STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN

Transkripsi

1 KERTAS KARYA STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN DIKERJAKAN O L E H SUSMA WIRYAWINATA PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR BIDANG KEHALIAN PERHOTELAN FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009

2 STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN KERTAS KARYA DIKERJAKAN O L E H SUSMA WIRYAWINATA PEMBIMBING T. DJOHAN MONEL HE Kertas Kerja Ini Diajukan Kepada Panitia Program Pendidikan Non Gelas Fakultas Sastra USU Medan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Ujian Diploma III Dalam Program Studi Pariwisata PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR BIDANG KEHALIAN PERHOTELAN FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009

3 Disetujui Oleh : PROGRAM STUDI PARIWISATA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009 Medan, November 2009 KETUA Drs. Ridwan Azhar, M.Hum NIP

4 PENGESAHAN : Diterima Oleh : Panitia Ujian Program Pendidikan Non Gelar Sastra dan Budaya Fakultas Sastra USU Medan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Ujian Diploma III Dalam Program Studi Pariwisata Pada : Tanggal : Hari : PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA DEKAN Prof. Syaifuddin MA, Ph.D NIP PNITIA PENILAI No. Nama Tanda Tangan 1. T. Djohan Monel HE Dosem Pembimbing 2. Drs. Ridwan Azhar, M.Hum Dosen Pembaca 3. Drs. Ridwan Azhar, M.Hum Ketua 4. Mukhtar S.Sos, S.Par Amd Sekretaris.....

5 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga dapat menyelesaikan kertas karya ini dan tepat pada waktunya. Adapun judul kertas karya ini adalah Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan. Kertas karya ini merupakan salah satu syarat akademis untuk dapat menyelesaikan studi dari Program Ahli Madya Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Didalam penulisan kertas karya ini, penulis sadar sepenuhnya bahwa seluruh yang penulis kerjakan tidaklah berhasil tanpa bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Syaifuddin, MA. Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M. Hum selaku Ketua Program Studi Diploma III Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara sekaligus sebagai Dosen Pembaca yang telah banyak membimbing dan memotivasi hingga kertas karya ini dapat selesai dengan baik. 3. Bapak T. Djohan Monel HE, selaku Koordinator Praktek Bidang Keahlian Perhotelan Program Studi Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah membantu memberikan bimbingan serta petunjuk, hingga selesainya penyusuan kertas karya ini.

6 4. Seluruh staf pengajar Program Studi Pariwisata Khususnya di bidang Kehalian Perhotelan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 5. Seluruh staf dan karyawan Hotel Danau Toba Internasional Medan yang telah membantu memberikan informasi yang berguna bagi penyusunan kertas karya ini. 6. Ayahanda (Alm) Sutrisman dan Ibunda tercinta Siti Maryam yang telah banyak memberikan dukungan dan motivasi dari awal sekolah hingga selesainya perkuliahan. 7. Buat abang dan kakak saya yang telah banyak memberikan bantuan kepada penulis. 8. Rekan rekan yang telah turut membantu serta memberikan dorongan kepada penulis. Akhirnya penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi pembaca, khususnya mahasiswa Program Studi Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan. Medan, November 2009 Susma Wiryawinata

7 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... ABSTRAK... i iii v BAB I PENDAHULUAN 1.1. Alasan Pemilihan Judul Batasan Masalah Tujuan Penelitian Metode Penelitian Sistematika Pembahasan... 4 BAB II URAIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Banquet Sistematika Pelayanan Banquet Tugas dan Tanggung Jawab Banquet Peralatan dan Perlengkapan Banquet Jenis Banquet BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN 3.1. Sejarah Berdirinya Struktur Organisasi... 18

8 3.3. Fasilitas Yang Dimiliki Klasifikasi Hotel BAB IV STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN 4.1. Strategi Pelayanan Banquet Department dalam Meningkatkan Pendapatan Mode dan Suasana Ruangan Banquet Sistem Pelayanan Banquet Pengaruh Kegiatan Banquet Masalah Yang Dihadapi dan Pemecahannya BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 33

9 ABSTRAK Kepariwisataan merupakan salah satu sumber pendapatan devisa negara yang bukan hanya dapat meningkatkan perekonomian bangsa Indonesia tetapi juga dapat memberikan lapangan pekerjaan. Hotel Danau Toba Internasional Medan merupakan salah satu hotel berbintang 4 di Medan yang banyak dikunjungi tamu, baik tamu bisnis, tamu wisata mancanegara maupun lokal, dll. Hotel ini memiliki fasilitas seperti: Banquet, Restaurant, Bar, Fitnes Center, Swimming Pool, Biliyar, Rock Caffe, Family Karaoke, The Tavern and Piano Lounge. Penulis mengambil judul Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan dengan alasan karena banquet juga memerlukan penanganan khusus dalam pelaksanaannya sehigga menarik untuk di angkat dalam bentuk kertas karya tulis. Keyword: Banquet Department, Restaurant dan Bar.

