LAPORAN TAHUNAN SUB BAGIAN UMUM PER DESEMBER 2012

Transkripsi

1 PENGADILAN TATA USAHA NEGARA PEKANBARU JL. HR. SUBRANTAS KM. 9 PEKANBARU TELP. (0761) FAX. (0761) LAPORAN TAHUNAN SUB BAGIAN UMUM PER DESEMBER 2012 A. Kegiatan Sub Bagian Umum Tugas Sub Bagian Umum adalah melakukan dan mengkoordinasi surat menyurat, penyusunan surat dan kearsipan, urusan perencanaan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan urusan rumah tangga Pengadilan Tata Usaha Negara Pekanabru berdasarkan peraturan peundang-undangan yang berlaku. 1. Mengawasi Bagian Kerumahtanggaan a. Pengelolaan Perpustakaan Mencatat buku baru yang diterima dalam buku agenda, buku induk ke penomoran menurut klasifikasi. Membuat catatan peminjaman buku dalam buku pinjaman. Melakukan penyimpanan buku perpustakaan dalam lemari buku yang telah disediakan. b. Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Gedung Pemeliharaan gedung sesuai dengan kebutuhan dilaksanakan oleh pihak ketiga. Pemeliharaan dan perawatan AC oleh pihak ketiga. Pemeliharaan halaman kantor dan taman. 2. Mengawasi Bagian Kenyamanan Lingkungan Memelihara kebersihan lingkungan kantor, seperti melakukan gotong royong bersama-sama dengan tenaga honorer setiap hari jum at. Memelihara kebersihan kamar mandi/toilet dan tersedianya air bersih yang mencukupi. Ruang tunggu yang bersih dan indah.

2 Bangku pengunjung yang cukup. Tersedianya papan pengumuman dan meja informasi. Tersedianya jadwal persidangan. 3. Mengawasi Keamanan dan Keselamatan Adanya petugas satpam untuk menjaga keamanan lingkunagan kantor. Tersedianya pagar keliling kantor. Tempat parkir, pegawai dan tamu. Mengkoordinir petugas keamanan dan petugas kebersihan. 4. Mengawasi Administrasi Tata Persuratan a. Pengelolaan Administrasi Surat Masuk. Semua surat dinas yang ditujukan ke Pengadilan Tata Usaha Negara Pekanbaru diterima dan dibuka oleh staf di Sub Bagian Umum, kecuali surat yang bersifat rahasia. Surat yang diterima diberikan tanda dan diagenda pada buku agenda surat, diberikan nomor dan lembar disposisi. Surat yang sudah didisposisi oleh Staf Bagian Umum. b. Pengelolaan administrasi surat keluar Surat yang diagenda dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor dan tanggal. Pengiriman surat dilakukan melalui pos, dan surat yang dianggap penting dikirim melalui kurir. 5. Mengawasi Administrasi Perlengkapan Perencanaan aset / Barang Milik Negara setiap ada kegiatan pengadaan barang/jasa. Pencatatan barang persediaan (ATK). Pemesanan barang persediaan (ATK) yang telah habis persediaanya dipesan terlebih dahulu. Pembuatan daftar barang ruangan. Pembuatan kartu inventaris barang. Membuat Laporan Barang Milik Negara setiap semester ke instansi terkait.

