UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS EKONOMI Jl. Mayjen Haryono 165 Malang Telp , , Pes Langsung : , Fax info@fe.unibraw.ac.id No. : Lamp. : - Perihal : Rapat Internal Jurusan dengan Tim UJM (Hasil Audit Kepatuhan AIM Batch II 2010) Kepada Yth. : Bapak/Ibu. Tim Pelaksana AIM Jurusan Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya Malang Dengan hormat, Berkaitan dengan adanya pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Batch II pada bulan Desember 2010, maka kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada: Hari/Tanggal : Senin/10 Januari 2011 Pukul Tempat : WIB : Ruang A3-Lt. 2 FEB-UB Acara : Rapat tentang hasil audit Kepatuhan AIM Batch II 2010 tentang perbaikan dari hasil Audit Kepatuhan AIM Batch II 2010 Demikian yang dapat disampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu sekalian, kami ucapkan terima kasih. Malang, 7 Januari 2011 Ketua Jurusan IE., Dr. Ghozali Maski, SE, MS NIP

2 No. : Lamp. : - Perihal : Rapat Internal Jurusan dengan Tim UJM (setelah pengumuman pemenang UBAQA) Kepada Yth. : Bapak/Ibu. Tim Pelaksana AIM Jurusan Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya Malang Dengan hormat, Berkaitan dengan adanya pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Batch II pada bulan Desember 2010, maka kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada: Hari/Tanggal : Selasa/4 Mei 2011 Pukul Tempat Acara : WIB : Ruang Jurusan : Rapat Internal dengan Tim UJM tentang prestasi Jurusan IE dalam AIM 2010 dan rencana tindakan perbaikan kegiatan AIM 2010 Demikian yang dapat disampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu sekalian, kami ucapkan terima kasih. Malang, 2 Mei 2011 Ketua Jurusan IE., Dr. Ghozali Maski, SE, MS NIP

3 No. : Lamp. : - Perihal : Rapat Internal Jurusan dengan Tim UJM tentang persiapan AIM UKPA Siklus Kepada Yth. : Bapak/Ibu. Tim Pelaksana AIM Jurusan Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya Malang Dengan hormat, Berkaitan dengan adanya pelaksanaan Persiapan AIM UKPA Siklus pada bulan Juni 2011, maka kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada: Hari/Tanggal : Senin/30 Mei 2011 Pukul Tempat : WIB : Ruang Jurusan Ilmu Ekonomi Acara : Koordinasi persiapan pelaksanaan AIM UKPA Siklus Demikian yang dapat disampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu sekalian, kami ucapkan terima kasih. Malang, 27 Mei 2011 Ketua Jurusan IE., Dr. Ghozali Maski, SE, MS NIP

