BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan zaman, kebutuhan akan informasi menjadi unsur utama demi keberlangsungan sistem dari suatu perusahaan saat ini, terutama di bidang bisnis dan informatika. Informasi diperlukan oleh perusahaan sebagai salah satu sumber daya vital yang akan menjadi perhatian utama perusahaan dalam menjalankan organisasi bisnis mereka. Keanekaragaman dari jenis informasi yang dibutuhkan oleh mereka agar sistem berjalan sesuai dengan yang diekspektasikan dapat disesuaikan dengan apa yang dibutuhkan, dari segi informasi untuk proses bisnis yang mereka lakukan ataupun informasi dari segi sumber daya, baik itu sumber daya alam maupun sumber daya manusia yang mereka gunakan untuk mendukung proses bisnis mereka. Informasi inilah yang nantinya digunakan perusahaan dalam berbagai aspek demi keberlangsungan sistem mereka dan bersaing dengan perusahaan lain yang bersaing semakin ketat dan keras. Penyampaian informasi yang berjalan dengan baik didasarkan dari proses informasi dan sumber informasi yang baik dan berkualitas. Namun, terdapat kendala dalam mendapatkan dan mengelola informasi untuk menunjang berjalannya proses bisnis yang dilakukan terkait sulitnya sumber daya alam dan sumber daya manusia saat ini. Sistem yang dilakukan di perusahaan merupakan alat ukur dari kualitas kinerja atau performance dari perusahaan. Semakin baik dan bagus nya kualitas kinerja dengan sistem yang memiliki tingkat kompleksitas tinggi, maka akan semakin baik dan berkualitas pula sistem yang dilakukan di perusahaan itu dengan keuntungan lebih yang akan diperoleh. Sistem informasi dengan kualitas baik dapat secara langsung, terhubung, dan memberikan informasi yang lengkap sesuai dengan sistem bisnis yang dijalankan dan dilakukan dari berbagai fungsi dan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. 1

2 2 PT. Fratello Indonesia Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang general trading yang menyediakan produk penjualan berupa bahan bakar solar industri yang berasal dari produsen minyak dalam negeri. Dalam proses bisnis yang berlangsung di dalamnya, perusahaan ini meyediakan jasa B2B atau businessto-business kepada perusahaan atau institusi lain yang berminat menjual bahan bakar minyak dari produk perusahaan ini serta memberikan jasa lain sehubungan dengan perdagangan produk. Salah satu sistem informasi yang digunakan oleh PT. Fratello Indonesia Mandiri adalah sistem penjualan dan pemasaran. Sistem penjualan memiliki fungsi yang sangat penting bagi perusahaan karena sistem penjualan menangani arus keuangan berupa operasional penjualan produk bisnis dari perusahaan itu yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, peminjaman, dan lainnya. Begitu juga sistem pemasaran yang digunakan untuk pencarian calon customer yang akan menjadi pembeli bahan bakar dari perusahaan. Namun, sistem penjualan dan pemasaran yang sedang berjalan di PT. Fratello Indonesia Mandiri masih manual. Data-data masih tersimpan pada spreadsheet yang kurang aman dan mudah terhapus begitu saja. Kesulitan dalam pencarian data pun masih sering terjadi, sehingga mengurangi performa perusahaan. Dalam proses pemasaran, perusahaan masih sulit mendata calon customer yang masih belum dihubungi sehingga sering terjadi pengulangan proses penawaran atau melewati yang belum dihubungi. Berkaitan dengan jurnal-jurnal sejenis permasalahan yang dihadapi pada penelitian skripsi ini yaitu pada Jurnal Nominal / Volume I Nomor I / Tahun 2012 oleh Yuwandito Wiharjanto tentang Perancangan Sistem Penjualan Tunai Berbasis Web Sebagai Sarana Informasi Produk Bagi Konsumen pada PT. Warna AC, perancangan aplikasi untuk sistem penjualan sedemikian rupa dirancang dengan metode-metode khusus dan analisa sesuai dengan lingkup penelitian berhubungan dengan penelitian skripsi kami sesuai masalah yang sama, dengan harapan hasil dari implementasi sistem dan aplikasi yang dirancang dan dibuat berpotensi mengembangkan sistem terdahulu dari perusahaan. Pada Jurnal Ilmiah / Volume 1 / Februari 2013 oleh Hendi Fachruddin tentang Analisis dan Perancangan Sistem Basisdata Penjualan dan Pembelian Pada CV Edison Prima Pagaralam, mempunyai

