BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA

Transkripsi

1 BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA 4.1 Pengumpulan Data Data-data yang dikumpulkan digunakan untuk mendukung pengolahan data yang dilakukan ataupun sebagai input dari setiap metode-metode yang dilakukan pada pengolahan data. Data-data yang dikumpulkan diantaranya adalah Data Penjualan, Struktur Produk, Bill Of Material dan Actual Order Data Penjualan Data penjualan digunakan pada bagian plot data dan peramalan. Pada bagian plot data data penjualan digunakan untuk melihat pola data penjualan apa yang terjadi. Sedangkan untuk bagian peramalan data penjualan digunakan sebagai input untuk melakukan perhitungan peramalan.

2 Tabel 4.1 Tabel Data Penjualan AC-DS-2701 Tahun Bulan Periode Data Penjualan (Unit) Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Maret April TOTAL 6264 Sumber : PT. ITU AIRCON

3 4.1.2 Struktur Produk Struktur produk digunakan unutk mendukung perhitungan dalam metode Jadwal Induk Produksi (MPS) dan Perencanaan Kebutuhan Bahan. (MRP) AC-DS-2701 Gambar 4.1 Gambar Struktur Produk Sumber : PT. ITU AIRCON

4 4.1.3 Bill Of Material Seperti hal-nya struktur produk, Bill Of Material digunakan untuk mendukung perhitungan dalam metode Jadwal Induk Produksi (MPS) dan Perencanaan Kebutuhan Bahan (MRP) No. Komponen Tabel 4.2 Bill Of Material Level Description Code Quantity BOM UOM 1 1 Assembly 1 A Each Sub Assembly 1 SA Each PVC Cover Each Alumunium Fin KG Copper Tube Each Assembly 2 A Each Sub Assembly 2 SA Each Black Steel Each Straight Copper Tube Each Copper Return Bend Each Assembly 3 A Each Sub Assembly 3 SA Each Sub sub Assembly 3 SSA Each Alumunium Profile Each Nylon Corner Each Galvanized Sheet Each Synthetic Fiber Filter Each Assembly 4 A Each Sub Assembly 4 SA Each Electric Motor Each Fan FDA Each Hermetic Compressor Each 4 Lead Time Sumber : PT. ITU AIRCON

5 4.1.4 Actual Order Actual Order digunakan sebagai input dalam perhitungan metode Jadwal Induk Produksi (MRP). Tabel 4.3 Tabel Actual Order Permintaan Periode (Unit) Sumber : PT. ITU AIRCON 4.2 Pengolahan Data Plot Data Plot data diperlukan untuk mengetahui pola data produk yang ada, apakah produk tersebut termasuk dalam musiman, stasioner, trend, atau siklis. Hal ini diperlukan untuk menentukan metode peramalan terbaik yang sesuai dengan pola data tersebut. Pola data tersebut sebagai berikut :

6 Actual Sales Jum lah Unit Actual Sales Periode (Bulan) Gambar 4.2 Gambar Pola Data Pola data diatas menujukkan bahwa data penjualannya membentuk pola data musiman dan juga terdapat unsur trend di dalamnya sehingga metode peramalan yang cocok adalah metode Holt dan metode pemulusan eksponential tiga parameter dari Winter.

7 4.2.2 Peramalan Peramalan dilakukan berdasarkan metode yang telah ditentukan diatas. Metode yang digunakan adalah metode dari Holt dan metode tiga parameter dari Winter, berikut merupakan pembahasan metode peramalan terbaik, metode peramalan terbaik dipilih berdasarkan perbandingan perhitungan error terkecil antara metode-metode yang digunakan.