10 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Alasan Memilih Judul Dalam industri pariwisata telah di sepakati sebagai salah satu industri yang dapat memberikan keuntungan terhadap masyarakat maupun pemerintah, bukan saja karena kekayaan alam, adat istiadat, budaya, dan berikut fasilitas pendukung yang dimiliki tetapi juga karena dunia kepariwisataan di jadikan sebagai salah satu andalan devisa negara. Hotel berperan penting dalam pengembangan kepariwisataan akan sulit berkembang tanpa di dukung oleh jumlah kamar yang cukup, standard fasilitas yang memadai dan cara pelayanan yang baik. Dengan pentingnya keberadaan hotel dalam pembangunan serta pengembangan kepariwisataan sehingga hotel sering disebut sebagai industri yang menjual produk dan jasa. Semakin banyaknya persaingan, pihak hotel semakin dipacu untuk meningkatkan cara mengatasi persaingan tersebut agar tidak mengalami kekalahan dalam persaingan, yang berarti kegagalan hotel manajemen tersebut. Bukan hanya manajemen saja tapi juga setiap karyawan di semua bidang yang terdapat dalam beberapa department seperti Front Office Department, Food & Beverage Department, House Keeping Department, dan lain sebagainya. Sedangkan ciri-ciri banquet yakni sanggup melayani jamauan makan dalam jumlah yang besar, dan semua macam bentuk service dapat diterapkan tergantung permintaan tamu. Adapun ciri-ciri suatu industri yang bergerak pada bidang perhotelan adalah menjual jasa pelayanan kepada tamu-tamu yang membutuhkan akomodasi. Food &

11 Beverage Department bagi hotel merupakan bagian yang sangat penting di samping department lain dari segi penjualan makanan dan minuman kepada tamu. Banquet department merupakan pendapatan bagi hotel danau toba inernasional medan, baik dari segi manajement maupun operasionalnya. Apalagi sekarang ini masyarakat dalam mengadakan acara-acara berupa resepsi pernikahan, ulang tahun, atau meeting bisnis memerlukan berupa tempat yang aman, nyaman, dan mewah. Disinilah pihak hotel harus mampu bersaing dengan hotel-hotel lainnya, apalagi sekarang ini kemajuan industri perhotelan yang sangat kompetitif sekarang ini. Oleh karena itu penulis tertarik untuk membahas pemasalahan ini berdasarkan uraian-uraian di atas untuk menyusun suatu kertas karya yang berjudul :Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan. 1.2 Batasan Masalah Banquet merupakan suatu unit khusus berupa sarana hotel yang tidak jauh berbeda dari restaurant baik perlengkapan, peralatan serta tata saji yang dipersiapkan. Banquet tidak meyediakan sajian secara permanen seperti restaurant melainkan diselenggarakan setelah ada pemesanan dalam bentuk jamuan. Didalam pembahasan ini, penulis menekankan kegiatan Food & Bevarage Department pada bagian banquet yang dilaksanakan di Hotel Danau Toba. Untuk itulah penulis dalam penyusunan kertas karya ini memberikan batasan masalah pada bahasa

12 Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan. 1.3 Tujuan Penulisan Penyusun kertas karya ini juga untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Diploma III dalam Program Studi Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan pada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, yang di dasarkan atas perbandingan teori yang di peroleh di perkuliahan dan buku-buku dengan kenyataan yang penulis temukan selama mengikuti praktek kerja lapangan di Hotel Danau Toba Internasional Medan. 1.4 Metode Penelitian Dalam menyusun kertas karya ini, ada dua metode penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data memecahkan masalah yaitu: 1. Library Research (Penelitian Perpustakaan) Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data berupa teori-teori pendapat yang berhubungan dengan masalah ini, serta bahan kuliah yang ada hubungannya dengan masalah yang dibahas. 2.Field Research (Penelitian Lapangan) Data dan informasi yang di peroleh adalah bersumber dari penelitian secara langsung di lapangan. Metode ini dibagi atas beberapa cara, yaitu: - Pengamatan

13 - Praktek Kerja Lapangan (Job Training) 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika pembahasan ini bermaksud untuk memperoleh suatu susunan yang sistematis agar lebih muda untuk di ikuti dan dipahami dalam penulisan kertas karya ini di bagi atas beberapa bagian yang meliputi: BAB I : Merupakan bab pendahuluan di mana menjelaskan tentang alasan pemilihan judul, batasan masalah, tujuan penulisan, metode penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : Menjelaskan tentang uraian teoritis mengenai pengertian banquet, sistem pelayanan banquet, ruang lingkup penyelenggaraan banquet, peralatan dan perlengkapan yang digunakan di banquet. BAB III : Tinjauan umum tentang Hotel Danau Toba Internasonal Medan mengenai sejarah berdirinya hotel,struktur organisasi, fasilitas yang dimiliki dan klasifikasi hotel tersebut. BAB IV : Berisikan tentang pembahasan mengenai Strategi Pelayanan Food & Beverage Department Di Bagian Banquet Dalam Mempersiapkan Perlengkapan Yang Dibutuhkan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan. BAB V : Pada bagian terakhir ini, membicarakan tentang kesimpulan dan saran saran dalam kertas karya ini.

14 BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Banquet Banquet adalah suatu jamuan yang diadakan di hotel atas permintaan pemesanan, yang biasanya menghidangkan jenis menu yang sudah pasti dan jumlah tamu yang datang cukup banyak. Menurut R. Sukardi, Banquet merupakan suatu pelayanan khusus untuk jamuan atau acara di mana pelayanan tersebut berbeda dengan pelayanan yang ada di restoran, coffee shop atau caffe terrace. Sedangkan berdasarkan Kamus Pariwisata dan Perhotelan, Banquet adalah suatu resepsi mewah yang diadakan di ruang khusus di hotel, dengan menyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya. Dari definisi banquet di atas dapat di ambil kesimpulan yaitu: - Jamuan makan dan minum - Pelayanan berbeda dengan tempat-tempat lainnya - Menu pasti dan yang datang cukup banyak - Atas permintaan tamu 2.2 Sistem Pelayanan Banquet Dalam pelaksanaan banquet di Hotel Internasional memiliki aturan - aturan atau sistem sewaktu melayani tamu yaitu:

15 a.) Waiter harus berpakaian rapi, bersih sewaktu melayani tamu. b.) Perhatikan cara menghidangkan dari sebelah kanan, untuk mengambil dari sebelah kiri atau depan supaya memudahkan kita. c.) Peralatan yang di pergunakan harus bersih begitu juga dengan table cloth, green plant yang indah dan segar. d.) Sewaktu menghidangkan, memegang tray jangan terlalu tinggi karena sukar untuk mengambilnya Service banquet yang umum adalah self service (prasmanan). Biasanya juga kombinasi antara self service dengan table service. Untuk lebih jelasnya dari kedua service diatas sebagai berikut: a. Self Service dibedakan menjadi dua macam yaitu: 1. Cafetarian Service 2. Buffet Service b. Table Service dibedakan menjadi empat jenis yaitu: 1. Cara penyajian Inggris disebut Family Service 2. Cara penyajian Russian Service 3. Cara penyajian French Service 4. Cara penyajian American Service

16 2.3 Tugas dan Tanggung Jawab Banquet Dalam pelakasanaan kegiatan banquet meliputi kegiatan yang di pimpin oleh / seoarang Banquet Manager yang membawahi Assistant Banquet Manager, Secretary, Banquet Head Waiter, Assistant Head Waiter, Supervisor, Banquet Waiter. jabatan, yakni: Berikut ini di jelaskan tugas kerja serta tanggung jawab dari masing-masing a. Banquet Manager - Bertanggung jawab sebagai pimpinan banquet - Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya - Harus berhubungan erat dengan department lain - Melaksanakan tugas-tugas administrasi - Memeriksa kesiapan tugas Head Waiter dan kesiapan tugas waiter - Harus memperhatikan dan mendengar akan keluhan-keluhan tamu - Mengawasi operation banquet sampai selesai. b. Assistant Banquet Manager Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari banquet manager dalam menangani tugas sehari-harinya,juga memikul serta tanggung jawab dari banquet manager apabila berhalangan dating.memberikan briefing serta pengawasan selama berlangsungan acara-acara pentinga juga secara seminar. c. Secretary

17 - Membuat tugas-tugas dari banquet manager dalam menangani pemasukan pembalasan surat. - Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduanpengaduan dan saran-saran dari tamu yang ada. - Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan banquet manager, terutama yang menggunakan telepon. d. Banquet Head Waiter - Bertanggung jawab menangani keadaan yang tejadi pada operation banquet. - Mengkoordinir para waiter dan daily worker. - Membuat time schedule juga pembagian tugas sesuai dengan jabatan masing-masing. - Mengontrol semua persiapan sebelum peralatan tersebut di pasang dimeja. - Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai. - Menyambut tamu yang dating sebelum menyerahkan lebih lanjut kepada captain waiter. - Membuat laporan harian (daily log report) - Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambahkan sarana penunjang atau peralatan yang harus diganti.

18 - Melaporkan hasil kegiatan kepada Banquet Manager tentang hal-hal yang dianggab pincang di dalam operasi kerja. e. Assistant banquet Head waiter Assistant Banquet Head Waiter yaitu membantu segala kegiatan Head Waiter, juga menggantikan posisi bila Head Waiter berhalangan datang. Tugasnya membuat laporan tentang pemasukan keuangan, kejadian-kejadian, serta catatan khusus yang terjadi selama operation berlangsung. f. Banquet Superevisor - Mengkoordinir segala kegiatan, mulai menyiapkan kabutuhan function sampai pelayanan kepada tamu. - Selain itu bekerja sama dengan bagian kitchen, bar, atau bagianbagian yang lain demi terciptanya kerja sama yang baik. - Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang di butuhkan tamu, juga mengecek peralatan yang ada. - Membantu waiter jika mangalami kesulitan. - Serta bertanggung jawab terhadap Banquet Head Waiter atas segala kegiatan yang ada di banquet serta mengawasi cara kerja bawahannya selama function berlangsung. g. Banquet Waiter - Melaksanakan tugas yang telah di intruksikan oleh Head Waiter.

19 - Menata meja dengan room style plan yang dikehendaki oleh pihak penyelenggara event. - Menyiapkan peralatan yang di butuhkan untuk keperluan event. - Membuat tea atau coffee dengan jumlah yang dikehendaki tamu. - Menyiapkan air es serta menuangkan kedalam gelas sebelum tamu duduk. - Menyiapkan makanan yang dibawa dari dapur yang telah di siapkan cook untuk dihidangkan kepada tamu. - Mengirim peralatan yang kotor dan mengirimkannya kepada laundry. - Mengumpulkan linen-linen yang kotor dan mengirimkan kebagian laundry untuk di bersihkan. - Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan ruangan. 2.4 Peralatan dan Perlengkapan Banquet Secara umum peralatan-peralatan yang dipergunakan banquet dapat digolongkan menjadi 5 bagian yaitu: 1. Glassware Glassware merupakan peralatan untuk penyajian minuman dan pada umumnya dipergunakan untuk minum. Meskipun ada juga beberapa macam gelas untuk tempat makanan seperti ice cream, fruit cocktail, crab

20 cocktail dan sebagainya. Untuk itu personel banquet diutuntut pengenalannya satu-persatu yang meliputi nama, bentuk dan penggunaannya. Secara keseluruhan jenis gelas dapat dibedakan menjadi 2 macam gelas yakni gelas yang berkaki dan gelas yang tidak berkaki.untuk penyajian makanan dan minuman dengan hasil maksimal harus di dasarkan atas: - Penyesuaian dengan jenis minuman dan makanan yang di sajikan. - Bahan gelas sebaiknya bening, tidak bermotif maupun mempunyai gambar yang terlalu mencolok akibat penggunaan di luar ketentuan warna asli dari makanan dan minuman mungkin juga berubah. Berikut ini adalah jenis-jenis gelas yang biasa dipergunakan pada banquet dan kegunaannya: - Water Goblet, gelas yang dipergunakan untuk penyajian air minum, sebagai pengiring makanan. - Cocktail Glass, gelas yang dipergunakan untuk penyajian makanan penutup seperti ice cream. - Beer Glass, gelas yang dipergunakan untuk penyajian minuman beer dan sejenisnya yang memiliki 4 macam yaitu: 1. Plisner Glass 2. Highball Glass 3. Beer Seidel

