ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI SISTEM BASIS DATA PEMBAYARAN DAN PENGADAAN BARANG INVENTARIS DI SMA NEGERI 3 SERANG

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI SISTEM BASIS DATA PEMBAYARAN DAN PENGADAAN BARANG INVENTARIS DI SMA NEGERI 3 SERANG Christopher Panjaitan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Farikhah Dwi Septina Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Fidry Siti Zubaidah Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk merancang sebuah aplikasi sistem basis data pembayaran dan pengadaan inventaris bagi SMA Negeri 3 Serang METODE PENELITIAN, dilakukan dengan melakukan studi ke perpustakaan, survey dan wawancara, sedangkan metode perancangan yaitu sesuai dengan Database Life Cycle menggunakan konseptual, logikal, fisikal dan implementasi serta evaluasi HASIL YANG DICAPAI, rancangan database dan aplikasi yang digunakan untuk membantu mempercepat kinerja pada SMA Negeri 3 Serang SIMPULAN, intuisi pendidikan yang telah berkembang cukup lama juga memerlukan sebuah cara untuk mengatasi permasalahan berupa pengelolaan dan pencarian data secara efisien, serta penyimpanan jangka panjang. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem, Basisdata, Aplikasi

2 1. Pendahuluan Sejak era globalisasi, perkembangan teknologi semakin pesat. Penggunaan komputer telah meningkat secara dramatis. Karena komputer merupakan suatu teknologi yang memegang peranan penting, sehingga mengalami perkembangan yang cukup signifikan untuk membantu proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini harus ditunjang oleh hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (operator/ pengguna). Selama ini penggunaan komputer telah banyak membantu pekerjaan manusia. Hal ini dapat ditelusuri dengan adanya istilah komputerisasi, yang menggantikan cara penulisan tangan dengan komputer. Karena komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat, serta dirancang dan diorganisasikan agar secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, lalu menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkahlangkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program). SMA Negeri 3 Serang merupakan sekolah yang masih menggunakan sistem manual dalam penulisan data dan transaksi. Melihat banyaknya jumlah data yang tidak sedikit, yaitu; 120 pegawai dan 1200 murid sehingga dalam transaksi SPP, komputer, BP3, buku paket, investasi, dan pengadaan barang. Dengan kuota murid dan pegawai yang ada mengharuskan pihak sekolah untuk menggunakan komputer dalam proses penulisan data dan transaksi. Penulisan manual sering kali menimbulkan kesalahan dalam penulisan data menjadi tidak akurat. Pengecekan data yang dilakukan berkali-kali untuk mengurangi kesalahan yang terjadi, sehingga menghambat kinerja pegawai dalam pemanfaatan waktu.

3 Dalam penelitian ini penulis akan memberikan solusi dalam penulisan data, dengan merancang dan mengaplikasikan suatu alur kerja sistem pembayaran dan pengelolaan pengadaan barang berdasarkan sistem manual yang sudah ada pada SMA Negeri 3 Serang yang masih kurang efektif dan efsien, dan membuat sistem basis data yang akan di gunakan dalam sistem pembayaran dan pengelolaan pengadaan barang yang terkomputerisasi. Kecepatan dan ketepatan pengolaan data diharapkan dapat mengurangi kesalahan pada waktu proses pembayaran dan pengadaan barang berlangsung. Oleh sebab itu dengan berdasarkan alasan ini penulis mencoba mengambil tema dalam penulisan skripsi ini dengan judul : Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Basis Data Pembayaran dan Pengadaan Barang Inventaris di SMA Negeri 3 Serang. 2. Metodologi Metode yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem aplikasi pembayaran dan pengelolaan pengadaan barang ini dengan menggunakan beberapa metode, antara lain : 1. Pengumpulan Data Dalam proses pengumpulan data untuk membangun sebuah sistem informasi pembayaran dan informasi pengelolaan pengadaan barang dan inventaris, menggunakan beberapa cara yaitu : Studi Pustaka Metode Interview Observasi 2. Perancangan Sistem :

4 Data Flow Diagram (DFD) Perancangan Database dengan menggunakan metode database lifecycel Relasi antara tabel 3. Pengujian Sistem 2.1. Perancangan Sistem database sebagai komponen mendasar dari sistem informasi organisasi yang besar, siklus hidup aplikasi database menjadi bagian dari siklus hidup sistem informasi. Tahapan dalam siklus hidup aplikasi database dapat dilaksanakan secara tidak urut, tetapi dapat mengulang tahapan yang telah dijalankan sebelumnya sebagai feed back loops.untuk aplikasi database yang kecil, dengan user yang sedikit, siklus hidup aplikasi database tidaklah kompleks. Tetapi untuk aplikasi data base yang besar dengan banyak user, menggunakan banyak queri dan program aplikasi, siklus hidup database menjadi kompleks.jadi Siklus Hidup Aplikasi Database digunakan untuk mengembangkan database yang sedang hingga yang besar. Tahapan dari Siklus Hidup Aplikasi Database 1. Database Planing Merencanakan bagaimana tahapan dalam siklus hidup aplikasi database ini dapat dijalankan secara efesien dan efektif

