UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Genap 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA CV SUMBER HASIL Thejo Elian Setiawan NIM: 0700728955 ABSTRAK Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi sehari-hari dan telah diterapkan secara meluas di kalangan bisnis. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis kelemahan sistem penjualan berjalan pada CV. Sumber Hasil, menganalisis solusi alternatif serta memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan saat ini. Adapun metode yang digunakan untuk penelitian adalah studi kepustakaan, studi lapangan berupa wawancara, observasi dengan penelusuran bukti-bukti dokumen terkait, dan metode analisis dan perancangan berorientasi objek dibatasi pada ruang lingkup yang telah ditentukan. Berdasarkan analisis yang dilakukan atas sistem informasi penjualan yang berjalan disimpulkan beberapa permasalahan yaitu tidak adanya dokumen pendukung yang sesuai, pengarsipan dokumen yang kurang, dokumen tidak bernomor urut tercetak, kredit limit berdasarkan banyaknya faktur jual, pengecekan barang dan kredit limit jarang dilakukan, tidak adanya pengumpulan dan penyimpanan data yang baik sehingga susah untuk mendapatkan data yang diinginkan perusahaan. Untuk itu, perusahaan disarankan untuk menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan sehingga dapat membantu dalam menghasilkan laporan yang dibutuhkan, mengatasi masalah kelengkapan dokumen yang kurang, pengarsipan dan penyimpanan dokumen, pengecekan kredit limit dan barang,,penyediaan proses informasi yang up to date. Dengan demikian, kegiatan penjualan dapat terkendali dengan sebagaimana mestinya untuk visi dan misi perusahaan. Kata kunci: Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, penjualan. v
KATA PENGANTAR Segala puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan anugerah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dari awal hingga akhir dengan baik. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materil maupun moril selama pembuatan skripsi ini berlangsung, yaitu : 1. Bapak Siswono, S.Kom.,MM, selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis. 2. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom.,MM, selaku dosen pembimbing skripsi jurusan akuntansi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis. 3. Segenap staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan membimbing penulis selama masa kuliah. 4. Pimpinan CV Sumber Hasil beserta seluruh staf perusahaan yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini. 5. Yang tercinta Papa, Mama dan saudara-saudariku yang senantiasa memberikan doa dan dukungan yang tak ternilai sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. 6. Asisten Lab Sistem Informasi dan Akuntansi, Titan dan Artha, yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan bantuan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini vi
7. Pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu. Meskipun penulis telah berusaha memberikan yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, namun penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, wawasan serta kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu, penulis mengharapkan segala saran dan kritik yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak lain yang membutuhkan. Jakarta, 31 Juli 2008 Penulis Thejo Elian Setiawan 0700728955 vii
DAFTAR ISI Hal Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hard Cover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv v vi viii xv xviii xxiii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian 3 1.4 Metodologi Penelitian 3 1.5 Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum 6 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 6 2.1.1.1 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi 7 viii
