NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 1/11 Disediakan oleh Diluluskan oleh Nama RAMLAH BT. MOHAMED Nama DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN Jawatan KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh 15 FEBRUARI 2008 Tarikh 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 2/11 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan wujudnya pengurusan pangkalan data yang tepat dan kemaskini; pengesanan dan pemantauan; membolehkan keadaan aset diketahui; serta memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Pendidikan Guru dan institut pendidikan guru bagi mengenal, mengawal, menyimpan, menjaga, menyelenggara, mendapatkan semula dan melupuskan barang mengikut Pekeliling Perbendaharan Bil.5 Tahun 2007 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 3.2 Tatacara Pengurusan Aset 3.3 Dokumen Rujukan Harta Modal Dan Inventori 3.3.1 Laporan Penerimaan KEW.PA 1 3.3.2 Daftar Harta Modal Bhg. A KEW.PA -2 3.3.3 Daftar Harta Modal Bhg. B KEW. PA-2 3.3.4 Daftar Inventori KEW.PA 3 3.3.5 Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA 4 3.3.6 Senarai Daftar Inventori KEW.PA 5 3.3.7 KEW.PA 6 3.3.8 Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 7 3.3.9 KEW.PA8 3.4 Dokumen Pelupusan Aset 3.4.1 Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa KEW.PA-15 3.4.2 Perakuan Pelupusan Aset KEW.PA-16 3.4.3 Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA -17 3.4.4 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA -18 3.4.5 Sijil Pelupusan Aset KEW.PA -19
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 3/11 3.5 Dokumen Kehilangan Dan Hapus Kira 3.5.1 Laporan Awal Kehilangan Aset KEW.PA -28 3.5.2 Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat KEW.PA -29 3.5.3 Laporan Akhir Kehilangan Aset KEW.PA.30 3.5.4 Sijil Hapus Kira Aset KEW.PA -31 3.6 Dokumen Alat Tulis 3.6.1 Kad Kawalan Stok (3) (KEW..300 J3-Pin.1/89) 3.6.2 Kad Petak (Lampiran 92) (KEW.300 -J4 3.6.3 Borang LAM-PUP 06-01 4.0 SINGKATAN 4.1 Singkatan WP Wakil Pengurusan TWP Timbalan Wakil Pengurusan KPP Ketua Penolong Pengarah PP Pegawai Pengawal PA Pegawai Aset PDJ Pegawai Dokumen Jabatan KPT Ketua Pembantu Tadbir PK Prosedur Kualiti MK Manual Kualiti PEK/PE Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif PT(S) Pembantu Tadbir PAP Pembantu Am Pejabat
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 4/11 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN WP/TWP 1. Bertanggungjawab melantik Pegawai sebagai Pegawai Aset (PA) untuk mengurus dan dikemukakan kepada pegawai pengawal. PA 2. Bertanggungjawab mengadakan Kursus dan Pemantauan mengenai Pekeliling Perbendaharan Bil..5 Tahun 2007 Tatacata Pengurusan Aset kepada Pembantu Tadbir Stor/PE 3. Penerimaan Aset Alih PT(S) 3.1. Bertanggungjawab ke atas setiap barang yang diterima dari pembekal menepati spesifikasi yang ditetapkan. 3.2. Memastikan kuantiti barang yang diterima mengikut pesanan 3.3. Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat digunakan. 3.4. Memastikan sekiranya terdapat kerosakan pada aset tersebut perlu disediakan KEW.PA-1 PT(S) 4. Pendaftaran Aset 4.1. Memastikan setiap barang yang diterima mestilah di daftarkan kad Harta Modal ke KEW.PA-2 dan KEW.PA- 4 dan 4.2. Daftar Inventori KEW.PA-3 dan KEW.PA-5 PT (S) 5. Memastikan butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendak diisi dengan lengkap dan tepat dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Penerima Aset
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 5/11 6. Memastikan Semua Barang Didaftarkan Ke Borang Berikut PT(S) 6.1. Daftar Harta Modal, a) KEW.PA-2 b) KEW.PA-2 (BAHAGIAN B) c) KEW.PA-4 d) KEW.PA-6 e) KEW.PA-7 6.2. Daftar Inventori, PT(S)/PAP 7. Pelabelan Aset- a) KEW.PA-3 b) KEW.PA-5 c) KEW.PA-6 d) KEW.PA-1 7.1. Memastikan semua aset yang diterima hendaklah di labelkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. 7.2. Memastikan setiap aset hendaklah ditanda nama dengan Nombor Siri Pendaftaran. PT(S)/PAP 8. Bertanggungjawab kepada setiap pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkodkan pada KEW.PA-6 9. Memastikan setiap borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras. 10. Memastikan semua borang-borang berkenaan mestilah disimpan didalam kabinet besi yang berkunci. PT(S)/PAP 11. Memastikan senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan dan didaftarkan menggunakan KEW.PA-7 satu salinan disimpan di dalam fail manakala satu salinan lagi hendaklah dipamerkan dilokasi berkenaan.
