BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 66 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan Sejarah PT. Sinar Mutiara Indah Perusahaan konstruksi CV Sinar Mutiara (SMI) didirikan pada tahun 1970, dengan tujuan utama mendukung pengembangan infrastruktur dan menangani berbagai pekerjaan konstruksi umum. Pada awalnya SMI mengambil spesialisasi pembangunan SPBU, dermaga, depot BBM/LPG dan pipanisasi. Saat ini SMI juga telah memiliki pengalaman luas dalam perihal pengembangan fasilitas publik, perumahan serta perhotelan. Seiring dengan pertumbuhan dan perluasan usaha, pada tahun 1984, CV. Sinar Mutiara berubah nama menjadi PT. Sinar Mutiara Indah Visi dan Misi PT. Sinar Mutiara Indah Visi : Berusaha menjadi kontraktor yang terbaik penuh tanggung jawab dan terpercaya di Indonesia dalam bidang konstruksi dan teknis. Misi : Kami percaya serta mempraktekan proses belajar dan perbaikan yang berkesinambungan dalam mencapai visi perusahaan dengan melakukan halhal sebagai berikut : Melakukan Benchmarking untuk menjadi lebih baik dari yang terbaik.

2 67 Mematok standar internasional untuk diberlakukan dalam perusahaan dan organisasi kami. Selalu berusaha mematuhi peraturan dan memunuhi standar yang ditetapkan pelanggan, pemerintah serta pihak berwenang lain. Selalu melayani dan mendedikasikan yang terbaik bagi semua pelanggan kami. Menghargai semua staf dan pekerja kami. Menjadi perusahaan yang ramah lingkungan. 3.2 Struktur Organisasi PT. Sinar Mutiara Indah Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Sinar Mutiara Indah

3 Tugas dan Tanggungjawab dalam Organisasi PT. Sinar Mutiara Indah Tugas dan Tanggungjawab : 1. Direktur Utama, Direktur : M enjaga organisasi dan melakukan pengembangan atau perbaikanperbaikan, baik secara market (bisnis), maupun secara sistem internal organisasi. Memberikan dukungan yang dibutuhkan oleh organisasi dalam mencapai poin pertama tersebut diatas. 2. MR : Memastikan dan memelihara sistem manajemen mutu dan k3 selalu update dan diimplementasikan diseluruh level terkait. 3. Kepala Divisi : Memonitor dan mensupervisi kegiatan di divisi yang dipimpinnya, baik yang terkait dengan kegiatan proyek-proyek maupun operasional di kantor. Memonitor atau mengkontrol kemajuan (progress) serta mutu hasil pekerjaan proyek. Mengejar target pendapatan melalui pendapatan proyek-proyek baru, penjualan, customer service, dsb. yang terkait. Sebagai jembatan komunikasi bawahan ke upper manager. 4. Sekretaris : Melakukan surat-menyurat dan korespondensi. Melakukan pengurusan ketatausahaan dan administrasi umum.

4 69 Mendukung dan membantu administrasi divisi lain sesuai kebutuhan atau penugasan dari atasan. 5. Finance : Mengerjakan perincian biaya proyek total (per proyek). Menyusun, membuat voucher pembayaran, pembelian, maupun tagihan ke customer. Mencairkan kas kecil sesuai perincian biaya proyek untuk pengeluaran yang makan, lembur, dsb. 6. Purchasing : Melayani pembelian barang atau material sesuai yang diminta oleh requester, baik secara spesifikasi (nama & jenis item), maupun jumlah (quantity). Sourching dan melakukan perbandingan harga untuk barang-barang permintaan jika diperlukan. Membuat pembukaan PO ke supplier terpilih tidak terlambat sehingga menyebabkan keterlambatan dari requester. Mengadakan penilaian maupun evaluasi supplier atau subkontraktor. 7. Estimator : Menghitung atau mengestimasi biaya untuk penawaran proyek ke customer. Jika diperlukan membantu memeriksa order material atau barangbarang yang diperlukan atau diminta proyek (secara spesifikasi atau quantity).

