Tonggak-tonggak Capaian (Milestones) 2
Roadmap Kegiatan SPMI UB 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009- Skrg PNBP SP4 PNBP I-MHERE B 2.2a PNBP PNBP Benefit Monitoring & Evaluation (BME) Pusat Jaminan Mutu (PJM) SPMI (PJM SPI) UB sehat & berdaya saing Monevin DueLike Inisiasi SPMA Akreditasi Monevin PHK SPMA tertulis (PJM) Audit sistem (akademik) Akreditasi Monevin PHK& Pasca PHK ISO 9001:2000 PJM UB Award Audit kepatuhan SPMI SPMI tertulis (PJM-SPI) Akreditasi Monevin PHK& Pasca PHK Tumbuhnya kapasitas perencanaan, meningkatnya akuntabilitas, transparansi & efisiensi ISO 9001:2008 UB UB Award Audit Kinerja SPMI tertulis (PJM-SPI) Akreditasi Monevin PHK& Pasca PHK Sertifikasi/ akreditasi internasional 3
Siklus SPMI di UB Visi Misi 1. Evaluasi Diri 2. Benchmarking 3. Stakeholders 1,2 dan 3 utk menetapkan RENSTRA Dokumen Induk & mutu Bisnis proses Standar mutu Sasaran mutu Organisasi dan tupoksinya S (Sistem) O (Organisasi) Sistem Dokumen Dilaksanakan: Sosialisasi & acuan kerja 1. Pencapaian Visi Misi 2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan D (Do) Audit Internal Pimpinan Manajemen 1. Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu. 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakukan. A (Audit) Audit (eksternal: PJM-UB; Akreditasi BAN-PT; ISO 9001:2008) Perbaikan, tindak lanjut dan Peningkatan mutu T (TindakLanjut) Tinjauan Manajemen (Management Review/ Permintaan Tindakan Koreksi = PTK) 4
Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB 1. Pusat Jaminan Mutu (PJM) 2. Satuan Pengawasan Internal (SPI) 3. Komite Penjaminan Mutu Pascasarjana REKTOR SENAT AKADEMIK UNIVERSITAS Gugus Jaminan Mutu (GJM) Audit Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik DEKAN/PROGRAM (PROGRAM STUDI S2,S3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik) SENAT AKADEMIK FAKULTAS Unit Jaminan Mutu (UJM) KETUA JURUSAN (PROGRAM STUDI S1, S2, S3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik) 5
SERTIFIKAT ISO 9001:2008 untuk Universitas Brawijaya The Quality Management System is applicable to: Provision of higher education academic services (undergraduate and postgraduate programmes) including academic supporting activities. 6
Jenis Audit Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal dua atau satu tahun sekali). Audit Eksternal: 1. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN- PT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk unit pelaksana akademik. 2. ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh lembaga sertifikasi ISO, baik unit pelaksana maupun penunjang akademik). 3. Audit oleh lembaga keuangan, mis. BPK, BPKP, KAP, ITJEN, dll. 7
Tahapan Audit Audit Sistem Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu. Audit Kinerja Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: 1. Memeriksa apakah standar mutu yang telah ditetapkan dalam dokumen standar mutu atau yang telah dijanjikan, dipenuhi atau tidak, salah satunya dengan mengisi dokumen evaluasi kinerja. 2. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen mutu (misal: manual prosedur atau instruksi kerja) telah dilaksanakan secara tertib dan benar. Audit sistem dan kinerja bisa dilakukan di kantor (desk evaluation) dan visitasi, atau bisa juga dilakukan hanya di kantor atau langsung visitasi.
