STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN DAN PENJAMINAN MUTU

Transkripsi

1 STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN DAN PENJAMINAN MUTU 2.1 Tata Pamong Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan dipimpin oleh seorang Dekan, dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III yang masing-masing bertugas membantu Dekan dalam bidang Akademik, Pengelolaan Keuangan dan Kepegawaian serta Kemahasiswaan. Tata pamong berjalan dengan sangat baik sesuai dengan TUPOKSI. Dalam pelaksanaannya, kinerja dekanat dikoordinasikan dengan Senat Fakultas dan Gugus Jaminan Mutu seperti tertuang dalam Struktur Organisasi Fakultas. Pihak Dekanat secara komando mengkoordinir pelaksanaan kinerja bidang Akademik, Pengelolaan Keuangan dan Kepegawaian serta Kemahasiswaan. 2.2 Struktur Organisasi Tugas dan fungsi dari tiap unit telah disesuaikan dengan Tupoksi. Tupoksi FPIK telah memiliki karakteristik yang kuat dalam kepemimpinan operasional, organisasi dan publik. 15

2 16

3 2.3 Kepemimpinan Pola kepemimpinan kolektif telah diterapkan di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan. Pimpinan tertinggi adalah Dekan dibantu oleh 3 orang Pembantu Dekan (Bidang Akademik, Kepegawaian dan Keuangan serta Bidang Kemahasiswaan). Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan memiliki 3 jurusan yang masing-masing dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dibantu oleh seorang Seketaris Jurusan. Selanjutnya disetiap jurusan terdapat program studi yang dipimpin oleh seorang ketua program studi. Selain struktur tersebut di atas, pelaksanaan pendidikan di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan juga ditunjang oleh 10 laboratorium dan 2 stasiun percobaan yang memadai, sesuai dengan kebutuhan pengembangan ilmu pengetahuan dan dapat membekali mahasiswa peserta didik agar memiliki keilmuan dan ketrampilan yang sesuai dengan kompetensinya sebagai mahasiswa Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan. Pola kepemimpinan operasional program studi di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan dikoordinasi oleh Ketua Jurusan di bawah tanggung jawab dekanat. Setiap tahun ajaran baru, ketua program studi melakukan konsolidasi dengan tim pengajar mata kuliah Program Studi untuk membahas proses pembelajaran, untuk mendapatkan informasi yang aktual tentang kurikulum dan silabus apakah sesuai dengan visi misi program studi. Mekanisme dilakukan dengan teknik brainstorming. Tim pengajar diberi kesempatan untuk memperbaiki Satuan Acara Pengajaran sebelum perkuliahan dimulai. Kesesuaian isi SAP dengan visi misi, dikontrol melalui buku Monitoring dan Evaluasi (MONEV) kegiatan dosen. 2.4 Sistem Pengelolaan Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling, serta operasi internal dan eksternal. 17

4 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup kegiatan penyusunan rencana kerja, pengorganisasian, pengarahan kinerja terhadap dosen maupun mahasiswa, serta evalusi terhadap kegiatan yang telah, sedang maupun yang akan dilakukan. Semua kegiatan tersebut dibahas secara berkala melalui kegiatan rapat pada awal dan akhir semester atau sesuai dengan kebutuhan, yang melibatkan semua dosen di program studi. Kegiatan pengelolaan yang melibatkan mahasiswa dilakukan melalui perkuliahan, pembimbingan dan studi lapang. Diharapkan seluruh kegiatan pengelolaan yang melibatkan dosen, mahasiswa, alumni maupun stakeholder dapat menunjang yang dapat bersifat menyeluruh dan dapat diambil suatu kebijakan akademik yang menunjang kemajuan semua program studi di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan. 2.5 Sistem Penjaminan Mutu Fakultas FPIK-UB Sistem penjaminan mutu dan standar mutu dalam Fakultas Perikanan dan Ilmu kelautan adalah sebagai berikut: Guna menunjang proses pejaminan Mutu maka di tingkat Fakultas telah dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) FPIK, sedangkan di tingkat Program Studi dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM). GJM dan UJM ini dalam tugasnya dibawah garis koordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB. GJM dan UJM ini membantu pimpinan dalam merumuskan dan mempersiapkan sistem serta mengelola dokumen penjaminan mutu fakultas dan jurusan. Selanjutnya, pelaksanaan penjaminan mutu sudah berlangsung dengan sangat efektif. Kebijakan penjaminan mutu di tingkat Program Studi S1, S2, maupun S3 tidak terpisahkan dari kebijakan penjaminan mutu di tingkat universitas. Kebijakan ini tercermin dalam Visi, Misi dan Rencana Strategis (Renstra) Universitas Brawijaya (UB) Di dalam Renstra UB: Inisiasi manajemen mutu yang lebih sistematis di UB dilakukan melalui penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), salah satunya berbasis pada Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Sistem penjaminan mutu yang terintegrasi dalam setiap kegiatan unit kerja dalam rangka mewujudkan 18