3 3 kendala yang sama yaitu masih mempunyai sistem basisdata yang belum terkomputerisasi. Kemudian untuk jurnal international yang berhubungan dengan judul dari penelitian skripsi kami adalah United States Patent / Patent Number: 5,930,764 pada tanggal dari Patent, 27 Juli 1999 oleh Melchione et al tentang Sales and Marketing Support System Using a Customer Information Database, dengam metode perancangan serta sistem yang dirancang serupa dengan penelitian skripsi sesuai judul yang kami teliti. Oleh karena itu penelitian ini dilakukan untuk tujuan merubah sistem penyimpanan data pada PT. Fratello Indonesia Mandiri kedalam suatu sistem basisdata yang lebih aman dan mudah untuk diatur dan juga menyediakan suatu aplikasi sebagai sarana interaksi antara pengguna dan sistem basisdata agar data dapat disajikan dengan baik dan benar. 1.2 Rumusan Masalah Penyusunan skripsi ini diteliti dan disusun atas dasar keperluan dari pemecahan suatu masalah yang dihadapi oleh perusahaa. Suatu rumusan masalah merupakan deskripsi penjelasan mengenai apa pemecahan masalah yang dicari dari penelitian yang dilakukan dalam penyusunan skripsi ini. Kebutuhan dari PT. Fratello Indonesia Mandiri akan masalah yang dihadapi berkaitan dengan sistem basis data dalam lingkup penjualan, pemasaran, dan persediaan dari sistem yang berlangsung dalam perusahaan itu, selain itu dikarenakan masalah sistem basis data yang bersifat masih manual dalam operasional penyimpanan dan penyampaian informasi dengan data-data yang ada pada perusahaan tersebut. Rumusan masalah dari penelitian skripsi ini adalah sebagai berikut: - Apa saja hambatan yang berlangsung di dalam proses penjualan dan pemasaran jika menggunakan sistem penyimpanan dan penyampaian informasi atau data yang masih bersifat manual? - Seberapa tinggi tingkat efektifitas yang didapat oleh perusahaan dalam mengembangkan sistem serta kinerja proses operasional penjualan dan pemasaran dengan menggunakan sistem basis data manual?

4 4 1.3 Ruang Lingkup Penyusunan skripsi ini perlu membatasi ruang lingkup pada sistem pembelian dan pemasaran. Penelitian skripsi ini dilakukan di PT. Fratello Indonesia Mandiri. Proses bisnis yang akan diteliti adalah sistem penjualan dan pemasaran. Berikut cakupan yang akan dikerjakan dikelompokan sesuai dengan fokus penelitian: Perancangan basis data untuk penjualan: Pendataan pemesanan bahan bakar. Persetujuan bagian penjualan untuk pengiriman bahan bakar. Pendataan penjualan bahan bakar, dan laporan tiap bulannya. Pendataan persediaan bahan bakar Perancangan basis data untuk pemasaran: Pembuatan laporan pemasaran. Pendataan data calon customer yang memiliki kemungkinan untuk membeli bahan bakar dari perusahaan. Pendataan calon customer yang telah dihubungi oleh perusahaan sebagai bagian dari pemasaran dan melakukan pendataan status ketertarikan calon customer tersebut terhadap penawaran perusahaan. Perancangan basis data untuk persediaan: Pemberian informasi mengenai volume tanki persediaan minyak yang tersedia. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini, yaitu:

5 5 Melakukan analisis terhadap proses dan sistem bisnis penjualan dan pemasaran yang sedang berjalan di perusahaan untuk mengetahui kebutuhan data dan informasi. Merancang sistem basis data untuk penjualan dan pemasaran yang dibutuhkan oleh perusahaan. Merancang aplikasi basis data untuk memudahkan pengolahan data dalam hal penjualan dan pemasaran. Manfaat dari penulisan skripsi ini, yaitu: Membantu untuk memberikan informasi kepada direktur dan manajer mengenai penjualan dan pemasaran secara akurat. Membantu untuk memberikan informasi mengenai calon konsumer dan konsumer atau pelanggan untuk transaksi penjualan dari produk bahan bakar solar secara akurat. Memberikan beberapa pilihan atau alternatif keputusan dari permasalahan yang timbul dengan data atau informasi yang tersimpan secara akurat dan aktual. Memberikan kemudahan pengguna dalam melakukan proses modifikasi terhadap data yang terdapat dalam basis data perusahaan. Memberikan kemudahan pengguna aplikasi untuk memasukkan atau menghapus data yang terdapat dalam basis data perusahaan. Meningkatkan kinerja atau performance dari operasional pada PT. Fratello Indonesia Mandiri. Memberikan kemudahan akan sistem informasi penyimpanan dan penyampaian data pada PT. Fratello Indonesia Mandiri. Meningkatkan keamanan data dan informasi yang dimiliki oleh PT. Fratello Indonesia Mandiri agar tidak disalahgunakan.

