... 9

3 Mukasurat 3/9 1. OBJEKTIF PROSES KERJA Prosedur ini adalah untuk mengendalikan kes pelajar tidak memenuhi syarat menduduki peperiksaan akhir. 2. SKOP PROSES Prosedur ini merangkumi aktiviti melaksanakan pemberitahuan kepada pelajar yang tidak memenuhi syarat menduduki peperiksaan akhir dan merekod nama pelajar tidak memenuhi syarat menduduki peperiksaan akhir. 3. PELANGGAN PROSES Pelajar PSA. 4. PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Pegawai Peperiksaan Mengetahui tentang arahan peperiksaan Membuat keputusan dengan tepat. Integriti Jujur Amanah Pernah menjadi Pensyarah terkini. Kursus Penyelaras Peperiksaan Jabatan Mengetahui tentang arahan peperiksaan Bertindak mengikut keperluan. Integriti Jujur Amanah Pernah menjadi Pensyarah terkini. Kursus

4 Mukasurat 4/9 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk Komunikasi dengan pelanggan Harta hak milik pelanggan Identifikasi dan kemudahkesanan Pemuliharaan Peraturan dan perundangan (a) Perubahan dan kajian semula (e) KRITERIA 1. Buku Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian yang terkini 2. Keputusan Muktamad Kehadiran Kursus Kurang 80%. 3. Surat Kes Kehadiran Kursus Kurang 80%. 4. Surat Tidak Memenuhi Syarat Menduduki Peperiksaan Akhir PEP-PK-05(L1) 1. Surat Kes Kehadiran Kursus Kurang 80%. 2. Akses pelajar kepada sistem Data Pelajar (dikawal dalam sistem) - Data dalam sistem Buku Arahan - Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Edisi Terkini - 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Ketua Jabatan b. Pensyarah Kursus c. Penyelaras Peperiksaan Jabatan Peralatan a. Sistem b. Internet Bahan a. Struktur Program b. Jadual Waktu Keperluan lain -

5 Mukasurat 5/9 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN TINDAK BALAS JIKA PENCEGAHAN BERLAKU KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU DEFINISI Terminologi & Definisi 1. Pegawai Peperiksaan 2. Penyelaras Peperiksaan Jabatan Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Politeknik bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di politeknik. Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras semua aktiviti peperiksaan yang dijalankan oleh Unit Peperiksaan Politeknik dengan jabatan yang berkenaan. 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan KJ JPP KP PPJ Maksud Ketua Jabatan Jabatan Pendidikan Politeknik Ketua Program Penyelaras Peperiksaan Jabatan

6 Mukasurat 6/9 Singkatan PP UPEP BPN PSA Maksud Pegawai Peperiksaan Unit Peperiksaan Bahagian Peperiksaan dan Penilaian Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah

7 Mukasurat 7/9 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PENYELARAS PEPERIKSAAN JABATAN PEGAWAI PEPERIKSAAN KEPUTUSAN MUKTAMAD KEHADIRAN KURSUS KURANG 80% DAN SURAT KES KEHADIRAN KURSUS KURANG 80% PAMER KEPUTUSAN MUKTAMAD KEHADIRAN KURSUS KURANG 80% DI PAPAN KENYATAAN SEDIA DAN SEMAK SURAT TIDAK MEMENUHI SYARAT MENDUDUKI BERSAMA KEPUTUSAN SERAH KEPUTUSAN MUKTAMAD KEHADIRAN KURANG 80% KEPADA PEGAWAI PEPERIKSAAN KELUARKAN SURAT TIDAK MEMENUHI SYARAT MENDUDUKI TANDAKAN NAMA PELAJAR KE DALAM SENARAI KEHADIRAN PEPERIKSAAN AKHIR SURAT TIDAK MEMENUHI SYARAT MENDUDUKI

8 Mukasurat 8/9 13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN Ketua Jabatan Keputusan Muktamad Kehadiran Kursus Kurang 80% Surat Kes Kehadiran Kursus Kurang 80% KES TIDAK MEMENUHI SYARAT MENDUDUKI PEPERIKSAAN AKHIR Surat Tidak Memenuhi Syarat Menduduki Peperiksaan Akhir Pelajar 14. PROSES KERJA T.JAWAB BIL TINDAKAN PPJ 1 Pamer Keputusan Muktamad Kehadiran Kursus Kurang 80% di papan kenyataan Jabatan (sesalinan keputusan muktamad yang dikeluarkan oleh JMSK, JPA dan JHEP hendaklah diserahkan kepada jabatan). PPJ 2 Serah salinan Keputusan Muktamad Kehadiran Kursus Kurang 80% kepada Pegawai Peperiksaan. PP 3 Sedia dan semak surat Tidak memenuhi Syarat Menduduki Peperiksaan Akhir PEP-PK-05-(L1) bersama Keputusan Muktamad Kehadiran Kursus Kurang 80% dan Surat Kes Kehadiran Kursus Kurang 80%. PP 4 Keluar surat Tidak Memenuhi Syarat Menduduki Peperiksaan Akhir PEP- PK-05-(L1) untuk memaklumkan pelajar berkenaan tidak layak untuk menduduki Peperiksaan Akhir (sesalinan kepada Ketua Jabatan). PPJ 5 Tanda pada nama pelajar yang tidak memenuhi syarat menduduki peperiksaan akhir ke dalam Senarai Kehadiran Peperiksaan Akhir untuk makluman Ketua Pengawas/Pengawas yang bertugas bagi kursus yang berkaitan. 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1 Surat Tidak Memenuhi Syarat Menduduki Peperiksaan Akhir Satu tahun selepas tamat pengajian UPEP

9 Mukasurat 9/9 16. LAMPIRAN BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Surat Tidak Memenuhi Syarat Menduduki Peperiksaan Akhir PEP-PK-05-(L1) 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Proses kes pelajar tidak memenuhi syarat menduduki peperiksaan akhir selesai dua (2) hari sebelum peperiksaan akhir bermula

10 Ruj. Kami : PSA / PEP / / 06 / 01 / 009 ( ) Tarikh : Nama : No. Pend. : Kelas : Tuan, TIDAK MEMENUHI SYARAT MENDUDUKI SESI Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Dimaklumkan bahawa tuan didapati tidak memenuhi syarat untuk menduduki Peperiksaan Akhir bagi kursus yang tersenarai di bawah. Kehadiran tuan untuk kursus berikut adalah kurang daripada 80% :- BIL KOD DAN KURSUS 3. Sehubungan itu, tuan adalah tidak layak untuk menduduki Peperiksaan Akhir bagi kursus tersebut. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, ( ) Pegawai Peperiksaan b.p. Pengarah Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah s.k. Ketua Jabatan PEP-PK-05-(L1) P: