MINIT MESYUARAT BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT BIL.1/2008 PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH,UTM

Transkripsi

1 Hadir : MINIT MESYUARAT BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT BIL.1/2008 PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH,UTM Tarikh : 24 Januari 2OO8 Masa : 9.00 pagi hingga tengahari Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ 1. Noraziah Sharuddin - Ketua Bahagian Perkhidmatan Maklumat (KKM) 2. Haslina Othman - Pustakawan Kanan Unit Runding Maklumat / Pencatat minit P(RM1) 3. Hamizah Sumin - Pustakawan, Perpustakaan FAB P(PS) 4. Muzaimah Mohd Yunus - Pustakawan, Unit Pengurusan Maklumat - P(PM1) 5. Nazrinda Abu Samah - Pustakawan, Unit Promosi P(P3) 6. Salina Shamshuri - Pustakawan, Unit Promosi- P(P1) 7. Zafarina Dol - Pustakawan, Unit Pengurusan Maklumat P(PM2) 8. Zurina Rosmani - Pustakawan, Unit Runding Maklumat P(RM2) 9. Abdul Rahman Ali - Pembantu Perpustakaan, Unit Runding Maklumat - PmP(RM1) 11. Mohd Hanafi Mohd Nor - Pembantu Perpustakaan, Perpustakaan - PmP(PS) 12. Mohd Nizam Hashim - Pembantu Perpustakaan, Unit Runding Maklumat PmP(RM2) 13. Ramli Haron - Pembantu Perpustakaan, Unit Promosi -PmP(P2) 14. Ramlah Maidin - Pembantu Tadbir Rendah, Unit Promosi PTR(P) 15. Zaimah Saim - Pembantu Tadbir Rendah, Unit Runding Maklumat PTR(RM) 16. Hairi Aziz - Pembantu Am Pejabat, Unit Promosi PAP(P) 17. Zul Izuan Hanapiah - Pembantu Am Pejabat, Unit Runding Maklumat PAP (RM) 1

2 Tidak hadir dengan maaf : 1. Junaidah Abdullah - Pustakawan, Unit Promosi- P(P2) 2. Abd Aziz Othman - Pembantu Perpustakaan, Unit Promosi PmP(P1) Mesyuarat dimulakan dengan bacaan surah Al-Fatihah. Agenda Mesyuarat : 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.1/ Perkara-perkara Berbangkit 3.0 Perancangan Kerja Program Penambahbaikan Berterusan Proses Kerja 5.0 Hal-hal lain 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.1/2007 Minit Mesyuarat JPM Bil.1/2007 diluluskan. 2.0 Perkara Berbangkit 2.1 Kelas Kemahiran Post mortem bagi kelas masih belum dilaksanakan. KKM mencadangkan supaya diadakan perbincangan pustakawan BPM dengan bahagian lain bagi melihat penambahbaikan berterusan yang dapat dilaksanakan di bawah Kelas Kemahiran. 2.2 Program Kualiti 2007 Tindakan : P(PM2) Audit Reassessment SIRIM telah dilaksanakan pada Jun Interlibrary Loan P(RM2) memaklumkan jumlah penerimaan permohonan ILL secara manual dan modul Patron Function adalah sama. Bagi penerimaan permohonan atas talian melibatkan bahan PSZKL dan BATC dimajukan 2

3 kepada pustakawan bertanggungjawab. Penggunaan Microsoft Access bagi semakan rekod ILL telah diletakkan di MPP untuk rujukan pustakawan bertugas. 2.4 Perpustakaan Fakulti Tindakan : P(RM2) KKM memaklumkan kertas kerja telah disediakan untuk staf kontrak S41 dan S17 bagi perpustakaan fakulti. Unit ini diletakkan di bawah tanggungjawab BPM. 2.5 Laptop di PSZ Penggunaan laptop dibenarkan mulai 19 Mac 2007 tanpa pendaftaran. Kabel UTP disediakan di Kaunter Media dan makluman tanggungjawab penggunaan laptop di bawah tanggungjawab pengguna telah disediakan. 2.6 AJK Buletin Perpustakaan KKM memaklumkan Pn. Khairulbahiyah dikekalkan sebagai AJK Buletin. 2.7 Perancangan Strategik PSZ 2007 Laporan perkembangan projek bagi Perancangan Strategik bulan Jun 2007 telah diserahkan kepada KKM. Perantara fakulti diminta untuk peka terhadap sebarang perubahan terkini maklumat berkaitan staf fakulti. 2.8 Interlibrary Loan Tesis Permohonan Interlibrary Loan Tesis melibatkan semua status boleh dibekalkan ke PSZKL. Tempoh pinjaman dibenarkan untuk tempoh 5 hari. 2.9 Bilik Perbincangan Kadar minimum pengguna bilik perbincangan adalah sebanyak 3 orang. 3