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 6/11 PA/PEK/PE/KPT 12. Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori 12.1. Bertanggungjawab membuat Laporan tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. PT(S) 13. Penggunaan Borang J3 Dan J4 ( Alat Tulis Pejabat) 14. Penerimaan Barang 14.1. Bertanggungjawab merekod semua barang yang diterima daripada pembekal ke kad J3 14.2. Bertanggungjawab merekod semua Pengeluaran barang dari stor ke kad J4 14.3. Bertanggungjawab memastikan barang-barang yang diterima mestilah disemak kuantiti dan dalam keadaan baik sebelum direkodkan ke kad J3 15. Penyimpanan Barang 15.1. Memastikan barang-barang yang diterima dari pembekal disimpan dengan kemas,teratur dan menggunakan ruang yang maksima. 15.2. Memastikan barang-barang yang menarik dan senang dicuri disimpan di dalam kabinet berkunci 16. Pengeluaran Barang Dari Stor Ke Unit-Unit. 16.1. Bertanggungjawab menyediakan borang LAM-PUP- 06-01 dua (2) salinan satu disimpan dalam fail dan satu(1) lagi disimpan oleh penerima 16.2. Mendapat tandatangan dari PPG/TPPG/KPP/Pengarah IPG/KUKP/PEK/PE oleh pegawai yang memerlukan barang 16.3. Memastikan borang permohonan pengeluaran barang diisi oleh pegawai berkenaan dan telah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. 16.4. Memastikan barang-barang yang dipohon telah direkodkanke kad J4 16.5. Memastikan pengeluaran barang dalam jumlah kuantiti yang munasabah/diminta.
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 7/11 PAP 17. Pengiraan stok 17.1. Memastikan pengiraan stok dilakukan dari masa kesemasa TPW/KPP/PA/PEK/PE 18. Verifikasi Stok 18.1. Bertanggungjawab melantik Lembaga Pemverifikasi Stok terdiri dari dua orang yang bukan bekerja dalam organisasi tersebut. 18.2. Memastikan verifikasi stok dilaksanakan dalam tempoh yang telah ditetapkan. 18.3. Bertanggungjawab menyediakan borang laporan Verifikasi Stok (Kew. 300 S) dalam dua (2) salinan 18.4. Memastikan perakuan di Kew 300T telah diverifikasi mengikut masa yang telah ditentukan. 18.5. Memastikan Laporan Kew.300-S dan Kew.300-UI telah dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak lewat dari tarikh bulan berikut. PEK/PE/KPT 19. Pelupusan 19.1. Bertanggungjawab menguruskan perlantikan ahli lembaga pemeriksa mengikut borang KEW. PA 15. 19.2. Bertanggungjawab mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 19.3. Bertanggungjawab mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan KEW.PA-17 19.4. Bertanggungjawab menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur 19.5. Bertanggungjawab mengemukakan permohonan pelupusan kepada urusetia BPG ke Kuasa Melulus- 19.6. Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal. 19.7. Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 8/11 19.8. Bertanggungjawab memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan 19.9. Bertanggungjawab memohon pelanjutan tempoh pelupusan 19.10. Bertanggungjawab memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan 19.11. Bertanggungjawab melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan 19.12. Bertanggungjawab mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18 19.13. Memastikan memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan 19.14. Bertanggungjawab mengemukakan KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus 19.15. Memastikan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 telah di hantar ke Urusetia Aset Alih Kerajaan sebelum 15 Mac tahun berikut. PA PEK/PE PEK/PE/KPT PEK/PE/KPT PP PEK/PE/KPT 20. Mengenal pasti aset yang hendak dilupuskan dan menyediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17. 21. Memastikan pelupusan yang telah diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan 22. Menyediakan Laporan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan. 23. Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal bersama salinan laporan 24. Melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan mengunakan format KEW.PA-29 untuk dikemukakan kepada pegawai pengawal 25. Menyediakan dan mengemukakan laporan akhir KEW.PA-30
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 9/11 PA/PEK/PE 26. Kehilangan Dan Hapus Kira 26.1. Bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan keatas BPG/IPG 26.2. Bertanggungjawab melaporkan kehilangan aset. 26.3. Bertanggungjawab menyediakan laporan awal,bagi kes kehilangan. 26.4. Bertanggungjawab melantik Jawatankuasa Penyiasat secara bertulis dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal. 26.5. Bertanggungjawab menghantar laporan akhir kehilangan yang dikemukakan oleh Lembaga Penyiasat. 26.6. Bertanggunjawab mengemukakan dokumen-dokumen ke Urusetia KPM. 26.7. Bertanggungjawab memaklumkan keputusan yang telah diterima dari urusetia Aset Alih Kerajaan di Bahagian Perolehan KPM 26.8. Bertanggungjawab mengemukan Sijil Hapus Kira kepada urusetia dan Perbendaharan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan dan memaklumkan kedudukan tindakan jika ada
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 10/11 6.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Laporan Penerimaan KEW.PA 1 Daftar Harta Modal Bhg. A KEW.PA -2 Daftar Harta Modal Bhg. B KEW. PA-2 Daftar Inventori KEW.PA 3 Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA 4 Senarai Daftar Inventori KEW.PA 5 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori KEW.PA 6 Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 7 Laporan Tahunan Harta Modal KEW.PA8 Lampiran Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-01 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-02 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-03 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-04 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-05 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-06 Stor BPG/IPG 7 tahun Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-07 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-08 10. Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa KEW.PA-15 11. Perakuan Pelupusan Aset KEW.PA-16 12. Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA -17 13. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -18 14. Sijil Pelupusan Aset KEW.PA -19 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-09 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-10 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-11 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-12 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-13
NO.KELUARAN 05 MUKA SURAT 11/11 Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 15. Laporan Tahunan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -20 16. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -28 17. 18. 19. 20. 21. Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -29 Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA.30 Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA -31 Kad Kawalan Stok (3) (KEW.300 J3-Pin.1/89) Kad Petak (Lampiran 92) (KEW.300 -J4) Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-14 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-15 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-16 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-17 Stor BPG/IPG 7 tahun LAM-PUP-09-18 Stor BPG/IPG 7 tahun - Stor BPG/IPG 7 tahun - 22. Borang LAM-PUP 06-01 Stor BPG/IPG 7 tahun -