PENGADILAN AGAMA PEKALONGAN Standard Operasional Prosedur (SOP) ADMINISTRASI UMUM mor SOP : W11-A9/581/0T.01.3/III/2012 Revisi...Tgl. : Tgl Ditetapkan : 9 Maret 2012 Halaman : 3 halaman 1. PROSEDUR SURAT MASUK 1. Setiap surat masuk diterima dan dibuka serta disortir oleh petugas pelayanan surat untuk selanjutnya diagendakan dan melampirkan lembar Disposisi kemudian diteruskan kepada Kasubbag.. 60 menit dilampiri lembar 2. Berdasarkan surat masuk diterima, Kasubbag. memberi untuk kemudian ditindaklanjutkan bagian yang terkait dengan perihal surat. 3. Petugas pelayanan surat mendistribusikan surat masuk sesuai dengan kemudian diteruskan ke wakil sekretaris.petugas pelayanan surat masuk sesuai dengan kemudian diteruskan ke Panitera sekretaris.. 1 4. Setelah di oleh Pansek kemudian dilanjutkan ke Ketua. 1 5. ditindak lanjuti diselesaikan oleh pengelola yang terkait sesuai dengan surat untuk selanjutnya surat diarsipkan kedlm file arsip pengolah 8.640 menit ditindaklanjuti dan diselesaikan 2. PROSEDUR SURAT KELUAR 1. Wakil sekretaris mengins-truksikan /men surat masuk kepada Kasub Bag terkait untuk membuat/ membalas surat kepada pihak yang dituju. Wakil Sekretaris Intruksi surat keluar Konsep surat keluar 2. Konsep surat keluar diselesaikan /ditindaklanjuti oleh Kasub Bag yang terkait selanjutnya diserahkan kepada petugas pengolah surat. Kasubbag Konsep surat keluar 3. Petugas pengolah surat meneruskan konsep surat untuk mendapatkan persetujuan Kasub Bag umum diparaf Pengelola Surat 1 Konsep surat keluar yang telah disetujui 4. Konsep surat diteruskan oleh petugas pengolah surat ke masing-masing Pejabat untuk dijadikan draf surat keluar. Kasubbag Draf surat keluar berikut keleng kapannya 5. Draf surat disetujui selanjutnya disampaikan kepada petugas pengolah surat untuk diteliti Ketua/ panitera Sekretaris 120 menit Draf surat keluar yang 1
kelengkapannya. telah ditanda tangani 6. Pejabat yang berwenang menandatangani draf surat keluar Terhadap surat ditandatangani Pejabat, pelaksana pengolah surat mengagendakan surat dengan memberi nomor urut, kode surat dan membubuhkan dinas serta mencatatnya ke dalam Ketua dan Panitera/Sekretaris Surat dalam amplop siap untuk dikirim 7. Buku Ekspidisi. Selanjutnya surat yang siap dikirim diteruskan ke pengirim surat Pengirim surat mengirmkan dan mendistribusikan surat keluar sesuai dengan tujuan surat. Pengelola Surat 60 menit Surat keluar telah terkirim kepada yang dituju A. PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR I. PROSEDUR BELANJA KEPERUAN SEHARI-HARI PERKANTORAN 1. Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan seharihari peran (Barang persediaan) Kasubbag 2. Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari peran (barang persediaan yang akan diadakan. 3. Petugas pengelola barang persedian menginput data ke dalam aplikasi persedian dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK ) minimal2 (dua) kali setahun. 4. Petugas pengelola barang persedian mendistri busikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan) 5. Petugas pengelola barang persedian melakukan opname fisik barang persedian minimal 2 (dua) kali setahun 6. Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persedian 7 menit II. PROSEDUR PENGINPUTAN BARANG INVENTARIS () 1. Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris /Barang Milik Negara. 2. Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang 3. Pejabat penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang 4. Daftar barang diterima diserahkan kepada petugas Aplikasi SIMAK 5. Petugas Aplikasi SIMAK- menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK- 6. Kemudian Petugas Aplikasi SIMAK- melakukan rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya 7. Selanjutnya pengelola SIMAK- melakukan rekonsiliasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) minimal 2 (dua) kali setahun 8. Petugas pengelola SIMAK- menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Kordinator Wilayah minimal 2(dua) kali setahun 2 Kasubbag Pejabat penerima Barang