5 70 Membantu penyusunan time schedule proyek (hanya secara estimasi atau outline). 8. Drafter : Menggambar gambar-gambar untuk tender maupun keperluan proyek sesuai dengan spesifikasi atau gambar desain yang telah ditetapkan atau diinginkan owner. Menggambar revisi-revisi gambar proyek maupun as-built drawings proyek. Melaporkan atau mengkomunikasikan kepada atasan jika ada hal-hal yang meragukan dalam pembuatan gambar. 9. Project Support : Mendukung atau membantu kebutuhan pelaksana proyek terutama yang terkait dengan komunikasi atau koordinasi (internal maupun eksternal) dan administrasi atau dokumentasi proyek. Perampungan berita acara maupun report-report proyek. Komunikasi dengan customer, purchasing maupun supplier untuk penyediaan barang atau material untuk pelaksanaan proyek. 10. Pelaksana : Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait (misalnya dengan pihak customer atau owner, purchasing, dsb.) untuk segala persiapan maupun pelaksanaan proyek (termasuk survei, pelaksanaan testes,dsb.)

6 71 Membantu penyusunan time schedule proyek dan monitoring schedule proyek mengacu kepada time schedule proyek tersebut. Mempelajari dokumen-dokumen terkait dengan pelaksanaan proyek (gambar, time schedule, dsb.) agar proyek dapat berjalan lancar dengan hasil yang baik. Merencanakan rencana kerja dan mengkomunikasikan/ melaporkan/ melakukan koordinasi dengan Ka. Div, mandor proyek, officer lain yang terkait. 11. Warehouse : Menyimpan barang-barang stok ( material/ bahan), maupun peralatan di gudang dengan baik dan teridentifikasi Pencatatan keluar masuknya barang dari/ ke gudang (pencatatan kartu stok). Melakukan stock opname regular. 12. HRD & GA : Penyediaan karyawan PT. SMI sesuai kebutuhan perusahaan. Mengadakan serta mengkoordinasikan training atau pelatihan, baik internal maupun eksternal untuk peningkatan sumber daya manusia perusahaan. Koordinasi acara atau kegiatan sosial yang termasuk dalam urusanurusan umum (general Affair) perusahaan.

7 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan Proses Penawaran Gambar 3.2 Proses Penawaran yang Sedang Berjalan

8 73 Keterangan : 1. Kepala divisi menerima permintaan dari customer berupa kebutuhan, spesifikasi umum, standarisasi dari proyek yang akan ditawarkan. 2. Staf admin akan membuat surat mengenai proyek tersebut kemudian dibagikan kepada bagian estimator, drafter, dan purchasing. 3. Staf estimator melakukan perhitungan estimasi rencana anggaran biaya bangunan pada proyek tersebut dan membuat surat penawaran untuk customer. 4. Staf drafter membuat rancangan gambar bangunan dari proyek tersebut sebagai dasar untuk melakukan estimasi. 5. Bagian purchasing akan memeriksa harga terbaru material yang dibutuhkan oleh staf estimator untuk menghitung estimasi pada supplier. 6. Bagian warehouse akan memeriksa stok material yang masih ada digudang. 7. Setelah semua bagian menyelesaikan tugasnya, maka kepala divisi akan melakukan review terhadap hasil pekerjaan tersebut dan jika telah sesuai dan benar maka staf admin akan menyusun dokumen penawaran untuk diberikan kepada customer. 8. Kepala divisi melakukan negosiasi kepada customer atau jika dalam bentuk tender maka kepala divisi akan mengirimkan dokumen penawaran pada perusahaan yang menyelenggarakan tender tersebut. 9. Jika dokumen penawaran yang diajukan diterima, maka perusahaan akan menerima surat kontrak dari customer. 10. Jika dokumen penawaran yang diajukan ditolak, maka proyek batal.

9 Proses Estimasi Rencana Anggaran Biaya Konstruksi Gambar 3.3 Proses Estimasi Rencana Anggaran Biaya Konstruksi yang Sedang Berjalan

10 75 Keterangan : 1. Sebelum melakukan proses estimasi, bagian estimasi akan melakukan rapat teknis untuk membahas tentang kebutuhan, spesifikasi umum, standarisasi dari proyek yang akan diestimasikan. 2. Estimator membuat rincian pekerjaan yang dibutuhkan untuk membangun proyek tersebut serta menghitung volumenya dari gambar bestek yang diberikan oleh permintaan penawaran dari customer atau dari bagian drafter. 3. Estimator meminta daftar harga satuan tenaga kerja dan material yang terbaru dari bagian purchasing demi mendapatkan keakuratan data. 4. Estimator membuat harga satuan pekerjaan untuk masing-masing pekerjaan yang terdapat pada rincian pekerjaan menggunakan analisa tenaga kerja dan material yang ada serta daftar harga satuan tenaga kerja dan material. 5. Estimator menyusun rencana anggaran biaya konstruksi bangunan dengan menghitung hasil kali harga satuan pekerjaan dengan volume pekerjaan yang bersangkutan, kemudian hasil yang didapat dari masing-masing pekerjaan akan dijumlahkan untuk mendapatkan total rencana anggaran biaya.