Mekanisme AIM REKTOR 1 2 PJM-SPI 3 Menugaskan menyusun Tim PJM-SPI AIM SK Rektor tentang Tim AIM 6 4 Tim AIM melaporkan hasil audit ke Rektor melalui PJM- SPI 5 Tim AIM melaksanakan audit 7 Permintaan Tindakan Koreksi 8 Dekan/ 9 Ketua Program Kajur/KaPS untuk memperbaiki Kinerja sesuai target indikator yang dijanjikan Berlanjut pada siklus berikutnya http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/ 9
Kelompok Auditee UKPA Unit Kerja Pelaksana Akademik, terdiri atas : Fakultas, Program Studi dan Laboratorium UKPPA Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik, terdiri atas : Biro, Lembaga dan UPT (Unit Pelaksana Teknis)
11
Suasana AIM UKPPA 12
Perkembangan Lingkup AIM UKPA di UB AIMA UKPA Siklus 1 Tahun 2007 AIMA UKPA Siklus 2 Tahun 2008 AIMA UKPA Siklus 3 Tahun 2008 AIMA UKPA Siklus 4 Tahun 2009 AIMA UKPA Siklus 5 Tahun 2009 1. Organisasi penjaminan mutu 2. Dokumen mutu akademik 1. Organisasi SPMA 2. Format Dokumen 3. Coding Dokumen 4. Pengesahan Dokumen 5. Isi Dokumen 6. Implementasi SPMA 1. Perencanaan, Organisasi dan Sistem Dokumentasi. 2. Kinerja Akademik (10 Butir SNP) 1. Organisasi, dokumentasi, implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) 2. Tindak lanjut temuan AIMA Batch II tahun 2008 1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) 2. Kinerja Akademik (10 Butir SNP)
Perkembangan Lingkup AIM UKPA di UB AIMA UKPA Siklus 6 Tahun 2010 AIMA UKPA Siklus 7 Tahun 2010 AIM UKPA Siklus 8 Tahun 2011 AIM UKPA Siklus 9 Tahun 2011 1. Organisasi, 2. Dokumentasi, 3. Sosialisasi AIM melalui Laman/Web 4. Pelaksanaan Audit Internal. 1. Tindakan Koreksi AIM Sebelumnya 2. Dokumen Manual Mutu 3. Kinerja Standar Mutu 4. Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR 1. Tindakan Koreksi atas temuan AIM siklus sebelumnya. 2. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). 3. Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR. 4. Tinjauan Manajemen. 1. Permintaan tindakan koreksi atas temuan audit siklus 8 dan temuan Stage 1 Assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA. 2. Implementasi dokumen Manual Mutu berbasis ISO 9001:2008. 3. Audit kinerja berbasis standar akreditasi BAN-PT Standar 6.
Perkembangan Lingkup AIM UKPA di UB AIM UKPA Siklus 10 Tahun 2012 AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012 AIM UKPA Siklus 12 Tahun 2013 AIM UKPA Siklus 13 Tahun 2014 1. Bukti perbaikan atas temuan AIM UKPA Siklus 9, beserta Isian Borang Klarifikasi. 2. Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001:2008, termasuk Tinjauan Manajemen (management review). 3. Kinerja PS berbasis standar akreditasi BAN-PT untuk Standar 7. Fakultas & Program Studi: 1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008. 3. Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT. 4. Implementasi Standar Pelayanan Prima. Laboratorium 1. Sistem laboratorium (legalitas, fungsi dan sarana fisik). 2. Implementasi Standar Pelayanan Prima Fakultas & Program Studi 1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya. 2. Implementasi standar akreditasi BAN-PT (Standar 3, 4 dan 5). 3. Implementasi ISO 9001:2008. 4. Implementasi Standar Pelayanan Prima. 5. Implementasi Standar Website Laboratorium 1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya, 2. Implementasi ISO 9001:2008, 3. Implementasi Pelayanan Prima, 4. Implementasi Standar Website Unit Kerja. Fakultas & Program Studi 1. Implementasi Standar Mutu UB 2. Implementasi Standar Website UKPA Laboratorium 1. Implementasi Standar Website UKPA 2. Implementasi ISO 9001:2008
Perkembangan Lingkup AIM UKPPA di UB AIM UKPPA Siklus 1 Tahun 2011 AIM UKPPA Siklus 2 Tahun 2011 AIM UKPPA Siklus 3 Tahun 2011 AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012 AIM UKPPA Siklus 5 Tahun 2012 1. Tinjauan desain dan sistem manajemen mutu. 2. Audit Internal Organisasi. 1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya 2. Implementasi Manual Mutu 3. Audit Internal Organisasi 4. Tinjauan manajemen 1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008 1. Tindakan Perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008 3. Implementasi Standar Pelayanan Prima 1. Tindakan Perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008 3. Implementasi Standar Pelayanan Prima.
