UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN

Transkripsi

1 2. UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN - JABATAN - TARIKH :

2 LAMPIRAN A1 RUJ. FAIL : UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN Nama Pejabat : Tempoh Pengurusan Kewangan yang dinilai : Perkara yang dinilai : KAWALAN PENGURUSAN Objektif : Untuk Menentukan Sama Ada Jabatan Mewujudkan Struktur Dan Sistem Pengurusan Kewangan Yang Berterusan Berikut adalah penilaian terhadap perkara mengenai kawalan pengurusan bagi tempoh pengurusan kewangan yang dinyatakan untuk diberikan makluman/ulasan/tindakan: Senarai Semak / Prosedur Audit 1 Manual Prosedur Kerja Manual Prosedur Kerja (MPK) disediakan dengan lengkap. Pek. Perkhidmatan 5/2007 PKPA. 8/1991 Adakah MPK disediakan dan disimpan di pejabat untuk rujukan? Adakah item dalam MPK disedia dengan lengkap? 2 Fail Meja Fail Meja (FM) hendaklah disediakan dengan lengkap. Pek. Perkhidmatan. 5/2007 PKPA. 8/1991 Adakah FM disediakan untuk setiap kakitangan Bahagian Kewangan? Adakah item dalam FM disedia dengan lengkap dan betul? 3 Fail / Minit Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun 4 Surat / Fail Penurunan Kuasa Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) telah melaksanakan fungsinya sebagaimana ditetapkan. PP. 10/2008 Kuasa bagi menjalankan tugas kewangan yang utama telah diberi sebagaimana peraturan yang ditetapkan. Adakah Jawatankuasa ini ditubuhkan di setiap PTJ (lebih daripada 10 kakitangan) jika tidak adakah laporan setiap suku tahun dibuat? Adakah Jawatankuasa bermesyuarat 3 bulan sekali? Adakah isu berhubung dengan teguran Audit dibincangkan? Adakah kakitangan yang menjalankan urusan kewangan diberi kuasa secara bertulis seperti mana kehendak peraturan? 2 / 20

3 Senarai Semak / Prosedur Audit AP 53 5 Fail Laporan / Teguran Jabatan Audit Negara 6 Fail Laporan / Teguran Audit Dalam/ Luar dan Naziran Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) Teguran Jabatan Audit Negara telah dijawab dan tindakan susulan dibuat AP 306 dan PP. 14/1980 Teguran Audit Dalam telah dijawab dan tindakan susulan dibuat. Adakah semua teguran jabatan Audit Negara dijawab dalam masa sebulan? Jika tidak, adakah susulan dibuat oleh Ketua Pejabat? Adakah semua teguran Unit Audit Dalam dan Naziran JMS dijawab segera? Jika tidak, adakah susulan dibuat oleh Ketua Pejabat? 7 Perjawatan Waran Perjawatan Adakah tindakan untuk mengisi kekosongan telah diambil? Pengisian jawatan seperti yang diluluskan/mengikut Waran Perjawatan. 8 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) di Ibu Pejabat sahaja. Fail PPSM Pek. Perkhidmatan. 6/2005 Adakah PPSM telah ditubuhkan? Adakah PPSM telah bermesyuarat pada minggu keempat bulan Januari? Adakah Minit Mesyuarat telah disediakan? Adakah Minit Mesyuarat disemak dan ditandatangani oleh pengerusi? 9 Latihan dan Kursus Fail Latihan dan Kursus, Pek. Perkhidmatan. 6/2005, Pek. Perkhidmatan. 5/2007 Adakah Unit/Pegawai latihan ditubuhkan/dilantik? Adakah Rancangan tahunan mengenai latihan pengurusan kewangan disediakan? Adakah mekanisme untuk memastikan setiap pegawai dilatih sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun? Adakah latihan dilaksanakan mengikut perancangan? 10 Daftar Pemeriksaan Mengejut (AM 28) (Semakan ke atas Panjar Wang Runcit (PWR), Daftar Setem dan Daftar Kew. 67) Pemeriksaan Mengejut telah dilaksanakan mengikut kekerapan yang ditetapkan AP 309 Adakah daftar pemeriksaan mengejut diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? Adakah pemeriksaan mengejut dilaksanakan oleh pegawai bertanggungjawab setiap enam (6) bulan sekali? Nota : T.B Tidak Berkenaan PP Pekeliling Perbendaharaan SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan AP Arahan Perbendaharaan PKPA Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 3 / 20

