BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Organisasi PT. Kairos Utama Indonesia adalah perusahaan konsultan IT yang didirikan pada tahun Kairos fokus pada solusi IT melalui teknologi Microsoft, menawarkan solusi IT lengkap dari bisnis kecil untuk bisnis perusahaan. Kairos berkembang dengan cepat melalui basis pengetahuan yang luas, sumber daya, dan kepercayaan dari pelanggan. Pada Juni 2006, kairos resmi menjadi mitra emas microsoft bersertifikat. Pada tahun berikutnya, kairos memperluas kantor ke Batam dan Singapura. PT. Kairos Utama Indonesia juga memiliki visi dan misi. Adapun visi dari kairos yaitu pemberdayaan masyarakat dengan menjadi yang terbaik dan kerja yang bener, untuk menyediakan dan memberikan pelayanan terbaik dan produk di seluruh dunia. Misi dari kairos yaitu untuk mengatasi tantangan keamanan informasi strategis bagi organisasiorganisasi kecil dan besar dan untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas bisnis Anda dengan menyediakan jasa konsultasi dan memberikan solusi teknologi untuk semua kebutuhan Anda. Kegiatan usaha yang dilakukan PT. Kairos Utama Indonesia adalah menawarkan keamanan yang lengkap, layanan integrasi dan aplikasi enterprise dari bisnis kecil untuk bisnis perusahaan. Dasar yang luas adalah pengetahuan yang diterapkan untuk maximaze kinerja dan kegunaan keamanan dan solusi terintegrasi di perusahaan Anda. Nilai korporasi telah menjadi dasar bagi setiap kegiatan usaha adalah Bawa kepuasan pelanggan terbaik melalui solusi IT kami. 69

2 Struktur Organisasi Struktur organisasi di dalam PT. Kairos Utama Indonesia adalah sebagai berikut : Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Pengurus besar PT. Kairos Utama Indonesia terdiri dari : 1. General Manager a. Melakukan pengawasan terhadap keseluruhan divisi-divisi, terutama bila direktur sedang tidak ada di tempat. b. Meminta pertanggungjawaban atas pekerjaan yang dilakukan tiap divisi. c. Menangani permasalahan yang mungkin timbul saat aktifitas perusahaan berjalan. d. Mengatur agar keteraturan dan kenyamanan lingkungan kerja dapat terjaga dengan baik.

3 71 2. Administration a. Bertugas mempersiapkan yang berhubungan dengan pemesanan barang. 3. HR M anager a. Analisis jabatan. b. Perencanaan HR. c. Sistem informasi HR. d. Rekrutmen pegawai. e. Penilaian kinerja. f. Pelatihan dan pengembangan, serta masalah disiplin karyawan dan kompensas. 4. Finance a. Bertanggung jawab terhadap pengeluaran dan pemasukan uang dalam perusahaan beserta laporan keuangannya. b. Mencatat transaksi-transaksi penjualan maupun pembelian yang terjadi pada perusahaan. 5. Service Direktur a. Service terhadap klien. b. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran marketing dan bisnis klien. c. Menganalisa permasalahan bisnis klien.

4 72 Anggota dari service direktur terdiri dari : 1. Outsourcing Manager Tugas-tugas nya antara lain : a. Mengatur kebutuhan yang di perlukan perusahaan dalam pemiliahan outsourcing yang tepat. b. Bertanggung jawab atas keberadaan outsourcing yang ada di dalam perusahaan. 2. Sales M anager a. Melakukan penjualan langsung ke ice whole seller b Memimpin dan mengawasi salesman di areanya. c Monitor informasi pasar, contoh: produk, aktivitas competitor. d Mengajukan usulan program promo aktivitas sales. 3. Consultant Manager a. Bekerjasama dengan owner proyek dan perencanaan hingga selesainya proyek b. Mengajukan beberapa hasil desain, rencana konstruksi dan dampak-dampak nya terhadap biaya dan waktu c. Mengkoordinir karyawan di lapangan dan menjamin logistik. 4. Project Manager a. Mempunyai pengetahuan dan keahlian yang berhubungan dengan mekanisme dari manajemen proyek. b. Mengatur dan menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain. c. Manajemen skill teknologi.