21 4. Beer Seidel (Stainless Steel) 2. Cutlery Cutlery adalah alat makan dan minuman, yang berfungsi memindahkan sesuatu makanan atau minuman dari piring atau gelas ke mulut. Di samping itu ada pula yang berfungsi sebagai alat pembantu apabila seorang ingin memindahkan makanan ketempat lain dihadapan tamu. Pada umumnya Cutlery ini dipergunakan terbuat dari stainless steel. Berikut ini adalah jenis-jenis Cutlery yang biasanya dipergunakan pada banquet dan kegunaannya: a. Dinner fork, yaitu garpu yang dipergunakan untuk makan inti (main dish). b. Dessert Fork, yaitu garpu yang dipergunakan untuk penyajian makanan penutup (dessert). c. Fish Fork, yaitu garpu besar untuk penyajian. d. Serving Fork, yaitu garpu besar untuk penyajian. e. Dinner Spoon, yaitu sendok yang dipergunakan untuk makanan pokok. f. Dessert Spoon, yaitu sendok yang dipergunakan untuk makanan penutup (dessert). g. Serving Spoon, yaitu sendok yang dipergunakan untuk penyajian.

22 h. Fruit Spoon, yaitu sendok untuk makanan pembuka atau penutup yang berkuah. i. Cake Tong, yaitu berupa penjepit untuk memindahka tart/ kue dari tempat kue ke piring. 3. Chinaware Chinaware disebut juga Earthware yaitu barang-barang pecah belah umumnya dipergunakan sebagai tempat makan dan minum, di samping juga sebagai tempat penyajian makanan dan minuman. Biasanya pada umumnya terdapat pada bagian pinggir yang terbuat dengan motif kembang, ada yang polos dengan pinggiran emas, biru, kuning, serta menarik lainnya. Berikut ini adalah jenis-jenis chinaware yang biasanya dipergunakan pada banquet dan kegunaannya: a. Bread and Butter Plate, piring ceper untuk penyajian roti dan mentega dengan diameter sekitar 16 cm. b. Dessert Plate, piring ceper untuk penyajian makanan pembuka atau penutup dengan diameter sekitar 20 cm. c. Dinner Plate, digunakan sebagai tempat penyajian main course dengan makanan pengiringnya. d. Soup Bowl, digunakan sebagi tempat penyajian soup atau main dish juga makanan yang berkuah. e. Tea Cup & Saucer, cangkir dan piringnya khusus untuk penyajian minuman teh.

23 f. Coffee Cup & Saucer, cangkir dan piringnya khusus penyajian minuman kopi. g. Salad Bowl, mangkok salad untuk menghidangkan dalam porsi yang besar. 4. Miscellaneous (Peralatan penyajian lainnya) Peralatan penyajian lainnya atau miscellaneous adalah peralatan yang tidak termasuk kelompok glassware, cutlery, chinaware, linen maupun stationary. Peralatan ini secara umum juga berfungsi sebagai tempat menyajikan makanandan minuman itu. Bahan yang dipergunakan untuk peralatan-peralatan tersebut ada bermacam-macam yang terbuat dari besi, metal, stainless steel, perak kayu, aluminium dan sebagainya. Berikut ini adalah jenis-jenis miscellaneous yang biasanya dipergunakan pada banquet dan kegunaannya: a. Flower Vase, tempat bunga untuk menghias meja. b. Ashtray, asbak tempat abu rokok. c. Water Pitcher, tempat air minum dan biasanya air es. d. Tray, baki yang dipergunakan untuk membawa makanan dan minuman. e. Creamer, teko kecil untuk tempat susu kental. f. Tea Pot, teko yang memekai tutup tetapi memiliki saringan penyajian kopi.

24 g. Chaping Dish/ Chaffer, pemanas yang menjaga makanan tetap dalam keadaan panas dalam jamuan banquet. h. Recaud, alat untuk pemanas dengan cara meletakan makanan dengan tempatnya dengan langsung diatasnya. 5. Linen & Stationary Peralatan yang dipergunakan untuk memperindah, merapikan meja, membersihkan mulut, dan sebagainya untuk memudahkan tamu menikmati hidangan, sedangkan stationary adalah peralatan tulis-menulis yang dipergunakan pada waktu seminar yang membutuhkan penjelasan tertulis guna memperjelas makalah yang dibicarakan. Berikut ini linen dan stationary yang biasanya dipergunakan pada banquet dan kegunaannya: a. Table Cloth, taplak meja supaya terlihat rapi mejanya. b. Napkin, serbet untuk membersihkan mulut tamu setelah makan. c. Skirting, kain untuk menutupi bagian samping kaki meja. d. Overhead Projector, alat untuk memperoyeksikan tulisan ke papan tulis. e. Spidol, lat tulis seperti ballpoint yang besar untuk menulis di papan tulis. f. White Board, papan tulis yang berukuran segi empat untuk menulis makalah.