4 BERITA ACARA RAPAT INTERNAL AIM BATCH II Berdasarkan surat undangan 052A/J10.1.2/AK/2011, telah diadakan rapat mengenai Hasil Audit Kepatuhan AIM Batch II 2010 pada: Hari/Tanggal : Senin/10 Januari 2011 Jam : Wib Wib Tempat : Ruang A3 Peserta : - Ketua Jurusan - Sekretaris Jurusan - Ketua Unit Jaminan Mutu - Staf Unit Jaminan Mutu Pemimpin rapat : Ketua Jurusan Ilmu Ekonomi Dengan butir-butir pembahasan sebagai berikut: A. Perbaikan dari hasil proses Audit Kepatuhan AIM Batch II Dijelaskan oleh Ketua Jurusan bahwa pada saat Audit Kepatuhan AIM Batch II 2010 yang dilakukan oleh tim PJM Universitas Brawijaya pada hari Jum at, 31 Desember 2010 di Jurusan Ilmu Ekonomi, ternyata ditemukan satu hal yang memerlukan tindakan perbaikan. 2. Tindakan perbaikan yang dimaksud adalah terkait dengan dokumen monev TA Jurusan Ilmu Ekonomi. 3. Berkas dokumen yang dibutuhkan untuk tindakan perbaikan telah berhasil dilengkapi. 4. MR Jurusan Ilmu Ekonomi telah menyerahkan berkas dan lampiran Tindakan Perbaikan dari hasil Audit Kepatuhan AIM Batch II 2010 kepada pihak PJM Universitas Brawijaya Malang pada tanggal 3 Januari 2011 dan sekaligus melaporkan hasil tindakan perbaikan kepada atasan langsung, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya. 5. Jurusan Ilmu Ekonomi menunggu pengumuman UBAQA (UB annual quality award) AIM Batch II B. Mempertahankan Akreditasi A pada Akreditasi Melakukan evaluasi terhadap AIM BATCH II 2010, misalnya untuk masa studi mahasiswa, penyelesaian pengerjaan skripsi, dan rata-rata IPK mahasiswa. 2. Mempersiapkan diri untuk proses perbaikan agar kinerja tahun 2009/2010 bisa ditingkatkan pada tahun 2010/ Melakukan evaluasi terhadap mahasiswa yang masa studinya lebih dari 4 tahun. Akan di upayakan pada tahun 2010/2011, tingkat masa studi mahasiswa Jurusan Ilmu Ekonomi yang lebih dari 4 tahun bisa berkurang. 4. Evaluasi terhadap proses lama pengerjaan skripsi. Pada tahun 2009/2010 cukup banyak mahasiswa dengan masa pengerjaan skripsi yang lebih dari 1 semester, maka pada tahun 2010/2011 diharapkan masa pengerjaan skripsi mahasiswa bisa diselesaikan dalam waktu lebih kurang 1 semester. C. Persiapan ISO 9001: Mempersiapkan diri untuk proses persiapan ISO 9001: Persiapan tersebut diantaranya mencapai standar mutu yang telah ditetapkan.

5 3. Menyesuaikan manual mutu sesuai dengan standar ISO 9001: Beberapa hal yang harus ditingkatkan adalah mengenai tanggung jawab manajemen dan pengelolaan sumberdaya. 5. Melaksanakan secara serius audit internal yang dilakukan secara rutin oleh pihak universitas, demi terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Akademik yang diterapkan oleh universitas, di lingkungan Jurusan Ilmu Ekonomi. 6. Memperbaiki layanan pendidikan tinggi dengan dukungan dari seluruh personil unit kerja, dengan pola kebersamaan serta didasari oleh nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credible dan akuntabel. Malang, 10 Januari 2011 Pembuat Berita Acara Sekretaris Jurusan Putu Mahardika Adi Saputra

6

7

8 BERITA ACARA RAPAT INTERNAL DENGAN TIM UJM (setelah pengumuman pemenang UBAQA) Berdasarkan surat undangan 2143A/UN10.2/AK/2011, telah diadakan rapat internal jurusan Ilmu Ekonomi dengan Tim UJM Jurusan Ilmu Ekonomi pada: Hari/Tanggal : Rabu/04 Mei 2011 Jam : Wib Wib Tempat : Ruang Jurusan Ilmu Ekonomi Peserta : Ketua Jurusan Ilmu Ekonomi, Sekretaris Jurusan dan seluruh Tim UJM Pemimpin rapat : Ketua Jurusan Dengan butir-butir pembahasan sebagai berikut: A. Prestasi Jurusan Ilmu Ekonomi dalam AIM Ketua Jurusan (Dr. Ghozali Maski, SE, MS) menyampaikan prestasi yang dicapai oleh Jurusan IE dalam AIM 2010 (UBAQA 2010), yaitu berhasil meraih peringkat I untuk kategori Jurusan/Program Studi. Prestasi tersebut mempertahankan capaian yang diraih oleh Jurusan IE pada AIM 2009 dan sekaligus mengindikasikan bahwa system penjaminan mutu di Jurusan IE dapat dikatakan telah berjalan baik dan mampu dieksekusi secara konsisten. 2. Ketua Jurusan juga menyampaikan bahwa prestasi tersebut harus terus dapat dipertahankan dan jika mungkin perlu ditingkatkan, karena tantangan ke depan akan semakin berat dan kompleks. Ketua Jurusan juga mengingatkan akan persiapan UB yang akan melakukan sertifikasi ISO 9001:2008. Jurusan IE harus mempersiapkan segala sesuatu yang terkait dengan hal tersebut. Dokumen manual mutu Jurusan IE perlu semakin disempurnakan dan disesuaikan dengan dokumen-dokumen jurusan lainnya. 3. Ketua UJM Jurusan IE (Dr. Sasongko, SE, MS) mendukung pernyataan Ketua Jurusan IE dan mengucapkan selamat atas capaian Peringkat I pada AIM 2010 kali ini, yang berarti berhasil mempertahankan prestasi AIM di tahun sebelumnya. B. Rencana Tindakan Perbaikan/Evaluasi Kegiatan AIM Ketua UJM sepakat bahwa dokumen manual mutu Jurusan IE perlu untuk disempurnakan, terutama pada poin Sasaran Mutu, yang mana target pencapaian/kinerja pada poin Sasaran Mutu (Quality Objective) yang dimaksud harus dilengkapi dan mengacu pada target capaian yang diuraikan di Rencana Strategis/Program Kerja Jurusan IE. 2. Ketua UJM juga mengingatkan bahwa Jurusan IE harus segera mempersiapkan pembuatan Manual Prosedur (MP) Wajib Jurusan, yaitu MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP Tindakan Korektif dan Pencegahan, serta MP Penanganan Produk Tidak Sesuai. Tim UJM akan segera bekerjasama dengan tim Jurusan untuk mempersiapkan dokumen MP tersebut. 3. Sekretaris Jurusan menyampaikan bahwa dalam rangka untuk semakin meningkatkan proses penjaminan mutu Jurusan dan dalam rangka semakin meningkatkan pelayanan kepada pelanggan Jurusan, maka MP-MP layanan pendidikan Jurusan IE perlu untuk ditambahkan, mengingat masih ada proses layanan pendidikan di Jurusan yang belum terakomodasi dalam MP, misalnya MP-MP terkait Proses Penggantian Dosen Pembimbing, Pelaksanaan Penelitian dan