Akuntansi 2.1.1.2 Komponen Komponen Sistem Informasi 7 Akuntansi 2.1.1.3 Sistem Pengendalian Intern 9 2.1.1.3.1 Pengertian Sistem 9 Pengendalian Intern 2.1.1.3.2 Komponen Sistem 10 Pengendalian Intern 2.1.1.3.3 Sistem Pengendalian Intern 11 pada Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penjualan 2.1.2 Object Oriented Analysis and Design 12 2.1.2.1 Pengertian Object Oriented Analysis and 12 Design 2.1.2.2 System Definition 13 2.1.2.3 The FACTOR Criterion 13 2.1.2.4 Problem Domain Analysis 14 2.1.2.5 Application Domain Analysis 20 2.1.2.6 Architecture Design 25 2.1.2.6.1 Criteria 26 2.1.2.6.2 Component Architecture 28 2.1.2.7 Process Architecture 31 2.1.2.8 Component Design 34 ix
2.1.2.9 Model Component 34 2.1.2.10 Function Component 35 2.1.2.11 Connecting Component 35 2.1.2.12 Diagram dalam Analisis dan Perancangan 36 Berorientasi Objek 2.1.2.12.1 Rich Picture 37 2.1.2.12.2 Class Diagram 38 2.1.2.12.3 State Chart Diagram 38 2.1.2.12.4 Use Case Diagram 38 2.1.2.12.5 Sequence Diagram 39 2.1.2.12.6 Navigation Diagram 39 2.1.2.12.7 Deployment Diagram 40 2.2 Teori Khusus 40 2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang 40 Dagang 2.2.1.1 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi 40 Penjualan 2.2.1.2 Fungsi Fungsi yang Terkait dalam 40 Penjualan Kredit 2.2.1.3 Dokumen yang Terkait 41 2.2.1.4 Definisi dan Proses Penjualan kredit dan 44 Piutang Dagang 2.2.1.5 Laporan yang Dihasilkan dalam Siklus 47 Penjualan x
2.2.1.6 Penjualan Tunai 48 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN CV. SUMBER HASIL 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 52 3.2 Visi dan Misi 52 3.3 Struktur Organisasi 53 3.3.1 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 53 3.4 Produk Perusahaan 55 3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 55 3.5.1 Dokumen Dokumen yang Digunakan pada Sistem 55 Penjualan CV. Sumber Hasil 3.5.2 Unit Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan CV. 56 Sumber Hasil 3.5.3 Prosedur Berjalan 56 3.5.3.1 Prosedur Penjualan Tunai 56 3.5.3.2 Prosedur Penjualan Kredit 58 3.5.3.3 Prosedur Penagihan 61 3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi 65 Penjualan 3.7 Usulan Perbaikan untuk Mengatasi Permasalahan 67 BAB 4 PERANCANGAN USULAN SISTEM BARU 4.1 Analysis Document 70 4.1.1 The Task 70 xi
4.1.1.1 Purpose 70 4.1.1.2 System Definition 70 4.1.1.3 Context 71 4.1.1.3.1 Problem Domain 71 4.1.1.3.2 Application Domain 76 4.1.2 Problem Domain 76 4.1.2.1 Cluster 76 4.1.2.2 Structure 76 4.1.2.3 Classes 81 4.1.2.3.1 Definition 81 4.1.2.3.2 Behavioral Pattern 85 4.1.3 Application Domain 91 4.1.3.1 Usage 91 4.1.3.2 Functions 120 4.1.3.3 User Interface 122 4.1.3.3.1 Dialogue Style 123 4.1.3.3.2 Overview 124 4.1.3.3.3 The Technical Platform 139 4.1.4 Recommendations 140 4.1.4.1 The System s Usefullness and Feasibility 140 4.1.4.2 Strategy 140 4.1.4.3 Development Economy 140 4.2 Design document 140 4.2.1 The Task 140 xii
4.2.1.1 Purpose 140 4.2.1.2 Correction to the Analysis 141 4.2.1.3 Quality Goals 145 4.2.2 Techical Platform 146 4.2.2.1 Equipment 146 4.2.2.2 System Software 146 4.2.2.3 System Interface 146 4.2.2.4 Design Language 146 4.2.3 Architecture 147 4.2.3.1 Component Architecture 147 4.2.3.2 Process Architecture 148 4.2.3.3 Model Component 150 4.2.3.3.1 Structure 150 4.2.3.3.2 Classes 151 4.2.3.3.2.1 The Class Name 151 4.2.3.3.2.2 Description Of Class 151 4.2.3.3.2.3 Attributes 151 4.2.4 Recommendation 154 4.2.4.1 The System s Usefulness 154 4.2.4.2 Plan for Initiating Use 155 4.2.4.3 Implementation Plan 155 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 156 xiii