Perkembangan Lingkup AIM UKPPA di UB AIM UKPPA Siklus 6 Tahun 2013 1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya, 2. Implementasi ISO 9001:2008, 3. Implementasi Standar Pelayanan Prima, 4. Implementasi Standar Website Unit Kerja. AIM UKPPA Siklus 7 Tahun 2014 1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi Standar Website Unit Kerja. AIM UKPPA Siklus 8 Tahun 2015 1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi Standar Mutu UB. 3. Implementasi Standar Website Unit Kerja
Diseminasi Hasil AIM UKPA Siklus 13 Th.2014 18
Lingkup AIM UKPA Siklus 13 1. Implementasi Standar Mutu UB (khusus fakultas/program dan PS) 2. Implementasi Standar Website UKPA (surat edaran Rektor 1346/UN10/LL/2013 dan surat edaran Rektor 3952/UN10/LL/2014) 3. Implementasi ISO 9001:2008 (khusus Lab.) 19
Hasil AIM UKPA Siklus 13 merupakan potret kesiapan UB terhadap standar mutu yang akan ditetapkan. Hasil AIM UKPA Siklus 13 tidak berdampak adanya reward and punishment, tetapi lebih kepada penetapan baseline terhadap standar yang digunakan. Hasil AIM UKPA Siklus 13 diperoleh pada asesmen bulan Oktober-Nopember 2014. 20
Jumlah UKPA-UKPPA Auditee UKPA Tahun 2014 400 350 Partisipasi Unit Kerja di UB dalam AIM 341 342 316 Tahun 2014, UKPA yang diaudit adalah: 300 250 200 150 100 50 45 50 149 Fakultas/program = 16 unit. Program Studi = 120 unit. 0 2007-2009 2010 2011 2012 2013 2014 Tahun Laboratorium = 175 unit 21
Empat Fakultas melakukan Audit Internal secara Mandiri Yaitu: FEB, FP, FK, dan FTP. Pertimbangan: (1) kapasitas auditor internal, (2) hasil AIM sebelumnya, (3) uji coba. 22
SM-F-F01 SM-F-F02 SM-F-F03 SM-F-F04 SM-F-F05 SM-F-G01 SM-F-G02 SM-F-G03 SM-F-G04 SM-F-G05 SM-F-G06 SM-F-G07 SM-F-G08 SM-F-G09 SM-F-G10 SM-F-G11 SM-F-G12 SM-F-G13 SM-F-G14 SM-F-G15 SM-F-G16 SM-F-G17 SM-F-G18 SM-F-G19 SM-F-G20 SM-F-G21 SM-F-G22 SM-F-G23 SM-F-G24 SM-F-G25 SM-F-G26 SM-F-G27 SM-F-G28 SM-F-G29 SM-F-G30 SM-F-G31 SM-F-G32 SM-F-G33 SM-F-G34 SM-F-G35 SM-F-G36 SM-F-G37 SM-F-G38 SM-F-G39 SM-F-G40 SM-F-G41 SM-F-G42 SM-F-H01 SM-F-H02 SM-F-H03 SM-F-H04 SM-F-H05 SM-F-H06 SM-F-H07 SM-F-H08 SM-F-H09 SM-F-H10 SM-F-H11 SM-F-H12 SM-F-H13 SM-F-H14 Jumlah Unit Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Fakultas/Program 16 14 12 10 8 6 4 2 3 75% 8 1 6 Pemenuhan Standar Mutu UB Berdasarkan Butir Standar Mutu (Jumlah Fakultas/Program di UB adalah 16) 8 16 15 13 15 12 16 14 10 13 4 8 15 11 14 7 14 9 13 1212 14 12 10 1212 14 12 15 12 15 12 11 1515 12 14 8 7 10 13 10 16 15 16 15 11 14 5 5 10 15 11 13 9 14 13 0 Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan Standar Pengelolaan Standar Mutu UB Standar Sarana dan Prasarana 23
Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Fakultas/Program F Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan Fakultas/program menetapkan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) SM-F-F01 yang berisi kualifikasi dan kuantitas TKA yang bekerja di lingkungan UB dan mengajukan pengesahannya kepada Rektor. (3 dari 16 FMIPA, PV, FISIP) Fakultas/program memiliki prosentase dosen yang memiliki sertifikat dosen SM-F-F02 sekurang-kurangnya 60%. Fakultas/program yang memiliki program pascasarjana wajib memiliki prosentase SM-F-F03 dosen tetap yang memiliki jabatan guru besar sekurang-kurangnya 25% (1 