4 Tandatangan : Tandatangan : Nama Pegawai Audit : Nama Ketua Jabatan/ Pegawai Yang bertanggungjawab : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 4 / 20

5 LAMPIRAN A2 RUJ. FAIL : UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN Nama Pejabat : Tempoh Pengurusan Kewangan yang dinilai : Perkara yang dinilai : KAWALAN TERIMAAN Objektif : Untuk Menentukan Hasil Dikutip Dengan Segera Dan Diakaunkan Dengan Betul Berikut adalah penilaian terhadap perkara mengenai kawalan terimaan bagi tempoh pengurusan kewangan yang dinyatakan untuk diberikan makluman/ulasan/tindakan: Senarai Semak / Prosedur Audit pematuhan 1 Daftar Borang Hasil Yang Dikawal 2 Buku Resit/Lesen/ Permit Daftar Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 67) diselenggara dan stok borang disimpan selamat AP 63(a) AP 67 Borang hasil (resit / lesen / permit) yang dikeluarkan untuk diguna disimpan dengan selamat dan diselenggara dengan teratur AP 66 AP 80 Adakah Daftar Borang Hasil diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini? Adakah baki stok borang hasil yang dicatatkan sama dengan stok sebenar dalam tangan? Adakah semua stok borang disimpan di tempat yang selamat? Adakah borang hasil yang diterima, disemak dan diperakui tentang ketepatan nombor siri di tiap-tiap buku resit? Adakah borang hasil yang dikeluarkan mengikut susunan nombor secara berturutan? Adakah borang hasil yang dikeluarkan disemak sekurangkurangnya sekali seminggu oleh pemungut atau wakilnya? 3 Buku Tunai Buku Tunai diselenggarakan dengan lengkap, disemak dan diserah untuk pengauditan dalam tempoh ditetapkan Adakah pegawai bertanggungjawab menyemak butiran yang direkod dalam buku tunai dengan resit yang berkenaan pada tiap-tiap hari, menandatangani ringkas serta 5 / 20

6 Senarai Semak / Prosedur Audit pematuhan AP 72 mencatatkan tarikh? Adakah akaun tunai bulanan diserah kepada Pejabat Pembayar dalam tempoh 10 hari selepas akhir tiap bulan? Adakah flimsi hasil yang diterima dari JANM disesuaikan dengan Buku Tunai Cerakinan untuk menentukan pungutan dimasukkan ke bank telah diambil kira oleh JANM? Adakah tindakan telah diambil jika flimsi tidak diterima oleh JANM? 4 Daftar Cek Tak Laku Daftar Cek tak Laku diselenggara dan dikemaskini SP JANM 1 Tahun Daftar Mel Daftar Mel diselenggara dengan lengkap dan disemak Arahan Perbendaharaan (AP) 71 Adakah Daftar Cek Tak Laku diselenggara? Adakah tindakan untuk mendapatkan cek ganti telah diambil oleh Jabatan? Adakah Daftar Mel diselenggarakan dengan lengkap? Adakah pegawai yang bertanggungjawab mengakaunkan butiran ke dalam daftar telah menandatangani ringkas? 6 Penyata Penyesuaian Hasil 7 Penyata Tunggakan Hasil/Akaun Belum Terima (ABT) Penyata Penyesuaian Hasil Bulanan disediakan dan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dalam tempoh ditetapkan Arahan Perbendaharaan (AP) 143 (b) Penyata Tunggakan Hasil Akaun Belum Terima disediakan mengikut format Adakah nombor resit dicatat dalam daftar mel? Adakah daftar mel diperiksa dan disemak setiap hari dengan buku tunai oleh Pegawai Penyelia? Adakah Penyata Penyesuaian Hasil disediakan? Adakah penyata tersebut dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dalam tempoh 21 hari? Adakah penyata penyesuaian hasil dibuat dengan betul dan kemas kini? Jika ada perbezaan, apakah tindakan susulan telah diambil? Adakah semua kutipan yang belum diterima dilaporkan dalam ABT? 6 / 20