5.2 Saran 157 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEI xiv
DAFTAR TABEL Hal Tabel 2.1 Kerangka Analisis Problem Domain 15 Tabel 2.2 Contoh Event Table 16 Tabel 2.3 Kerangka Application Domain 21 Tabel 2.4 Kerangka Architecture Design 26 Tabel 2.5 Kriteria 27 Tabel 2.6 Form distributed pada client server architecture 31 Tabel 2.7 Kerangka component design 34 Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR 71 Tabel 4.2 Event Table 85 Tabel 4.3 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang 91 Tabel 4.4 Tabel Spesifikasi Aktor Karyawan Penjualan 92 Tabel 4.5 Tabel Spesifikasi Aktor Karyawan Kasir 92 Tabel 4.6 Tabel Spesifikasi Aktor Karyawan Gudang 92 Tabel 4.7 Tabel Spesifikasi Aktor Karyawan akuntansi 92 Tabel 4.8 Tabel Spesifikasi Aktor Karyawan Pengiriman 93 Tabel 4.9 Tabel Spesifikasi Aktor Karyawan Kredit 93 Tabel 4.10 Actor Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang 93 Tabel 4.11 Usecase specification Registrasi Pelanggan Baru 96 Tabel 4.12 Usecase specification Membuat sales order 96 xv
Tabel 4.13 Usecase specification Mengapprove kredit 96 Tabel 4.14 Usecase specification Membuat Faktur Penjualan 97 Tabel 4.15 Usecase specification Membatalkan order 97 Tabel 4.16 Usecase specification Mengubah order 97 Tabel 4.17 Usecase specification Mengadd barang 97 Tabel 4.18 Usecase specification Membuat Surat Jalan 98 Tabel 4.19 Usecase specification Membuat Bukti penerimaan kas 98 Tabel 4.20 Usecase specification Membuat Laporan Penjualan 98 Tabel 4.21 Usecase specification Membuat Laporan Pelanggan 98 Tabel 4.22 Usecase specification Membuat Laporan Analisis Umur Piutang 99 Tabel 4.23 Usecase specification Membuat Laporan Pengiriman 99 Tabel 4.24 Usecase specification Membuat laporan masuk kas 99 Tabel 4.25 Usecase specification Mencetak sales order 99 Tabel 4.26 Usecase specification Mencetak faktur penjualan 99 Tabel 4.27 Usecase specification Mencetak surat jalan 100 Tabel 4.28 Tabel 4.29 Tabel 4.30 Usecase specification Mencetak bukti penerimaan kas Usecase specification Membuat Laporan Approve kredit Function List Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang CV. Sumber Hasil 100 100 120 Tabel 4.31 User interface window dan printout 123 Tabel 4.32 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang CV.Sumber Hasil 142 xvi
Tabel 4.33 Prioritas dari kriteria perancangan 146 Tabel 4.34 Tabel 4.35 Kriteria Jadwal Implementasi SIA Penjualan 154 155 xvii
DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1 Aktifitas Problem domain 14 Gambar 2.2 Generalization Structure 17 Gambar 2.3 Cluster structure 17 Gambar 2.4 Agregation Structure 18 Gambar 2.5 Association Structure 19 Gambar 2.6 Contoh State Chart Diagram 20 Gambar 2.7 Aktivitas Application domain 21 Gambar 2.8 Aktivitas Architectural Design 25 Gambar 2.9 Layered Architecture Pattern 28 Gambar 2.10 Generic Architecture Pattern 29 Gambar 2.11 Client Server Architecture Pattern 30 Gambar 2.12 Centralized Pattern 32 Gambar 2.13 Distributed Pattern 33 Gambar 2.14 Decentralized Pattern 34 Gambar 2.15 Data flow diagram siklus penjualan 46 Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV Sumber Hasil 53 Gambar 3.2 Prosedur Penjualan tunai pada CV. Sumber Hasil 57 Gambar 3.3 Prosedur Penjualan kredit pada CV. Sumber Hasil 60 Gambar 3.4 Flowchart prosedur penagihan 63 Gambar 3.5 Rich Picture Penjualan dan penagihan piutang 64 xviii