5 Prosedur yang Berjalan Alur Proses Gadget Gallery Gambar 3. 2 Alur proses gadget gallery

6 74 Penjelasan dari alur proses gadget gallery adalah sebagai berikut: 1. Customer mencari dan melihat produk gadget sesuai dengan selera mereka, setelah itu customer akan melakukan pembelian di daftar keranjang mereka. 2. Admin akan mengecek barang belanjaan customer, lalu admin akan memberikan nomor transaksi untuk customer. 3. Setelah itu customer melakukan transaksi melalui rekening. 4. Admin akan mengecek status transaksi yang customer lakukan, bila berhasil admin akan melakukan pengiriman barang. 5. Admin akan mengirim barang melalui tiki, setelah itu admin akan mengirimkan nomor resi untuk customer. 3.4 Data Flow Diagram Analisa yang dilakukan pada PT. Kairos Utama Indonesia akan digambarkan dalam bentuk context diagram dan data flow diagram Context Diagram Gambar 3. 3 Context Diagram

7 Data Flow Diagram Level 0 Gambar 3. 4 Data Flow Diagram Level - 0

8 Sistem Definition Analisa SWOT 1. Strenght (kekuatan) a. Saling terkoordinasi atar bagian dengan baik dalam PT. XL Axiata. b. Lokasi yang strategis yaitu di mega kuningan Jakarta Selatan. c. Mempunyai banyak gerai di berbagai provinsi. d. Mempunyai layanan penjualan yang baik dengan mitra-mitra yang ada. e. Mempunyai devisi IT yang telah matang. 2. Weakness (kelemahan) a. Tidak dapat melakukan jasa pemesanan dan penjualan selama 24 jam. b. Informasi yang di berikan terbatas. c. Informasi yang di update/terberharui tidak dapat tersampaikan secara cepat dan benar. 3. Opportunities (kesempatan) a. Kebutahan customer akan pelayanan yang cepat dan akurat. b. Dengan penggunaan internet dapat memperluas jangkauan pemasaran sekaligus meningkatkan jumlah pelanggan. c. Nilai tambah tersendiri bagi perusahaan, karena melakukan dengan internet sehingga lebih maju dari pada layanan sejenis. 4. Treats (ancaman) a. Adanya persaingan dari nama besar operator lain, yang akan merabah dalam segi yang sama yang sedang di bangun oleh PT.XL Axiata sekarang. b. Perubahan Minat pasar yang cepat.

9 Matrik SWOT Dalam menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki perusahaan untuk membuat alternative strategi untuk menghadapinya.dari analisis diatas kami berhasil menemukan masalah dan menemukan kebutuhan dari sistem yang berjalan. Internal Faktor Dan Eksternal Faktor Strenght(s) Saling terkordinasi atar bagian dengan baik dalam PT. XL Axiata Lokasi yang strategis yaitu di mega kuningan Jakarta Selatan. Mempunyai banyak gerai di berbagai provinsi. Mempunyai layanan pejualan yang baik dengan mitra-mitra yang ada Mempunya devisi IT yang telah matang Weakness(w) Tidak dapat melakukan jasa pemesanan dan penjualan selama 24 jam Informasi yang di berikan terbatas. Informasi yang di update/terperharui tidak dapat tersampaikan secara cepat dan benar. Opportunity(O) Strategi SO Strategi WO Kebutahan customer akan pelayanan yang cepat dan akurat Dengan penggunaan internet dapat memperluas jangkauan pemasaran sekaligus meningkatkan jumlah pelanggan Nilai tambah tersendiri bagi perusahaan,kerana melakukan dengan internet sehingga lebih maju dari pada layanan sejenis Meningkatakan kepuasan costumer Mengunakan Teknologi terbaru dan cangih M emakasimalkan geraigerai yang ada Adanya pemesanan dan penjualan melalui internet berbasiskan web yaitu gadget gallery. Memanfaatkan media TVuntuk promosi Membuat fasilitas pelayanan untuk costomer tanpa batas ruang dan waktu Meningkatkan pangsa pasar dan memperluas jangakauan pemasaran melalui internet

10 78 Treat(T) Stretegi ST Strategi WT Adanya persaingan dari nama besar operator lain yang akan merabah dalam segi yang sama yang sedang di bangun oleh PT.XL Axiata sekarang. Perubahan minat pasar yang cepat. Meningkatkan kualitas dan mutu layanan Adanya informasi yang akurat disertai dengan desain yang menarik bagi pelangan Menyediakan Informasi terbaru untuk menghadapi pesaing Adanya penyampaian promo-promo dan diskon yang diberikan melalui web Mengeffesienkan bisnis 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh XL Axiata meliputi :. 1. Belum tersebarnya jaringan/informasi produk dari XL Axiata di berbagai daerah. 2. Semakin besar nilai kompetitif penjualan gadget secara manual. 3. Berkembangnya variasi gadget, sehinga pelanggan kesulitan dalam menentukan gadget sesuai kebutuhannya. 4. Membutuhkan sumber daya yang besar dalam segi pemasaran produk. Sebagai contoh human source, budget pengoperasian dan lain-lain. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Dari analisa masalah-masalah yang dihadapi oleh XL Axiata, maka pemecahan masalah yang dapat diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Merancang sebuah sistem berbasis web dan terintegrasi dengan fasilitas transfer antar rekening sehingga memudahkan pelanggan dalam hal pembayaran. 2. Merancang sebuah sistem basis data yang dapat membantu pembelian serta pencarian data dengan lebih mudah.