UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASISDATA PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PADA PT. INDONUSA SYSTEM INTEGRATOR PRIMA Martini 0600641146 Irene 0600646456 Efi 0600647282 Kelas/Kelompok : 08PCT/03 Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk membangun sistem basis data pembelian, persediaan, dan penjualan pada PT. Indonusa System Integrator Prima yang bergerak pada bidang sistem integrator, yang menyediakan solusi-solusi bagi pelanggannya, karena banyaknya jumlah transaksi yang terjadi sehingga PT. Indonusa System Integrator Prima mengalami kesulitan dalam mencari kembali data yang diperlukan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis yang mencakup analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kebutuhan informasi, dan analisis kebutuhan pengguna aplikasi sistem melalui mensurvei langsung ke perusahaan, metode penelitian pustaka yang berkaitan dengan topik, dan metode perancangan basisdata konseptual, logikal dan fisikal. Hasil yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa data pembelian, persediaan dan penjualan pada PT. Indonusa System Integrator Prima belum terstruktur atau terorganisir dan belum memiliki sistem keamanan data. Oleh karena itu, simpulan yang didapat adalah merancang sebuah sistem basisdata pembelian, persediaan dan penjualan yang terstruktur dan berhubungan serta memiliki sistem keamanan data. Kata Kunci Analisis, Perancangan, Basisdata, Pembelian, Persediaan, Penjualan v
PRAKATA Dengan sepenuh hati kami panjatkan puji syukur dan terima kasih kami kepada Tuhan Yang Maha Esa karena kami telah dapat menyelesaikan skripsi kami yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Basisdata Pembelian, Persediaan dan Penjualan pada PT. Indonusa System Integrator Prima pada waktu yang telah ditentukan. Skripsi ini disusun dalam rangka untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian Jenjang Strata-1, Jurusan Teknik Informatika di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Pada kesempatan ini, kami ingin ucapkan terima kasih kami kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk itu kami ucapkan terima kasih kami kepada: 1. Rektor Universitas Bina Nusantara, Prof. Dr. Drs. Gerardus Polla, M. App.Sc. 2. Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara, Ir.Sablin Yusuf, M. Sc, M.Kom. Sc. 3. Ketua Jurusan Teknik Informatika, H. Muhammad Subekti, BE, M. Sc. 4. Sekretaris Jurusan Teknik Informatika, Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom. 5. Bapak Doddy Koeswandy S.Kom, MM, selaku dosen pembimbing selalu memberikan pengarahan, nasehat, saran, kritik, dan perhatian yang besar serta masukan yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini. 6. Pemimpin dan segenap staff PT. Indonusa System Integrator Prima yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melakukan observasi terhadap perusahaannya.
7. Dosen-dosen yang telah membimbing kami selama perkuliahan sehingga kami mendapatkan banyak masukan yang berguna untuk menyelesaikan skripsi ini. 8. Keluarga dan teman-teman kami beserta segenap pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan dorongan, bantuan, saran, nasehat dan kritik yang membangun. Penulisan skripsi kami masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki skripsi ini. Akhir kata, dengan segala kerendahan hati, kami berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat kepada pihak-pihak yang memerlukannya. Jakarta, Juni 2006 Penulis
