BAB 3 ANALISIS BASIS DATA YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS BASIS DATA YANG BERJALAN 3.1. Latar Belakang Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. SKA adalah perusahaan yang bergerak di bidang konsultan IT yang memiliki beragam produk dan jasa yang ditawarkan kepada client-client yang membutuhkan layanan jasa IT. Didirikan pada tahun 1993 oleh Bapak Leman, MBA selaku President Director PT. SKA yang telah disahkan oleh notaris Moendjiati Soegito, SH pada tanggal 18 Agustus 1993 nomor 146. Dengan motto Solution to Your Information Need PT. SKA berkomitmen memberikan yang terbaik dalam penyediaan produk jasa, teknologi dan solusi di bidang IT. PT. SKA sepenuhnya menyadari setiap perusahaan mempunyai keunikan, permasalahan dan tantangan yang berbeda-beda walau dalam industri yang sama. Oleh karena itu, menggunakan program paket saja tidak cukup. Tetapi membutuhkan penyesuaian khusus dalam merancang sebuah aplikasi. Dalam setiap penugasan, PT. SKA akan menganalisa secara mendalam dan komprehensif setiap business process, business rule, strategi usaha, SDM, inftrastrukur dan lainnya. Dengan demikian, PT. SKA bisa memberikan rekomendasi dan solusi terbaik. PT. SKA juga didukung oleh tenaga-tenaga profesional berpengalaman dan produk yang sudah teruji. PT. SKA yakin keinginan dan tuntutan client memiliki sistem informasi terintegrasi (ERP system)

2 yang handal, akurat untuk memenuhi kebutuhan operasional bisa segera terwujud. Product-product SKA lainnya terdiri dari beberapa jenis, yaitu : 1. SKA Service 2. SKA Education 3. SKA Product Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. SKA: Dengan motto SOLUTION TO YOUR INFORMATION NEED, PT. SKA bertujuan memberikan solusi yang komprehensif terhadap setiap kebutuhan informasi pelanggan dengan berbasis pada Information Technology. Misi PT. SKA: Pengembangan sumber daya manusia yang terus menerus sebagai upaya mengikuti perkembangan teknologi dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik demi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Berusaha menjadi yang terbaik dengan meningkatkan profesionalisme dan kepemimpinan secara berkesinambungan (excellent through professionalism and leadership).

3 3.2. Struktur Organisasi Bagan Struktur Organisasi Dalam menjalankan bisnisnya, PT. SKA membentuk suatu struktur organisasi untuk dapat mendukung penanganan project yang telah dipercayakan client kepada PT. SKA. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi yang terlibat: Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi di atas, setiap divisi memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan perusahaan, sebagai berikut: 1. Direktur Utama Direktur PT. SKA berperan dalam mengatur setiap kegiatan yang terjadi dalam perusahaan seperti penyediaan modal untuk project baru, dll. Direktur utama PT. SKA bertanggung jawab sepenuhnya atas operasional yang terjadi pada perusahaan. 2. Sekretaris Sekertaris PT. SKA berperan dalam membantu pengaturan jadwal direktur utama dalam memantau kinerja

4 operasional perusahaan. Sekretaris PT. SKA bertanggung jawab atas laporan-laporan dari kegiatan operasional yang terjadi. 3. General Manager General Manager PT. SKA berperan dalam mengatur team project dalam penugasannya. General manager bertanggung jawab atas hasil kinerja team project yang telah ditugaskannya baik di client maupun internal perusahaan. 4. Divisi Training and Maintance Divisi training and maintance PT. SKA berperan dalam pelatihan tenaga kerja baik dari client maupun internal perusahaan, dan berperan untuk melakukan pemeliharaan terhadap sistem yang pernah ditangani oleh team project. Divisi training and maintance ini bertanggung jawab dalam hasil yang dihasilkan dari pelatihan dan pemeliharaan system. 5. Divisi Software Developer Divisi Software Developer PT. SKA berperan dalam merancang aplikasi product SKA dari perancangan basis data yang membantu dalam penyimpanan data perusahaan client dan membangun aplikasi yang dapat digunakan perusahaan client dalam menjalankan bisnisnya. Divisi software developer ini bertanggung jawab atas aplikasi

