SOP WAKIL SEKERTARIS 1. Membuat Program Kerja Pelaksanaan Anggaran selaku Pejabat Pembuat Komitmen (P2K) dilaksanakan setelah turun DIPA, diselesaikan selama: 2. Menyusun Rencana Kegiatan Kesekertarisan tahunan dan rencana Anggaran tahun berjalan diselesaikan selama: 3. Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas sub bagian umum, keuangan dan kepegawaian: Setiap Hari 4. Mengoreksi dan mengkoordinasikan surat-surat keluar yang dibuat oleh sub bagian umum, keuangan, dan kepegawaian: 5. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait dilaksanakan : 6. Menyusun data untuk evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan untuk disampaikan kepada pimpinan / sekertaris dilaksanakan selama: 1. SOP SUB. BAGIAN UMUM a. Surat Masuk Semua surat-surat oleh dinas yang ditujukan kepada Pengadilan Negeri Semarang dan diterima oleh Sub Bagian Umum atas delegasi Panitera / Sekretaris Pengelolaan Surat Masuk Surat yang diterima diberikan tanda terima kemudian dicatat dalam buku Agenda Surat Masuk diberikan Nomor dan Lembar disposisi, diperiksa oleh Sub Bagian Umum kemudian diserahkan kepada Panitera/Sekretaris untuk mendapatkan disposisi di selesaikan:
Panitera / Sekretaris memeriksa dan memilih Surat untuk disampaikan kepada Ketua Pengadilan Negeri Semarang di selesaikan: Setelah didisposisi Ketua Pengadilan Negeri Semarang kembali ke Panitera / Sekretaris untuk di serahkan ke sub Bagian Umum, kemudian didistribusikan ke masing-masing bidang: Untuk surat Pidana Khususnya Permohonan Perpanjangan Penahanan, Pencabutan Banding, Memori banding dan Kontra memori Banding setelah dikoreksi Kepala Sub Bagian Umum langsung di serahkan ke Panitera / Sekretaris untuk didisposisi dan kembali ke Sub Bagian Umum untuk dikirim ke Kepaniteraan pidana: Untuk Surat Perdata khususnya Pencabutan Banding, Memori Banding, dan kontra memori banding setelah dikoreksi Kepala Sub Bagian Umum lansung di serahkan kepada Panitera / Sekretaris untuk didisposisi dan kembali ke Sub Bagian Umum untuk dikirim ke Kepaniteraan Perdata: Khusus Surat masuk untuk sub bagian umum yang memerlukan tanggapan di selesaikan dalam: Apabila Panitera / Sekretaris berhalangan maka surat-surat Khusus pidana dan perdata tersebut diatas langsung dikirim ke Kepaniteraan Pidana dan Perdata: b. Surat Keluar Semua surat-surat dinas yang ditujukan ke instansi terkait dengan perorangan untuk dikirim kepada yang bersangkutan: Pengelolaan Surat Keluar Surat yang diterima Sub Bagian Umum dari masing-masing bidang dicatat dalam Agenda Surat Keluar untuk diberi nomor surat, kemudian di Stempel dan dimasukkan ke dalam Amplop untuk dikirim dan arsipnya di simpan di Sub Bagian Umum dan masingmasing bidang asal pengiriman surat tersebut. Pengiriman Surat melalui pos dan atau Kurir sesuai sifat surat tersebut di selesaikan:
Khusus Pengiriman Surat / Berkas ke Pengadilan Tinggi Semarang melalui kurir pada hari diterimanya surat keluar dari masingmasing bidang dengan catatan masih mencukupi jam kerja. 2. ADMINISTRASI BERKAS PERKARA BANDING Berkas Perkara Banding Masuk Semua berkas perkara banding dari Pengadilan Tinggi Jawa Tengah diterima Sub Bagian Umum atas delegasi Pansek Pengelolaan Berkas Perkara Banding Masuk Berkas yang diterima di berikan tanda terima kemudian dicatat dalam buku ekspedisi berkas sesuai jenis perkara, kemudian dikoreksi Kepala Sub bagian umum langsung diserahkan kepada Pansek untuk didisposisi kemudian diserahkan kepada Kepaniteraan Perdata dan atau Pidana di selesaikan paling lama: 3. ADMINISTRASI BERKAS PERKARA KASASI / PENINJAUAN KEMBALI Berkas Perkara Kasasi / Peninjauan Kembali