8 Tabel 4.4 Tabel Peramalan Metode Holt t X t S t b t m F t e t e t 2 e t Xt - X Xt - X PE t PE t ,00-35, ,00-35, ,04-27, ,00 56,00 56, ,00 13,00 13,00 29,95 29, ,61-33, ,57-47,57 47, ,56-71,00 71,00-46,18 46, ,24-24, ,74 67,26 67, ,36-30,00 30,00 46,71 46, ,63-16, ,41 58,59 58, ,59-7,00 7,00 35,08 35, ,27-10, ,67 48,33 48, ,52 15,00 15,00 25,57 25, ,77-14, ,81-29,81 29,81 888,62-33,00 33,00-21,14 21, ,73-7, ,31 51,69 51, ,35 9,00 9,00 28,25 28, ,27 0, ,21 60,79 60, ,15 54,00 54,00 26,66 26, ,55-11, ,93-90,93 90, ,77-46,00 46,00-71,04 71, ,76-2, ,98 64,02 64, ,42 21,00 21,00 32,83 32, ,49 4, ,79 53,21 53, ,90 61,00 61,00 22,64 22, ,59 10, ,67 46,33 46, ,03 103,00 103,00 16,72 16, ,16-3, ,00-101,00 101, ,37 5,00 5,00-56,43 56, ,08-1, ,00 12,00 12,00 144,01 30,00 30,00 5,88 5, ,69-6, ,53-35,53 35, ,52-9,00 9,00-21,53 21, ,02-3, ,36 18,64 18,64 347,39 9,00 9,00 10,18 10, ,19-3, ,20-1,20 1,20 1,44 1,00 1,00-0,69 0, ,27 4, ,21 60,79 60, ,15 58,00 58,00 26,20 26, ,27-5, ,46-70,46 70, ,20-18,00 18,00-45,17 45, ,60-9, ,99-34,99 34, ,59-47,00 47,00-27,55 27, ,50-15, ,62-40,62 40, ,63-92,00 92,00-49,53 49, ,13 7, ,06 167,94 167, ,05 67,00 67,00 69,69 69, ,40 7, ,26 3,74 3,74 14,00 51,00 51,00 1,66 1, ,29-6, ,03-108,03 108, ,29-50,00 50,00-87,12 87, ,98-8, ,40-12,40 12,40 153,71-52,00 52,00-10,16 10, ,99-3, ,43 37,57 37, ,50-21,00 21,00 24,56 24, ,00 1, ,48 37,52 37, ,41 7,00 7,00 20,73 20, ,53 6, ,54 40,46 40, ,39 43,00 43,00 18,65 18, ,00 5, ,50-12,50 12,50 156,30 31,00 31,00-6,10 6, ,01-2, ,30-56,30 56, ,28-18,00 18,00-36,09 36, ,00-4, ,74-18,74 18,74 351,08-30,00 30,00-13,01 13, ,67-5, ,21-4,21 4,21 17,72-36,00 36,00-3,05 3, ,93-11, ,32-43,32 43, ,56-84,00 84,00-48,13 48, ,36 7, ,75 135,25 135, ,28 47,00 47,00 61,20 61, , , ,36

9 MAE = a = 0.84 MSE = b = 0.16 MAPE = MPE = -1,17 Contoh perhitungan metode Holt sebagai berikut (untuk periode 3) : Perhitungan peramalan ( 35 ) S 3 = 0. 84* ( ) *( =. b 3 = 0. 16*( ) + ( )( 35) = F 3 = ( ) * 1 Perhitungan error MAE = = MSE = = MAPE = = MPE = =

10 Metode yang terbaik adalah metode Holt dengan nilai error terkecil. Perbandingan nilai error antara metode yang digunakan sebagai berikut : Tabel 4.5 Tabel Perbandingan Error Holt Winter Terendah MAE Holt MAPE Holt MSE Holt MPE -1,17-25,07 Holt Metode yang digunakan Holt Metode yang digunakan adalah metode Holt karena mendapatkan nilai error yang lebih kecil. Hasil peramalan tiga bulan ke depan bedasarkan metode ini adalah : Tabel 4.6 Tabel Hasil Peramalan No. Bulan Hasil Peramalan (Unit) 1 Mei 206,36 2 Juni 213,36 3 Juli 220, Perencanaan Agregat Pada perencanaan agregat, dilakukan perhitungan kapasitas dan pembagian permintaan berdasarkan kapasitas per periode sehingga setiap permintaan dapat terpenuhi dengan biaya yang paling kecil. Perhitungan perencanaan agregat dilakukan sebagai berikut :

11 Permintaan didapatkan dari hasil peramalan dengan menggunakan metode peramalan yang dipilih. Kapasitas didapatkan dari perhitungan dengan rumus sebagai berikut : Jam kerja reg. Hari kerja reg KPT Reguler = Lini Produksi Waktu Siklus Jam kerja lembur Hari kerja lembur 3600 KPT Lembur = Lini Produksi Waktu Siklus Hari kerja reguler diasumsikan 20 hari dan jam kerja reguler 8 jam sedangkan hari kerja lembur 4 hari dan jam kerja lembur 4 jam. Lini produksi = 4 Waktu siklus produksi = Biaya-biaya yang termasuk dalam perencanaan agregat terdiri dari Biaya Simpan = 0.01% dari harga produk per bulan Biaya Produksi Reguler = 75% dari harga jual produk per bulan Biaya Produksi Lembur = Lebih besar 10% dari biaya produksi reguler. Selisih = Total permintaan Total Kapasitas Perusahaan