9 Pengabdian Kepada Masyarakat, Pengunduran Diri Mahasiswa, Penggunaan Laboratorium ELC dan Ruang Baca RBC, Pengurusan Surat ijin Penelitian dan Magang, dll. 4. Sekretaris Jurusan juga sepakat bahwa penyempurnaan Manual Mutu Jurusan harus segera dilakukan dan menyampaikan pula bahwa dokumentasi atau tindakan pengarsipan untuk seluruh hasil proses penjaminan mutu perlu terus disempurnakan dengan memanfaatkan server yang telah dimiliki oleh Jurusan. 5. Tim UJM Jurusan (Dr. M. Khusaini, SE, MSi, MA) menyepakati bahwa tindakan pengarsipan adalah penting, namun mengingat keterbatasan ruang dan sumberdaya yang dimiliki oleh UJM, maka Jurusan IE diharap mengakomodasi terlebih dahulu tugas pengarsipan tersebut. 6. Menanggapi anggota UJM (Dr. M. Khusaini, SE, MSi, MA), Sekretaris Jurusan siap untuk mengkoordinir tindakan pengarsipan dimaksud. Untuk sementara, seluruh arsip proses penjaminan mutu berada di ruangan Sekretaris Jurusan IE. Pembuat Berita Acara, Sekretaris Jurusan Putu Mahardika A. Saputra