5 yang dirancang apakah aplikasi tersebut dapat memenuhi permintaan client. 6. Administrasi Administrasi PT. SKA berperan dalam mengatur pembayaran untuk jasa konsultasi, pembuatan product SKA, pelatihan sumber daya manusia, dan pemeliharaan sistem. Administrasi ini bertanggung jawab sepenuhnya atas laporan cash flow perusahaan SKA yang terjadi dalam operasionalnya. 7. Pemasaran Pemasaran PT. SKA berperan dalam mengenalkan product-product SKA pada perusahaan lain yang membutuhkan dukungan system yang terintegrasi. Pemasaran bertanggung jawab atas kerja sama yang akan terjadi pada calon client Prosedur yang Sedang Berjalan PT. PMS adalah salah satu client PT. SKA yang bergerak di bidang property developer yang menjual unit-unit property yang sudah dibangun oleh kontraktor lalu dijual ke pelanggan. PT. PMS menjual berbagai jenis tipe-tipe property berdasarkan jenis project yang mereka miliki, seperti ruko, perumahan, gudang, dan ruko dan gudang. Di dalam menjalankan bisnisnya PT. PMS menghadapi permasalahan-permasalahan yang cukup significant sehingga membutuhkan dukungan sistem yang sudah terkomputerisasi untuk dapat

6 mengintegrasikan proses penjualan, pencatatan piutang, pembayaran piutang dan penagihan piutang pelanggan agar menghindari piutang-piutang yang tidak tertagih di kemudian harinya, serta dapat menyediakan laporan piutang secara real time kepada pihak executive Prosedur Proses Umum Pelanggan Memesan Unit Property 1. Pelanggan datang melihat-lihat master plan dari unit property yang ada. 2. Jika pelanggan menyukai salah satu unit property yang ada pada master plan, maka pelanggan akan memesan unit property yang diinginkan dan akan dilayani oleh bagian sales. 3. Bagian sales akan memasukkan data pelanggan, tipe unit property yang dipesan, banyaknya unit yang dipesan, harga jual unit property, dan potongan harga ke dalam surat konfirmasi. 4. Setelah data pelanggan tercatat dalam sistem, maka bagian sales akan menanyakan cara pembayaran yang akan dilakukan pelanggan. Cara pembayaran tersebut dapat dilakukan dengan dua cara yaitu tunai bertahap (cicilan) dan Kredit Pemilikan Rumah (KPR). 5. Jika pelanggan melakukan pembayaran dengan cara tunai bertahap (cicilan), bagian sales dapat memproses surat konfirmasi tersebut ke bagian UP untuk dibuatkan surat pemesanan atas unit property tersebut dan PPJB (Perjanjian Pengikatan Jual Beli) yang berhubungan dengan bagian legal untuk ditandatangani di depan notaris sebagai perjanjian jual beli yang sah antara perusahaan dengan pelanggan.

7 6. Jika pelanggan mengajukan tata cara pembayaran secara KPR, maka bagian piutang KPR akan mengurus dokumen-dokumen untuk diajukan ke pihak bank untuk dapat melunaskan sisa cicilan unit property pelanggan. Jika disetujui pihak bank, bagian sales akan memproses surat pemesanan dan PPJB ke bagian UP, dan jika pengajuan KPR atas nama pelanggan itu ditolak maka bagian sales akan menawarkan cara pembayaran yang lain atau mengusulkan pelanggan untuk mengajukan permohonan KPR ke bank yang lain. 7. Bagian sales mencetak surat konfirmasi pelanggan yang berisikan data lengkap pelanggan, tipe unit property yang dipesan, banyaknya unit yang dipesan harga jual unit property, potongan harga, tata cara pembayaran, beserta jadwal jatuh tempo pembayaran (term of payment). 8. Setelah bagian sales mencetak surat konfirmasi, maka bagian sales akan memproses surat konfirmasi ke bagian UP. 9. Bagian UP akan membuatkan surat pemesanan dan PPJB unit property berdasarkan surat konfirmasi dari bagian sales dan mengubah status unit property dari available menjadi reserved. Bagian AR akan mencatat piutang pelanggan atas unit property yang dipesan. 10. Setelah adanya surat pemesanan, pelanggan diwajibkan membayarkan sejumlah uang untuk membayar booking fee sebagai tanda jadi pembelian unit property tersebut ke kasir dan kasir akan mencetak bukti pembayaran (kwitansi) untuk pelanggan. Bagian AR akan mengurangi piutang pelanggan atas pembayaran booking fee.