12 Oleh karena perusahaan tidak menggunakan subkontrak, maka kapasitas subkontrak tidak diperhitungkan. Backorder juga tidak dihitung karena perusahaan tidak ada backorder. Dibawah ini merupakan hasil perencanaan agregat untuk setiap produk : Tabel 4.7 Tabel Perencanaan Agregat Periode Produksi Persediaan Awal 0 Periode Permintaan Selisih Kapasitas 0 1 Reguler Lembur Reguler Lembur Reguler Lembur Permintaan Total Biaya = Rp ,- Contoh Perhitungan : Kapasitas reguler : KPT Reguler = 2 = Kapasitas lembur : KPT Lembur = 2 =

13 Selisih reguler periode 1 : Selisih = Kapasitas Total Permintaan Selisih = = 2.29 Biaya Simpan : Biaya simpan = (0.01% x Rp ,-) = Rp ,- Biaya produksi reguler periode 2 : Biaya produksi reguler periode 2 adalah biaya produksi reguler ditambah biaya simpan selama sebulan. Biaya reguler = (75% x Rp ,-) + Rp = Rp Biaya lembur periode 2 : Biaya produksi lembur periode 2 adalah biaya produksi reguler ditambah 10% dari biaya produksi reguler ditambah biaya simpan selama sebulan. Biaya lembur = (Rp ,- + (10% x Rp ,-)) + Rp ,- = Rp ,- Total biaya : Biaya reguler = (( ) x Rp ,- = Rp ,- Biaya lembur = (( ) x Rp ) = Rp Total biaya = Rp

14 Perencanaan agregat dilakukan dengan metode transportasi Least Cost unutuk semua produk agar didapatkan penjadwalan produksi dengan biaya yang terkecil. Oleh karena itu, dalam menentukan kapasitas yang akan digunakan didasarkan pada biaya terkecil antara kapasitas-kapasitas yang ada. Hal ini juga menyebabkan pemilihan kapasitas regular lebih dulu dibandingkan kapasitas lembur karena penggunaan kapasitas lembur mengakibatkan biaya yang lebih besar. Perencanaan agregat dilakukan sebagai inputan jadwal induk produksi oleh karena itu perhitungan total biaya tidak diikutseratakan. Perencanaan agregat tidak mencakup perhitungan backorder dan subkontrak karena perusahaan tidak mendukung adanya kedua hal tersebut. Dari hasil perhitungan, terlihat bahwa kapasitas jauh lebih besar dari permintaan. Hal ini dapat disebabkan oleh fluktuasi permintaan yang tidak menentu setiap periodenya sehingga pada periode tertentu kapasitasnya tidak terpakai penuh. Untuk itu, perusahaan harus melakukan perencanaan agregat untuk beberapa periode ke depan sehingga semua permintaan dapat terpenuhi pada saat jumlah permintaan tinggi juga tidak ada kapasitas terbuang pada saat permintaan rendah.

15 4.2.4 Disagregasi Hasil Perencanaan Agregat Disagregasi dilakukan untuk mengubah periode perencanaan agregat (dalam bulan) menjadi periode yang diinginkan dalam membuat jadwal induk produksi yaitu dalam satuan periode minggu sehingga ketepatan perhitungan dapat tercapai. Disagregasi dilakukan melalui table konversi dengan perhitungan sebagai berikut ; Forecast per bulan didapatkan dari hasil peramalan dalam langkah sebelumnya. Agregat per bulan merupakan hasil perencanaan agregat dalam langkah sebelumnya. Kapasitas per bulan didapat dari perhitungan kapasitas dalam perencanaan agregat. Rumus yang digunakan dalam tabel konversi adalah : Forecast/Bulan Konversi Forecast = Jumlah jam kerja/minggu Jumlah jam kerja / Bulan Agregat/Bulan Konversi MS = Jumlah jam kerja/minggu Jumlah jam kerja / Bulan Kapasitas/Bulan Konversi KPT = Jumlah jam kerja/minggu Jumlah jam kerja / Bulan Berikut ini merupakan disagregasi produk :

16 Tabel 4.8 Tabel Konversi Periode Jam/ Jam/ Forecast/ Konversi Agregat/ Konversi Kapasitas/ Konversi Minggu Bulan Bulan Forecast Bulan MS Bulan KPT Konversi dilakukan menggunakan jam kerja per minggu. Dengan demikian akan didapatkan konversi yang lebih tepat unutk setiap minggu. Konversi dimulai pada bulan Mei sampai bulan Juli, sehingga total periode yang dikonversikan adalah 12 minggu. Dari hasil konversi kita akan mengetahui forecast, master schedule, dan kapasitas produksi terpasang per minggu unutk perhitungan jadwal induk produksi Jadwal Induk Produksi (MPS) Jadwal induk produksi dibuat berdsarkan hasil konversi diatas. Dengan membuat jadwal induk produksi kita dapat mengetahui berapa banyak jumlah yang harus diproduksi dan kapan harus memproduksinya sehingga semua permintaan dapat terpenuhi dan