7 Senarai Semak / Prosedur Audit pematuhan dalam tempoh yang ditetapkan. Adakah penyata tersebut disediakan dengan lengkap? Arahan Perbendaharaan (AP) 328 Adakah penyata tersebut dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dengan salinan kepada Jabatan Audit Negara mengikut tempoh yang ditetapkan (sebelum 31 Ogos dan/atau 28 Februari)? Adakah analisis tunggakan disediakan mengikut ia tertunggak (ageing)? i) Adakah emolumen terlebih bayar/ pendahuluan diri / pelbagai diselesaikan segera? ii) Adakah tindakan diambil bagi menyelesaikan baki pinjaman terhutang (jika ada) bagi pegawai yang berhenti / bersara? Adakah tindakan susulan ada dibuat untuk mendapatkan hasil yang tertunggak? AP 328(a) Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut setelah usaha diambil, adakah tindakan dibuat untuk menghapuskan hasil berkenaan dengan kebenaran tertentu? Adakah hasil/tunggakan yang telah dihapuskan dikeluarkan dalam Laporan ABT? Jika kutipan hasil dibuat melalui pengeluaran bil (tunggakan hasil), adakah ia dijelaskan (dikutip) dalam tempoh yang ditetapkan? Nota : T.B Tidak Berkenaan Tandatangan : Tandatangan : Nama Pegawai Audit : Nama Ketua Jabatan/ Pegawai Yang bertanggungjawab : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 7 / 20

8 LAMPIRAN A3 RUJ. FAIL : UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN Nama Pejabat : Tempoh Pengurusan Kewangan yang dinilai : Perkara yang dinilai : KAWALAN PERBELANJAAN Objektif : Untuk Menentukan Perbelanjaan Dilakukan Mengikut Maksud Yang Diperuntukkan Dengan Cekap Dan Berhemat Berikut adalah penilaian terhadap perkara mengenai kawalan perbelanjaan pengurusan kewangan yang dinyatakan untuk diberikan makluman/ulasan/tindakan: bagi tempoh 1 Buku Vot/BV 381 Buku Vot diselenggarakan dengan lengkap dan teratur PP. 8/ Pesanan Tempatan Buku Pesanan Tempatan diselenggarakan dengan teratur dan terkawal AP 176 & 177 SPP. 4/1990 Senarai Semak / Prosedur Audit Adakah Buku Vot diselenggarakan dengan lengkap/bv 381 difailkan mengikut tahun kewangan, vot, program/aktiviti dan objek? Adakah pegawai yang memperakui baucar telah menurunkan tandatangan ringkas di buku vot? Adakah sebarang pembatalan catatan di buku vot dibuat dengan teratur? Adakah setiap perbelanjaan dan tanggungan dicatat dalam buku vot dengan lengkap dan kemas kini? Adakah setiap tanggungan direkodkan dengan segera ke dalam buku vot (transaksi terkini)? Adakah Pesanan Tempatan dikeluarkan sebelum peruntukan diterima? Adakah borang Pesanan Tempatan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa? Adakah pesanan tempatan yang dikeluarkan sebelum invois/bil diterima AP (b)? 8 / 20