Gambar 4.1 Gambar 4.2 Rich Picture Penjualan dan penagihan piutang Cluster pada model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang CV. Sumber Hasil 75 76 Gambar 4.3 Struktur Karyawan 77 Gambar 4.4 Struktur Pengiriman 77 Gambar 4.5 Struktur Penagihan 78 Gambar 4.6 Struktur Pelanggan 78 Gambar 4.7 Struktur Penjualan 78 Gambar 4.8 Class Diagram penjualan dan piutang dagang 80 Gambar 4.9 Class Karyawan 81 Gambar 4.10 Class Faktur Penjualan 82 Gambar 4.11 Class Barang 82 Gambar 4.12 Class Pelanggan 83 Gambar 4.13 Class Sales order 83 Gambar 4.14 Class Bukti Penerimaan Kas 84 Gambar 4.15 Class Surat Jalan 84 Gambar 4.16 Class Sales Order Detail 85 Gambar 4.17 behavioral pattern class karyawan penjualan 86 Gambar 4.18 behavioral pattern class karyawan keuangan 86 Gambar 4.19 behavioral pattern class karyawan pengiriman 87 Gambar 4.20 behavioral pattern class karyawan gudang 87 Gambar 4.21 behavioral pattern class karyawan akuntansi 87 Gambar 4.22 behavioral pattern class karyawan kredit 88 Gambar 4.23 behavioral pattern class faktur penjualan 88 xix
Gambar 4.24 behavioral pattern class barang 89 Gambar 4.25 behavioral pattern class pelanggan 89 Gambar 4.26 behavioral pattern class sales order 90 Gambar 4.27 behavioral pattern class surat jalan 90 Gambar 4.28 behavioral pattern class bukti penerimaan kas 90 Gambar 4.29 Usecase sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang CV.Sumber Hasil 95 Gambar 4.30 sequence diagram registrasi pelanggan baru 101 Gambar 4.31 sequence diagram mengadd barang 102 Gambar 4.32 sequence diagram membuat sales order 103 Gambar 4.33 sequence diagram mengapprove kredit 104 Gambar 4.34 sequence diagram membuat faktur penjualan 105 Gambar 4.35 sequence diagram membatalkan order 106 Gambar 4.36 sequence diagram mengubah order 107 Gambar 4.37 sequence diagram membuat surat jalan 108 Gambar 4.38 sequence diagram membuat bukti penerimaan kas 109 Gambar 4.39 sequence diagram membuat laporan penjualan 110 Gambar 4.40 sequence diagram membuat laporan pelanggan 111 Gambar 4.41 sequence diagram membuat laporan analisis umur piutang 112 Gambar 4.42 sequence diagram membuat laporan pengiriman 113 Gambar 4.43 sequence diagram membuat laporan kas masuk 114 Gambar 4.44 sequence diagram mencetak sales order 115 Gambar 4.45 sequence diagram mencetak faktur penjualan 116 Gambar 4.46 sequence diagram mencetak surat jalan 117 xx
Gambar 4.47 sequence diagram mencetak bukti penerimaan kas 118 Gambar 4.48 Gambar 4.49 sequence diagram membuat laporan approve kredit Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang CV.Sumber Hasil 119 124 Gambar 4.50 UI Menu Awal 126 Gambar 4.51 UI Login 126 Gambar 4.52 UI Menu Penjualan 127 Gambar 4.53 UI Sales Order 127 Gambar 4.54 UI Perubahan Order 128 Gambar 4.55 UI Pembatalan Order 128 Gambar 4.56 UI Faktur Penjualan 129 Gambar 4.57 UI cetak Faktur Jual 129 Gambar 4.58 UI cetak Sales Order 130 Gambar 4.59 UI Pelanggan 130 Gambar 4.60 UI Menu Gudang 131 Gambar 4.61 UI Barang 131 Gambar 4.62 UI Menu Pengiriman 132 Gambar 4.63 UI Surat Jalan 132 Gambar 4.64 UI cetak Surat Jalan 133 Gambar 4.65 UI Menu Kasir 133 Gambar 4.66 UI Bukti Penerimaan Kas 134 Gambar 4.67 UI cetak Bukti Kas 134 Gambar 4.68 UI Menu Akuntansi 135 Gambar 4.69 UI Karyawan 135 xxi
Gambar 4.70 UI Laporan Penjualan 136 Gambar 4.71 UI Laporan Pengiriman 136 Gambar 4.72 UI Laporan Pelanggan 137 Gambar 4.73 UI Laporan Analisis Umur Piutang 137 Gambar 4.74 UI Laporan Penerimaan Kas 138 Gambar 4.75 UI menu Kredit 138 Gambar 4.76 Gambar 4.77 Gambar 4.78 UI Approve UI Laporan Approve Kredit Class Diagram sistem informasi akuntansi penjualan, dan penagihan sebelum direvisi 139 139 141 Gambar 4.79 Model Component 144 Gambar 4.80 Component Architecture 148 Gambar 4.81 Deployment Diagram 149 Gambar 4.82 Model Component 150 xxii
DAFTAR LAMPIRAN Hal Class Diagram Component and Deployment Diagram State Chart Diagram Use Case Diagram Sequence Diagram Navigation Diagram L1 L1 L2 L2 L3 L4 xxiii