dari 16 PPS) Fakultas/program yang memiliki program pascasarjana wajib memiliki prosentase SM-F-F04 dosen tetap yang memiliki kualifikasi akademik Doktor sekurang-kurangnya 40% (6 dari 16 FMIPA, FPt, PPS, FP, FEB, FPIK) Fakultas/program wajib mendorong dan memberikan kesempatan akademik bagi dosen tetap program pascasarjana untuk a. Menjadi penguji luar program studi doktor di perguruan tinggi lain, SM-F-F05 b. Menjadi visiting professor di perguruan tinggi lain di luar negeri, c. Menjadi anggota masyarakat/himpunan/asosiasi profesi dan ilmiah di tingkat internasional. d. Melakukan sabbatical leave. 24
WS-F-11 WS-F-12 WS-F-13 WS-F-21 WS-F-22 WS-F-23 WS-F-24 WS-F-25 WS-F-26 WS-F-31 WS-F-32 WS-F-33 WS-F-34 WS-F-35 WS-F-41 WS-F-42 WS-F-43 WS-F-44 WS-F-45 WS-F-46 WS-F-51 WS-F-52 WS-F-53 WS-F-54 WS-F-61 WS-F-62 WS-F-63 WS-F-64 WS-F-71 WS-F-72 WS-F-73 WS-F-81 WS-F-82 Jumlah Unit Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Fakultas/Program 16 14 12 10 8 6 14 11 6 15 75% Pemenuhan Standar Website Berdasarkan Butir Standar (Jumlah Fakultas/Program di UB adalah 16) 13 9 10 10 11 7 15 10 7 12 9 11 11 11 8 8 10 12 14 9 12 10 9 9 13 11 8 14 11 4 2 0 Keberadaan Website Unit Kerja Profil Pendidikan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Standar Website Kemahasiswaan dan Alumni Sistem Penjaminan Mutu Layanan Kontak 25
Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Fakultas/Program 1 Keberadaan Website Unit Kerja WS-F-12 Kesesuaian menu website dengan standar WS-F-13 Website bilingual (tersedia pilihan bahasa pengantar English dan Bahasa Indonesia) 2 Profil WS-F-23 Struktur Organisasi, beserta bagan organisasi dan tupoksi organisasi, termasuk jurusan/ps yang ada di bawahnya. WS-F-24 Rencana Strategis dan Program Kerja WS-F-25 Sumber Daya Manusia, beserta jabatan dan tupoksi singkat masing-masing person WS-F-26 Lain-lain (prestasi dan fasilitas, mis. Akses komputer, laboratorium, ruang baca, dll.) 3 Pendidikan WS-F-31 Profil Mahasiswa (data kompilasi dan data per PS per tahun dalam bentuk grafik), termasuk adanya informasi pendaftaran. WS-F-34 Data lulusan (data kompilasi berupa grafik profil lulusan, pekerjaan dll) WS-F-35 Status Akreditasi (Nasional/Internasional) PS di bawahnya 4 Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat WS-F-41 Struktur Badan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat WS-F-42 Laboratorium/studio (nama dan struktur pengelola) WS-F-43 Informasi penelitian/pengabdian kepada masyarakat WS-F-44 Kerjasama (nasional/internasional) WS-F-45 Hasil publikasi dosen, jurnal nasional/internasional WS-F-46 Hasil Pengabdian (judul pengabdian, foto pendukung, jurnal nasional) 26
Website Fakultas Terbaik Versi AIM 27
Website PS S-1 Terbaik Versi AIM 28
Website PS S-2, Sp-1 dan Profesi Terbaik Versi AIM 29
Website PS S-3 Terbaik Versi AIM 30
PTK-02 IS-L-41a IS-L-41b IS-L-41d IS-L-41f IS-L-41g IS-L-41h IS-L-424 IS-L-553 IS-L-622 IS-L-622a IS-L-63 IS-L-64 IS-L-722 IS-L732 IS-L-743 IS-L-751 IS-L-754 IS-L-821 Jumlah Unit Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Laboratorium Pemenuhan Standar Pengelolaan ISO 9001:2008 (Jumlah Laboratorium di UB adalah 175) 175 150 125 100 75 58 143 149 143 116 70 75% 96 80 116 100 114 96 111 106 101 108 134 133 90 50 25 0 Tindakan Koreksi atas Temuan AIM Sebelumnya Persyaratan SMM ISO 9001:2008 Standar Pengelolaan 31