9 Senarai Semak / Prosedur Audit Adakah borang pesanan tempatan yang dibatalkan, semua salinannya dikepilkan bersama untuk pembatalan? Adakah borang Pesanan Tempatan yang dikeluarkan pada awal tahun telah diselesaikan? 3 Kod Perbelanjaan Kod Perbelanjaan yang betul hendaklah digunakan Adakah kod perbelanjaan yang betul telah digunakan? Adakah jurnal pelarasan dibuat sekiranya berlaku kesilapan kod aktiviti? 4 Daftar Daftar diselenggara dengan lengkap dan disemak sewajarnya AP 103 Adakah Daftar /BV 341 dicetak atau dikemas kini dalam disket setiap bulan? Adakah bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari? Adakah Daftar disemak sebulan sekali oleh Ketua Pejabat atau wakilnya yang telah diturun kuasa? 5 Bayaran Pukal Adakah Laporan Akaun Pukal dan Laporan Terperinci (BP21) diterima setiap bulan? Adakah bil telefon, elektrik dan air telah disahkan oleh pegawai dan disemak dengan Laporan Terperinci Bayaran Pukal (BP21) yang diterima dari JANM? Jika ada perbezaan, adakah jurnal pelarasan telah dibuat? Adakah perbezaan tersebut dilaporkan kepada JANM untuk tindakan? Adakah buku vot telah dikemas kini berdasarkan Laporan Terperinci Pukal? 6 Penyata Penyesuaian Perbelanjaan C231/C232 7 Penyesuaian Flimsi A421/P421 (Ibu Pejabat) Penyata Penyesuaian Bulanan bagi perbelanjaan disediakan dan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dalam tempoh ditetapkan AP 143 Penyata Penyesuaian Bulanan bagi perbelanjaan disediakan dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh ditetapkan AP 143(b) Adakah Penyata Penyesuaian Perbelanjaan bulanan/bv500-bv505 disediakan? Adakah Penyata tersebut disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa? Adakah Penyata tersebut dikemukakan kepada Pejabat Pembayar mengikut tempoh ditetapkan (2 minggu selepas Laporan Perbelanjaan terperinci diterima) Adakah tanda menunjukkan flimsi A421/P421 telah disemak sewajarnya? Adakah Penyata Penyesuaian flimsi A421/P421 telah disedia dan dikemukakan kepada JANM/Pegawai Pengawal setiap bulan? Adakah Penyata Penyesuaian antara buku vot dengan flimsi tepat? 9 / 20

10 Senarai Semak / Prosedur Audit Adakah pelarasan dibuat terhadap kes bayaran yang salah penjenisan (coding)? 8 Laporan Perbelanjaan Bulanan Laporan Perbelanjaan Mengurus dan Laporan Perbelanjaan Pembangunan disediakan dengan lengkap dan dikemukakan dalam tempoh ditetapkan AP 143(b) Adakah Laporan Bulanan Perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan disediakan? Adakah Laporan tersebut disediakan mengikut format yang ditetapkan? Adakah Laporan tersebut dikemukakan kepada Ibu Pejabat/Perbendaharaan dalam tempoh ditetapkan? Adakah Laporan tersebut ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab? Nota : T.B Tidak Berkenaan PP Pekeliling Perbendaharaan SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan AP Arahan Perbendaharaan PKPA Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Tandatangan : Tandatangan : Nama Pegawai Audit : Nama Ketua Jabatan/ Pegawai Yang bertanggungjawab : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 10 / 20

11 LAMPIRAN A4 RUJ. FAIL : UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN Nama Pejabat : Tempoh Pengurusan Kewangan yang dinilai : Perkara yang dinilai : PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI Objektif : Untuk Menentukan Aset dan Inventori Diurus Dengan Cekap dan Mengikut Peraturan Berikut adalah penilaian terhadap perkara mengenai pengurusan aset & inventori bagi tempoh pengurusan kewangan yang dinyatakan untuk diberikan makluman/ulasan/tindakan: Dokumen / Perkara Senarai Semak / Prosedur Audit 1 Unit Pengurusan Aset 2 Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) 3 Pegawai Penerima (PP) Unit Pengurusan Aset diwujudkan bagi menguruskan aset alih Kerajaan PP.5/2007 JKPAK telah ditubuhkan bagi merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan PP.5/2007 Memastikan tatacara penerimaan dilakukan dengan betul. PP.5/2007 Adakah Unit Pengurusan Aset diwujudkan? Adakah Pegawai Aset telah dilantik oleh Pegawai Pengawal? Adakah JKPAK telah ditubuhkan oleh Jabatan? Adakah Mesyuarat JKPAK telah diadakan sekali dalam tempoh 3 bulan? Adakah hasil mesyuarat JKPAK telah dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatan Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)? Adakah PP diberi kuasa untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperoleh? Adakah tanggungjawab PP memastikan aset/bekalan pejabat diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar dinyatakan di dalam senarai tugas? Adakah senarai tugas dan Fail Meja menyenaraikan tugas dan tanggungjawab PP? 11 / 20