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar i ii iii iv v vi viii xiii xv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.4 Metodologi 3 1.5 Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Basisdata 6 2.2 Database Management System 7 2.2.1 Karakteristik DBMS 7 2.2.2 Komponen-Komponen Lingkungan DBMS 9 2.2.3 Keuntungan dan Kerugian DBMS 11 2.3 Data Definition Language 14
2.4 Data Manipulation Language 14 2.5 Normalisasi 15 2.6 4th GL (Fourth Generation Language) 24 2.7 Siklus Hidup Aplikasi Basisdata 25 2.7.1 Perencanaan Basisdata 26 2.7.2 Definisi Sistem Basisdata 27 2.7.3 Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan 27 2.7.4 Perancangan Basisdata 28 2.7.5 Pemilihan Data 28 2.7.6 Perancangan Aplikasi 29 2.7.7 Prototyping 29 2.7.8 Implementasi 30 2.7.9 Konversi Data dan Pemuatan 31 2.7.10 Testing 31 2.7.11 Pemeliharaan Operasional 32 2.8 Perancangan Basisdata Konseptual, Logikal dan Fisikal 32 2.8.1 Perancangan Basisdata Konseptual 33 2.8.2 Perancangan Basisdata Logikal 37 2.8.3 Perancangan Basisdata Fisikal 41 2.9 Teori-Teori Pembelian 43 2.9.1 Definisi Pembelian 43 2.9.2 Jenis-Jenis Pembelian 44 2.9.3 Fungsi yang Terkait dalam Pembelian 44 2.9.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian 45
2.10 Definisi Persediaan 47 2.11 Definisi Penjualan 48 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Organisasi 50 3.2 Struktur Organisasi 52 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab 54 3.4 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan 56 3.5 Permasalahan yang Dihadapi 68 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi 69 3.7 Usulan Pemecahan Permasalahan 70 BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 4.1 Perancangan Basisdata 71 4.1.1 Perancangan Basisdata Konseptual 71 4.1.1.1 Mengidentifikasikan Tipe-Tipe Entiti 72 4.1.1.2 Mengidentifikasikan Tipe-Tipe Relasi 73 4.1.1.3 Mengidentifikasi Atribut dari Tiap Entiti 74 4.1.1.4 Menentukan Domain Atribut 82 4.1.1.5 Mengidentifikasikan Candidate dan Primary key 84 Setiap Entiti 4.1.1.6 Mengidentifikasikan Penggunaan Enhanced 86 Modeling Language 4.1.1.7 Memeriksa Model Redundansi 87 4.1.1.8 Validasi Model Konseptual Lokal Terhadap 88 Transaksi Pengguna
4.1.1.9 Meninjau Model Data Konseptual Lokal dengan 90 Pengguna 4.1.2 Perancangan Basisdata Logikal 91 4.1.2.1 Menghilangkan Fitur-Fitur yang tidak Kompatibel 91 dengan Model Relasional 4.1.2.2 Pembentukan Relasi Model Data Logikal Lokal 94 4.1.2.3 Normalisasi 105 4.1.2.4 Pembentukan Model Data Logikal Global 119 4.1.2.5 Model Diagram Relasional Global 123 4.1.3 Perancangan Basisdata Fisikal 124 4.1.3.1 Pemilihan DBMS (Database Management System) 124 4.1.3.2 Perancangan Relasional Database 128 4.1.3.3 Merancang Constraint 151 4.1.3.4 Analisis Transaksi 167 4.1.3.5 Pemilihan Organisasi File 169 4.1.3.6 Pembuatan Index Setiap Entiti 169 4.1.3.7 Mengestimasi Kapasitas Penyimpanan yang 174 Dibutuhkan 4.1.3.8 Merancang Mekanisme Keamanan 180 4.2 Perancangan Aplikasi 186 4.2.1 Bagan Terstruktur (Structure Chart) 186 4.2.2 Struktur Menu 191 4.2.3 State Transition Diagram (STD) 193 4.2.4 Spesifikasi Proses 202
4.3 Perancangan Input dan Output 240 4.4 Rencana Implementasi 263 4.4.1 Spesifikasi Perangkat Keras 263 4.4.2 Spesifikasi Perangkat Lunak 264 4.4.3 Cara Pengoperasian Aplikasi 264 4.5 Hasil Evaluasi 285 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 286 5.2 Saran 286 DAFTAR PUSTAKA 288 RIWAYAT HIDUP 290 LAMPIRAN-LAMPIRAN L1 FOTOCOPY SURAT SURVEI FOTOCOPY ABSENSI