PTK-02 IS-L-41f IS-L-41g IS-L-41h IS-L-424 IS-L-553 IS-L-622 IS-L-622a IS-L-63 IS-L-64 IS-L-722 IS-L732 IS-L-743 IS-L-821 Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Laboratorium Tindakan Perbaikan atas temuan AIM UKPA Laboratorium Siklus sebelumnya Ketersediaan prosedur (MP) sesuai dengan proses bisnis organisasi/unit kerja Kecukupan sumberdaya (sarpras dan SDM) untuk mendukung proses bisnis organisasi atau unit kerja (rincian lebih detil di Klausul 6) Setiap proses/layanan/kegiatan mengikuti tahap-tahap siklus PDCA (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindaklanjut) Rekaman setiap proses/layanan/kegiatan, meliputi tahap PDCA (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindaklanjut) Adanya komunikasi internal (metode, periodisitas, catatan hasil, daftar hadir, dll.) Penyediaan SDM sesuai kompetensi (daftar kompetensi SDM, job analysis dan gap analysis, kebijakan dan perencanaan pengembangan SDM). Dilakukan evaluasi kinerja SDM (metode dan hasilnya) Daftar dan Kecukupan Sarana-Prasarana (Aset), termasuk metode pemeliharaan. Lingkungan kerja (aman, nyaman, bersih, rapi, kondusif). Hasil evaluasi terhadap produk (jasa) yang diberikan kepada pelanggan (kesesuaiannya dengan persyaratan) Bahan bagi desain dan pengembangan produk/jasa. Keberadaan fungsi/unit/wewenang, regulasi yang berlaku, informasi dari desain sebelumnya. Verifikasi hasil pengadaan barang dan jasa oleh unit kerja (mekanisme dan hasilnya) Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses kegiatan (Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri). Termasuk adanya analisis dan tindak lanjutnya.
WS-L-11 WS-L-12 WS-L-13 WS-L-21 WS-L-22 WS-L-23 WS-L-24 WS-L-25 WS-L-26 WS-L-31 WS-L-32 WS-L-41 WS-L-42 WS-L-51 WS-L-52 Jumlah Unit Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Laboratorium Pemenuhan Standar Website Berdasarkan Butir Standar (Jumlah Laboratorium di UB adalah 175) 175 150 125 100 75 145 118 75% 140 149 123 116 121 90 111 66 102 73 150 118 50 36 25 0 Keberadaan Website Unit Kerja Profil Sistem Dokumen Layanan Kontak Standar Website 33
Hasil AIM UKPA Siklus 13 Tingkat Laboratorium 1 Keberadaan Website Unit Kerja WS-L-12 Kesesuaian menu website dengan standar Website bilingual (tersedia pilihan bahasa pengantar English dan Bahasa WS-L-13 Indonesia) 2 Profil WS-L-23 Struktur Organisasi, beserta bagan organisasi dan proses bisnis laboratorium) WS-L-24 Program Kerja Sumber Daya Manusia, beserta jabatan dan tupoksi singkat masing-masing WS-L-25 person WS-L-26 Prestasi (eksternal maupun internal UB) 3 Sistem Dokumen WS-L-31 Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang Laboratorium WS-L-32 Uraian mekanisme Tinjauan Manajemen 4 Layanan Jenis Layanan (dapat dibuat per sub menu untuk setiap layanan yg ada, baik WS-L-41 layanan internal maupun eksternal, informasi layanan mendetail termasuk info tarif, dsb) WS-L-42 Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) 5 Kontak Komplain. Keberadaan informasi atau tools/alat/perangkat yang mendukung WS-L-52 kemudahan pelanggan menyampaikan keluhan/umpan balik 34
Website Laboratorium Terbaik Versi AIM 35
Terimakasih Kerja keras..., kerja cerdas..., dan kerja ikhlas...