11 Analisa Kebutuhan User Berikut ini adalah hasil analisa kebutuhan user berdasarkan hasil wawancara dengan pihak PT. Sinar Mutiara Indah yang dapat dilihat di Hasil Wawancara I User Requirements (Lampiran 1, L1) dan Hasil Wawancara - II User Requirements (Lampiran 2, L3), yaitu: i. User menginginkan database yang terstruktur yang memuat informasiinformasi yang mendukung proses estimasi. ii. Informasi- informasi yang dibutuhkan dalam proses estimasi, yaitu: Material Semua material yang digunakan dalam proses konstruksi bangunan. Peralatan Semua peralatan yang digunakan dalam proses konstruksi bangunan khususnya peralatan yang di sewa dari pihak lain. Tenaga Kerja Semua tenaga kerja yang dipekerjakan dalam proses konstruksi bangunan. Overhead Semua informasi overhead yang diperlukan dalam proses konstruksi. Analisa material dan tenaga kerja Semua analisa material dan tenaga kerja yang digunakan dalam proses estimasi.

12 77 Pekerjaan Semua informasi pekerjaan yang dilakukan dalam proses konstruksi bangunan. Pendataan Proyek Semua informasi proyek yang di estimasi oleh PT. Sinar Mutiara Indah. iii. Transaksi yang dibutuhkan dalam proses estimasi, yaitu : 1) Data entry Memasukan data material. Memasukan data peralatan. Memasukan data tenaga kerja. Memasukan data analisa material. Memasukan data analisa tenaga kerja. Memasukan informasi umum pekerjaan yang akan dilakukan saat proses konstruksi. Menentukan analisa yang digunakan dalam pekerjaan yang akan dilakukan saat proses konstruksi. Menentukan kebutuhan material yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi. Menentukan kebutuhan peralatan yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi. Menentukan kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi.

13 78 Menentukan kebutuhan overhead yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi. Menentukan harga yang digunakan dalam rencana anggaran biaya konstruksi bangunan. 2) Data update/delete Mengubah data material. Mengubah data peralatan. Mengubah data tenaga kerja. Mengubah data analisa. Mengubah dan menghapus informasi pekerjaan. Mengubah informasi proyek. 3) Data query Mencetak surat penawaran untuk customer. Mencetak laporan rencana anggaran biaya untuk perusahaan. Mencetak laporan kebutuhan berdasarkan material, peralatan, tenaga kerja dan overhead. Melakukan pencarian terhadap material yang akan digunakan. Melakukan pencarian terhadap peralatan yang akan digunakan. Melakukan pencarian terhadap tenaga kerja yang akan digunakan. Melakukan pencarian terhadap analisa yang akan digunakan.

14 Permasalahan yang Dihadapi Masalah yang paling kritis yang sedang dihadapi, yaitu : i. Perusahaan belum memiliki database yang terstruktur untuk mendukung proses estimasi. ii. Proses estimasi rencana anggaran biaya konstruksi bangunan masih bersifat manual sehingga proses perkerjaan menjadi lambat. iii. Pembuatan laporan rencana anggaran biaya untuk perusahaan yang dapat dan juga surat penawaran untuk customer masih bersifat manual sehingga kurang efisien. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan dan berdasarkan analisa kebutuhan user yang diperoleh, maka berikut usulan pemecahan masalah, yaitu : 1. Dirancang suatu database terstruktur yang mampu memberikan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan estimasi rencana anggaran biaya konstruksi bangunan. 2. Dirancang suatu aplikasi basis data berbasis desktop yang dapat mempercepat proses estimasi rencana anggaran konstruksi bangunan. 3. Dirancang suatu aplikasi basis data berbasis desktop yang dapat mempermudah dalam menghasilkan laporan rencana anggaran biaya untuk perusahaan, daftar kebutuhan maupun surat penawaran untuk customer.