5 2. System Definition Pendefinisian ruang lingkup dari database system, user yang terlibat, area aplikasi 3. Perancangan Database Perancangan Data base secara logika dn fisik sesuai dengan sistem manajemen database yang diinginkan. 4. Pemilihan DBMS (optional) Memilih DBMS yang sesuai 5. Desain Aplikasi Mendesain user interface dan program aplikasi yang digunakan serta proses database 6. Prototyping (0ptional) Membangun model kerja dari aplikasi database dalam bentuk visualiasi dan mengevaluasi akhir dari system. 7. Implementasi Database Pendefisian database secara konseptual, eksternal dan internal serta mengimplementasikan kedalam aplikasi software 8. Pengambilan dan konversi data Penempatan database yang baik kedalam sistem format database yang sudah digunakan. 9. Konversi Aplikasi

6 Software aplikasi dari sistem database sebelumnya di konversikan kedalam sistem database yang baru 10. Pengujian dan Validasi Sistem yang baru telah ditest dan diuji kinerjanya 11. Pengoperasian Pengoperasian database sistem dan aplikasinya 12. Pengawasan dan Pemeliharaan Pengawasan dan pemeliharaan sistem database dan aplikasi software Perancangan basis data dengan menggunakan pendekatan bottom up lalu ke permodelan data menggunakan DFD, Flow Chart, Multiplicity, Non Redudancy dan Diagram Representation. Setelah itu merancang database dengan perancangan basisdata secara konseptual, logikal, dan fisikal. Adapun kegiatan perancangan basisdata secara konseptual adalah dengan skema konseptual dan perancangan transaksi. Kegiatan peracangan basisdata logikal diantaranya pembuatan ERD dan multiplicity-nya.

7 Gambar 1 ERD Logikal Setelah melakukan proses logikal, perancangan basisdata di lanjutkan dengan merancang aplikasi yaitu perancangan fisikal dengan menggunakan Visual Studio VB.net dan DBMS menggunakan SQL Server Implementasi Implementasi merupakan penerapan aplikasi database di lapangan sebagai solusi pengganti prosedur yang dijalankan sebelumnya. Dalam hal ini dari prosedur manual menjadi komputerisasi.

8 Dalam menggunakan aplikasi database ini, membutuhkan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak minimum, sehingga kita sebaikanya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak sesuai yang dibutuhkan. Hal berguna agar aplikasi database dapat berjalan dengan baik. Untuk saat ini implementasi belum dapat dilakukan dengan sekolah yang bersangkutan, hanya dapat diimplementasikan pada aplikasi yang digunakan. Bila diimplementasikan pada sekolah yang bersangkutan maka dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Dapat mengurangi tempat penyimpanan dalam bentuk fisik. 2. Dapat mempercepat pencarian data yang dibutuhkan. 3. Dapat mempermudah penyusunan laporan. Evaluasi juga mejabarkan kebutuhan dari pernagkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan supaya aplikasi ini dapat berjalan sebagaimana mestinya Evaluasi Evaluasi yang dilakukan melalui lima kriteria yang telah diuji-coba, yaitu Domain Integrity, Entity Integrity, References Integrity, Enterprise Constraint dan Security.

9 Domain Integrity Pengujian yang dilakukan adalah apakah nilai atribut yang dihasilkan sesuai dengan domain yang telah ditentukan sebelumnya. Hal-hal yang di uji : a. Domain atribut yang ditetapkan untuk IdPegawai pada tabel pegawai adalah karakter pertama merupakan huruf PG, dan 4 karakter berikutnya berupa angka 0-9 dengan range b. Domain atribut yang sitetapkan untuk IDSupplier pada tabel supplier adalah karakter pertam merupakan huruf SU, dan 4 karakter berikutnya berupa angka 0-9 dengan range Hasil dari evaluasi domain integrity menunjukan bahwa seluruh tabel yang diuji telah memiliki domain integrity yang tepat. Entity Integrity Pengujian dilakukan pada seluruh tabel dan dipastikan bahwa tidak ada atribut dari suatu primary key yang bernilai NULL dan tidak ada record yang sama pada primary key suatu strong entity. Contoh dari evaluasi entity integrity adalah primary key pada tabel Murid tidak boleh bernilai NULL dan entity murid merupakan strong entity maka harus diuji bahwa tidak ada dua record yang sama didalam tabel tersebut.