4 2.10 Portal PSZ P(P3) melaporkan penyediaan bagi portal versi Bahasa Inggeris telah selesai. Terkini masih di dalam proses penyediaan Portal bagi versi Bahasa Melayu. KKM mencadangkan supaya Awards dan Recognition diletakkan di panel kiri di bawah special feature dan perantara perlu meningkatkan maklumat pautan bagi penerbitan kerajaan di Portal. Tindakan : P(P3) dan perantara 2.11 Pembantu Am Pejabat Senarai tugas PAP bagi aktiviti mengambil gambar telah dimasukkan ke dalam senarai tugas PAP(PP). Carta organisasi jabatan telah dikemaskini oleh PTR(URM) Projek mengenalpasti dan memantau koleksi bagi memastikan kekinian. P(RM1) memaklumkan hanya 40% rekod telah berjaya disemak oleh P(RM1) bagi tempoh 2007 dan 1545 rekod telah disenaraikan. Projek ini akan disambung bagi tahun 2008 dengan melibatkan semua perantara. & perantara 2.13 Borang PengesahanTesis Borang ini bagi versi Bahasa Inggeris telah diletakkan di Portal PSZ Papan Makluman Keratan akhbar. P(PM2) memaklumkan surat khabar diterima sebelum jam 8.15 pagi. Papan makluman surat khabar yang terdapat di foyer tiada mengikut spesifikasi sepertimana permohonan. Surat susulan perkara ini telah dimajukan kepada pihak Bahagian Pentadbiran dan Kewangan Papan tanda makluman Tindakan : P(PM2) KKM mencadangkan supaya pembelian bagi tempat letak makluman bagi menggantikan papan tanda kayu yang digunakan untuk menampal makluman di BPM. Tindakan : P(P2) 4

5 2.16 Program 5S Program audit akan diteruskan dan semua unit diminta untuk mengemaskini tempat kerja masing-masing Peta Digital Tindakan : P(PM2) Pustakawan FAB memaklumkan telah memohon pembelian peta digital WPI dan perkara ini telah dimajukan kepada KP.KKM memaklumkan keputusan dari Mesyuarat Eksekutif PSZ Bil.4/07 memutuskan perkhidmatan peta digital tiada disediakan atas sebab keselamatan. Pihak PSZ akan meneruskan pembelian peta secara cetak ICC 2.19 Cuti P(PM2) memaklumkan panduan bagi INFOLAN2 sedang disediakan oleh P(PM1) dan dijangka akan disiapkan sebelum Julai Tindakan : KKL Permohonan cuti perlu dilakukan permohonan awal. Bagi staf yang mengambil 2 jam bagi sesi pagi perlu dimaklumkan KKM serta staf tidak dibenarkan memohon cuti sekiranya terdapat mesyuarat bahagian Bahan Tidak Dapat Dikesan Minit ini dikeluarkan dari mesyuarat BPM Bahan Koleksi PSZKL Cadangan naskah tambahan bagi koleksi PSZKL tiada dibenarkan untuk dipindahkan ke PSZSKD kecuali pencadang asal buku tersebut adalah staf UTM Skudai. Sekiranya judul ini diperlukan, cadangan naskah tambahan untuk PSZSKD perlu dilakukan Cadangan Pembelian Pengimbas untuk PSZKL P(RM1) mencadangkan perkara ini bagi kemudahan proses imbas dokumen ISO. KKM memaklumkan PSZKL bertanggungjawab bagi melakukan proses imbasan prosedur dokumen ISO sendiri dan pihak 5