17 dapat sampai ke pelanggan tepat pada waktunya. Perhitungan jadwal induk produksi dilakukan pada tabel dengan format yang sudah ada dan menggunakan rumus sebagai berikut : On-Hand Inventory dan Safety Stock dianggap/diasumsikan nol karena keterbatasan dan kerahasiaan data dari perusahaan. Demand Time Fences dan Planning Time Fences diketahui dari perusahaan selama 2 minggu dan 8 minggu Forecas, didapat dari konversi pada bagian disagregasi. Actual Order (AO) merupakan data pemesanan pelanggan yang sebenarnya sesuai dengan data sebelumnya. Projected Avalaiable Balance (PAB) adalah sisa persediaan yang ada di gudang pada akhir periode. PAB didapat dari perhitungan. Avalaible To Promise adalah jumlah produk jadi yang dapat dijanjikan kepada pelanggan pada periode tersebut. ATP didapat dari perhitungan. Master Schedule (MS) didapatkan dari hasil konversi agregat pada disagregasi. Kapasitas Produksi Terpasang (KPT) adalah kapasitas produksi maksimal, didapatkan dari hasil konversi agregat pada disagregasi. Berikut ini merupakan perhitungan jadwal induk produksi untuk produk tersebut :

18 Tabel 4.9 Tabel MPS Item No : 0 Description : AC-DS-2701 Lead Time : 0 Safety Stock : 0 On Hand : 0 Demand Time Fences : 2 Planning Time Fences : 8 Periode Past Due Forecast AO PAB ATP MS KTP Contoh perhitungan periode 3: PAB = = 0 ATP = = 0 Dapat dilihat pada jadwal induk produksi di atas bahwa perusahaan masih dapat memenuhi permintaan saat itu juga dengan kondisi kapasitas yang sebesar itu. Dengan demikian perusahaan sebaiknya tidak memerlukan kebijakan safety stock untuk produk jadi, agar mengurangi biaya.

19 4.2.6 Perencanaan Kebutuhan Bahan (MRP) MRP merupakan hasil akhir dari perencanaan yang dilakukan sampai saat ini. MRP dibutuhkan agar perusahaan dapat mengetahui jumlah dan waktu pemesanan yang tepat sehingga biaya yang dikeluarkan dapat ditekan seminimal mungkin. Perhitungan MRP merupakan penurunan dari MPS atau menggunakan MPS sebagai inputannya. Perhitungan MRP dilakukan sebagai berikut : Safety Stock, On-Hand Inventory dan Schedule Receipt diasumsikan bernilai 0 karena keterbatasan dan kerahasiaan data dari perusahaan. Pembuatan MRP disesuaikan dengan struktur produk yang terdapat pada data sebelumnya Gross Requirement merupakan master schedule yang terdapat pada jadwal induk produksi untuk produk jadi. Sedangkan unutk komponen, gross requirement adalah planned order release dari induknya dikalikan dengan prporsi penggunaan unutk menghasilkan satu produk. Bagian ini disebut juga teknik explosion dalam MRP. Projected Avalaible Balance 1 (PAB1) adalah sisa produk sebagai persediaan di tangan pada awal periode. PAB 1 didapatkan dari hasil perhitungan.

20 Net Requirement adalah hasil dari proses netting yang merupakan salah satu langkah dari MRP. Net requirement didapat dari hasil perhitungan. Planned Order Receipts adalah rencana pemesanan berupa jumlah pemesanan dan waktu barang harus tersedia disesuaikan dengan ukuran pemesanan lot. Planned Order Release adalah rencana pemesanan yang menunjukkan kapan perusahaan harus memesan barang agar barang dapat digunakan pada saat dibutuhkan. Planned Order Release berkaitan dengan Lead Time Projected Avalaible Balance 2 (PAB 2) adalah sisa persediaan di tangan pada akhir periode yang didapatkan dari hasil perhitungan. Perhitungan MRP yang dicantumkan adalah bahan baku tertentu saja (yang dianggap penting). Perhitungan MRP yang lengkap dapat dilihat pada bagian Lampiran Perhitungan MRP bahan baku adalah sebagai berikut :

