PROSEDUR PENYELENGGARAAN RUANG DAN PERALATAN PEMBELAJARAN PK.UiTM. APB (O).23

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/11 RUANG DAN PK.UiTM. APB (O).23 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Zakaria Abd. Wahab Mohammad Radzi Manap Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman Jawatan Pembantu Teknik Koordinator IT Dekan Tarikh 20 Mei Mei Mei 2009

2 MUKA SURAT : 2/11 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Pindaan Para Surat /01 1/11 Pemurnian dokumen untuk memenuhi keperluan semasa /01 6/11 Memasukkan nama Pembantu Makmal Tertinggi dan Juruteknik Komputer Kanan /01 6, 8-10/ /01 6, & 8-10/11 Menukar singkatan nama dari JTK (Kanan) kepada JTKK. Menukar singkatan dari PeMK kepada PMK /01 11/11 Memansuhkan Bil.8.6-Lampiran 6 (Contoh Daftar Aduan Kerosakan)

3 MUKA SURAT : 3/11 BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan Objektif Skop Dokumen Rujukan Definisi Singkatan Tanggungjawab dan Tindakan Rekod Kualiti Lampiran 11

4 MUKA SURAT : 4/ OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan kemudahan pembelajaran yang disediakan sentiasa dalam keadaan baik untuk digunakan dan penambahbaikan kualiti sistem penyelenggaraan dilaksanakan secara berterusan. 2.0 SKOP Proses ini diterima pakai oleh staf APB bagi merancang, memantau dan melakukan kerja penyelenggaraan ruang dan peralatan pengajaran dan pembelajaran. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. JENIS 3.1 MK UiTM.APB.01 Seksyen 6.3 Seksyen 6.4 Seksyen Seksyen MANUAL KUALITI Infrastruktur Persekitaran Kerja Identifikasi dan Kebolehkesanan Pemeliharaan Produk DOKUMEN SOKONGAN 3.2 DS.UiTM.APB.17 Fail Pekeliling Bendahari dan Arahan Perbendaharaan (Ruj APB. 6/6) 3.3 DS. UiTM. APB.05 AKTA OSHA 1994 Undang-undang Malaysia Akta 514 Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 & Peraturan-Peraturan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan) 1996

5 MUKA SURAT : 5/ ARAHAN KERJA AP-01 AP-02 AP-03 AP-04 AP-05 AP DEFINISI BIL. ISTILAH PENJELASAN 4.1 Pengguna Pelajar, Pensyarah, Pembantu Makmal 4.2 Mesyuarat Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan 4.3 Pasukan Petugas Pasukan yang dilantik oleh Wakil Pengurusan APB 4.4 Ketua Unit Koordinator IT 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 UTPM Unit Teknologi Pendidikan Maklumat 5.3 WP Wakil Pengurusan APB 5.4 D Dekan APB

6 MUKA SURAT : 6/ WF Wakil Fakulti yang dilantik oleh Dekan APB 5.6 K(IT) Koordinator IT 5.7 KP (EPC) Ketua Program English for Professional Communication 5.8 KP (BMKP) Ketua Program Bahasa Melayu Komunikasi Profesional 5.9 PT Pembantu Teknik 5.10 PMT Pembantu Makmal Tertinggi 5.11 PMK Pembantu Makmal Kanan 5.12 PM Pembantu Makmal 5.13 PE (P) Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) 5.14 JTKK Juruteknik Komputer Kanan 5.15 JTK Juruteknik Komputer 5.16 JTAV Juruteknik Audio Visual 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PT, PMK, JTKK 1. Sediakan senarai inventori/harta tetap dalam buku (Kew 312) (PB/2000) (Lampiran 3) JTKK, PMK, JTK, JTAV, PM 2. Periksa semua alat bantu pengajaran dan pastikan diselenggarakan mengikut jadual secara berkala (lampiran 4) 3. Sediakan Jadual Penyelenggaraan 4. Kenalpasti peralatan yang tidak berfungsi dengan baik. 5. Labelkan dengan tag berwarna yang bersesuaian. i. Merah Rosak ii. Hijau Boleh digunakan iii. Oren Untuk Pelupusan 6. Terima aduan kerosakan( Lampiran 5)

7 MUKA SURAT : 7/11 7. Rekodkan dalam Daftar Aduan Kerosakan (Lampiran 6). Ambil tindakan berikut:- i. Baiki alat yang mengalami kerosakan kecil. ii. Kenalpasti punca kerosakan:- a. salah penggunaan b. ketidakfungsian alat c. punca kuasa iii. Rekodkan kerosakan setiap peralatan dalam Daftar Aduan Kerosakan iv. Lakukan baikpulih sendiri untuk kerosakan kecil v. Rekodkan tindakan dalam Daftar Aduan Kerosakan 8. Jika memerlukan pembaikan oleh pembekal luar rujuk prosedur yang ditetapkan oleh Pejabat Bendahari. 9. Memeriksa bahawa kerja penyelenggaraan telah dibuat dengan sempurna dan memastikan peralatan berfungsi dengan baik. 10. Kemaskini butir penyelenggaraan dalam Rekod Butir-butir Penyelenggaraan Harta Modal Kew 312(A) (PB1/2003) Lampiran Jika tidak boleh dibaiki, hantar untuk pelupusan mengikut Pekeliling Bendahari UiTM yang terkini.