12 Dokumen / Perkara Senarai Semak / Prosedur Audit 4 Urusan Pendaftaran Memastikan tatacara pendaftaran dilakukan sepertimana dinyatakan di dalam pekeliling PP.5/2007 Adakah aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan? Adakah Daftar Harta Modal (KEW.PA-2), Daftar Inventori (KEW.PA-3) dan Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) diselenggarakan? Adakah senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan? Adakah senarai aset di Lokasi (KEW.PA-7) diselenggarakan? Adakah terimaan direkodkan ke Kad Kawalan Stok (KEW.300 J3) dan Kad Petak (KEW.300 J4) bagi bekalan pejabat? Adakah semua daftar/kad diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini? 5 Daftar Harta Modal Daftar Harta Modal diselenggara dengan lengkap dan teratur PP.5/2007 Adakah harta modal yang dimiliki sebelum tahun 2007 disenaraikan dalam format yang ditetapkan (Kew. PA 4) Adakah harta modal yang dimiliki mulai 2007 didaftarkan dalam Daftar Harta Modal Kew. PA 2? Adakah semua harta modal yang dimiliki telah didaftar dan dilabelkan? Adakah bukti bahawa penyenggaraan harta modal dicatatkan didaftar tersebut? Adakah pemeriksaan fizikal dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab sekurangkurangnya sekali setiap tahun bagi setiap harta modal dan dicatat dalam daftar? 6 Daftar Inventori Daftar Inventori diselenggara dengan lengkap dan teratur PP.5/2007 Adakah daftar inventori yang dimiliki sebelum tahun 2007 disenaraikan dalam format yang ditetapkan (Kew. PA 5) Adakah inventori yang dimiliki mulai 2007 didaftarkan dalam Daftar Inventori Kew. PA 3? Adakah inventori telah diberikan nombor siri pendaftaran yang teratur? 12 / 20

13 Dokumen / Perkara Senarai Semak / Prosedur Audit 7 Daftar Stok Bekalan Pejabat 8 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Daftar Stok Bekalan Pejabat diselenggarakan dengan lengkap PP.5/2007 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori diselenggarakan dengan lengkap PP.5/2007 Adakah maklumat Daftar Stok bekalan Pejabat (Kew. 314) telah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300 J3) dan Kad Petak (Kew. 300 J4) mengikut Tatacara Pengurusan Stor? Adakah Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew. PA 6) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? (semua butiran diisi) 9 Penggunaan Tatacara penggunaan sejajar dengan keperluan. PP.5/ Penyimpanan Tatacara penyimpanan adalah dipatuhi. PP.5/2007 Adakah aset yang dibeli digunakan? Adakah Aset dan item stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai? Adakah Aset dan item stor yang sangat menarik atau bernilai tinggi disimpan di tempat yang berasingan/mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat? 11 Pemeriksaan Aset / Verifikasi Stok 12 Peraturan Penyenggaraan 13 Lembaga Pemeriksa 14 Pegawai Pengangkutan Pemeriksaan dan verifikasi stok dilakukan seperti kehendak peraturan. PP.5/2007 Peraturan penyenggaraan dilakukan sepertimana kehendak pekeliling. PP.5/2007 Pelantikan dan tugas Lembaga Pemeriksa dilakukan sepertimana kehendak pekeliling. PP.5/2007 Pegawai Pengangkutan dilantik oleh Jabatan PP.2/1980 Adakah sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa/Lembaga Verifikasi Stok dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal? Adakah pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun? Adakah program penyenggaraan disediakan? (Dapatkan salinan) KEW.PA-13. Adakah program penyenggaraan dilaksanakan seperti dirancang? Adakah penyenggaraan direkod dengan betul dan lengkap? (KEW.PA-14) Adakah Pegawai Pengawal melantik Lembaga Pemeriksa berdasarkan jawatan? (KEW.PA- 15) Adakah Lembaga Pemeriksa menyediakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan (Unit Pengurusan Aset)? Adakah pelupusan komputer diperakukan oleh Pegawai Teknologi Maklumat? Adakah pegawai pengangkutan telah dilantik oleh Ketua Jabatan? 13 / 20