II. Prosedur Pelaporan SIMAK A. Rekonsiliasi Internal 1. Mengirimkan Arsip Data Komputer (ADK) ke SIMAK 2. Petugas aplikasi memproses dokumen-dokumen laporan berdasarkan pengklasifikasian dalam Neraca meliputi :, Aset Tetap (Tanah, Gedung dan Bangunan, Peralatan dan mesin, Jalan, Irigasi dan Jaringan, Aset Tetap lainnya, Konstruksi Dalam Pengerjaan), Aset Lainnya (Aset tidak berwujud) 3. Petugas aplikasi mencetak dokumen dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut. 4. Mengirimkan ADK SIMAK ke Sistem Akuntansi Keuangan Pemerintah (SAKPA). 5. Jika data-data tersebut sudah cocok kemudian diterbitkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal. Operator Operator Simak Operator Simak Operator Simak Berita Acara Rekon internal, setiap bulan 5 mnit 3 menit B. Rekonsiliasi dengan KPKNL 1. Mengirimkan laporan yang berupa ADK, backup data SIMAK, pengiriman dari SIMAK (Saldo Tahun Lalu, Transaksi Tahun Berjalan, Transaksi Semester),pengiriman dari aplikasi SAKPA, Printout laporan yang berupa Laporan Barang Kuasa Pengguna (, Intrakomptabel, Ekstrakomptabel, Gabungan, Konstruksi Dalam Pengerjaan, Aset Tak Berwujud, Barang Bersejarah, Neraca, Catatan Ringkas ), Lampiran LBKP (BAR Internal UAKPA dan UAKPB, Realisasi Anggaran Kuasa Pengguna Barang, Dokumen pengelolaan ) diperiksa dan ditandatangani oleh pejabat Kuasa Pengguna Barang 2. Setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPKNL dan hasil pemutakhiran data dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran Data dan Rekonsiliasi Data yang diterbitkan oleh KPKNL, petugas aplikasi mengirimkan laporan tersebut kepada Korwil dengan laporan yang sama. Operator aplikasi 60 menit Berita Acara Rekonsiliasi Semester I dan 2 Operator aplikasi 3. PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN 1. Menerima Bahan Pustaka : 1. Mendaftar semua bahan pustaka ke dalam buku induk perpustakaan 2. Membubuhi stempel instansi pada halaman judul, halaman terakhir dan halaman rahasia 3. Membubuhi stempel dan mengisi inventarisasi dibalik judul yang tidak ada tulisan atau gambar 4. Membuat kartu buku dan kantong buku serta menempelkan pada setiap buku 5. Memberi nomor klasifikasi 6. Memberi label buku Pengelola Perpustakaan Bahan Pustaka 3
7. Menata dalam rak perpustakaaan 15-2. Melayani tamu yang berkunjung ke perpustakaan Kasubbab 1 Layanan Informasi 3. Melayani para peminjam buku 1. Mencarikan buku yang dibutuhkan 2. Mencatat dalam buku peminjaman 3. Mencatat dalam kartu buku dan menyimpan kartu buku 4. Menyerahkan buku kepada peminjam Pengelola perpustakaan 1 menit Buku Pustaka 4. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS 1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa dinas yang akan diperbaiki. 1 jam 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke wakil sekretaris 1 Persetujuan 3. Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh wakil sekretaris kemudian diteruskan kepada panitera sekretaris. 4. Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda tangani oleh panitera sekretaris. 5. Petugas membawa dinas ketempat service untuk diperbaiki / diservis. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada kassubbag umum. kemudian disampaikan kepada kasubbag keuangan / bendahara. 1 Persetujuan 15 mnit Telah disetujui / ditandatangani rencana permohonan 2880 menit telah diservis 1 Terpeliharanya dinas 5. PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA 1. Rencana Pengadaan, di umumkan di LPSE Ketua Pengadilan Agama Pekalongan 1. KPA memerintahkan kepada PPK untuk membuat perencanaan PBJ sesuai DIPA 5 Menit Pengumuman Usulan rencana BJ 2. 