3 Melakukan rekonsiliasi ke KPKNL setiap semester. 6. Mengawasi Administrasi Perencanaan Menghimpun data kebutuhan ATK dan sarana penuunjang kerja. Menyusun rencana kerja dan Program Kerja Sub Bagian Umum setiap awal tahun. B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana 1. Sarana dan Prasarana Gedung a. Pengadaan Selama tahun 2012 tidak ada pengadaan sarana dan prasarana gedung. b. Pemeliharaan Pemeliharaan gedung kantor, mushala, pagar dan rumah dinas dengan melakukan pengecatan. Selain itu juga dilakukan pemasangan paving blok dan plesteran halaman degung kantor Pengadilan Tata Usaha Negara Pekanbaru. c. Penghapusan Selama tahun 2012 tidak ada penghapusan sarana dan prasarana gedung. 2. Sarana dan Prasarana Fasilitas Gedung a. Pengadaan Pengadaan fasilitas kantor melalui pembelian (transaksi 101), sebagai berikut: - Pembelian 14 unit A.C Split (nup 4 s/d 17) tanggal 16 Mei 2012 sebesar Rp ,- diruangan (panmud perkara, umum, UP, pansek, ketua, wakil ketua, panmud hukum, PP I, PP II, sidang utama, hakim I, hakim II, bendahara, IT) - Pembelian 1 unit Sound System (nup 2) tanggal 17 Juli 2012 sebesar Rp ,- diruangan sidang utama - Pembelian 4 unit Filing Cabinet Besi tanggal 17 Juli 2012 (nup 5 s/d 8) sebesar Rp ,- diruangan (ketua, wakil sekretaris, PP I, hakim I) - Pembelian 2 unit P.C Unit (nup 20 s/d 21) tanggal 17 Juli 2012 sebesar Rp ,- diruangan (panmud perkara, PP I) - Pembelian 1 unit Lap Top tanggal 17 Juli 2012 (nup 6) sebesar Rp ,- diruangan umum - Pembelian 10 unit Uninterruptible Power Suply/UPS tanggal 17 Juli 2012 (nup 2 s/d 11) sebesar Rp ,- diruangan (umum, bendahara, UP, perkara 2 unit, ketua, PP I, PP II, wapan, IT)

4 - Pembelian 2 unit Printer/Peralatan Personal Komputer tanggal 17 Juli 2012 (nup 5 s/d 6) sebesar Rp ,- diruangan wapan, pansek - Pembelian Meubeler berupa lemari, meja, kursi tanggal 17 Juli 2012sebesar Rp ,- - Lemari arsip diruangan UP, perkara, hukum, perpustakaan, rumah dinas ketua, hakim II, - Meja resepsionis 1 unit diruangan tunggu - Meja 1 biro diruangan hakim II 2 unit, IT, umum, hukum - Kursi manajer diruangan hakim II sebanyak 2 unit - Kursi futura: 4 unit dirumah dinas ketua, 2 unit diruangan ketua, 3 unit diruangan hakim II, 4 unit di rumah dinas wakil ketua, 2 unit di PP I, 1 unit diruangan hukum, 1 unit di umum, 5 unit di gudang) Pengadaan fasilitas kantor melalui transfer masuk (transaksi 102) sebagai berikut: - Transef masuk 1 unit Lambang Instansi (nup 1) dari Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung RI bulan 12 November 2012 sebesar Rp ,-. Pengadaan fasilitas kantor melalui pengembangan nilai aset (transaksi 202) sebagai berikut: - Pada tanggal 16 April 2012 terdapat balik nama tanah kantor dan tanah rumah dinas Rp ,-. Setelah melakukan koordinasi dengan KPKNL, pencatatan dilakukan melalui transaksi pengembangan nilai aset dengan perincian: Tanah bangunan kantor peerintan sebesar Rp ,- Tanah bangunan rumah negara tanpa golongan sebsar Rp ,-. b. Pemeliharaan Pemeliharaan sarana dan prasarana fasilitas gedung Pengadilan Tata Usaha Negara Pekanbaru sudah dilakukan. Dalam bentuk perbaikan dan service pada: - A.C Split - Komputer - Lap Top - Printer - dan inventaris lainnya.