6 PSZSkudai tiada akan melaksanakan proses imbasan bagi perkara ini untuk PSZKL Pengubahsuaian PSZ Pintu elektronik,bilik eksekutif serta tangga ke foyer perpustakaan telah diubahsuai dan dipasang sempana pelancaran IR Bilik Karel Bilik karel No.53 digunakan oleh ISI bagi kajian tentang solar melibatkan PSZ Cenderahati Cenderahati seperti beg,pen dan buku nota telah siap. Keperluan bagi cenderahati boleh dimaklumkan kepda P(P1) KMK di USK. KKM memaklumkan pelajar bagi kelas UQP 1211 boleh membantu KMK USK dalam ujikaji pencarian buku. Tindakan: Selesai 2.27 Bengkel Proses Kerja BPM Bengkel yang dijadualkan pada 07 hingga 08 Jun 2007 ditangguhkan. Cadangan tarikh baru adalah pada 17 Jun proses yang akan diadakan bagi bengkel ini adalah Kelas Kemahiran Perpustakaan serta ILL yang melibatkan bahagian lain yang berkaitan Dokumen SPK Tindakan: P(RM1) KKM memaklumkan tanggungjawab pemilik proses untuk memastikan kemaskini dokumen masing-masing sebelum audit dalam PSZ (Julai 2008) dan SIRIM (Ogos 2008). Tindakan: Pemilik proses BPM 3.0 Perancangan Kerja 2008 KKM memaklumkan perancangan kerja bagi tahun 2008 perlu merujuk kepada Perancangan Strategik yang telah ditetapkan oleh pihak 6

7 pengurusan. Perancangan Strategik diedarkan untuk rujukan pustakawan BPM. Tindakan: Semua pustakawan BPM 4.0 Perancangan Kerja Unit Runding Maklumat Penambahbaikan Prosedur Maklumbalas Perpustakaan Pemakaian objektif baru iaitu memastikan status terkini maklumbalas diperolehi dalam masa 3 hari borang telah diedarkan serta memastikan pelanggan diberi maklumbalas 2 hari selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan Analisis data bagi proses penghantaran borang hijau melibatkan semua status dan kategori bahan Menyediakan kertas kerja bagi mencadangkan tempoh proses masa yang lebih cepat Projek Pelupusan British Standard Institute yang telah withdrawn Sasaran adalah 1,000 naskah melibatkan 5 orang pembantu perpustakaan JPM Projek mengenalpasti dan memantau koleksi bagi memastikan kekinian Rujuk di minit Permohonan ke BLDSC Dicadangkan permohonan serta attachment bahan secara emel ke BLDSC. Tindakan : P(RM2) Status Permohonan ILL negatif Maklumbalas ILL negatif yang diterima akan disenaraikan di Fail Library Services Feedback yang terdapat di MPP. Tindakan : P(RM2) 7

8 4.1.7 Semakan keseluruhan ILL bagi bahan segera dan jurnal ILL Semakan keseluruhan bahan segera ILL akan dilakukan 4 bulan sekali berbanding 6 bulan sekali. Analisa jurnal bagi ILL akan juga diadakan. Tindakan : P(RM2) Cadangan auto reply ILL bagi emel Cadangan kemudahan auto reply bagi emel yang diterima melibatkan ILL. 4.2 Unit Pengurusan Maklumat Laman web Kualiti Tindakan : P(RM2) Kemaskini laman web dengan pengunaan perisian Joomla. KKM mencadangkan maklumat umum di portal kualiti di dalam versi Bahasa Inggeris E-Learning Tindakan : P(PM1) Kemaskini maklumat di E-learning secara berterusan Lawatan Tindakan : P(PM1) Menyediakan slaid bagi lawatan mengikut kategori pelawat iaitu akreditasi mengikut fakulti, sekolah (versi Bahasa Melayu dan Inggeris) dan kategori lain. Selain itu dimaklumkan lawatan akan mengikut giliran bagi tahun semasa dan dibahagi sama rata. Semakan pada Modul Aplikasi Perpustakaan akan dirujuk di mana sekiranya pustakawan yang sepatutnya mengendalikan lawatan bertugas di MPP, giliran akan diberikan kepada pustakawan seterusnya Modul Kelas Kemahiran Tindakan : P(PM1) Kemaskini modul akan melibatkan penggunaan mesin SPLD yang baru. Tindakan : P(PM2) 8