25 2.5 Jenis Banquet Jenis-jenis banquet yang umum dilaksanakan di hotel adalah: 1. Acara banquet yang bersifat social a. Pesta pernikahan b. Pesta ulang tahun 2. Acara banquet untuk bisnis a. Peragaan busana b. Seminar 3. Acara untuk hari raya a. Lebaran b. Tahun Baru 4. Acara-acara lainnya a. Acara kenegaraan b. Pesta peresmian pembukaan perusahaan

26 BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL 3.1 Sejarah berdirinya Setelah mempelajari dokumen-dokumen dari Surat Keputusan Bersama Menteri Keuangan Republik Indonesia dan Menteri Perhubungan Republik Indonesia No. 101 September 1968 yaitu keputusan pemberian fasilitas yang sebesar-besarnya kepada pengusaha-pengusaha yang berminat untuk berusaha dibidang perhotelan, sehigga diambil kesimpulan bahwa usaha untuk perhotelan Indonesia masa itu adalah usaha yang menguntungkan dan mempunyai aspek sosial ekonomi yang sangat menguntungkan Bapak T.D Pardede sehingga mengambil keputusan untuk mendirikan usaha perhotelan sebagai tambahan bidang-bidang usahanya yang telah ada. Hotel Danau Toba Internasional Medan dibuka secara resmi untuk umum pada tanggal 10 juni 1972 dengan Generak Manager pertama Stanley Allison dari London, hotel ini beroperasi dengan 200 kamar yang terletak di Jalan Imam Bonjol No.17 Medan. Pada akhirnya tahun 1972 Hotel Danau Toba Internasional Medan ini mempunyai occupancy rate 25 % Break Event Point jauh dari jangkauan. Maka pada tanggal 1 april 1973 diadakan kontrak management dengan PT. Aeropacific Hotel Corporation dengan General Manager R.E Selling dengan ketentuan bahwa dibawah pimpinan Management PT. Aeropacific Hotel Corporation harus dicapai occupancy rate hotel rata-rata 50 % sampai akhir tahun Ternyata target tersebut tidak tercapai sehingga kontrak tersebut diakhiri

27 dengan General Manager tetap R.E Selling yang bersedia memperpanjang kontrak kerjanya. Sampai saat ini disamping perbaikan mutu operasional juga ditingkatkan service agar menarik perhatian dan menyenangkan tamu-tamu yang menginap di hotel ini dari check in samapi chek out. 3.2 Struktur Organisasi Hotel Danau Toba Internasional Medan mempunyai struktur organisasi yang memiliki tugas pokok dan tanggung jawab dari struktur organisai perusahaan terdiri dari : 1. General Manager o Mengkoordinasi dan mengawasi beroperasinya perusahaan. o Mengikuti perkembangan pelayanan hotel. o Membawahi keseluruhan Department Head yang ada. o Memecahkan segala masalah dan mengambil tindakan-tindakan yang perlu. 2. Duty Manager o Bertanggung jawab langsung kepada General Manager. o Bertanggung jawab atas yang dibawahinya yaitu, Sales and Marketing Department, F & B Department, Personalia, Security. o Mengevaluasi hasil kerja department yang dibawahinya.

28 3. Personel Manager o Bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty Manager. o Melaksanakan / memenuhi kebutuhan pekerjaan. o Melaksanakan test tertulis dan interview bagi pelamar pekerja. o Membuat anggaran tenaga secara menyeluruh. o Mewakili General Manager untuk menyelesaikan kasus-kasus perubahan yang timbul pada kantor. o Melakukan pembinaan tenaga kerja yang melalui kegiatan in house training dan kegiatan lainnya. 4. Chief Accountant o Mengontrol uang masuk dan uang yang keluar dari perusahaan. o Revisi cost flows. o Membuat buget plan (1 tahun sekali) o Memonitor buget tip hari. 5. Front Office Manager o Bertanggung jawab kepada Genaral Manager melalui Room Division Manager o Mengawasi operasi Front Office setiap hari. o Membina hubungan baik dengan tamu-tamu hotel.

29 o Mengatasi masalah-masalah yang terjadi apabila ada tamu-yamu yang melakukan complaint. Bagian-bagian yang termasuk dibwah naungan Front Office Manager yaitu: Reservation Section Reception Section Information Section Uniform Section 6. Front Office Cashier o Melayani penukaran valuta asing, penjualan perangko, dan penanganan kartu-kartu kredit pembayaran sebagai hasil penjualan fasilitas kamar hotel. o Menangani segala pembayaran sebagai hasil penjualan fasilitas kamar hotel. 7. Food and Beverage Manager o Bertanggung jawab kepada Geneal Manager. o Bertanggung jawab atas bagian yang di bawahi serta mengawasi operasi setiap bagian. o Memeriksa hasil penjualan setiap harinya dari setiap bagian.

30 Bagian-bagian dibawahi naungan Food & Beverage Department terdiri dari: o Coffe Shop o Javanesse Restaurant o Piano Lounge o Pool Bar o Mini Bar o Main Kitchen o Pastry o Banquet 3.3 Fasilitas yang Dimiliki Hotel Danau Toba Internasional Medan memiliki fasilitas-fasilitas sesuai dengan klasifikasi bintang empat.dimana fasilitas tersebut juga merupakan penunjang dalam melaksanakan operasional tersebut. 1. Rooms Hotel Danau Toba Internasional Medan memiliki 258 kamar, dimana kamar-kamar tersebut terdiri dari berbagai tipe yang dilengkapi fasilitas yaitu: AC, Bath Room, Shower, TV, Video, Mini Bar, dan Telepon. Adapun tipe-tipe kamar tersebut beserta tarifnya adalah sebagai berikut: 1. Extra bed us$ 17.00

31 2. Standart Room us$ Superior us$ Deluxe us$ Suite us$ Junior us$ President us$ Adapun kamar tersebut sudah termasuk tax dan service charge. Hotel Danau Toba Internasional Medan memliki outlet sebagai tempat penjualan makanan dan minuman, dimana outlet tersebut antara lain yaitu: a. The Caffe Terrace, yaitu melayani pesanan atau oderan dari tamu berdasarkan buku menu yang ada atau dengan sistem a la carte menu dan biasanya ini dilaksanakan untuk lunch atau dinner. b. Osaka Japanesse Restaurant, yaitu melayani/ menyediakan makanan khas Jepang dan nama lain dari restaurant ini adalah Fuji Restaurant. c. Sunda & Javanesse Restaurant, yaitu restaurant yang menyediakan makanan dan minuman khas jawa atau sunda dan nama lainnya adalah riung lembur.

32 d. Iseya Restaurant, yaitu menyediakan makanan khas china yaitu makanan yang berasal dari ikan laut dan juga melayani khas hongkong yaitu dim sum (yam cha). e. Room Service, yaitu bertugas melayani pemesanan makanan dan minuman ke kamar-kamar tamu. f. Piano Lounge, yaitu suatu tempat hiburan dengan suasana romantis di malam hari dengan pianist dan penyanyi dari luar negeri yang menyanyikan lagu-lagu yang berirama Jazz. g. The Tavern, yaitu tempat hiburan yang menyediakan makanan dari daging yang dipanggang dan hiburan dari negara philipina. h. T.D Pardede Lounge/ Lobby Bar, yaitu menyediakan minuman olkohol dan non alkohol. i. Music Lounge, yaitu menyediakan minuman yang beralkohol dengan bergaya inggris dan suasana cocok untuk tempat bersantai bagi tamu. 2. Fasilitas lainnya Hotel Danau Toba Internasional Medan memiliki 3 ruang function yang dapat disewakan baik untuk bisnis, pesta, koferensi dan terdiri dari: a. Deli Room, yaitu ruangan yang dipakai untuk business, weding party and cocktail party yang berkapasitas hingga mencapai 700 orang.

33 b. Royal Room, yaitu ruangan yang dipakai untuk kegiatan konvensi, seminar, exhibition atau trade luncheon yang dibagi menjadi 5 yaitu: 1. Royal Room I 2. Royal Room II 3. Royal Room III 4. Royal Room IV 5. Royal Room V c. Convetion Hall, yaitu ruangan yang biasa dipakai untuk acara pernikahan,ulang tahun yang mencapai 1500 orang. 3. Health and Fitnes Centre Health and Fitnes Centre adalah gedung olah raga sebagai fasilitas yang disediakan hotel untuk melakukan bermacam-macam kegiatan olah raga seperti basket, tennis, squash court dan mandi uap yang dilakukan untuk meningkatkan tingkat kebugaran dan kesehatan 4. Danau Toba Executive Residence Danau Toba Executive Residence ini di bangun berupa apartement yang disewakan dan terdiri dari 41 kamar yang dilengkapi peralatan yang serba mewah dan dibangun pada tanggal 2 februari Other Facilities Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki, yaitu Billiard Centre, Shopping Arcade, Malaysia Airline, Standard and Charter Bank,

34 Beauty/ Barber Shop, Star Massage, Cake Shop, Swimming Pool, Video Casset Rental, Medical Clinic, Taxi Service, Laundry, Parking Area, Karaoke dan Pool Bar. 3.4 Klasifikasi Hotel Hotel Danau Toba Internasional Medan adalah hotel yanh berbintang 4 karena terletak di tengah-tengah kota dan tidak jauh dari perbelanjaan, kantorkantor, dan airport. Klasifikasi hotel ini untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut : 1. Berdasarkan harga jual kamar (Plan system) 2. Dari jumlah kamar (Size number of room) 3. Berdasarkan lamanya tamu tinggal (Length of Guest Stay) 4. Berdasarkan jenis tamu hotel (Type of Guest) 5. Berdasarkan lamanya hotel dioperasikan (Length of Operation Periode) 6. Berdasarkan Lokasi ( Location) 7. Berdasarkan Under The Government Regulation

35 BAB IV STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN 4.1 Strategi pelayanan banquet department dalam meningkatkan pendapatan Sehubungan eratnya hubungan pelayanan Banquet dengan sales dan marketing, selama penulis melaksanakan training di Hotel Danau Toba Internasional Medan, dengan usaha-usaha untuk meningkatkan pendapatan ada 3 peluang yaitu: 1. Meningkatkan Mutu Produk dan Mutu Pelayanan Mutu suatu produk dan pelayanan sangat mempengaruhi apakah pelayanan tersebut akan dibayar tamu. Di samping itu dalam hal produk (makan dan minum), yang penting kebersihannya juga pelayanan yang diberikan harus bersifat cepat dengan tenaga professional di samping juga harga yang memadai tersebut. 2. Modernisasi Fasilitas Banquet Usaha-usaha yang dilakukan Hotel Danau Toba Internasional Medan dalam modernisasi peralatan yaitu: a. Mengganti peralatan, seperti Glassware, China Ware, Cutlery dan sebagainya yang sudah tidak layak lagi untuk dipakai dengan peralatan yang baru.