5 c. Penghapusan Berdasarkan Surat Keterangan No. W1.TUN6. 438a/UM.01.10/V/2012 pada tanggal 23 Mei 2012 dilakukan penghapusan Bangunan Gedung Kantor Permanen nub 3 senilai Rp ,-. Dasar penghapusan ini karena kesalahan pencatatan dimana nilai Rp ,- yang dicatat tanggal 19 Desember 2011merupakan penambahan daya tahan listrik pada Bangunan Gedung Kantor Permanen nub 1. Nilai tersebut seharusnya bukanlah penambahan bangunan gedung kantor baru namun merupakan penambahan pada Bangunan Gedung Kantor Permanen nub 1. Setelah dilakukan koreksi pencatatan, Bangunan Gedung Kantor Permanen nub 1 yang sebelumnya senilai Rp ,- menjadi Rp ,- dan Bangunan Gedung Kantor Permanen nub 3 yang sebelumnya senilai Rp ,- menjadi Rp.0,-. d. Keamanan Melakukan pengontrolan lingkungan kantor yang dilaksanakan petugas keamanan dan melakukan ronda malam secara bergilir oleh 5 (lima) orang tenaga honorer dari hari senin sampai dengan jumat. Ronda mala mini dikoordinir oleh 1 (satu) orang Staff Bagian Umum. Disamping itu untuk menjaga keamanan gedung kantor, setiap malam lampu-lampu diluar ruangan dinyalakan oleh petugas keamanan. e. Kebersihan Menjaga kebersihan gedung kantor dilakukan setiap hari oleh petugas honorer (cleaning service). Pelaksanaan kebersihan gedung kantor ini dikontrol setiap hari oleh Kepala Sub Bagian Umum. C. Kendala-kendala yang ada di Sub Bagian Umum: 1. Lemari arsip sudah dalam kondisi yang rusak. 2. Masih kurangnya tenaga kebersihan (cleaning service) D. Saran-saran 1. Dilakukan pengadaan atau perbaikan lemari arsip 2. Penambahan tenaga kebersihan (cleaning service) Catatan: - Ruang hakim I penanggung jawab ruang Dewi Asimah, SH - Ruang hakim II penanggung jawab ruang Hujja Tulhaq, SH - Ruang PP I penanggung jawab ruang Tagor Sihombing, SmHk - Ruang PP II penanggung jawab ruang Nur Sujud, SH

6 Mengetahui, Pengawas Sub Bagian Umum Pekanbaru, 06 Desember 2012 Kepala Sub Bagian Umum, JIMMY RYANT NATAREZA, SH. MH NIP SUHEIMI NIP

7 RENCANA KERJA SUB BAGIAN UMUM TAHUN Perawatan Gedung Kantor Rp ,- a. Pemeliharaan Gedung/Bangunan kantor Rp ,- dilakukan pemeliharaan gedung kantor dengan cara: - pengecatan dinding kantor, pagar, kusen pintu dan loteng - perbaikan / ganti lampu yang rusak - pergantian mesin pompa air karena sudah tidak layak lagi dipakai - serta perbaiki kerusakan seperti toilet, pintu-pintu, dan kunci pintu ruangan. b. Pemeliharaan Halaman Gedung/Bangunan kantor Rp ,- Dilakukan pemeliharaan halaman kantor dengan melakukan: - pemotongan rumput halaman kantor - penanaman bunga - peggantian mesin potong rumput. 2. Perawatan Rumah Negara Rp ,- a. Pemeliharaan Gedung/Bangunan Rumah Dinas Rp ,- Dilakukan pemeliharaan gedung rumah dinas dengan melakukan pengecatan dan perbaikan kerusakan-kerusakan yang ada. b. Pemeliharaan Halaman Gedung/Bangunan Rumah Dinas Rp ,- Dilakukan pemeliharaan halaman rumah dinas dengan melakukan: - Pembuatan pagar yang sudah runtuh ditahun pemotongan rumput halaman rumah dinas - penanaman bunga 3. Perawatan Kendaraan Roda 4 (empat) Rp ,- Dilaksanakan sesuai dengan pemegang kendaraan dinas roda 4 (empat) sebanyak 5 (lima) unit mobil yang diberikan untuk biaya perawatan kendaraan tersebut setiap bulannya.