5 manajemen internal yang tidak hanya akan berdampak pada perbaikan proses layanan internal, namun juga perlu diorientasikan pada kepuasan pelanggan (stakeholders). Oleh karena itu sesuai dengan Program Kerja Rektor dan sebagai perwujudan Renstra UB, Program Kerja Rektor dikelompokkan dalam tiga pilar. Implementasi dari pilar II (peningkatan mutu, relevansi dan daya saing) adalah penguatan lembaga penjaminan mutu UB yang ditingkat Universitas disebut Pusat Jaminan Mutu (PJM), ditingkat Fakultas disebut Gugus Jaminan Mutu (GJM), ditingkat Jurusan/Program Studi disebut Unit Jaminan Mutu (UJM). Implementasi audit penjaminan mutu dilakukan dua kali setahun oleh PJM. Mutu (UJM). Ketersediaan dan pelaksanaan standard mutu di PS S1, PS S2 dan PS S3 dibangun berdasarkan kebijakan penjaminan mutu di tingkat Universitas. Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB membangun sistem penjaminan mutu khas model Universitas Brawijaya (Madzab Brawijaya) yang pada tahun disebut Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). Sistem ini standar mutunya berdasarkan gabungan sistem Program Hibah Kompetisi (PHK) dan dari Dikti. Sejalan dengan pengalaman implementasi siklus penjaminan mutu di lingkungan UB, maka mulai tahun 2010 sampai dengan sekarang sistem penjaminan mutu UB disebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Sistem ini menggabungkan model Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Dikti, PHK dan BAN-PT, dengan tujuan agar sistem ini bisa secara fleksibel diimplementasikan dalam berbagai keperluan, sehingga sistem ini efisien dan efektif. Dapat digunakan dalam penjaminan mutu internal maupun eksternal (sertifikasi ISO dan akreditasi nasional mapun internasional). SPMI UB dimulai dari: 1. organisasi penjaminan mutu di Universitas, Fakultas/Program/Program Pasca Sarjana dan Jurusan/Program Studi, 2. Sistem dokumen dan 3. Audit. 19

6 1. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB 2. Sistem Dokumen Penjaminan Mutu Sistem dokumen mutu di masing-masing unit kerja telah ditetapkan oleh PJM UB, baik struktur dokumen, jenis dokumen, format, dan koding dokumen. Tabel 2. Koding Dokumen SPMI UB 20

7 3. Audit Sistem penjaminan mutu belum dikatakan berjalan dengan baik jika belum melakukan audit. SPMI UB melakukan audit sistem dan audit kepatuhan. Pada tahun 2007 sampai tahun 2009 sistem audit di UB disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). Tahun 2010 sampai dengan sekarang disebut Audit Internal Mutu (AIM). Audit yang dilakukan berdasarkan Manual Prosedur Audit Internal Mutu yang dibuat oleh PJM UB. Penjelasan di atas memberikan gambaran, bahwa pelaksanaan penjaminan mutu program studi di UB merupakan satu kesatuan dengan implementasi di seluruh UB. Implementasi penjaminan mutu di PS ditunjukkan dengan telah dilakukannya AIMA Batch 1 dan 2 dari tahun 2007 sampai dengan tahun 2009, dan AIM Batch 1 dan 2 pada tahun Dengan demikian UB telah melakukan audit sebanyak 7 siklus penjaminan mutu internal terhadap Fakultas dan Jurusan atau Program Studi. Lingkup audit disesuaikan dengan kelemahan umum yang ada di fakultas maupun Jurusan/Program Studi. Misalnya, pada AIM Batch 2 dilakukan audit dengan lingkup standar 1, 2 dan 5 dari standar mutu BAN-PT. Dampak dari implementasi SPMI adalah diperolehnya sertifikasi ISO 9001:2008 di unit PJM, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada tahun Direncanakan pada tahun 2011 sertifikasi ISO 9001:2008 dilakukan di Universitas (melingkupi seluruh unit kerja di UB) dan percepatan akreditasi PS. 2.6 Memiliki prosedur yang komprehensif, mencakup mekanisme untuk melakukan perencanaan dan implementasi kebijakankebijakan Fakultas Prosedur perencanaan dan implementasi kebijakan Fakultas Dalam perencanaan fakultas didasarkan pada Renstra fakultas, dalam Implementasinya dilaksanakan oleh Civitas akademika melalui Manual Prosedur yang telah disusun Fakultas. Manajemen perencanaan dan implementasi kebijakan fakultas dilaksanakan oleh pimpinan. Manual Prosedur tersebut meliputi (MP terdapat dalam Buku Pedoman Pendidikan FPIK UB tahun 2010/2011) : 21