8 MUKA SURAT : 8/11 A. JTK, JTAV, PM 12. Kemaskini rekod kerja penyelenggaraan berkala(lampiran 4) KIT, PT, JTKK, PMK 12. Pantau kerja-kerja penyelenggaraan dan pastikan dilaksanakan mengikut jadual. 13. Bagi peralatan yang tidak ekonomik untuk diselenggara, senaraikan untuk pelupusan (Lampiran 9) 14. Sediakan peralatan bantuan pengajaran yang terkini dengan mengikut Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan PKUiTM. APB. (P). 09

9 MUKA SURAT : 9/11 B. RUANG PT, JTKK, PMK 1. Terima arahan dari K(IT) dan PP untuk membuat: a - Pemeriksaan ke atas ruang pembelajaran setiap cuti semester dan mengikut keperluan seperti berikut:- i. Bekalan kuasa ii. Pencahayaan iii. Persekitaran termasuk specific room condition, jika ada. iv. Pengudaraan dan pendingin hawa v. Alat bantu mengajar berfungsi dan selamat digunakan vi. Kemudahan perabot vii. Persekitaran bilik kuliah dan makmal viii. Sistem Pencegahan Kebakaran b - Inventori peralatan. c - Tanda amaran keselamatan. d First Aid Kit lengkap dengan ubat serta tidak melebihi tarikh luput. PT, JTKK, PMK PP, PE (P), PT, JTKK, PMK 2. Buat laporan pemeriksaan untuk tindakan sekiranya ada. 3. Sekiranya ada kerosakan laporkan kepada Pejabat Penyelenggaraan Zon dengan mengisi Borang Aduan Kerosakan (Lampiran 8) atau melalui Hotline sambungan 4444 untuk pembaikan segera. 4. Pantau sehingga proses penyelenggaraan dilaksanakan.

10 MUKA SURAT : 10/11 5. Ambil tindakan susulan ke atas laporan yang berkaitan : Kerosakan perabot: Sekiranya boleh diperbaiki hubungi Pejabat Penyelenggaraan Zon untuk baikpulih Sekiranya tidak lagi boleh digunakan, lengkapkan Borang Pelupusan harta (Lampiran 9) Sekiranya membeli peralatan baru, rujuk Prosedur Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan, PK. UiTM. APB(P).9. PP, PE (P), PT, JTKK, PMK 6. Pastikan penyelenggaraan dilaksanakan dengan berkesan mengikut Arahan Kerja AP [Lampiran 10] 7.0 REKOD KUALITI BIL. REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 7.1 Jadual Fail Laporan Penyelenggaraan Pejabat Pentadbiran 5 7 Tahun Penyelenggaraan APB dan tempat- Rekod Penyelenggaraan 300-APB(PT.19/6) tempat yang berkaitan Borang Aduan Kerosakan

11 MUKA SURAT : 11/ Jadual Fail Penggunaan Pejabat Pentadbiran 5 7 Tahun Penggunaan Auditorium/Bilik Mesyuarat/ APB dan tempat- Studio/ Audio/ Makmal/Studio tempat yang Makmal 200-APB(PT.3/3/1) berkaitan 7.3 Carta Alir Fail Laporan Penyelenggaraan Pejabat Pentadbiran 5 7 Tahun Prosedur APB dan tempat- Penyelenggaraan 300-APB(PT.19/6) tempat yang berkaitan 8.0 LAMPIRAN BIL. PERKARA LAMPIRAN 8.1 Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Lampiran Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Ruang Pembelajaran Lampiran Contoh Senarai Harta Kew 312 (PB 1/2002) Lampiran Contoh Jadual Laporan Penyelenggaraan Makmal,Studio,Auditorium Lampiran Contoh Borang Aduan Kerosakan Lampiran Contoh Format Rekod Butir-butir Penyelenggaraan Harta Modal K.Kew 312(A) (PB 1/2003) 8.7 Contoh Format Borang Aduan Kerosakan (Ruang) Lampiran 7 Lampiran 8 BORANG ADKRS PIN. 3/ Borang Pelupusan Harta KEW 300V Lampiran Kompilasi Arahan Kerja AP Lampiran 10