Masuk Semua berkas perkara kasasi / peninjauan kembali dari Pengadilan atau Mahkamah Agung Republik Indonesia diterima pada sub bagian umum atas delegasi Pansek Pengelolaan Berkas Perkara Kasasi / Peninjauan Kembali Masuk Berkas yang diterima diberikan tanda terima kemudian dicatat dalam buku Ekspedisi berkas sesuai berkas perkara, kemudian di koreksi kepala Sub Bagian Umum langsung diserahkan kepada Pansek untuk didisposisi kemudian diserahkan kepada kepaniteraan perdata dan atau pidana di selesaikan paling lama: 4. ADMINISTRASI BARANG MILIK NEGARA Pencatatan Barang Milik Negara setiap ada mutasi masuk dan atau mutasi keluar sesuai data sumber yang ada SPM, SP2D, HIBAH, TRANSFER dan PENGHAPUSAN ke dalam SIMAK BMN Pemberian Nomor Urut Pendaftaran (NUP) BMN:
Pembuatan Daftar Isian Ruangan untuk BMN: Rekonsiliasi internal Laporan BMN dengan SAKPA setiap bulan: Menyusun Laporan PP 39 aplikasi BAPPENAS setiap triwulan: Menyusun Laporan PP 39 aplikasi BAPPENAS setiap triwulan tingkat pertama: Menyusun Laporan BMN Semester: Menyusun Laporan BMN Tahunan: Menyusun Laporan BMN Semester Tingkat Korwil: Menyusun Laporan BMN Tahunan Tingkat Korwil: Perpanjangan Pajak Kendaraan Dinas Bermotor: Perawatan / Perbaikan Kendaraan Dinas Bermotor: Perawatan / Pemeliharaan Gedung Kantor: Perawatan Peralatan dan Mesin: Perawatan Meubelair: 5. PENGHAPUSAN BARANG MILIK NEGARA Pendataan BMN yang rusak tidak digunakan: Administrasi permohonan Persetujuan Penghapusan BMN ke KPKNL: Administrasi Usulan Penghapusan BMN ka MARI: Administrasi Usulan Pelaksanaan Lelang Penghapusan BMN ke KPKNL:
Pelaksanaan Lelang BMN: Menyusun Lelang Pelaksaan Lelang BMN: 6. ADMINISTRASI BARANG PERSEDIAAN Menghimpun data kebutuhan barang persediaan dari masing-masing bidang: Menyusun rencana pembelian barang persediaan: Menginput mutasi masuk / keluar barang persediaan ke dalam aplikasi persediaan: Menyusun Kas Opname Barang Persediaan Setiap Akhir semester: Menyusun Laporan Semester barang persediaan melalui Aplikasi Persediaan: Mengirim Laporan Barang Persediaan ke Laporan BMN Semester melalui aplikasi persediaan: 7. ADMINISTRASI PERENCANAAN Menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan sarana prasarana diselesaikan: Menyusun Laporan Kerja tahunan Sub Bagian Umum diselesaikan: 8. MENYUSUN LAPORAN Laporan Tahunan: Laporan akuntabilitas kinerja instansi PEMERINTAH (LAKIP): Menghimpun LAKIP dan mengirim Ke MARI:
9. KERUMAHTANGGAAN Pelaksanaan tugas kerumahtanggaan dibedakan menjadi 4 kegiatan a. Pengelolaan perpustakaan Administrasi Penerimaan buku baru: Administrasi Peminjaman buku-buku: Melakukan perawatan buku-buku secara berkala: b. Pemeliharaan / perawatan sarana dan prasarana gedung kantor Perawatan / perbaikan kendaraan Dinas bermotor: Perawatan atau pemeliharaan gedung kantor: Perawatan peralatan dan mesin: Perawatan Meubelair: c. Pemeliharaan / perawatan halaman / taman gedung kantor Perawatan taman dan tanaman hias dilakukan secara berkala setiap minggu oleh petugas taman: d. Pengamanan dan kebersihan lingkungan kantor Menyusun jadwal SATPAM setiap bulan: Menyusun jadwal piket honorer setiap bulan: Menyusun jadwal hadir honorer setiap bulan: Melakukan pertemuan dalam evaluasi pelaksanaan tugas setiap tiga bulan sekali: Melakukan pengontrolan kebersihan lingkungan kantor yang dilakukan petugas dan dikoordinir oleh kepala Sub Bagian Umum: Setiap Hari
Melakukan pengontrolan keamanan lingkungan kantor dilaksanakan SATPAM: Setiap 4 Jam Sekali Melakukan koordinasi dengan aparat keamanan terkait: Bila Diperlukan Melakukan pengontrolan Ruang Kerja dilakukan oleh SATPAM: Setelah Jam Kerja