3. PPK menetapkan PBJ berupa spesifikasi,rancangan kontrak dan HPS PPK mengajukan spesifikasi dan HPS ke KPA untuk dimintakan persetujuan 21.600 menit Penetapan Rencana BJ SPPBJ SPK/ kontrak 4. PPK memerintahkan kepada ULP/Pejabat pengadaan untuk melakukan proses PBJ 8.640 menit Barang Jasa 5. Pejabat Penerima hasil pekerjaan menyerahkan hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA Barang Jasa 4
6. Kemudian pejabat penerima hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA SP2D 7. Bendahara pengeluaran melakukan proses pembayaran/pencairan pengadaan barang dan jasa setelah disetujui KPA 6. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS 1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa dinas yang akan diperbaiki. 1 jam 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke wakil sekretaris 1 Persetujuan 3. Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh wakil sekretaris kemudian diteruskan kepada panitera sekretaris. 4. Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda tangani oleh panitera sekretaris. 5. Petugas membawa dinas ketempat service untuk diperbaiki / diservis. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada kassubbag umum. kemudian disampaikan kepada kasubbag keuangan / bendahara. 1 Persetujuan 15 mnit Telah disetujui / ditandatangani rencana permohonan 2880 menit telah diservis 1 Terpeliharanya dinas 7. PROSEDUR PENGHAPUSAN 1. Petugas barang melakukan opname fisik barang tiap triwulan untuk mengiventaris barang yang sudah rusak berat 4320 menit Rekap barang RB,RR 2. Melaporkan hasil opname fisik barang rusak, membuat usulan SK Panitia penghapusan barang 3. Panitia Penghapusan melakukan penelitian barang yang akan dihapus dan ketua PA. mengajukan pengusulan penghapusan ke PTA. 2880 menit RB,RR SK panitia Penghapusan Rekomendasi penghapusan 4. SK penghapusan dari BUA MA SK Penghapusan MA 5. SK penghapusan dari BUA MA diteruskan ke KPKNL untuk permohonan penjualan secara lelang 23.040 menit 1bln t 6. Pembuatan Berita Serah Terima Barang 20.160 menit Risalah lelang 7. Penghapusan barang dari inventaris Aplikasi SIMAK 4320 menit Daftar barang yang dihapus 5
8. PROSEDUR KEBERSIHAN LINGKUNGAN 1. Telah selesainya Penetapan tenaga honorer sesuai pengadaan BJP, maka diterbitkan SPK petugas kebersihan yang selanjutnya diteruskan kepada Ka. Subbag 2. Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan 3. Petugas pelayanan kebersihan lingkungan melaksanakan tugas membersihkan gedung dan ruang kerja, serta halaman. 4. Petugas melaporkan tugas dilaksanakan kepada kasub.bag umum 5. Kasub.Bag melaporkan pelaksanaan tugas kebersihan kepada atasan. 60 menit SPK Penetapan telah diterima oleh tenaga honorer. 60 menit Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya 240 menit Tercapainya Lingkungan yang bersih nyaman 1 Terselenggaranya kebersihan lingkungan 1 Terselenggaranya kebersihan lingkungan kanto 9. PROSEDUR KEAMANAN KANTOR 1. Penetapan petugas keamanan 60 menit SK Penetapan Petugas keamanan 2. Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan 3. Petugas keamanan melaksanakan keamanan dengan menggunakan shift waktu yang sesuai dengan jadwa 4. Penjaga keamanan melaporkan hasil kerjanya selama menjaga keamanan kepada Kasubbag umum 5. Penjaga keamanan melaporkan hasil laporan keamanan 60 menit Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya 480 menit Keamanan terjaga 4 Terpenuhinya keamanan Sesuai hari kerja Terselenggara nya keamanan lingkungan Pekalongan, 9 Maret 2012 Ketua Pengadilan Agama Pekalongan ttd Drs. Masrur,S.H.M.H. NIP.150240554 6