BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan PT. Bumi Panggita Handitama didirikan pada tanggal 28 juli 1997 dengan NPWP Hingga saat ini, PT. Bumi Panggita Handitama dipimpin oleh Ir. Herman Pohan P. MT dan berdomosili di Jalan Rokan No. 9 Pekanbaru. PT. Bumi Panggita Handitama merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang konstruksi sebagai perusahaan kontraktor umum yang menyediakan jasa konstruksi mulai dari tahap desain sampai tahan konstruksi bangunannya, termasuk jasa maintenance sesuai dengan kontrak dan peraturan perundang undangan, kepada client baik dari sector public ataupun swasta dengan spesialisasi pada pembangunan gedung, jembatan, gudang atau pabrik dengan konstruksi baja Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Bumi Panggita Handitama adalah dapat menjadi salah salah satu perusahaan konstruksi yang handal 41

2 42 dan terpercaya untuk diturutsertakan dalam berbagai proyek serta menjadi pilihan terbaik dalam menjalin kerja sama dengan mengutamakan pada kualitas dan keselamatan kerja. Misi PT. Bumi Panggita Handitama adalah berpegang pada keselamatan kerja, kualitas, tepat waktu dan harga bersaing, PT. Bumi Panggita Handitama selalu menjaga dan menjalin seluas luasnya kerja sama dengan berbagai pihak untuk kerja sama yang saling menguntungkan Struktur Organisasi Suatu perusahaan pada umunya terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Agar dapat tercipta suatu koordinasi dan komunikasi yang baik dan konsisten antar bagian dalam perusahaan tersebut serta menciptakan suatu pengendalian dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang dapat menggambarkan aliran komunikasi dan informasi serta hubungan antar bagian yang ada. Berikut ini merupakan gambar struktur organisasi PT. Bumi Panggita Handitama yang dapat dilihat pada gambar

3 43 STRUKTUR ORGANISASI PT. BUMI PANGGITA HANDITAMA Direktur Pemasaran Cost Control Teknik Administrasi Manajer Pemasaran Manajer Cost Control Manajer Teknik Manajer Administrasi Staf Pemasaran Staf Cost Control Staf Teknik Staf Administrasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : PT. Bumi Panggita Handitama 2009

4 Pembagian Tugas dan Wewenang Berikut ini merupakan uraian dari tugas dan wewenang yang dimiliki masing masing bagian yang ada dalam PT. Bumi Panggita Handitama Direktur Utama Tugas : 1. Merumuskan visi dan misi perusahaan. 2. Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan. 3. Menetapkan kebijaka kebijakan dalam perusahaan. 4. Menjalin komunikasi dan hubungan baik dengan rekan bisnis. Wewenang : 1. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. 2. Mengotorisasi surat dan dokumen dokumen yang digunakan dalam proses pelaksanaan proyek, misalnya daftar harga satuan pekerjaan, Surat Penawaran Harga, Surat Kontrak dan Surat Perintah Kerja dari client, Faktur Pajak, Kuitansi, dsbnya. 3. Mengotorisasi Surat Setoran Pajak.

5 Manajer Pemasaran Tugas : 1. Mengontrol jalannya pemasaran 2. Mengawasi pemasaran 3. Mengumpulkan data data persiapan lelang 4. Menyusun program dan strategi pemasaran, baik jangka pendek maupun jangka panjang sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan oleh perusahaan 5. Membangun relasi dengan client 6. Menetapkan harga 7. Bertanggung jawab atas pemasaran Wewenang : 1. Berhak untuk membatalkan keikutsertaan tender 2. Berhak untuk merubah harga penjualan 3. Berhak untuk mengalihkan tugas kepada Staf Staf Pemasaran Tugas : 1. Mendaftar tender 2. Memasarkan perusahaan 3. Mengetahui informasi informasi lelang 4. Mencari informasi informasi lelang

6 46 5. Membantu tugas tugas pemasaran Wewenang : 1. Membuat surat surat mengenai pemasaran 2. Tidak mengikuti lelang apabila belum ada data data yang lengkap dan layak Manajer Cost Control Tugas : 1. Mengontrol jalannya keuangan 2. Menentukan perincian harga 3. Menandatangani surat surat perincian harga 4. Bertanggung jawab atas harga harga 5. Menyusun strategi agar perusahaan mendapatkan laba 6. Bertanggung jawab atas proses perputaran harga Wewenang : 1. Berhak membatalkan Bill Of Quantity 2. Berhak untuk merubah design jika diperlukan 3. Berhak untuk tidak meneruskan laporan jika ada sesuatu yang belum lengkap