10

11

12 BERITA ACARA RAPAT INTERNAL DENGAN TIM UJM (Persiapan AIM UKPA Siklus ) Berdasarkan surat undangan 2U88A/UN10.2/AK/2011, telah diadakan rapat internal jurusan Ilmu Ekonomi dengan Tim UJM Jurusan Ilmu Ekonomi pada: Hari/Tanggal : Senin/30 Mei 2011 Jam : Wib Wib Tempat : Ruang Jurusan Ilmu Ekonomi Peserta : Ketua Jurusan Ilmu Ekonomi, Sekretaris Jurusan dan seluruh Tim UJM Pemimpin rapat : Sekretaris Jurusan Dengan butir-butir pembahasan sebagai berikut: A. Persiapan AIM Siklus Sekretaris Jurusan (Putu Mahardika A. Saputra, Ph.D) menjelaskan tentang surat Pembantu Rektor I UB yang diterima Jurusan IE tentang persiapan pelaksanaan AIM UKPA Siklus untuk seluruh UKPA dan UKPPA di lingkungan UB. Tim akan segera dibentuk untuk menyongsong kegiatan dimaksud, terutama di dalam melakukan proses evaluasi dan tindakan penyempurnaan hasil-hasil AIM 2010 yang lalu. 2. Dilaporkan pula bahwa penyempurnaan poin sasaran mutu yang menjadi agenda pada rapat sebelumnya tanggal 4 Mei 2011 telah selesai dilakukan. Sasaran mutu mengambil poin-poin penting pada target capaian yang diuraikan pada Rencana Strategis dan Program Kerja Jurusan. Penentuan sasaran mutu juga telah dikoordinasikan dengan Ketua UJM Jurusan Ilmu Ekonomi. 3. Terkait dengan pembuatan manual prosedur wajib jurusan (sesuai tindak lanjut dari AIM Batch II 2010), saat ini, tim penyusun bekerja hingga pada tahap proses penyelesaian. Tim penyusun optimis akan dapat menyelesaikan ke-empat manual proses wajib jurusan sebelum batas akhir waktu uploading dokumen AIM UKPA Siklus Penyempurnaan dan pembuatan MP jasa layanan pendidikan di Jurusan IE sudah berhasil diselesaikan. 5. Tindakan pengarsipan (terkait dengan kegiatan penjaminan mutu) untuk saat ini dipusatkan di Ruang Sekretaris Jurusan. 6. Ketua Jurusan (Dr. Ghozali Maski, SE, MS) melengkapi penjelasan Sekretaris Jurusan bahwa kegiatan AIM UKPA Siklus 8 ini dilaksanakan dalam rangka mempersiapkan proses sertifikasi ISO 9001:2008 yang akan dilakukan oleh UB. 7. Ketua UJM (Dr. Sasongko, SE, MS) menyampaikan bahwa Jurusan IE perlu mempertahankan tim lama yang bekerja pada AIM 2010 lalu, dalam rangka untuk menciptakan akselerasi penyelesaian proses evaluasi dan tindakan perbaikan/penyempurnaan atas hasil-hasil yang diperoleh pada AIM 2010, mengingat waktu untuk proses uploading dokumen yang diminta pada laman Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB sangat mepet. Anggota UJM yang salah satunya adalah Ketua HMJ IE harus segera tune-in dengan kegiatan ini dan harus mampu mengkoordinasi mahasiswa dalam rangka mensukseskan AIM Siklus

13 B. Pembagian Tugas Tindakan Perbaikan/Evaluasi Kegiatan AIM Ketua UJM mengkoordinasikan tindakan penyempurnaan dokumen Manual Mutu Jurusan IE dibantu pleh sekretaris Jurusan dan sekretaris UJM 2. Sekretaris Jurusan dibawah pengawasan Ketua Jurusan dan Ketua UJM melengkapi MP-MP Wajib dan MP-MP yang belum tersedia di tingkat Jurusan 3. Sekretaris UJM dan Sekretaris Jurusan mempersiapkan seluruh arsip-arsip dari dokumen AIM 2010 lalu 4. Sekretaris Jurusan mengkoordinasikan kegiatan audit internal untuk AIM UKPA Siklus Ketua Jurusan menentukan waktu visitasi untuk kegiatan AIM UKPA Siklus Jurusan IE adalah pada tanggal 10 Juni Ketua UJM menegaskan bahwa seluruh dokumen yang diminta harus dapat diselesaikan oleh tim pada hari Sabtu (4 Juni 2011) dan pada hari itu pula dokumen harus sudah berada di tangan dua auditor internal Jurusan IE. 7. Jika terdapat revisi atas dokumen AIM UKPA Siklus Jurusan IE yang disampaikan oleh tim auditor internal, maka pada Senin (6 Juni 2011), revisi itu sudah harus dapat diselesaikan dengan tuntas dan laporan tindakan perbaikan harus pula sudah berada pada kondisi/posisi closed. 8. Ketua UJM meminta kepada Sekretaris UJM/Sekretaris Jurusan untuk memproses uploading dokumen pada Selasa (07 Juni 2011). Pembuat Berita Acara, Sekretaris Jurusan Putu Mahardika A. Saputra

14

15