MANUAL PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR AUDIT INTERNAL JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 Manual Prosedur Audit Internal Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Kode Dokumen : MP-UJM-AP-FIA-UB Revisi : 1 Tanggal : 20 Juni 2011 Dikaji Ulang Oleh : Sekretaris Jurusan Muhammad Nuh,S.IP,M.Si Dikendalikan Oleh : Unit Jaminan Mutu Disetujui Oleh : Ketua Jurusan Dr. Khairul Muluk,M.Si

3 DAFTAR ISI Daftar Isi... ii 1. Tujuan Ruang lingkup Definisi Rujukan Prosedur Bagan Alir Lampiran... 7

4 1. TUJUAN Tujuan dari Audit Internal ini adalah untuk menjamin bahwa Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi UB melaksanakan Audit Internal (AIM) sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang ditetapkan 2. RUANG LINGKUP Adapun Ruang lingkup yang perlu diaudit Internal adalah sistem dokumentasi yang meliputi : Dokumen Visi, Misi dan Tujuan Dokumen Rencana Strategis (Renstra) Dokumen Program Kerja (Proker) Dokumen Pedoman Pendidikan Manual Prosedur Wajib Manual Prosedur terkait dengan layanan Utama Instruksi Kerja Dokumen Mutu lainnya 3. DEFINISI Audit adalah Proses yang sistematis dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan didalam lingkungan jurusan administrasi public dan dikoordinir oleh Management Representative (Sekretaris Jurusan). Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah suatu lembaga fungsional yang merada dilingkungan jurusan serta diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Internal (SPMI) ditingkat Jurusan. Dokumen induk adalah dokumen Normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Dekan dibantu GJM, sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen Induk Untuk jurusan Meliputi : Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Ilmu Administrasi Publik FIA UB Rencana Strategis Program Kerja Dekan Pedoman Pendidikan

5 Dokumen Mutu adalah Dokumen Yang Melengkapi dokumen Induk, Digunakan sebagai sarana untuk Menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk Jurusan Ilmu Administrasi Publik Meliputi : Manual Mutu Manual prosedur Dokumen Pendukung Borang 4. RUJUKAN 4.1. BAN-PT Akreditasi Program Studi Sarjana : Buku I tentang Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta Buku II tentang Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta Buku IIIA Tentang Borang Akreditasi Sarjana. Jakarta Buku IIIB Tentang Borang Fakultas Sekolah Tinggi. Jakarta Buku IV Tentang Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta Buku V Tentang Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta Buku VI Tentang Matriks penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta Buku VII Tentang Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta Buku Pedoman Evaluasi Diri. Jakarta Buku Matriks Penilaian laporan Evaluasi Diri. Jakarta 4.2. Dokumen SPMI UB 2010 Meliputi : Visi, Misi dan Tujuan Statuta Organisasi dan Tata Kerja Rencana Strategis Program kerja Pedoman Pendidikan Manual Mutu Standart Mutu Manual Prosedur Wajib ISO 9001:2008 Instruksi Kerja Borang Dokumen Pendukung 4.3. Peraturan pemerintah No. 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan pendidikan

6 5. PROSEDUR Pelaksanaan Persiapan Audit Internal : Ketua Jurusan memberikan Perintah Kepada Management Representative (Sekretaris Jurusan) untuk melaksanakan audit Internal Jurusan. Management Representative (Sekretaris jurusan) Mempersiapkan Ruang Lingkup dan dokumen audit Ketua jurusan mengesahkan Ruang Lingkup audit Internal Management Representative (Sekretaris jurusan) Membuat jadwal sosialisasi dan pelaksanaan Audit Internal serta menentukan auditor dalam pelaksanaan Audit Management Representative (Sekretaris Jurusan) Meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor Ketua jurusan dan Management Representative (Sekretaris Jurusan) melakukan koordinasi pelaksanaan Audit Internal dengan UJM/Unit Kerja sebagai Auditee Management Representative (Sekretaris Jurusan) Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit Internal kepada Auditee Pelaksanaan Audit Internal : Management Representative (Sekretaris jurusan) membuat check List dan memberitahukan kepada auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan Auditor melakukan audit Management Representative (Sekretaris jurusan) meminta klarifikasi jika ditemukan Ketidaksesuaian dengan mengundang Auditor dan Auditee yang bersangkutan Management Representative (sekretaris jurusan) Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikan kepada Dekan disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi Ketua Jurusan menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada UJM/Unit Kerja UJM/Unit kerja melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan ketua jurusan dan melaporkannya kepada Ketua jurusan.

7 6. Bagan Alir Persiapan Audit Internal Mulai Kajur Pemberian mandate kepada untuk melaksanakan Audit Internal Tupoksi Mempersiapkan Ruang Lingkup dan Dokumen Audit Dokumen Audit Kajur Menyetujui dan mengesahkan Ruang Lingkup Audit Internal Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Penyusunan Jadwal Sosialisasi dan Pelaksanaan Audit Internal serrta Menentukan Auditor Jadwal Sosialisasi dan Daftar Auditor Meminta Kesediaan dan Alokasi Waktu Auditor Surat Permohonan Kesediaan Melakukan Koordinasi pelaksanaan Audit Internal dengan Para Auditee A

8 7. Bagan Alir Audit Internal A Menyampaikan Checklist Audit Dan Memberitahukan kepada Auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan Surat Pemberitahuan & Checklist Audit Auditor Pelaksanaan Audit Sesuai Dengan Ruang Lingkup Audit Internal Borang laporan Audit Internal Meminta Klarifikasi Temuan Ketidak Sesuaian Surat Undangan Klarifikasi Hasil Audit Internal Penyusunan Laporan Hasil Audit & Penyampaian Kepada Dekan Disertai Dengan Konsep Permintaan Tindakan Koreksi Laporan Audit Internal Kajur Penerbitan & Penyampaian Surat PTK kepada Auditee Surat PTK Auditee Melakukan Tindakan Koreksi Sesuai Permintaan Rektor dan Melaporkannya Kepada Dekan Melalu Laporan PTK Selesai

9 Lampiran 1. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement CAR) Audit ke : Auditor : Tanggal : Auditee : Tanda tangan KetuaAuditor : Tanda tangan Auditee: No. Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Auditor Ter audi t Bidangyang diaudit Uraian Ketida ksesua ian Tindak an Perbaik an Target Waktu Selesai Verifikas i (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Status Akhir (1) Nomer temuan (2) Tanggaltemuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggalwaktupenyelesai an (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed

10 Lampiran 2. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kategori Temuan : Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor : Uraian temuan: Akar penyebab: Rencana tindakan koreksi atas temuan : Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Penanggung jawab tindakan koreksi : Sekretaris Jurusan Ilmu Administrasi Publik FIA Dipersiapkan oleh: Tim UJM Tanggal: Catatan : Tanda Tangan Auditee : (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)

11 Lampiran 3. Daftar Jadwal Kegiatan Audit Internal NO TANGGAL URAIAN KEGIATAN TEMUAN AUDITEE AUDITOR

12