36 b. Merenovasi/ memperluas ruangan banquet yang disesuaikan dengan kebutuhan tamu tanpa harus menghilangkan arsitektur cirri khas tersebut. c. Memperlengkapi ruangan banquet dengan sound system yang modern. 3. Menjalin Hubungan Baik dengan Customer Hotel Danau Toba Internasional Medan dalam membina dan menjalin hubungan yang baik dengan tamu langganan ada beberapa cara anatara lain: a. Mengirimkan kartu, karangan bunga ucapan selamat pada hari-hari istimewa, seperti ulang tahun, hari raya dan lainnya. b. Mengirimkan informasi berupa brosur-brosur yang kiranya penting bagi perusahaan bersangkutan. c. Dan lain sebagainya. 4.2 Model dan Suasana Ruangan Banquet Ada beberapa pemesanan yang memberikan kebebasan kepada pihak banquet yang mengerjakan sesuai dengan bentuk acara. Pada umumnya ada beberapa susunan ruangan banquet yaitu: 1. Class Room Style Dilihat dari namanya saja kita sudah mendapatkan gambaran bahwa menyerupai ruangan kelas. Dimana pembicara utama duduk di kursi pada meja utama, sedangkan para peserta lainnya duduk secara berurutan.

37 2. U-shape Style U-shape Style cocok di tata diruangan acara seminar atau rapat yang tidak mengundang banyak tamu. 3. Restaurant Style Model ini cocok dengan acara yang bersifat formal atau resmi yang mengundanga tamu tidak terlalu banyak, dimana tamu setelah mengambil makanan di meja buffet, dapat duduk di meja yang sudah di set-up. 4. Theater Style Model ini cocok dengan acara banyak tamu dengan susunan kursi berurutan kesamping dan kebelakang untuk memudahi tamu untuk mencapai tempat duduknya atau disebut model bioskop. 5. Cocktail Party Style Deangan meletakan meja buffet ditengah-tengah ruangan dan tea-table disetiap sudut ruangan yang diselingi dengan kursi. Pada acaraini biasanya tamu menikmati hidangan kecil sambil berdiri dan santai. 4.3 Sistem Pelayanan Banquet Berikut ini akan dijabarkan secara lengkap sistem pelayanan banquet pada Hotel Danau Toba Internasional Medan, yaitu sebagai berikut: a. Pemesanan (reservasi) diterima oleh pihak hotel melalui surat, telepon, atau pemesan datang langsung ke hotel.

38 b. Banquet Manager atau Food and Beverage Manager memeriksa banquet log book, apakah hari, tanggal dan jam yang diterima oleh pemesan tidak ada kegiatan/ acara nama pemesan lain. c. Setelah dikonfirmasikan, banquet berhak meminta pembayaran sebesar 50% sebagai jaminan kepada pihak pemesan atau panitia penyelenggara. d. Apabila kedua belah pihak sudah setuju maka keduanya menandatangani Function Statement yang diterbitkan oleh Hotel Danau Toba Internasional Medan. e. Setelah Function Statement ditandatangani, maka Banquet Manager membuat Banquet Bulletin Sheet yang akan dibagikan kepada bagian yang terkait didalam pelaksanaan kegiatan tersebut. f. Setelah Banquet Bulletin Sheet dibagikan kepada bagian yang terkait dengan acara, maka langkah slanjutnya adalah mengadakan persiapan baik itu fasilitas, peralatan, perlengkapan, tenaga dan menu. g. Pada waktu acara diselenggarakan, Banquet Manager mempersiapkan bon/bill. Sisa pembayaran dapat ditagih setelah acara selesai kepada pihak pemesan. h. Apabila pembayaran sudah diselesaikan dan kontrak dianggap selesai, sebagai ucapan terima kasih atas kerja sama yang baik setelah penjualan pelayanan, Banquet mengirimkan thanks letter kepada panitia penyelenggara dan selanjutnya Banquet siap menjalankan kontrak berikutnya.

39 4.4 Pengaruh Kegiatan Banquet Dalam satu pelayanan Banquet yang akan diselenggarakan dapat memberikan beberapa pengaruh yaitu : a. Terhadap Pendapatan Hotel Pelaksanaan Banquet di Hotel Danau Toba Internasional Medan mempunyai dua tujuan yaitu memberikan kepuasan kepada tamu dan mendapat keuntungan. Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan Banquet sangat besar, apalagi Hotel Danau Toba Internasional Medan adalah hotel berbintang yang mempunyai fasilitas Banquet yang cukup memadai. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari kegiatan banquet dibandingkan outlet lain yang ada di Hotel danau Toba Internasional Medan adalah dalam hal penjualan karena penjualan bangquet merupakan penjualan dengan persentase biaya makanan (Food Cost Percentage) biasanya lebih rendah dalam banquet service karena sudah dihitung terlebih dahulu, dan sisa dari kelebihan produksi minim jumlahnya. Dengan kata lain Hotel dapat dengan pasti menafsirkan berapa profit yang akan diterima dalam penyelenggaraan banquet. b. Terhadap Pendapatan F & B Department Banquet adlah alat penjualan yang efektif di F & B Department karena dapat digunakan untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan yang didapat dari pelaksanaan banquet terhadap F & B Department bukan hanya masalah pendapatan tetapi juga dalam proses kerja, karena

40 sedikitnya produksi dan staf yang dibutuhkan untuk memberikan prlayanan yang efisien bila dibandingkan dengan bagian bagian lain yang ada di F & B Department maupun disemua outlet di hotel. Keuntungan yang diperoleh F & B Department bukan hanya diperoleh pada acara banquet berlangsung, akan tetapi jika tamu yang dating merasa terkesan terhadap makanan yang disajikan itu menyebabkan ia akan dating kembali ke hotel untuk merasakan hidangan dan pelayanan, misalnya dengan mengadakan acara banquet di hotel ini atau dating kerestoran yang merupakan bagian dari F & B Department. Itu berarti bukan hanya menambah pelanggan akan dating tetapi juga menambah pendapatan bagi F & B Department. c. Terhadap Citra dan Promosi Hotel Penyelenggara banquet dikatakan berjalan lancer apabila pelayanan dapat memuaskan tamu. Pelayanan yang baik yang diberikan oleh pihak hotel khususnya Banquet Section adalah kunci untuk terlaksananya acara banquet, dengan terlaksananya banquet dengan baik manambah nilai plus bagi Hotel Danau Toba Internasional Medan, dan menaikkan citra hotel sendiri. Banquet juga dapat berperan sebagai alat untuk mempromosikan hotel kepada pelanggan dengan seringnya tamu memboking pelaksanaan. 4.5 Masalah yang Dihadapi dan Pemecahannya Adapun permasalahan yang dihadapi di Banquet Depertment Hotel Danau Toba Internasinal Medan antara lainnya adalah :