8 4. Perawatan Kendaraan Roda 2 (dua) Rp ,- Dilaksanakan sesuai dengan pemegang kendaraan dinas roda 2 (dua) sebanyak 10 (sepuluh) unit motor yang diberikan untuk biaya perawatan kendaraan tersebut setiap bulannya. 5. Perawatan Sarana dan Prasarana Gedung Rp ,- a. Biaya pemeliharaan dan operasional personal komputer Rp ,- Dilakukan service komputer setiap bulan dan perbaikan komputer yang rusak. b. Biaya pemeliharaan dan operasional printer Rp ,- Dilakukan pemeliharaan / service printer secara berkala setiap bulan, pernggantian chatrige serta perbaikan printer yang rusak. c. Biaya pemeliharaan dan operasional A.C Split Rp ,- Dilakukan service AC setiap bulan, penambahan freon serta perbaikan AC jika ada yang rusak. d. Biaya pemeliharaan dan operasional laptop Rp ,- Dilakukan pemeliharaan seperti service laptop setiap bulan. e. Biaya pemeliharaan dan operasional inventaris kantor Rp ,- Dilakukan pemeliharaan inventaris kantor secara berkala setiap bulan seperti penggantian kunci meja dan lemari, perbaikan kursi-kursi dan perbaikan inventaris kantor lannya. 6. Langganan Daya dan Jasa Rp ,- a. Biaya langganan listrik Rp ,- Dibayarkan biaya tagihan listrik sesuai pemakaian listrik setiap bulannya. b. Biaya langganan telepon Rp ,- Dibayarkan biaya tagihan telepon sesuai pemakaian telepon setiap bulannya. 7. Jasa/Pos/Sertipikasi Rp ,- Merupakan biaya pengiriman surat-surat dinas melalui pos. Dilakukan pengiriman surat-surat dinas dengan pembelian prangko, kilat khusus dan pos ekspres. 8. Pengadaan Makanan/Minuman Penambah Daya Tahan Tubuh Rp ,- Dilaksanakan pengadaan penambah daya tahan tubuh setiap 4 (empat) bulan sekali.

9 9. Poliklinik/Obat-obatan Dilaksanakan pengadaan obat-obatan setiap 4 (empat) bulan sekali. 10. Pakaian Dinas Pegawai Rp ,- Dilaksanakan pengadaan pakaian dinas pada triwulan pertama bulan Maret 2013 untuk 26 (dua puluh enam) Pegawai masing-masing 2 (stel) pakaian. 11. Pakaian Supir/Pramubakti/Satpam Rp ,- Dilaksanakan pengadaan pakaian Supir/Pramubakti/Satpam pada triwulan pertama bulan Maret 2013 masing-masing 2 (stel) pakaian yang terdiri dari 4 (empat) orang tenaga supir/pesuruh serta 2 (dua) orang satpam. 12. Penjamuan/Jamuan Delegasi/Misi/Tamu Rp ,- Dilaksanakan jika ada rapat dan jamuan tamu dalam bentuk belanja makan dan kudapan/snack. 11. Pakaian Supir/Pramubakti/Satpam Dilaksanakan pengadaan pakaian Supir/Pramubakti/Satpam pada triwulan pertama bulan Maret 2013 masing-masing 2 (stel) pakaian yang terdiri dari 4 (empat) orang tenaga supir/pesuruh serta 2 (dua) orang satpam. 12. Belanja Modal Rp ,- yang terdiri dari: a. Meja Informasi Rp ,- b. Laptop Rp ,- (2 unit) c. Komputer/PC Rp ,- (1 unit) d. Printer/Printer Multi Guna Rp ,- (2 unit) e. Pembelian Gorden Rp ,- (8 unit) f. Meubelair Rp ,- Pekanbaru, 06 Desember 2012 Kepala Sub Bagian Umum, SUHEIMI

10 NIP