14 Dokumen / Perkara Senarai Semak / Prosedur Audit 15 Buku Log Kenderaan 16 Buku Inden/Kad Elektronik Inden Minyak 17 Kad Elektronik bagi bayaran tol Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan disemak dari semasa ke semasa PP.2/1980 Buku Inden/Kad Elektronik Inden Minyak disimpan dan digunakan dengan teratur PP.6/1999 Kad elektronik bayaran Tol untuk kenderaan kerajaan PP.8/1999 Adakah Buku Log Kenderaan diselenggarakan bagi setiap kenderaan? Adakah Buku Log disemak oleh pegawai penyelia setiap bulan? Adakah Buku Log dilengkapkan dan kemas kini? (semua butiran diisi sewajarnya). Adakah kad elektronik inden disimpan oleh Pegawai Pengangkutan setiap masa melainkan sekiranya ada keperluan mengisi minyak? Adakah inden minyak yang diterima daripada pencetak (resit pembelian) direkodkan, disimpan selamat dan teratur? Adakah daftar pergerakan Kad Elektronik bagi pembayaran tol ini diselenggarakan dengan lengkap dan terkini? Nota : T.B Tidak Berkenaan PP Pekeliling Perbendaharaan SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan AP Arahan Perbendaharaan PKPA Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Tandatangan : Tandatangan : Nama Pegawai Audit : Nama Ketua Jabatan/ Pegawai Yang bertanggungjawab : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 14 / 20

15 LAMPIRAN A5 RUJ. FAIL : UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN Nama Pejabat : Tempoh Pengurusan Kewangan yang dinilai : Perkara yang dinilai : PENGURUSAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT Objektif : Menentukan Wang Amanah dan Deposit Diurus Dengan Teratur Serta Mengikut Peraturan Berikut adalah penilaian terhadap perkara mengenai pengurusan wang amanah & deposit bagi tempoh pengurusan kewangan yang dinyatakan untuk diberikan makluman/ulasan/tindakan: Senarai Semak / Prosedur Audit 1 Buku Amanah Buku Amanah diselenggara dengan lengkap dan mengikut peraturan (Bagi Pejabat yang menyelenggarakan Kumpulanwang Amanah/ Akaun Amanah) AP 164 & AP 165 SPP. 18/2001 Adakah Buku Daftar Amanah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? Adakah akaun subsidiari mengenainya (jika ada) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? 2 Penyata Penyesuaian 3 Penyata Tahunan Akaun Amanah Penyata Penyesuaian Amanah disediakan dan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dalam tempoh ditetapkan (Bagi Pejabat yang menyelenggarakan Kumpulanwang Amanah/Akaun Amanah) AP 143 (b) SPP. 18/2001 Penyata Tahunan Akaun Amanah disediakan dengan lengkap dan dikemukakan untuk diaudit dalam tempoh ditetapkan. (Bagi Pejabat yang menyelenggarakan Kumpulanwang Amanah/Akaun Amanah) SPP. 18/2001 Adakah Penyata Penyesuaian Amanah disediakan dan mengikut format yang ditetapkan? Adakah Penyata Penyesuaian tersebut dikemukakan kepada Pejabat Pembayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyata diterima? Adakah Penyata Tahunan Akaun Amanah disediakan serta mengikut format yang telah ditetapkan? Adakah Penyata tersebut dikemukakan untuk diaudit dalam tempoh ditetapkan (sebelum 31 Mac tahun berikutnya) 15 / 20