8 - MP Pengajuan PKL - MP Pengajuan Penelitian - MP Pengisian KRS - MP Pelaksanaan UTS dan UAS - MP Ujian Susulan - MP Permohonan Pernyataan Bebas Tanggungan Laboratorium - MP Peminjaman Laboratorium untuk Penelitian - MP Peminjaman Laboratorium untuk Praktikum - MP Penggunaan Laboratorium untuk Pelayanan Masyarakat - MP Semester Pendek - Mp Daftar ulang Mahasiswa Lama - MP Mahasiswa Baru - MP Cuti Akademik - MP Pendaftaran wisuda - MP Pengajuan Beasiswa - MP Keterangan Masih Kuliah - MP_Pengajuan Seminar MP Permintaan Stempel 2.7 Fakultas memiliki analisis jabatan, deskripsi tugas, program peningkatan kompetensi manajerial yang menjamin terjadinya proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit kerja Program peningkatkan kompetensi manajerial untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan telah menyusun Tugas Pokok dan Fungsi pejabat struktural sebagai acuan pelaksanaan kompetensi manajerial. Adapun uraian TUPOKSI dapat dilihat pada lampiran tupoksi. Di samping itu, untuk meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas, dosen dan tenaga kependidikan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan selalu mengikuti Pelatihan- Pelatihan terkait yang diadakan oleh Universitas dan pihak lain yang kompeten, seperti kegiatan AA untuk dosen, pra jabatan dan pekerti untuk dosen baru. 22

9 2.8 Menyebarluaskan hasil kinerja Fakultas secara berkala kepada pemangku kepentingan sebagai bentuk akuntabilitas publik Diseminasi hasil kerja Fakultas sebagai akuntabilitas publik Diseminasi dilaksanakan melalui aktifitas pendidikan, penelitian, dan pengabdian. Pendidikan, penelitian, dan pengabdian meliputi kegiatan belajar mengajar, pembimbingan, pengembangan kurikulum sesuai dengan kebutuhan stakeholder, diseminasi hasil-hasil penelitian, penerapan hasil-hasil penelitian kepada masyarakat. 2.9 Memiliki sistem audit internal yang efektif dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja setiap unit kerja. Audit internal dilaksanakan oleh auditor internal yang diangkat oleh dekan. Kriteria dan instrument audit internal disiapkan dan dikelola oleh GJM pada tingkat fakultas dan UJM pada tingkat jurusan Fakultas menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya bukti-bukti berupa manual, dan pelaksanaannya Keberadaan dan efektivitas unit pelaksana penjaminan mutu Gugus Jaminan Mutu (GJM) merupakan gugus penjaminan mutu pada tingkat fakultas sedangkan Unit Jaminan Mutu (UJM) FPIK merupakan suatu unit penjaminan mutu pada tingkat jurusan. GJM dan UJM membantu pimpinan dalam merumuskan dan mempersiapkan sistem serta mengelola dokumen penjaminan mutu fakultas dan jurusan Keberadaan Dokumen Mutu Dokumen Mutu disusun oleh GJM, disosialisasikan kepada civitas akademika FPIK UB untuk diimplementasikan. Dokumen Mutu tersebut terdiri dari: - Dokumen MP - Dokumen AIMA GJM FPIK UB - Borang GJM FPIK UB - Notulensi rapat GJM FPIK UB 23

10 - Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi AIMA Implementasi penjaminan mutu Dalam implementasinya dokumen mutu disosialisasi dilaksanakan dengan cara memberikan himbauan kepada seluruh civitas (surat terlampir: no.30/a/gjm- FPIK/UB/VIII/2010, tertanggal 20 Agustus 2010) untuk mengunjungi website FPIK UB dengan alamat Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu minimal di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, aset, sarana prasarana Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang pendidikan dilaksanakan oleh bagian akademik yang dikoordinir oleh PD1. Proses pendidikan mulai dari persiapan kuliah, bukti kehadiran, Satuan Acara Pengajaran (SAP), UAS, UTS, pratikum, dan rekapitulasi nilai dihimpun dalam suatu laporan untuk dimonitor dan dievaluasi sebagai acuan untuk perbaikan penjaminan mutu pendidikan di masa datang (bukti terlampir). Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang penelitian dan pengabdian dilaksanakan oleh Badan Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat (BPP) yang dikoordinir oleh PD1 dan PD2. Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang aset dan sarana,prasarana dilaksanakan oleh tim evaluasi yang ditunjuk oleh dekan dan dikoordinasi oleh PD1 dan PD Fakultas memiliki rekaman data yang diolah menjadi informasi untuk memungkinkan pelacakan kembali data dan informasi yang diperlukan serta memberikan peringatan dini kepada pihak yang melakukan tindakan perbaikan Sistem perekaman data dan informasi yang efisien dan efektif. Guna menjamin kecukupan dan kesesuaian sumberdaya, saran dan prasarana pendukung untuk pemberdayaan sistem informasi, maka di setiap ruang dosen, laboratorium, ruang kuliah, maupun area di sekitar gedung A, B, C, D telah 24

