KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA HEP-PK-03 PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA HEP-PK-03 PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR Disediakan Oleh: JULIA BINTI MARJUKI ISHAK BIN HASAN Pegawai Hal Ehwal Pelajar (KD) Diluluskan Oleh: KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N Pengarah

2 Mukasurat 2/10 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA SKOP PROSES PELANGGAN PROSES PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR RISIKO PROSES KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR DEFINISI SINGKATAN SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA SIPOC DIAGRAM PROSES KERJA REKOD LAMPIRAN PETUNJUK PRESTASI (PI)... 10

3 Mukasurat 3/10 1. OBJEKTIF PROSES KERJA Prosedur ini mewujudkan garis panduan untuk mengawal, merekod serta mengendalikan masalah-masalah disiplin pelajar bagi tujuan pematuhan terhadap peraturan-peraturan disiplin di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA). 2. SKOP PROSES Prosedur ini digunakan untuk mengawal dan mengendalikan masalah-masalah disiplin pelajar di dalam kampus serta kesalahan-kesalahan yang dinyatakan di bawah Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta 174) yang boleh diambil tindakan secara pentadbiran atau dikenakan tindakan tatatertib terus iaitu denda sebagai ganti tindakan tatatertib. 3. PELANGGAN PROSES Staf PSA 4. PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KJHEP PHEP (KD) PDP KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Pegawai yang dilantik untuk menguruskan Pengurusan Disiplin Pelajar Mengendalikan proses untuk Pengurusan Disiplin Pelajar Berminat menguruskan proses Pengurusan Disiplin Pelajar Berpengalaman dalam melaksanakan tugas-tugas menguruskan proses Pengurusan Disiplin Pelajar

4 Mukasurat 4/10 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk Komunikasi dengan pelanggan SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN KRITERIA 1) Garis Panduan Pengurusan Kebajikan Dan Disiplin Pelajar, Politeknik KPTM 2) Buku Panduan Dan Peraturan Am Pelajar Politeknik, KPTM 3) Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta 174) Dan Pindaan-Pindaannya Memo, , banner Harta hak milik pelanggan Identifikasi dan - Rekod Notis Kesalahan Disiplin Pelajar kemudahkesanan Pemuliharaan Peraturan dan perundangan Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (a) (Akta 174) Dan Pindaan-Pindaannya Perubahan dan kajian semula 1) Garis Panduan Pengurusan Kebajikan Dan (e) Disiplin Pelajar, Politeknik KPTM 2) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan PSA 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER Sumber manusia Peralatan Bahan Keperluan lain KEPERLUAN a. Pengarah b. TPSA c. KJHEP d. PHEP (KD) e. PDP f. PDJ g. Staf PSA h. Pelajar a. Alat tulis b. Komputer a. Buku Notis Kesalahan a. Bahan hebahan dari semasa ke semasa 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - -

5 Mukasurat 5/10 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Menguruskan Pelajar tidak mematuhi - Taklimat disiplin disiplin Pelajar peraturan - Pemantauan yang menyeluruh - Penglibatan pihak luar TINDAK BALAS JIKA BERLAKU - Denda - Nasihat - Kerja Amal 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Pelajar tidak membayar denda 10. DEFINISI TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Sekatan untuk mendaftar pengajian semester berikutnya TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Notis peringatan dikeluarkan sebelum peperiksaan pada minggu ke 14 kuliah Terminologi & Definisi 1. Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA) 2. Pengarah Pengarah PSA 3. Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) (TPSA) Salah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik 4. Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 dan pindaan-pindaannya 5. Pegawai Hal Ehwal Pelajar (PHEP) Adalah merupakan Pengarah PSA yang dilantik oleh Menteri Pendidikan Malaysia yang berkuasa mengambil tindakan tatatertib dan mengenakan apa-apa hukuman tatatertib yang diperuntukkan di bawah Akta Jabatan Adalah merupakan jabatan akademik (induk) yang terdiri daripada Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (JKM), Jabatan Kejuruteraan Awam (JKA), Jabatan Kejuruteraan Elektrik (JKE) dan Jabatan Perdagangan (JPG) serta jabatan akademik (sokongan) yang terdiri daripada Jabatan Pengajian Am (JPA) dan Jabatan Matematik, Sains dan Komputer (JMSK). 7. Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (KJKM) Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik

6 Mukasurat 6/10 Terminologi & Definisi 8. Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik (KJKA) 9. Ketua Jabatan Perdagangan (KJPG) Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik 10. Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik (KJKE) 11. Ketua Jabatan (KJ) Adalah merupakan ketua jabatan akademik (induk) yang terdiri daripada KJKM, KJKA, KJKE dan KJPG. Memantau masalah disiplin pelajar di jabatan 12. Kamsis Tempat penginapan pelajar PSA yang tinggal di dalam kampus yang terdiri daripada Kamsis Aman, Damai dan 13. Pengurus Asrama (Pengurus) Sentosa Memantau masalah disiplin yang berlaku di kamsis dan mempertimbangkan rayuan pelajar yang dikenakan hukuman tatatertib terus (denda) bagi kesalahan di kamsis 14. Pustakawan (PT) Memantau masalah disiplin yang berlaku di perpustakaan dan mempertimbangkan rayuan pelajar yang dikenakan hukuman tatatertib terus (denda) bagi kesalahan di perpustakaan 15. Pegawai Psikologi (Peg.P) 16. Penyelaras Psikologi & Kerjaya Jabatan (PPKJ) Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Perkhidmatan Awam bertanggungjawab memberi bimbingan dan kaunseling di PSA. Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA bertanggungjawab membantu Pegawai Psikologi untuk memberi bimbingan dan kaunseling jabatan. 17. Notis Notis Kesalahan Disiplin Pelajar 18. Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan & Disiplin) (PHEP (KD)) kebajikan dan disiplin pelajar PSA. 19. Pegawai Disiplin Politeknik (PDP) 20. Penolong Pegawai Disiplin Politeknik (PPDP) 21. Penyelaras Hal Ehwal Pelajar Jabatan (PHEPJ) 22. Pegawai Disiplin Jabatan (PDJ) 23. Ketua Biro Disiplin Kamsis (KBDK) Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik untuk menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk menguruskan pelaksanaan disiplin pelajar di PSA. Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawalselia hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan kenderaan pelajar dan membantu menguruskan pelaksanaan disiplin pelajar Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawalselia hal-hal yang berkaitan Hal Ehwal Pelajar di jabatan akademik induk Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawal disiplin pelajar di jabatan akademik induk dan sokongan. Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawal disiplin pelajar di kamsis.

7 Mukasurat 7/10 Terminologi & Definisi 24. Ketua Disiplin Perpustakaan (KDP) 25. Jawatankuasa Disiplin Pelajar (JKDP) 26. Urusetia Disiplin Jabatan (UDJ) 27. Urusetia Disiplin Kamsis (UDK) 28. Urusetia Disiplin Perpustakaan (UDP) Pegawai yang dilantik oleh Pengarah atau TPSA untuk mengurus dan mengawal disiplin pelajar di perpustakaan. Terdiri daripada KJHEP, PHEP (KD), PDP, PPDP, PDJ, KBDK dan KDP (Rujuk Carta Organisasi Jawatankuasa Disiplin Pelajar (HEP-PK-03(L1)). Dianggotai oleh PHEPJ, PDJ dan sekurang-kurangnya 2 orang ahli jawatankuasa (AJK) disiplin di jabatan akademik induk Dianggotai oleh Ketua Warden, KBDK dan sekurangkurangnya 2 orang ahli jawatankuasa (AJK) Biro Disiplin Kamsis. Dianggotai oleh staf perpustakaan. 29. Pelajar Semua pelajar PSA 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan Maksud 1. PSA Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 2. P Pengarah PSA 3. TPSA Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) PSA 4. PHEP Pegawai Hal Ehwal Pelajar 5. KJKM Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal 6. KJKA Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam 7. KJPG Ketua Jabatan Perdagangan 8. KJKE Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik 9. KJ Ketua Jabatan 10. PHEP (KD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan & Disiplin) 11. PT Pustakawan 12. Peg.P Pegawai Psikologi 13. Pengurus Pengurus Asrama 14. PPKJ Penyelaras Psikologi & Kerjaya Jabatan 15. PDP Pegawai Disiplin Politeknik 16. PPDP Penolong Pegawai Disiplin Politeknik 17. PHEPJ Penyelaras Hal Ehwal Pelajar Jabatan 18. PDJ Pegawai Disiplin Jabatan 19. KBDK Ketua Biro Disiplin Kamsis 20. KDP Ketua Disiplin Perpustakaan 21. JKDP Jawatankuasa Disiplin Pelajar

8 Mukasurat 8/10 Singkatan Maksud 22. UDJ Urusetia Disiplin Jabatan 23. UDK Urusetia Disiplin Kamsis 24. UDP Urusetia Disiplin Perpustakaan 25. Pelajar Semua pelajar PSA 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 Notis Kesalahan Rekod dalam sistem I-Disiplin Bayar Denda Kemaskini dalam sistem Tidak Bayar Denda Notis Peringatan Bayar Denda Kemaskini dalam sistem Tidak Bayar Denda Surat HEP-PK-03-(L3) kepada Pelajar & Ibubapa /Penjaga/KJ/KJHEP/PT/Pengurus Failkan