8 Flow Chart Prosedur Umum Pelanggan Memesan Unit Property Gambar 3.2 Flow Chart Diagram Prosedur Proses Umum Pelanggan Memesan Unit Property Prosedur Proses Umum Pelanggan Membayar Pelunasan 1. Dengan adanya term of payment pada surat pemesanan, pelanggan diwajibkan melakukan pembayaran sebelum batas jatuh tempo. Pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan cara cash, transfer, dan KPR. 2. Jika pembayaran cash, maka pelanggan akan membayarkan sejumlah uang ke kasir dan kasir akan mencetak kwitansi pembayaran berdasarkan term of payment. Lalu bagian AR mengurangi piutang pelanggan jika kasir telah membuatkan kwitansi untuk pelanggan.

9 3. Jika pembayaran transfer, maka pelanggan dapat mengkonfirmasikan ke kasir bahwa uang pembayaran unit property sudah ditransfer ke rekening PT. PMS. Lalu kasir akan mengecek apakah uang tersebut sudah masuk ke rekening PT. PMS. Jika uang sudah masuk ke rekening PT. PMS, kasir akan mencetak kwitansi pembayaran, dan jika uang belum masuk ke rekening PT. PMS maka kasir akan melakukan konfirmasi ke pelanggan bahwa uangnya belum diterima PT. PMS sehingga pelanggan dapat mengecek pembayaran tersebut pada bank. Lalu bagian AR mengurangi piutang pelanggan jika kasir telah membuatkan kwitansi untuk pelanggan. 4. Jika pembayaran melalui KPR, maka bagian AR menangani pembayaran unit property dengan pihak bank sehingga pembayaran unit property dapat segera diterima oleh kasir. Jika uang sudah masuk ke rekening PT. PMS, kasir akan mencetak kwitansi pembayaran, dan jika uang belum masuk ke rekening PT. PMS maka kasir akan melakukan konfirmasi ke bagian AR bahwa uangnya belum diterima PT. PMS sehingga bagian AR dapat menangani pembayaran KPR tersebut pada bank. Lalu bagian AR mengurangi piutang pelanggan jika kasir telah membuatkan kwitansi untuk pelanggan. 5. Setelah cicilan telah lunas, perusahaan akan memproses penyerahan unit property tersebut. Bagian UP akan mencatat unit property yang telah melakukan serah terima unit property, dan pelanggan berhak memiliki unit property tersebut.

10 Flow Chart Diagram Prosedur Proses Umum Pelanggan Membayar Pelunasan Gambar 3.3 Flow Chart Diagram Prosedur Proses Umum Pelanggan Membayar Pelunasan 3.4 Masalah Sebagai perusahaan konsultan IT, PT. SKA berusaha menelusuri dan memahami lebih dalam mengenai permasalahan yang terjadi pada perusahaan property developer (PT. PMS), sehingga custom made application yang akan dirancang dapat menghasilkan manfaat yang tepat pada sasarannya. Dalam merancang SKA Realty, permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Pada saat penjualan unit property, bagian sales tidak mengetahui stok-stok unit property mana yang masih dalam status available, yang disebabkan oleh penyimpanan data yang tidak terpusat.

11 2. Data pelanggan pada bagian Sales tidak dapat digunakan oleh bagian AR sehingga membuat data menjadi terisolasi. 3. Data penjualan dan piutang terus bertambah sehingga membutuhkan kapasitas memory yang cukup besar Usulan Pemecahan Masalah Solusi yang diusulkan bagi masalah-masalah yang dihadapi perusahaan property developer (PT. PMS) tersebut adalah sebagai berikut : 1. Dengan mengintegrasikan data penjualan dalam merancang basis data dapat mendukung pembuatan laporan piutang secara real time terhadap penjualan yang terjadi. 2. Memilih DBMS yang tepat dalam merancang basis data seperti Oracle, yang memiliki tingkat keamanan yang handal, kemampuan dalam menangani pertumbuhan data penjualan dan piutang, dan meningkatkan kinerja pengolahan data penjualan dan piutang sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi perusahaan property developer.