6 6 1.5 Metodologi Penyusunan skripsi yang dikerjakan ini dapat dikelompokkan menjadi bidang proyek, karena yang dilakukan adalah analisis dan perancangan sistem. Beberapa metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini yaitu: Metode Analisis Pada tahap ini, dilakukan proses pengumpulan data dengan menggunakan teknik fact-finding dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Wawancara Demi mendapatkan pemasalahan yang benar-benar dirasakan oleh pengguna, maka penulis melakukan wawancara kepada para stake-holder PT. Fratello Indonesia Mandiri. Wawancara tersebut mengenai sistem yang sedang berjalan, keluhan mengenai sistem yang sedang berjalan, dan apa yang diperlukan pada sistem yang baru. 2. Observasi Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kebiasaan yang sering dilakukan pada PT. Fratello Indonesia Mandiri, maka perlu dilakukan observasi, sistem yang akan dibangun dapat menyesuaikan kebiasaan perusahaan. 3. Pengumpulan dan Analisa Dokumen PT. Fratello Indonesia Mandiri memiliki dokumen-dokumen yang merupakan produk dari sistem yang sudah berjalan, maka itu dokumen-dokumen tersebut perlu di analisa karena memiliki halhal inti yang diperlukan pada sistem yang akan dibangun. Dokumentasi dapat membantu untuk memberikan informasi pada bagian dari perusahaan yang berhubungan dengan masalah. (Connolly dan Begg, 2010, p344)

7 7 4. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dapat mendukung proses penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan membaca buku referensi, penelitian yang sudah pernah dilakukan, dan membaca artikel-artikel yang berkaitan di internet. 5. Analisa Kebutuhan Informasi Analisa ini dilakukan agar dapat mengetahui informasi apa saja yang dibtuhkan oleh perusahaan agar dapat menunjang proses bisnis mereka Metode Perancangan Metode perancangan dibagi menjadi 2 tahap, yaitu : 1. Perancangan Basisdata Agar dapat menghasilkan gambaran sistem yang jelas, dalam melakukan percancangan basis data, ada tiga tahap yang harus dilalui, yaitu : (Connolly dan Begg, 2010, p322) a. Perancangan basisdata konseptual Pada tahap ini, dibangun suatu model yang digunakan oleh perusahaan. Model ini tidak bergantung pada semua pertimbangan fisik. Beberapa hal yang ditentukan Antara lain tipe entity, tipe relationship, tipe attribute dan penggabungan pada tiap entity, domain attribute, candidate dan primary key, pengecekan redundancy, dan validasi model konseptual pada transaksi pengguna. b. Perancangan basisdata logikal Pada proses ini, model basisdata dibuat lebih spesifik namu tetap masih tidak bergantung pada pertimbangan fisikal seperti Database Management

8 8 Syetem (DBMS). Hal-hal yang ditentukan dalam tahap ini antara lain memvalidasi dengan normalisasi, menentukan relasi untuk model logical data lokal, menghilangkan fitur yang tidak kompatibel, dan menentukan integrity constraint c. Perancangan basisdata fisikal Proses ini menentukan deskripsi implementasi basisdata pada penyimpanan sekunder, menggambarkan hubungan dasar, menentukan index yang digunakan untukmeningkatkan efisiensi, dan keamanan. 2. Perancangan aplikasi basisdata Pada tahap ini dilakukan perancangan user interface yang berguna sebagai penguhubung antara sistem basis data dan pengguna. Perancangan meliputi perancangan layar, perancangan input dan output, dan state digram transition. 1.6 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang digunakan pada penulisan skripsi ini. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini dijelaskan teori-teori dasar dan metode-metode yang digunakan untuk mendukung perancangan yang dilakukan. BAB 3 METODOLOGI Bab ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi, wewenang, dan tanggung jawab, diagram alir dokumen sistem yang berjalan, permasalahan

9 9 yang dihadapi, analisis kebutuhan informasi, usulan pemecahan masalah, perancangan basisdata yang meliputi perancangan basisdata konseptual, logikal dan fisikal, perancangan aplikasi meliputi struktur menu, state transition diagram, spesifikasi proses, perancangan input dan output BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi spesifikasi kebutuhan sistem, rencana implementasi, petunjuk pemakaian sistem, serta evaluasi sistem. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi dari hasil analisis dan penulisan skripsi ini beserta saran-saran yang berguna bagi penyempurnaan dan pengembangan sistem agar mencapai tujuan yang dikehendaki di masa depan.