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Relasi StaffBranch yang Mengandung Anomali Update 16 Tabel 2.2 Tabel ClientRental dalam Bentuk tidak Normal 17 Tabel 2.3 Tabel ClientRental 1NF 18 Tabel 2.4 Tabel Relasi ClientInterview 21 Tabel 2.5 Tabel Relasi BranchStaffOwner 23 Tabel 4.1 Tabel Identifikasi Tipe-Tipe Entiti 72 Tabel 4.2 Multiplicity Tipe Relasional 73 Tabel 4.3 Entiti Karyawan 74 Tabel 4.4 Entiti Pelanggan 75 Tabel 4.5 Entiti Supplier 75 Tabel 4.6 Entiti Produk 76 Tabel 4.7 Entiti Pembelian 76 Tabel 4.8 Entiti Penjualan 77 Tabel 4.9 Entiti Penerimaan 78 Tabel 4.10 Entiti Pengiriman 79 Tabel 4.11 Entiti PembSupp 79 Tabel 4.12 Entiti PembCust 80 Tabel 4.13 Entiti ReturBeli 81 Tabel 4.14 Entiti Retur Jual 81 Tabel 4.15 Domain Atribut 82 Tabel 4.16 Candidate Key dan Primary Key 84 Tabel 4.17 Relasi binary one-to-many 96
Tabel 4.18 Relasi superclass/subclass 104 Tabel 4.19 Relasi binary many-to-many 104 Tabel 4.20 Skema Relasi Model Global 119 Tabel 4.21 Perbandingan berbagai produk DBMS 125 Tabel 4.22 Analisis DBMS Micrososft SQL Server 2000 127 Tabel 4.23 Analisis DBMS Oracle 9i 128 Tabel 4.24 Analisis Transaksi 168 Tabel 4.25 Tipe data dan ukurannya 175 Tabel 4.26 Estimasi kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan (1) 177 Tabel 4.27 Estimasi kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan (2) 178 Tabel 4.28 Perhitungan Kapasitas Penyimpanan yang dibutuhkan 179 Tabel 4.29 Mekanisme keamanan data 185 Tabel 4.30 Jadwal Rencana Implementasi 263
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Siklus Hidup Aplikasi Basisdata 25 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indonusa System Integrator Prima 52 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Penjualan (1) 59 Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Penjualan (2) 60 Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Penjualan (3) 61 Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Persediaan Barang 62 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Pembelian 64 Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Penerimaan Barang 65 Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Retur Penjualan 66 Gambar 3.9 Diagram Alir Dokumen Retur Pembelian 67 Gambar 4.1 ERD Konseptual 73 Gambar 4.2 ERD Konseptual dengan Primary Key 86 Gambar 4.3 Spesialisasi pada Entiti Karyawan 86 Gambar 4.4 ER Diagram Konseptual dengan Spesialisasi 87 Gambar 4.5 Menggunakan Pathways Transaksi Pengguna untuk Menguji ERD Konseptual 90 Gambar 4.6 Menghilangkan Relasi Many-to-Many pada Penjualan dan Produk 92 Gambar 4.7 Menghilangkan Relasi Many-to-Many pada Pembelian dan Produk 92 Gambar 4.8 Menghilangkan Atribut Multi-Value pada Entiti Karyawan 93 Gambar 4.9 Menghilangkan Atribut Multi-Value pada Entiti Pelanggan 94 Gambar 4.10 Menghilangkan Atribut Multi-Value pada Entiti Supplier 94 Gambar 4.11 Diagram Relasi Global 123 Gambar 4.12 Bagan Terstruktur Pembelian 186
Gambar 4.13 Bagan Terstruktur Penjualan 187 Gambar 4.14 Bagan Terstruktur Penerimaan 187 Gambar 4.15 Bagan Terstruktur Pengiriman 188 Gambar 4.16 Bagan Terstruktur Pembayaran Pembelian 188 Gambar 4.17 Bagan Terstruktur Pembayaran Penjualan 189 Gambar 4.18 Bagan Terstruktur Retur Pembelian 189 Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Retur Penjualan 190 Gambar 4.20 Struktur Menu Admin 191 Gambar 4.21 Struktur Menu User 192 Gambar 4.22 STD Menu Utama 193 Gambar 4.23 STD Menu File 194 Gambar 4.24 STD Form Login 195 Gambar 4.25 STD Form Changes Password 195 Gambar 4.26 STD Form Add User 195 Gambar 4.27 STD Menu Master 196 Gambar 4.28 STD Form Master Barang, Karyawan, Supplier, Pelanggan Organisasi dan Pelanggan Individua 197 Gambar 4.29 STD Form Master Produk 197 Gambar 4.30 STD Form Divisi 198 Gambar 4.31 STD Menu Transaksi 199 Gambar 4.32 STD Form TrPenjualan, TrPengiriman, TrPembelian, TrPenerimaan, Retur Penjualan, Retur Pembelian 200 Gambar 4.33 STD Form Pembayaran Supplier, Pembayaran Pelanggan 200 Gambar 4.34 STD Menu Laporan 201