9 4.2.5 Video baru bagi Kelas Kemahiran Penyediaan video baru dengan bantuan PAP(RM), PAP(PP) dan Juruteknik (UMPP) Modul Library Skills Classes Tindakan : P(PM2) Pengujian bagi proses pendaftaran atas talian yang melibatkan KKL. Tindakan : P(PM2) 4.3 Unit Promosi Keseragaman Penerbitan Keseragaman meliputi brosur yang berkaitan dan buku panduan. Tindakan : P(P1) Penerbitan buletin Ianya melibatkan : i) Terbitan sekurang-kurangnya satu artikel staf UTM atau staf akademik dalam buletin. ii) Ketetapan mengenai cara penyerahan sebutharga agar jelas dan menepati spesifikasi PSZ iii) Hebahan mel kepada staf PSZ bagi mendapatkan sumber terbitan buletin iv) Kajian mengenai penerbitan buletin dicadangkan dimasukkan ke dalam CSI PSZ Mesin fotokopi di BPM Tindakan : P(P1) Dicadangkan mesin fotokopi diletakkan di BPM. KKM cadangkan supaya dimasukkan ke dalam budget Cenderahati PSZ Memastikan cenderahati PSZ sediada iaitu pen dan beg mencukupi bagi aktiviti PSZ. Tindakan : P(P1) 9

10 4.3.5 Semakan senarai tugas Kemaskini bagi senarai tugas PAP(PP) Kalender aktiviti PSZ Tindakan : P(P1) Dicadangkan menyediakan kalendar aktiviti bagi kemudahan rujukan serta rekod bagi aktiviti PSZ sepanjang tahun. KKM cadangkan P(PP2) menyenaraikan aktiviti PSZ di dalam portal PSZ. Tindakan : P(P3) Url link bidang diganti dengan url link penerbitan kerajaan Dicadangkan url link yang disediakan oleh perantara mengikut bidang diganti dengan link bagi penerbitan kerajaan. KKM mencadangkan satu section disediakan di portal bagi ahli korporat. Selain itu flyer bagi maklumat IR disediakan untuk dihantar kepada ahli korporat. Sebarang maklumat berkaitan dengan portal perlu dimaklumkan kepada P(P3) Tindakan : P(P3) dan pustakawan BPM 4.4 Perpustakaan FAB Koleksi Hadiah dan projek pembentangan pelajar Mendapatkan koleksi hadiah bagi meningkatkan jumlah koleksi. Selain itu projek pembentang pelajar akan dijadikan koleksi Perpustakaan FAB. KKM meminta supaya P(PS) mendapatkan maklumbalas daripada KBS sekiranya diperlukan satu salinan untuk koleksi khas Aktiviti Tayangan Tindakan : P(PS) Menyediakan aktiviti tayangan kepada pengguna dengan memohon untuk meminjam cakare padat filem yang bersesuaian bagi sesi ini Perancangan RMK9 Tindakan : P(PS) Dimaklumkan di bawah RMK9 perpustakaan FAB akan dipindahkan ke aras bawah. Tindakan : P(PS) 10