11 dilengkapi dengan fasilitas akses internet dengan atau tanpa kabel. Fasilitas internet ini dapat dimanfaatkan dosen, staf, maupun mahasiswa dalam mengakses informasi secara global connectivity devices (internet) maupun oncampus connectivity devices (intranet). Fasilitas internet terutama untuk mendukung proses PBM, penelitian maupun kegiatan Pengabdian. Fasilitas Internet dan intranet ini tersentral di UB yang dikontrol secara langsung oleh UPPTI (Unit Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi) dan dibawah kendali dari BAPSI (Biro Penanggung Jawab Sistem Informasi). Guna menjamin efisiensi dan efektifitas pemanfaatan sistem informasi di UB terutama dikelola oleh BAPSI. Tugas dan tanggung jawab BAPSI UB terutama adalah : Mengumpulkan data dan menerbitkan dalam Buku Tahunan yang digunakan oleh Pimpinan dan Unit Kerja untuk membuat perencanaan dan evaluasi serta pengumpulan data dalam buku tahunan yang dapat digunakan untuk Evaluasi Diri bagi unit-unit tertentu dalam meningkatkan nilai akreditasi dan untuk meraih dana-dana kompetitif. BAPSI juga bertanggung jawab terhadap kemutakhiran data dalam website resmi Universitas Brawijaya, yang dalam hal teknis bekerjasama dengan UPPTI BAPSI bertanggung jawab terhadap penerbitan prospektus,cd profil, VCD dan DVD yang bertujuan mempromosikan Universitas Brawijaya dan untuk meraih kerjasama lebih banyak. BAPSI mendukung dalam penyediaan data-data untuk keperluan persiapan otonomi Universitas Brawijaya. Dalam rangka untuk menyediakan data yang cepat, akurat dan terpadu, BAPSI telah membuat rambu-rambu standarisasi data di tingkat Universitas Brawijaya. BAPSI mengkoordinir pembuatan LAKIP (Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah) tingkat Universitas yang digunakan untuk mengevaluasi pelaksanaan program kerja rektor dan digunakan untuk perencanaan pada tahun berikutnya. LAKIP Unibraw tahun 2003 (dibuat awal tahun 2004) telah mendapatkan penghargaan sebagai yang terbaik Sistem Informasi di UB meliputi: o SIAKAD (Sistem Informasi Akademik) 25

12 o SIREGI (SI Registrasi) o SIKEU (SI Keuangan) o SIMPEL (SI Pelaporan Hasil Registrasi Akademik dan Keuangan) o SIAM (SI Akademik Mahasiswa) o SIUDA (SI Wisuda) o SMSAkademik (Akses SMS informasi akademik mahasiswa) o Campus E-banking (pembayaran SPP dll dapat dilakukan di Bank) Dalam implementasinya semua informasi dalam Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) masuk dalam data base SIAKAD. Sedangkan data dari Program Fakultas masuk kedalam BAIS Server. Seluruh data interal UB masuk melalui jaringan INTRANET (on campus connectivity devices). Data dari Fakultas terutama adalah data tentang Staf akademik, data dari fakultas maupun rektorat, data dari dosen dan karyawan, data mahasiswa, data dari pejabat fakultas maupun rektotat. Dalam pelaksanaannya BAPSI bekerja sama dengan fakultas membentuk tim kecil dan melakukan up date data secara berkala Perguruan tinggi memiliki komitmen institusi untuk menyediakan dana yang menjamin upaya peningkatan mutu internal serta akreditasi, secara terus menerus. Anggaran penjaminan mutu dicantumkan dalam DIPA Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya 2.13 Fakultas memiliki pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi yang diterbitkan oleh Fakultas dan dapat diakses dengan mudah. Pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi di FPIK UB tercantum dalam buku pendoman pendidikan FPIK UB yang dipublikasikan melalui website FPIK Fakultas memiliki data dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional dari semua program studi. 26

13 Tabel 3. Data dan informasi mutakhir tentang peringkat dan masa berlaku akreditasi program studi. No Nama Program Studi Nilai Akreditasi Surat Keputusan BAN (1) (3) (4) (5) 1 PSP A No. 091/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/ THP A No. 091/SK/BAN-PT/Ak-XV/SII/ SEP A No /SK/BAN-PT/Ak-X-SI- 014UBGSUA/IX/ BP A No. 004/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/IV/ MSP B No. 023/BAN-PT/Ak-XIV/SI/IX/ Magister Budidaya Perairan A No. 006/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/