21 Tabel 4.10 Tabel MRP AC-DS-2701 Part No : AS Description : AC-DS-2701 BOM UOM : Each On Hand : 0 Lead Time : 0 Order policy : Lot For Lot Safety Stock : 0 Lot Size : 1 Period Past Due Gross Requirement Scheduled Receitps PAB Net Requirement PO Receipts PO Release PAB Tabel 4.11 Tabel MRP Hermetic Compressor Part No : Description : Hermetic Compressor BOM UOM : Each On Hand : 0 Lead Time : 4 Order policy : Lot For Lot Safety Stock : 0 Lot Size : 1 Period Past Due Gross Requirement Scheduled Receitps PAB Net Requirement PO Receipts PO Release PAB

22 Tabel 4.12 Tabel MRP Electric Motor Part No : Description : Electric Motor BOM UOM : Each On Hand : 0 Lead Time : 3 Order policy : Lot For Lot Safety Stock : 0 Lot Size : 1 Period Past Due Gross Requirement Scheduled Receitps PAB Net Requirement PO Receipts PO Release PAB Tabel 4.13 Tabel MRP Fan FDA Part No : Description : Fan FDA BOM UOM : Each On Hand : 0 Lead Time : 4 Order policy : Lot For Lot Safety Stock : 0 Lot Size : 1 Period Past Due Gross Requirement Scheduled Receitps PAB Net Requirement PO Receipts PO Release PAB Contoh perhitungan (Tabel MRP AC-DS-2701) periode 4 : Gross Requirement didapat dari data master schedule pada jaswal induk produksi. PAB 1 = (PAB 2)t = -52

23 Net Requirement = -(-52) + 0 = 52 PAB 2 = (-52) + 52 = Analisis Data Dari pengolahan data yang sudah dilakukan secara bertahap dimulai dengan menggunakan metode peramalan sampai dengan tahap akhir yaitu metode Material Requirement Planning, dimana hanya dicantumkan untuk bahan-bahan/komponen yang dianggap paling penting, maka telah didapatkan hasil sebagai berikut : Untuk komponen Hermetic Compressor berdasarkan Tabel 4.11, pemesanan harus mulai dilakukan pada periode ke-5 karena lead time bahan baku dari pemasok adalah 4 minggu, dan jumlah unit yang dipesan sesuai dengan hasil perhitungan yang didapat, tanpa terdapat sisa persediaan. Untuk komponen Electric Motor berdasarkan Tabel 4.12, pemesanan harus mulai dilakukan pada periode ke-4 karena lead time bahan baku dari pemasok adalah 3 minggu, dan jumlah unit yang dipesan sesuai dengan hasil perhiutngan yang didapat, tanpa terdapat sisa persediaan Untuk komponen Fan FDA berdasarkan Tabel 4.13, pemesanan mulai dilakukan pada periode ke-5 karena lead time bahan baku dari pemasok adalah 4 minggu, dan jumlah unit yang dipesan sesuai dengan hasil perhitungan yang didapat, tanpa terdapat sisa persediaan.

24 Dari hasil diatas didapatkan informasi kapan dan berapa banyak unit bahan baku/komponen harus dipesan secara tepat, karena keterbatasan dan kerahasiaan data sehingga tidak terdapat data schedule receipt, inventory on hand dan safety stock yang oleh penulis diasumsikan bernilai 0, maka terjadi kekosongan sisa persediaan pada tiap periodenya sehingga tidak memerlukan penyimpanan bahan baku/komponen. Dengan mengaplikasikan metode yang telah dilakukan, perusahaan dapat menghemat sebanyak mungkin pengeluaran-pengeluaran yang seharusnya tidak diperlukan. Perusahaan harus mengetahui kapan dan berapa banyak jumlah bahan baku yang harus dipesan secara tepat, sehingga tidak terjadi penumpukan bahan baku pada gudang atau terhambatnya proses produksi karena keterlambatan pemesanan yang dilakukan, hal-hal tersebut dapat menimbulkan kerugian yang sangat besar bagi pihak perusahaan. Dan juga perusahaan dapat menggunakan gudang bahan baku seefektif mungkin apalagi dengan bahan baku seperti Hermetic Compressor, Electric Motor dan Fan FDA yang memiliki ukuran yang sangat besar serta membutuhkan perawatan yang intensif, dengan jumlah pemesanan yang tepat maka tidak akan terjadi penumpukan. Banyak sekali biayabiaya yang dapat dihemat diantaranya adalah biaya penyimpanan, biaya

25 pemesanan, biaya perawatan gudang, kerugian akibat keterlambatan produksi, biaya penurunan nilai bahan baku, dan lain-lain. Perusahaan juga tidak memerlukan adanya safety stock karena, berdsarkan pengolahan data yang telah dilakukan, kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan mencukupi permintaan yang ada.