9 Mukasurat 9/ SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN Pensyarah/ Warden/Staf Notis kesalahan Denda Resit bayaran Pelajar 14. PROSES KERJA T.JAWAB BIL TINDAKAN UDJ/ UDK/ UDP/ PPDP/ PDP 1. 1) Merekod Notis Kesalahan Pelajar yang dikeluarkan oleh pensyarah / warden / staf perpustakaan 2) Memantau pembayaran denda yang dibuat oleh pelajar. 3) Mengemaskini rekod pelajar telah membayar denda. PPDP/ PDP 2. 1) Menyediakan laporan pelajar yang tidak membayar denda dan menghantar laporan kepada KJHEP pada minggu ke 14 kuliah. KJHEP 3. 1) Mengeluarkan notis peringatan pelajar tidak membayar denda kepada pelajar melalui KJ pada minggu ke 14 kuliah. Pelajar 4. 1) Pelajar menjelaskan bayaran denda dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh notis peringatan dikeluarkan. PPDP/ PDP 5. 1) Menyemak status bayaran denda bagi pelajar yang telah diberikan notis peringatan. 2) Menyediakan Surat Penggantungan Pengajian (HEP-PK-(L3) jika pelajar tidak membayar denda. PHEP (Pengarah) 6. Menandatangani Surat Penggantungan Pengajian. PPDP/ PDP/ PHEP(KD) KJHEP/ KJ/ Pengurus/ PT UDJ/ UDK/ UDP Menyerahkan Surat Penggantungan Pengajian kepada pelajar dan salinan kepada ibu bapa/penjaga / KJ / KJHEP / Pengurus/ PT. Menerima salinan Surat Penggantungan Pengajian untuk makluman/tindakan. Memfailkan salinan Surat Penggantungan Pengajian yang diterima daripada KJ / Pengurus / PT.

10 Mukasurat 10/ REKOD 7.5 BIL 1 NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN Surat Penggantungan Pengajian 1Tahun JHEP 16. LAMPIRAN BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1 Carta Organisasi Jawatankuasa Disiplin Pelajar HEP-PK-03(L1) 2 Jadual Senarai Kesalahan yang Dikenakan HEP-PK-03(L2) Denda 3 Surat Penggantungan Pengajian HEP-PK-03(L3) 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Memastikan 100% perancangan aktiviti di dalam Takwim Perancangan Pengurusan Disiplin Jawatankuasa Disiplin Pelajar dilaksanakan

11 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA DISIPLIN PELAJAR POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH KETUA JABATAN HAL EHWAL PELAJAR PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR (KEBAJIKAN & DISIPLIN) PEGAWAI DISIPLIN POLITEKNIK PENOLONG PEGAWAI DISIPLIN POLITEKNIK PEGAWAI DISIPLIN JPG PEGAWAI DISIPLIN JKE PEGAWAI DISIPLIN JKA PEGAWAI DISIPLIN JKM PEGAWAI DISIPLIN JPAM KETUA DISIPLIN PERPUSTAKAAN PEGAWAI DISIPLIN JMSK KETUA BIRO DISIPLIN KAMSIS HEP-PK-03(L1) P:

12 Rujukan : Tarikh : (Nama Pelajar) (Alamat) Saudara/saudari, Penggantungan Pengajian Nama Pelajar : No. Kad Pengenalan : Program : Semester : No. Pendaftaran : Kesalahan Tatatertib : Gagal Membayar Denda Dalam Tempoh Yang Ditetapkan. Perkara di atas adalah dirujuk. 2. Dimaklumkan bahawa satu laporan kesalahan tatatertib telah dikemukakan kepada saya dan berdasarkan siasatan adalah didapati bahawa kesalahan tatatertib tersebut berasas dan telah dilakukan oleh saudara/saudari...[nama pelajar]. 3. Kesalahan tatatertib tersebut adalah seperti berikut: Gagal membayar denda sebanyak RM... dalam tempoh.. hari bekerja dari tarikh Notis Kesalahan Disiplin Pelajar dikeluarkan bagi kesalahan... pada... [jelaskan secara ringkas butir-butir kesalahan tatatertib] dan ianya bersalahan di bawah kaedah 63 Kaedah-Kaedah Institusi Pelajaran (Tatatertib Pelajar-pelajar) Menurut kaedah 64 Kaedah-Kaedah Institusi Pelajaran (Tatatertib Pelajar-pelajar) 1976, saudara/saudari adalah dengan ini digantung daripada menjadi pelajar di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah ini mulai. [tarikh selepas tarikh akhir bayaran] dan tidak boleh, selepas daripada tarikh tersebut, berada atau memasuki kampus Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah sehinggalah saudara/saudari membayar denda tersebut. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, ( ) Pegawai Hal Ehwal Pelajar Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah s.k 1. (Nama Ibu bapa/penjaga) (Alamat) 2. Ketua Jabatan 3. Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar 4. Pustakawan 5. Pengurus HEP-PK-03(L3) P:

13 JAWATANKUASA DISIPLIN PELAJAR POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH JADUAL SENARAI KESALAHAN YANG DIKENAKAN DENDA Kod Jenis Salahlaku No.Kesalahan Jumlah Denda (RM) Kesalahan Rupadiri dan S1 Pakaian S2 Kesalahan Kad Matrik S3 Kesalahan Kamsis 8, 9, 10, 11, 12, 13, 16, 21, 28, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 39, 40, 41, 43, 44, S4 Kesalahan Perpustakaan S5 Vandalisme S6 Kesalahan Perlakuan 3, 7, 10, 12, 13, S7 Kesalahan Lalulintas HEP-PK-03(L2) P: