ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PERPUSTAKAAN SMP-SMA ST. KRISTOFORUS BERBASIS WEB Ricardo Lumintu, Wily Wijaya, Devi Susanti, Djauharry Noor, Ir, M.Sc BINUS University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah menganalisis sistem yang berjalan dan masalah yang timbul dalam kegiatan operasional perpustakaan, serta merancang sistem basis data yang diaplikasikan menggunakan web sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada Kepala Sekolah, pustakawan, dan anggota perpustakaan SMP SMA St. Kristoforus. Metode penelitian yang digunakan ada 3, yaitu metode analisis melalui fact finding techniques yang terdiri atas pengamatan, wawancara, kuesioner, dan pemeriksaan dokumentasi, metode perancangan basis data dengan menggunakan DBLC (Database Life Cycle) dan metode perancangan aplikasi basis data dengan menggunakan SDLC (Software Development Life Cycle) berupa waterfall. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya sistem basis data perpustakaan berbasis web yang membantu melayani kebutuhan Kepala Sekolah, pustakawan, dan anggota perpustakaan. Simpulan yang diambil adalah dengan adanya sistem basis data perpustakaan berbasis web ini dapat membantu fungsi dan proses pekerjaan Kepala Sekolah dan pustakawan serta memudahkan anggota perpustakaan dalam melakukan transaksi dan pengaksesan data. Kata kunci : analisis, perancangan, sistem basis data, perpustakaan, web PENDAHULUAN Kemajuan teknologi informasi menyebabkan seluruh pekerjaan yang pada awalnya dikerjakan secara manual berubah menjadi terkomputerisasi. Hal ini berdampak positif bagi pihak yang terlibat di dalam sistem, yaitu pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan akurat. Suatu pekerjaan yang terus menerus dilakukan secara manual akan sangat memboroskan tenaga, pikiran, waktu, dan tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan baik yang langsung diketahui maupun belum diketahui secara tidak sengaja. Meningkatnya jumlah transaksi berbanding lurus dengan peningkatan jumlah data, sehingga dibutuhkan suatu sistem terkomputerisasi yang dapat mengelola sekian banyak data dengan baik. Penerapan teknologi informasi dapat diterapkan pada perpustakaan. Sejak perpustakaan didirikan, kebutuhan akan sistem perpustakaan yang terkomputerisasi menjadi hal yang penting bagi penunjang kegiatan operasional. Kemajuan suatu perpustakaan terlihat dari sejauh mana pengaplikasian teknologi informasi yang diterapkan dapat berfungsi terhadap kelangsungan kegiatan operasional perpustakaan.
Semakin kompleks fitur yang tertanam dan dapat dipergunakan dengan maksimal, maka semakin canggih pelayanan perpustakaan tersebut. Sekolah SMP-SMA St. Kristoforus yang bergerak dalam bidang pendidikan, mempunyai sebuah fasilitas perpustakaan sekolah sebagai penunjang pengetahuan anggotanya. Perpustakaan ini menyediakan berbagai macam jenis buku bacaan yang dapat dibaca di tempat dan dipinjam oleh anggotanya. Sistem perpustakaan masih dijalankan dengan cara manual melalui dokumen fisik dalam hal pendataan dan penyimpanan. Berdasarkan hasil pre-research pada perpustakaan SMP-SMA St. Kristoforus, masalah yang terjadi pada perpustakaan dengan sistem manual ini secara garis besar adalah : 1. Sulitnya melakukan pengecekkan terhadap data; 2. Duplikasi data; 3. Keamanan dan ketahanan data sangat rendah; 4. Pengelolaan data tidak up to date dan sulit di-update; 5. Kegiatan operasional tidak dapat dilakukan secara fleksibel. Berdasarkan uraian permasalahan tersebut, identifikasi permasalahan utama bagi perpustakaan SMP-SMA St. Kristoforus terletak pada ketidakhadiran sistem yang terkomputerisasi sebagai pendukung kegiatan operasional perpustakaan. Oleh karena itu, perlu dibuat sebuah sistem perpustakaan terkomputerisasi dengan memberikan fitur-fitur penting yang diperlukan. Berdasarkan pemikiran diatas, maka dibuatlah skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PERPUSTAKAAN SMP-SMA ST. KRISTOFORUS BERBASIS WEB. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian dan penulisan skripsi ini meliputi dua bagian pokok, yaitu : 1. Metode Analisis Metode analisis dilakukan dengan teknik penemuan fakta (fact finding techniques) sebagai berikut: a. Pengamatan Mengamati secara langsung aktifitas anggota dan pustakawan, situasi dan kondisi perpustakaan, serta koleksi buku yang dimiliki. b. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung (face to face) terhadap narasumber (pustakawan) terkait kegiatan operasional perpustakaan dan masalah-masalah yang timbul. c. Kuesioner Penyebaran kertas yang berisi daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh responden (pengunjung perpustakaan) terkait hubungan antara aktifitas dan kebutuhan anggota terhadap fitur-fitur sistem yang diperlukan. d. Pemeriksaan Dokumentasi Membaca dan mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perpustakaan berupa laporan bulanan, daftar anggota perpustakaan, serta buku transaksi harian. 2. Metode Perancangan a. Perancangan Basis Data Perancangan basis data dilakukan dengan menggunakan tahapan dalam Database Lifecycle (DBLC) berupa desain basis data yang terdiri dari perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. b. Perancangan Aplikasi Basis Data Perancangan aplikasi basis data dilakukan dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam System Development Lifecycle (SDLC) berupa waterfall. HASIL DAN BAHASAN Perancangan Basis Data Konseptual Tahapan perancangan basis data konseptual yang dilakukan adalah : 1. Mengidentifikasikan entity types 2. Mengidentifikasikan relationship types 3. Mengidentifikasikan dan mengasosiasikan atribut dengan entitas atau relationship types 4. Menentukan atribut domain
5. Menentukan atribut candidate key dan primary key 6. Mempertimbangkan konsep pemodelan tingkat lanjut (langkah opsional) 7. Memeriksa redudansi pada model 8. Validasi model konseptual terhadap user transaction 9. Review model data konseptual dengan user Perancangan Basis Data Logikal Tahapan perancangan basis data logikal yang dilakukan adalah : 1. Menurunkan (derive) relasi untuk model data logikal 2. Menvalidasi relasi-relasi menggunakan normalisasi 3. Menvalidasi relasi-relasi terhadap user transaction 4. Memeriksa batasan-batasan integritas 5. Review model data logikal dengan user 6. Menggabungkan model data logikal kedalam model global (langkah optional) 7. Memeriksa untuk perkembangan dimasa yang akan datang Hasil yang didapat dari penelitian yaitu sistem basis data perpustakaan dengan rancangan sebagai berikut : Gambar 1 Entity Relationship Diagram Perancangan Basis Data Fisikal Tahapan perancangan basis data fisikal yang dilakukan adalah : 1. Menerjemahkan model data logikal untuk target DBMS I. Merancang base relations
II. Merancang representasi dari derived data III. Merancang batasan-batasan umum 2. Merancang organisasi file dan index I. Menganalisis transaksi II. Memilih organisasi file III. Memilih index IV. Memperkirakan kebutuhan ruang penyimpanan 3. Merancang user views 4. Merancang mekanisme keamanan 5. Mempertimbangkan pengenalan redundancy terkontrol 6. Memantau sistem operasional Pada perancangan sistem yang telah dilakukan analisis sebelumnya, kami mendapatkan proses atau alur kerja sistem perpustakaan yang dibuat, sebagai berikut: Gambar 2 Diagram Konteks untuk Sistem Perpustakaan Gambar 3 Diagram Nol untuk Sistem Perpustakaan
Bahasan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Evaluasi Sistem Evaluasi basis data yang dilakukan meliputi pengujian terhadap integritas basis data, mekanisme keamanan, fitur fitur yang tertanam dalam aplikasi, dan kaidah delapan aturan emas. a. Integritas Basis Data Aplikasi dievaluasi dari segi integritas untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang telah dirancang. Entity Integrity Dievaluasi dari segi entity integrity, setiap entitas memiliki primary key dengan ketentuan NOT NULL dan tidak boleh ada duplikasi di setiap baris dalam entitas yang sama. Pada saat pengecekkan melalui proses insert dan update, terjadi penolakan terhadap primary key yang kosong dan primary key yang ganda. Hasil evaluasi menunjukkan hasil yang baik dimana setiap baris data memiliki identitas masing-masing dengan nilai unik. Referential Integrity Hasil evaluasi referential integrity sudah sesuai dengan yang diharapkan. Ketika sebuah data pada tabel utama yang memiliki hubungan dengan tabel lain diubah, maka semua data yang berhubungan dengan tabel utama secara otomatis akan ikut berubah karena memiliki referential integrity cascade. Sedangkan untuk proses delete data pada tabel utama, tidak dapat dihapus jika pada tabel yang terhubung dengan tabel utama masih terdapat daya yang berhubungan dengan tabel utama. Required Data Hasil evaluasi mengenai required data sudah sesuai dengan yang diharapkan. Semua Atribut telah dirancang untuk memiliki nilai atau NOT NULL. Namun, ada beberapa atribut yang sengaja dirancang untuk bisa memiliki nilai NULL seperti : atribut email dan telepon anggota, sinopsis buku, serta atribut keterangan pinjam kembali. Atribut tersebut diperbolehkan kosong atau NULL karena nilainya bersifat opsional. Multiplicity Hasil evaluasi mengenai multiplicity sudah sesuai dengan yang diharapkan. Hasil akhir menunjukkan tidak terdapat relasi many-to-many (*:*) serta tidak terdapat fan traps ataupun chasm traps. Domain Constraints Hasil evaluasi mengenai domain constraints sudah sesuai dengan yang diharapkan. Domain constraint yang telah dirancang pada perancangan basis data konseptual telah sesuai dengan penerapannya. b. Mekanisme Keamanan Aplikasi dievaluasi dari segi keamanan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Hasil evaluasi menunjukkan hasil yang baik, hanya user yang terdaftar di dalam entitas MsAnggota, MsPustakawan, dan MsKepalaSekolah yang dapat mengakses masuk ke dalam aplikasi ini dengan melakukan autentifikasi di form login terlebih dahulu. Selain itu, setiap user yang terdaftar hanya memiliki hak akses terhadap halaman web sesuai status login-nya masing-masing. c. Fitur-fitur Aplikasi dievaluasi terhadap fitur fitur yang ada. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa semua fitur telah berjalan dan berfungsi sebagaimana mestinya. d. Kaidah Delapan Aturan Emas Evaluasi ini terdiri atas delapan peraturan yang terdiri atas : 1. Berusaha keras untuk konsisten. Pada aplikasi ini, konsistensi ditunjukkan dari segi bahasa dan tampilan aplikasi. Dari segi bahasa, aplikasi ini menggunakan Bahasa Indonesia secara keseluruhan baik untuk menu maupun konten. Dari segi tampilan, setiap halaman memiliki layout yang sama yaitu bagian atas yang merupakan header, bagian bawah merupakan footer, bagian tengah kiri merupakan daftar menu dan bagian tengah kanan merupakan konten. Selain layout, konsistensi tampilan terlihat dari konsistensi dalam penggunaan warna dan tulisan. 2. Menyediakan Usability Universal.
Setiap halaman terdapat shortcut di bagian menu berupa link yang saling terhubung satu sama lain untuk berpindah halaman. Shortcut dibuat dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh user. 3. Memberikan umpan balik yang informatif. Umpan balik diberikan sebagai respon terhadap aksi user. Misalnya, pesan kesalahan bahwa field telepon harus diisi dengan angka yang muncul bila user mengisi field telepon dengan huruf atau isian lain yang tidak sesuai. 4. Merancang dialog untuk menghasilkan keadaan akhir. Aplikasi telah dirancang untuk menghasilkan keadaan akhir berupa dialog konfirmasi akhir. Misalnya, dialog selamat datang dan rekaman waktu kehadiran anggota yang berhasil melakukan absensi dan dialog pesan kegagalan melakukan absensi bila anggota salah dalam pengisian. 5. Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana. Aplikasi telah dirancang untuk memberikan penanganan kesalahan yang dilakukan user saat melakukan penambahan atau pengubahan data. Penanganan tersebut diberikan dalam bentuk pesan singkat yang ditampilkan dalam pesan kesalahan dan solusi sederhana yang bisa dilakukan. 6. Mengizinkan pembalikan aksi dengan mudah. Misalnya, pertanyaan konfirmasi yang ditampilkan bila user ingin keluar dari aplikasi atau membatalkan untuk keluar dari aplikasi. 7. Mendukung pusat kendali internal. Dengan adanya pengaturan kendali internal, pengguna dapat menggunakan sistem sesuai kebutuhan. Pengaturan internal dalam aplikasi ini terletak dengan adanya perbedaan hak akses sebagai pustakawan, anggota, dan kepala sekolah dimana hak aksesnya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek. Setiap halaman dilengkapi dengan judul, untuk mengantisipasi user dari kebingungan ketika mengakses aplikasi. 2. Evaluasi Pengguna Evaluasi pengguna dilakukan dalam bentuk wawancara pada tanggal 18 Februari 2013 dengan Pustakawan SMP-SMA St. Kristoforus, yaitu Bapak Silvester. Sebelum dilakukan evaluasi, terlebih dahulu diberikan demo mengenai penggunaan dan tampilan aplikasi. Hasil wawancara adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana tampilan aplikasi yang sudah dibuat? Tampilan aplikasi sudah baik dan menarik untuk digunakan. Dari segi perpaduan warna dan ukuran tulisan sudah baik dan jelas, sehingga mudah dibaca. 2. Apakah aplikasi ini mudah digunakan? Dari demo aplikasi yang saya lihat, aplikasi ini memiliki fasilitas yang lengkap dan banyak serta kelihatannya mudah digunakan. Namun, saya perlu waktu untuk beradaptasi terhadap penggunaan aplikasi ini hingga benar-benar lancar. 3. Apakah fitur-fitur dalam aplikasi ini sudah mendukung kegiatan perpustakaan secara menyeluruh? Ya, sudah sangat mendukung. Fitur-fiturnya lengkap sekali sesuai dengan yang diperlukan dalam kegiatan operasional perpustakaan ini. 4. Bagaimana kinerja sistem ini dalam menjalankan kegiatan operasional perpustakaan (seperti : peminjaman, pengembalian, pemesanan, dan pengajuan buku)? Menurut saya cara kerjanya cepat sekali, berbeda dengan proses pendataan biasa melalui tulisan tangan yang dilakukan sehari-hari. 5. Menurut Bapak, apa saja kelebihan dan kekurangan yang terlihat dari sistem ini? Menurut saya, tidak ada kekurangan dalam sistem ini karena sudah memenuhi kriteria yang diperlukan. Kelebihan dari sistem ini secara keseluruhan sudah baik dan memenuhi kebutuhan perpustakaan, namun sistem ini harus sesuai dengan perkembangan zaman sehingga tetap dapat menunjang proses dalam perpustakaan. Dari hasil wawancara di atas, didapat kesimpulan bahwa sistem yang dibuat sudah baik dalam hal tampilan, kemudahan penggunaan, kelengkapan fitur, dan kinerja sistem.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis, perancangan, implementasi, dan evaluasi pada sistem basis data perpustakaan SMP-SMA St. Kristoforus berbasis web, maka simpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut : 1. Sistem basis data yang telah dibuat dapat memudahkan fungsi dan proses pekerjaan Kepala Sekolah dan pustakawan dalam hal pemberian informasi, pendataan, pengelolaan data, transaksi, dan laporan. 2. Sistem basis data perpustakaan juga memudahkan anggota dalam melakukan absensi kehadiran, transaksi pengajuan, pemesanan, pencarian buku, dan pengaksesan informasi. 3. Mengurangi penggunaan kertas dan menimalisasi ketidaklengkapan dokumen yang disebabkan oleh hilang atau kerusakan dokumen, karena semua sudah tersimpan di dalam komputer. 4. Basis data yang dibuat menghasilkan integritas data yang baik dari segi entity integrity, referential integrity, required data, multiplicity, maupun domain constraints sehingga menghasilkan informasi yang jelas, tepat, dan akurat dalam mendukung kegiatan operasional perpustakaan. 5. Hak akses telah diatur dengan baik sesuai jabatan pengguna ketika berhasil melakukan autentifikasi, sehingga dapat meminimalisasi penyalahgunaan sistem dari pihak yang tidak bertanggung jawab. 6. Fitur fitur yang tertanam dalam aplikasi sudah berjalan dan berfungsi sebagaimana mestinya. 7. Layar antarmuka yang mudah dimengerti dan bersifat user friendly. Adapun beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai masukan bagi sistem basis data perpustakaan SMP-SMA St. Kristoforus berbasis web, yaitu : 1. Menambahkan animasi pada aplikasi sehingga lebih menarik. 2. Menambahkan fasilitas backup dan recovery pada sistem yang telah dibuat. 3. Mensosialisasikan sistem perpustakaan yang telah dibuat kepada seluruh anggota perpustakaan. DAFTAR PUSTAKA Ahira, A.(2011). Xampp adalah Perangkat Penggabung Aplikasi. Diakses 20 Oktober 2012 dari http://anneahira.com/xampp-adalah.htm Connoly, T.M. and Begg, C.E. (2005). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (4th edition). USA : Addison-Wesley. Eaglestone, B. and Mick, R. (2001). Web Database Systems. England : Mc Graw-Hill. Fathansyah. (2004). Buku Teks Komputer : Sistem Basis Data. Jilid 1. Bandung: Informatika. Hall, James A.(2011). Introduction To Accounting Information Systems. (8th edition). Canada : Cengage Learning. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Marry B. and Topi, H. (2009). Modern Database Management. (9th edition). USA : Pearson International Edition. Martina, I. (2002). 36 jam Belajar komputer : Pemrograman internet dengan Delphi. Jakarta : PT.Elex Media Komputindo. Shneiderman, B. and Catherine,P. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human- Computer Interaction. (5th edition). USA : Addison-Wesley. Sommerville, I. (2006). Software Engineering. (8th edition). USA : Addison-Wesley. Supriyanto. (2010). Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus. Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Suprianto, D. (2008). Buku Pintar Pemograman PHP. Jakarta : Oase Media. Whitten, Jeffrey L., Bentley,. Lonnie D., and Dittman Kevin C. (2004). System Analysis and Design Methods. 6th edition. USA : McGraw-Hill. RIWAYAT PENULIS 1. Ricardo Lumintu lahir di kota Jakarta pada 20 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013.
2. Wily Wijaya lahir di kota Cilacap pada 22 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013. 3. Devi Susanti lahir di kota Pekalongan pada 23 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013.