11 4.4.4 Penggunaan ADV Circ Dicadangkan penggunaan sistem ADV Circ bagi aktiviti peminjaman dan pemulangan. Tindakan : P(PS) Kolum berita terkini bagi Perpustakaan FAB KKM cadangkan satu kolum di Buletin Perpustakaan bagi maklumat terkini berkaitan Perpustakaan FAB. Tindakan : P(PS) & P(P1) Memori Korporat bagi Dekan FAB P(FAB) memaklumkan akan mengadakan memori korporat sempena persaraan Dekan FAB. Tindakan : P(PS) 5.0 Hal-hal lain 5.1 Mesyuarat BPM KKM memaklumkan mesyuarat bahagian dicadangkan 5 kali setahun. Ini akan melibatkan semua peringkat staf mengikut keperluan. Walaubagaimanapun sekiranya mesyuarat tiada dapat diadakan, sesi perbincangan akan dilaksanakan. Minit mesyuarat perlu disediakan awal dan dibaca sebelum mesyuarat. Tindakan : KKM dan semua staf JPM 5.2 Strategic Planning PSZ : Key Result Area (KRA) KKM membentangkan perancangan KRA bagi tahun PSZ untuk makluman dan tindakan staf. Maklumat terperinci sepertimana edaran kepada pustakawan. Tindakan : Makluman semua 5.3 Perancangan Program Peningkatan Kualiti PSZ Perancangan program ini dimaklumkan kepada staf BPM.. Maklumat terperinci sepertimana edaran kepada pustakawan. Tindakan : Makluman semua 11

12 5.4 Carta Organisasi PSZ Mesyuarat meluluskan Carta organisasi PSZ terkini berkuatkuasa 17 Januari Pindaan melibatkan nama jabatan diganti dengan penggunaan bahagian. Ianya adalah seperti berikut : a) Perancangan dan pembangunan i) Bahagian Pentadbiran & Kewangan ii) Bahagian Pemerosesan Teknikal iii) Bahagian Pembangunan Sumber iv) Bahagian Pembangunan Automasi v) Bahagian Repositori b) Perkhidmatan i) Bahagian Perkhidmatan Maklumat ii) Bahagian Pengurusan Koleksi iii) Bahagian Sokongan penyelidikan iv) Bahagian PSZ (Cawangan City Campus) Maklumat terperinci sepertimana di Carta Organisasi PSZ 2008 yang dilampirkan. Tindakan : Makluman semua 5.5 Laporan bagi partition dan jalinan wayar di PC Internet. PmP(2) melaporkan terdapat keadaan bagi partition dan jalinan wayar di PC Internet yang tercabut dan berselirat. Ini membahayakan keselamatan pengguna. KKM meminta menyediakan laporan beserta gambar untuk dihantar kepada Pegawai Eksekutif untuk tindakan. Tindakan : P(P2) & PmP(P2) 5.6 Baki Cuti bagi staf Perpustakaan FAB PmP(PS) membangkitkan penyelarasan baki cuti bagi staf di bawah kelolaan PSMPSZ atau PSZFAB. KKM akan mendapatkan penjelasan daripada PP. Tindakan : KKM 5.7 Lokasi baru MPP KKM memaklumkan cadangan lokasi baru bagi MPP iaitu berhampiran dengan rak prospektus dan pejabat UMPP. Pustakawan BPM, BPK dan BSP akan menjalankan tugas di MPP. Ianya akan dilaksanakan setelah MPP baru disediakan serta perbincangan diadakan antara 3 bahagian. Lokasi asal MPP akan dikendalikan oleh pembantu perpustakaan kanan. 12

13 5.8 Pinjaman bahan KALAM untuk pameran di PSZSKD KKM mencadangkan diadakan pameran bagi bahan KALAM di PSZSKD. 5.9 Telefon di meja Pembantu Tadbir Rendah Tindakan : P(SP) & P(P2) PTR(P) mencadangkan supaya disediakan telefon di meja PTR (RM) bagi kemudahan untuk menjawab panggilan telefon Dasar Pusat Sumber P(PS) membangkitkan untuk mendapatkan Dasar Pusat Sumber.KKM memaklumkan dasar tersebut telah disediakan tetapi masih belum di finalised Taklimat Pagi Isnin KKM memaklumkan masa bagi taklimat pagi setiap hari Isnin dimulai pada jam 8.15 pagi. Semua staf diminta maklum mengenai perkara ini. Mesyuarat ditangguhkan pada jam tengahari dengan diakhiri bacaan sural Al-Ashr Disediakan oleh : P(RM1) Mesyuarat Bahagian Perkhidmatan Maklumat 08 April