10 Hasil evaluasi entity integrity menunjukan bahwa tabel yang ada memenuhi kriteria lulus uji. References Integrity Hal yang diuji adalah setiap tabel yang berhubungan, terdapat foreign key dalam tabel yang terhubung tersebut dan nilai foreign key harus sesuai dengan primary key pada tabel yang terhubung. Sebagai contoh, tabel inventaris terhubung dengan tabel detail pengadaan inventaris yang sesuai dengan primary key tabel inventaris (IdInventaris). Evaluasi referential integrity membuktikan bahwa seluruh tabel telah terhubung dengan baik dimana terdapat foreign key dan primary key tersebut sesuai dengan primary key tabel yang terhubung. Jika seluruh tabel telah terhubung, dengan baik dan benar maka tidak akan di tampilkan pesan error pada saat dilakukan transaksi seperti ketika melakukan insert, update, dan delete. Enterprise Constrain Hasil dari evaluasi enterprise constrain sistem telah sesuai karena tidak adanya enterprise constrain.

11 Security Hasil dari evaluasi security menunjukan bahwa semua tabel yang telah dilakukan uji coba, kesemuanay telah dapat berjalan sesuai dengan makanisme yang di tentukan. Yaitu dengan membagi hak akses program sesuai dengan tingkatan user. 3. Kesimpulan Penelitian ini telah mengidentifikasi masalah yang ada, serta menganalisa kebutuhan yang ada, sehingga dapat memberikan suatu rancangan pemecahan masalah menggunakan Sistem Basis Data. Kemudian, dirancang suatu Sistem Basis Data yang sesuai dengan kebutuhan SMA Negeri 3 Serang yang dihasilkan melalui konsep perancangan konseptual, perancangan logikal dan juga perancangan fisikal. Sehingga basis data tersebut nantinya akan dapat diaplikasikan untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Rancangan basis data tersebut diimplementasi kedalam suatu DBMS, yaitu SQL Server Sesuai dengan hasil analisa yag telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan dan manfaat dari aplikasi ini, yaitu : 1. Aplikasi ini mempermudah proses pembayaran pada SMA Negeri 3 Serang karena sistem tersebut mudah digunakan oleh user dan user mengatakan bahwa aplikasi ini sangat user friendly. 2. Sistem yang dirancang mampu menciptakan suatu sistem basis data yang dapat menyimpan data dalam jangka waktu yang panjang.

12 3. Sistem yang dirancang mampu membuat sistem basis data pembayaran dan pengadaan inventaris sesuai dengan kebutuhan dan keadaan SMA Negeri 3 Serang. Dan dengan adanya laporan harian, mingguan, bulanan dan tahuan seperti yang diminta dari pihak sekolah

13 Daftar Pustaka [1] Bentley, D, Lonnie; Whitten, L, Jeffrey. (2007). System Analysis & Design Methods. 7 th Edition. McGraw-Hill, Singapore. [2] Connolly, Thomas; Begg, Carolyn. (2002). Database System. 3 rd Edition. Addison Wesley, England. [3] Daramayuda, Ketut. (2008). Pemrograman Aplikasi Database dengan Microsoft Visual Basic.NET Informatika, Bandung. [4] Date, C.J. (2000). An Introduction do Database System, 5 th Edition. Addison Wesley Publishing Company, Inc, USA. [5] Fathansyah. (2005). Sistem Basis Data. Informatika, Bandung. [6] Hoffer, A, Jeffrey; Prescott, B, Mary; McFadden, R, Fred. (2005). Modern Databse Management. 7 th Edition. Pearson-Prentice Hall, New jersey. [7] [8] Indrajani, S.Kom, MM. (2011). Bedah Kilat 1 Jam. Pengantar dan Sistem Basis Data. Elex Media Komputindo, Jakarta. [9] Junindar. (2008). Panduan Lengkap Menjadi Programmer. Jakarta: Media Kita. [10] Kroenke, M, David; Auer, J, David. (2010). Database Processing, 11 th Edition. Prentice Hall, New Jersey. [11] Maslakowski, Mark; Butcher, Tony. (2000). Sams Teach Yourself MySQL in 21 Days. Macmillan, Indiana.

14 [12] Post, V, Gerald. (2005). Database Management System, 3 rd Edition. McGraw-Hill, New York. [13] Sibero, K, F, Alexander. (2010). Dasar-Dasar Visual Basic.NET. MediaKom, Jakarta. [14] Silberschatz, Abraham; Korth, F, Henry; Sudarshan, S. (2003). Database System Concept. 4 th Edition. Mcgraw-Hill, Singapore. [15] Sutedi, Adrian. (2008). Aspek hukum pengadaan barang dan jasa dan berbagai masalah lainnya. Sinar Grafika, Jakarta. [16] Whitten, L, Jeffery; Bentley, D, Lonnie; Dittman, C, Kevin. (2005). System Analysis And Design Methods, 6 th Edition. McGraw-Hill, New York.