7 Staf Cost Control Tugas : 1. Mensurvey konten konten pra pekerjaan 2. Mempelajari design dan Bill Of Quantity 3. Meneruskan laporan laporan pembangunan 4. Membantu tugas tugas Cost Control 5. Melaporkan dan meneruskan laporan pekerjaan Wewenang : 1. Membuat surat surat laporan 2. Berhak untuk tidak melanjutkan surat ketika ada data yang belum lengkap Manajer Teknik Tugas : 1. Mengontrol pekerjaan pembangunan yang dilaksanakan 2. Menentukan tahapan pembangunan yang dilaksanakan 3. Menentukan strategi pembangunan agar efektif dan efisien 4. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembangunan 5. Mensurvey lokasi pembangunan 6. Menentukan target pembangunan

8 48 Wewenang : 1. Berhak memberhentikan pembangunan ketika ada data yang tidak dipenuhi 2. Berhak untuk menambah atau mengurangi jumlah pekerja pembangunan Staf Teknik Tugas : 1. Membuat surat laporan pembangunan 2. Memantau jalannya pembangunan 3. Mengecek bahan bahan material pembangunan 4. Mengecek kualitas bahan bahan material pembangunan 5. Memberikan perintah kepada pembantu pelaksana / mandor. Wewenang : Berhak untuk memerintahkan pekerjaan kepada pembantu pelaksana / mandor Manajer Administrasi Tugas : 1. Mengawasi proses proses administrasi 2. Mengawasi jalannya keuangan perusahaan

9 49 3. Bertanggung jawab atas laporan laporan perusahaan 4. Mempublikasi laporan jika dibutuhkan 5. Membayar pajak Wewenang : 1. Berhak untuk tidak mempublikasi laporan apabila terjadi ketidak sesuaian data 2. Berhak untuk menagih pembayaran proyek dari client Staf Administrasi Tugas : 1. Mencatat transaksi 2. Mendata transaksi 3. Membuat laporan transaksi Wewenang : Berhak untuk tidak melaporkan transaksi apabila ada data yang kurang lengkap

10 Gambaran Sistem yang Berjalan Proses ini dimulai ketika ada Client yang mengumumkan lelang proyek. Pemasaran akan mengikuti proses pendaftaran lelang proyek. Pada saat yang bersamaan, Pemasaran juga akan mempersiapkan dokumen prakualifikasi. Dokumen prakualifikasi ini berupa : a. Dokumen Legal, contohnya SIUP dan Akte Perusahaan. b. Dokumen Pajak, contohnya fotokopi NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak. c. Surat surat dan formulir formulir isian, contohnya fakta integritas, formulir isian penilaian kualifikasi, surat pernyataan minat, dan surat pernyataan kebenaran dokumen. Selanjutnya client akan mengumumkan hasil pemenang lelang dan apabila memenangkan lelang tender, maka client akan mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga yang ditujukan kepada Direktur. Jika tidak disetujui, maka Direktur akan memberitahukan kepada Pemasaran dan Pemasaran akan membuat Surat Pengunduran Diri dari keikutsertaan lelang 2 rangkap, rangkap 1 untuk client dan rangkap 2 untuk diarsip. Setelah Surat Perincian Harga telah ditanda tangani oleh Direktur, langkah selanjutnya adalah melakukan survey proyek, Teknik akan mempelajari berkas yang didapat dari client. Selanjutnya Teknik, melakukan survey lokasi proyek, sosial dan politik

11 51 dengan membawa Surat Pengantar Survey. Hasil survey yang dilakukan meliputi : 1. Keadaan Geologi 2. Topografi 3. Klimatologi 4. Sosiologi 5. Traffic 6. Lokasi Kemudian Cost Control akan melakukan Rapat Pembahasan Proyek bersama Teknik yang berpedoman pada gambar, volume, dan ketentuan perusahaan. Setelah rapat selesai, maka Cost Control akan membuat Surat Kerja rangkap 2 yang dimana rangkap 1 akan diserahkan ke Teknik dan rangkap 2 untuk diarsip. Setelah Teknik menerima Surat Kerja maka proyek akan dilaksanakan. Prosedur penagihan pelaksanaan proyek dilakukan ketika pembangunan telah dilakukan dan penagihan dilakukan berdasarkan tahapan tahapan atau termin termin yang ada. Penagihan akan dilakukan oleh Administrasi dengan mengirimkan Surat Permohonan Termin yang ditujukan kepada client sesuai dengan tahapan termin termin pembayaran yang ada. Tahapan termin terdapat 2 tahap yaitu : Dengan 5 kali pembayaran termin mencakup :