16 Senarai Semak / Prosedur Audit 4 Daftar Pinjaman Komputer 5 Daftar Pinjaman Kenderaan 6 Daftar Pendahuluan Diri/ Pelbagai 7 Akaun Kawalan/ Rekod Subsidiari Deposit Daftar Pinjaman Komputer diselenggarakan dengan lengkap PP.8/1992 SPP.3/1993, SPP.14/1993 Daftar Pinjaman Kenderaan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. PP.7/1993, PP.8/1993 SPP.7/1996 Daftar Pendahuluan Diri/ Pelbagai diselenggarakan dengan lengkap SPP.20/1983 Akaun Kawalan dan Subsidiari Deposit disediakan dengan lengkap dan diselenggarakan dengan teratur Adakah daftar pinjaman komputer diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini (semua ruangan disediakan dan diisi)? Adakah daftar pinjaman kenderaan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini (semua ruangan disediakan dan diisi)? Adakah rekod subsidiari Pendahuluan Diri/Pelbagai diselenggara dengan lengkap dan kemas kini? Adakah pendahuluan diri/ pelbagai diselesaikan dalam bulan berikutnya? Adakah Akaun Kawalan/Subsidiari Deposit diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? Adakah senarai baki pendeposit pada 31 Disember setiap tahun disediakan? Adakah senarai baki tersebut dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara dan Ketua Audit Negara? Nota : T.B Tidak Berkenaan PP Pekeliling Perbendaharaan SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan AP Arahan Perbendaharaan PKPA Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Tandatangan : Tandatangan : Nama Pegawai Audit : Nama Ketua Jabatan/ Pegawai Yang bertanggungjawab : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 16 / 20

17 LAMPIRAN A6 RUJ. FAIL : UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH SELF ASSESSMENT TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN Nama Pejabat : Tempoh Pengurusan Kewangan yang dinilai : Perkara yang dinilai Objektif : PENGURUSAN WANG DI TANGAN : Untuk Menentukan Pengurusan Wang Di Tangan Telah Dibuat Dengan Teratur Dan Mengikut Peraturan Berikut adalah penilaian terhadap perkara mengenai pengurusan wang di tangan bagi tempoh pengurusan kewangan yang dinyatakan untuk diberikan makluman/ulasan/tindakan: Senarai Semak / Prosedur Audit 1 Panjar Wang Runcit (PWR) Wang panjar di tangan adalah betul AP 97 (d) Adakah baki wang panjar di tangan betul? (Periksa baki wang panjar dalam tangan dan pastikan baki dalam tangan serta baki seperti di buku panjar adalah bersamaan dan selaras dengan had wang panjar yang diluluskan) Adakah wang tersebut disimpan selamat? 2 Wang Pungutan Wang pungutan di tangan yang masih belum dimasukkan ke bank adalah betul AP 72 (b) Adakah amaun wang pungutan yang masih belum dimasukkan ke bank adalah betul? (Periksa wang pungutan yang masih belum dimasukkan ke bank dan tentukan amaunnya mencukupi dan bersamaan dengan amaun yang sepatutnya mengikut buku tunai/ audit roll /resit) Adakah wang tersebut disimpan selamat? 17 / 20

18 Tandatangan : Tandatangan : Nama Pegawai Audit : Nama Ketua Jabatan/ Pegawai Yang bertanggungjawab : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 18 / 20

19 Tarikh : Waktu : Ketua Audit Dalam Unit Audit Dalam Kementerian Kemajuan Luar Bandar Dan Wilayah Aras bawah, MIECC, Jalan Dulang, Mines Resort City Seri Kembangan, Selangor SIJIL MENGESAHKAN WANG TUNAI DALAM TANGAN Dengan ini saya mengesahkan Wang Tunai berjumlah RM (Ringgit Malaysia: ) telah diserahkan untuk pemeriksaan Audit. Butir-butirnya adalah seperti berikut: (RM) (RM) i) Kutipan Hasil Wang Tunai Cek-cek, Kiriman Wang dll. Jumlah ii) Panjar Wang Runcit (*) Wang Tunai, Cek Setem Pos Jumlah iii) Lain-Lain Wang (Setem Hasil) Jumlah JUMLAH KESELURUHAN 2. Saya juga mengakui bahawa tiada apa-apa Wang Tunai/Cek yang lain yang ada di dalam tangan untuk dikemukakan kepada wakil audit waktu pemeriksaan dijalankan. Tandatangan : Tandatangan : Nama Penuh : Nama Penuh : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : (#) Wang tunai termasuk Cek-Cek, Kiriman Wang, Setem Pos, Setem Hasil dll. 19 / 20

20 PENGIRAAN WANG TUNAI DALAM TANGAN BAGI PANJAR WANG RUNCIT (*) BIL PERKARA DIKIRA (RM) BILANGAN JUMLAH (RM) i) Wang Tunai JUMLAH KECIL ii) Setem Pos JUMLAH KECIL iii) Cek JUMLAH KESELURUHAN 20 / 20