Gambar 4.35 STD Form Laporan Produk, Penjualan Pelanggan Individual, Penjualan Pelanggan Organisasi, Laporan Pembelian, Retur Penjualan Pelanggan Individual, Retur Penjualan Pelanggan Organisasi, Retur Pembelian, Persediaan Barang, Laporan Penerimaan Barang, Pengiriman Produk 201 Gambar 4.36 Perancangan Login 240 Gambar 4.37 Perancangan Ubah Password 241 Gambar 4.38 Perancangan User Login 241 Gambar 4.39 Perancangan Master Barang 242 Gambar 4.40 Perancangan Master Divisi 242 Gambar 4.41 Perancangan Master Produk 243 Gambar 4.42 Perancangan Master Karyawan 243 Gambar 4.43 Perancangan Master Supplier 244 Gambar 4.44 Perancangan Master Pelanggan Individual 244 Gambar 4.45 Perancangan Master Pelanggan Organisasi 245 Gambar 4.46 Perancangan Transaksi Pembelian 246 Gambar 4.47 Perancangan Transaksi Penerimaan 247 Gambar 4.48 Perancangan Pembayaran Pembelian 248 Gambar 4.49 Perancangan Pembayaran Penjualan 248 Gambar 4.50 Perancangan Retur Pembelian 249 Gambar 4.51 Perancangan Transaksi Penjualan 250 Gambar 4.52 Perancangan Transaksi Pengiriman 251 Gambar 4.53 Perancangan Retur Penjualan 252 Gambar 4.54 Perancangan Form About 252
Gambar 4.55 Perancangan Form Manual Guide 253 Gambar 4.56 Perancangan Laporan Produk 253 Gambar 4.57 Perancangan Laporan Persediaan Barang 254 Gambar 4.58 Perancangan Laporan Pembelian Per-Supplier 254 Gambar 4.59 Perancangan Laporan Pembelian Per-No Pembelian 255 Gambar 4.60 Perancangan Laporan Pembelian Per-Barang 255 Gambar 4.61 Perancangan Laporan Penjualan Per-Pelanggan Individual 256 Gambar 4.62 Perancangan Laporan Penjualan Pelanggan Individual Per-NoPenjualan 256 Gambar 4.63 Perancangan Laporan Penjualan Pelanggan Individual Per-Produk 257 Gambar 4.64 Perancangan Laporan Penjualan Per-Pelanggan Organisasi 257 Gambar 4.65 Perancangan Laporan Penjualan Pelanggan Organisasi Per-NoPenjualan 258 Gambar 4.66 Perancangan Laporan Penjualan Pelanggan Organisasi Per-Produk 258 Gambar 4.67 Perancangan Laporan Retur Pembelian Per-Barang 259 Gambar 4.68 Perancangan Laporan Retur Pembelian Per-NoRetur 259 Gambar 4.69 Perancangan Laporan Retur Penjualan Pelanggan Individual Per-Produk 260 Gambar 4.70 Perancangan Laporan Retur Penjualan Pelanggan Individual PerNoRetur 260 Gambar 4.71 Perancangan Laporan Retur Penjualan Pelanggan Organisasi Per-Produk 261 Gambar 4.72 Perancangan Laporan Retur Penjualan Pelanggan Organisasi PerNoRetur 261
Gambar 4.73 Perancangan Laporan Penerimaan Barang 262 Gambar 4.74 Perancangan Laporan Pengiriman Produk 262 Gambar 4.75 Layar Login 264 Gambar 4.76 Layar Menu Transaksi Pembelian 265 Gambar 4.77 Layar Pembelian 266 Gambar 4.78 Layar Pembelian Saat Pemasukkan Data Pembelian 267 Gambar 4.79 Layar Pembelian Setelah Menekan Tombol Save 268 Gambar 4.80 Layar Form Laporan Pembelian dengan Option Per-Supplier 269 Gambar 4.81 Layar Laporan Pembelian 270 Gambar 4.82 Layar Transaksi Penerimaan Barang 271 Gambar 4.83 Layar Transaksi Penerimaan Saat Pemasukan Data Penerimaan Barang 272 Gambar 4.84 Layar Laporan Penerimaan Barang 273 Gambar 4.85 Layar Penjualan 274 Gambar 4.86 Layar Penjualan Saat Selesai Mengisi Data Penjualan 275 Gambar 4.87 Layar Form Laporan Penjualan 276 Gambar 4.88 Layar Laporan Penjualan 277 Gambar 4.89 Layar Transaksi Pengiriman Produk 278 Gambar 4.90 Layar Pengiriman Produk Saat Selesai Mengisi Data Pengiriman 279 Gambar 4.91 Laporan Pengiriman Produk 280 Gambar 4.92 Layar Form Laporan Persediaan Barang 281 Gambar 4.93 Layar Laporan Persediaan Barang 282 Gambar 4.94 Layar Master Karyawan 283 Gambar 4.95 Layar Master Karyawan Saat Selesai Mengisi Data Karyawan 284