41 a. Tamu yang dating pada saat event berlangsung jauh melebihi pemesanan dilakukan oleh pemesan/panitia, misalnya pada suatu wedding party, pihak penyelenggara memesan 120 pack, akan tetapi pada saat event berlangsung ditemui jumlah tamu yang datang sebanyak 1300 pack, sehingga jumlah makanan dan minuman mengalami kekurangan. b. Masalah berikut ini timbul diakibatkan karena masalah pertama, kedua masalah saling berkaitan yaitu masalah peralatan karena tamu yang datang melebihi dari yang sudah disepakati oleh pihak hotel dan pemesan, mengakibatkan ketidakmampuan untuk mengahandle baik itu dalam perlatan perlengkapan dan makanan dan minuman. Meskipun demikian pihak Banquet Department yang juga melakukan berbagai usaha untuk meminimalisasikan berbagai permasalahan tersebut antara lain : a. Pihak hotel melakukan rekonsiliasi kepada pihak penyelenggara tentang solusi/pemecahannya, salah satunya adalah membuka bill direstoran atau bi banquet. b. Pihak hotel khususnya banquet maminjam segala keperluan peralatan perlengkapan direstoran, room service dan lain lain, dan bagian steward segera mencuci semua peralatan yang sudah terpakai dan sudah di clear-up oleh pelayan banquet pada saat event berlangsung.

42 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN KESEIMPULAN Sebagai bab penutup akhir penulisan kertas karya ini penulis akan memberikan kesimpulan dari permasalahan yang telah dibahas. Industri jasa perhotelan merupakan tulang punggung dari industry kepariwisataan karena hotel adalah salah satu kebutuhan yang sangat penting bagi wisatawan yang sedang mengadakan perjalanan. Jasa pelayanan di hotel adalah setiap kegiatan yang apat memberikan keuntungan dan kepuasan kepada tamu dimana produknya tidak dapat diraba dan tidak dapat mencerminkan kepemilikannya. Banquet Department merupakan salah satu outlet dari F & B Department yang bertugas menangani pelaksanan pesta yang diselenggarakan dihotel. Outlet ini juga merupakan salah satu bagian yang ikut melaksanakan kegiatan penjualan makanan dan minuman. Penampilan menu pada buffet adalah salah satu produk yang ditawarkan kepada pemesan hanya dengan satu harga paket. Menu yang ditawarkan kepada pemesan acara banquet ternyata mendapat sambutan, hal ini disebabkan karena pengguna jasa banquet dan tamu tamunya mayoritas warga Negara Indonesia asli. Dengan penampilan dari berbagai daerah pada setiap acara di banquet dapat dijadikan sebagai alat untuk mempromosikan makanan nusantara kepada tamu tamu yang khususnya berasal dari mancanegara. Pengolahan yang baik di dalam Hotel Danau Toba Internasional Medan ini adalah merupakan kesuksesan dari setiap makanan dan minuman yang akan disajikan outlet yang berperan. Hotel Danau Toba Internasional Medan ini selalu

43 membuat event event yang selalu diminati oleh masyarakat agar masyarakat mau datang sebagai tamu hotel dan menggunakan fasilitas yang disediakan hotel. SARAN Dalam meningkatkan dunia pariwisata dan usaha - usaha menarik wasatawan baik itu wisatawan lokal maupun asing sepantasnya lah pemerintah beserta para pengelola tempat hiburan ataupun hotel selaku penunjang sarana dan prasarana memiliki keterikatan dan tanggung jawab bersama dalam memperbaiki fasilitas yang ada serta kegiatan kegiatan atau acara acara yang dapat dikemas dengan baik sehingga dapat menimbulkan ketertarikan bagi para wisatawan. Syah dan tidak dapat dipungkiri bahwa kegiatan budaya lokal adalah memiliki daya tarik sendiri, apa lagi hotel sekelas bintang 4 yang dimiliki oleh Hotel Danau Toba Internasional Medan sudah sepantasnya memiliki kegiatan atau acara acara yang mencerminkan akan budaya Medan atau budaya Sumatera Utara secara umunya. Semoga dengan demikian budaya Sumatera Utara dapat dikenal sampai ke manca negara. Demikian tulisan ini dibuat semoga bermanfaat bagi kita semua. Terlepas dari itu sekiranya dalam tulisan ini ada kesalahan kesalahan dalam penulisan penulis mohon maaf dan penulis juga membuka diri untuk menerima saran dan kritik dari para pembaca sekalian.

44 DAFTAR PUSTAKA Balai Pendidikan dan Latihan Pariwisata Pengetahuan Perhotelan. Medan Basri, Drs Manajemen Hotel. Medan I.N.R. Pendit, Sukresno Petunjuk Praktek Pramusaji Food and Beverage Service. Jakarta : PT. Gramedia Utama. Marsum. 1985, Sistem Pelayanan Makanan dan Minuman Secara Internasional. Yogyakarta. Kotler, Philip. Pemasaran Perhotelan dan Kepariwisataan. PT. Prenhallindo. Jakarta