12 52 Termin 1 : Jika pembangunan sudah mencapai 75%, maka dilakukan penagihan sebesar 75% dari total biaya Termin 2: Jika pembangunan sudah mencapai 100%, maka dilakukan penagihan sebesar 25% dari total biaya Dengan berdasarkan termin termin yang ada, maka Teknik harus melaporkan perkembangan pembangunan kepada Cost Control. Cost Control akan meneruskan laporan kepada Administrasi untuk melakukan penagihan sesuai dengan survey yang dilakukan oleh Teknik. Setelah Administrasi mendapat laporan mengenai perkembangan pembangunan, maka Administrasi melakukan penagihan kepada client dengan membuat Surat Permohonan Termin rangkap 2, rangkap 1 dikirimkan kepada client dan rangkap 2 untuk di arsip. Setelah client menerima Surat Permohonan Termin, client membayar melalui bank yang sudah disetujui oleh perusahaan dan client. Setelah client membayar maka client akan mengirimkan Bukti Pembayaran kepada Administrasi dan Administrasi akan mengumpulkan data pembayaran dan dicatat. Setelah itu, Administrasi akan membuat kwitansi pembayaran rangkap 2 yang dimana rangkap 1 ditujukan kepada client dan rangkap 2 untuk diarsip. Setelah pembayaran dilakukan maka Administrasi membuat Surat Pelunasan rangkap 2 dimana rangkap 1 akan diserahkan kepada Cost Control bahwa pembayaran telah lunas dilakukan dan rangkap 2 untuk diarsip. Cost Control akan melaporkan kepada

13 53 Teknik untuk menyelesaikan pembangunan. Ketika pembangunan telah selesai maka proses penagihan akan diulang berdasarkan termin ke 2 sampai lunas. Prosedur Penerimaan Kas dimulai ketika adanya kumpulan data dari transaksi yang dilakukan oleh client. Data data transaksi akan direkap oleh Administrasi ke dalam 1 laporan. Dari laporan tersebut Administrasi membuat laporan penerimaan kas berdasarkan transaksi - transaksi yang ada. Laporan penerimaan kas akan diserahkan kepada Direktur dan diarsip. 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Temuan 1 Prosedur pembayaran termin pada perusahaan saat ini sangat beresiko Kriteria Sebuah subsistem atau bagian dari manajemen informasi sistem harus menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin Sebab Perusahaan sulit untuk mengontrol pembayaran yang ada Akibat Rekomendasi Perusahaan akan mengalami kerugian yang besar. Membuat aplikasi yang dapat menyajikan data - data pembayaran yang jelas dan minim resiko. Tabel 3.1 Analisis Temuan Hasil Survei - Temuan 1

14 54 Temuan 2 Tidak ada standart mengenai tahapan pembangunan yang ada, hanya sebatas survey yang dilakukan oleh Teknik saja Kriteria Di dalam perusahaan, standar mengenai data data harus ada pada setiap subsistem yang ada pada perusahaan. Sebab Tidak stabilnya proses penagihan yang akan dilakukan oleh perusahaan. Akibat Apabila proses penagihan terlalu lama maka akan merugikan perusahaan dan pihak client Rekomendasi Membuat aplikasi yang dapat menyajikan data - data pembayaran yang jelas dan minim resiko. Tabel 3.2 Analisis Temuan Hasil Survei - Temuan 2

15 Rich Picture Sistem Yang Berjalan 2. Mendaftar lelang Pelelangan Pemasaran 1. Mengumumkan Lelang Surat Kontrak 14. Memberikan Surat Permohonan Termin Surat Permohonan Termin 15. Mengirimkan Bukti Pembayaran Client Berkas 7. Mengirimkan Berkas 5. Mengirimkan Surat Kontrak 3. Mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga Surat Permintaan Penawaran Harga 20. Menyerahkan Laporan Penerimaan Kas Direktur Administrasi Bukti Pembayaran 17. Mengirimkan Bukti Pelunasan Teknik 19. Menglanjutkan 8. Melakukan Survey Pembangunan 11. Melakukan Pembangunan 9. Melakukan Rapat 12. Melaporkan Pembangunan 18. Melaporkan Penglanjutan pembangunan 10. Membuat Surat Kerja Surat Kerja Laporan Penerimaan Kas Cost Control Lapangan 13. Meneruskan Laporan Pembangunan Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Yang Berjalan

16 Event Table Sistem Yang Berjalan Event Actor Start When Activity Mendaftar lelang Pemasaran Ketika ada client yang mengumumkan lelang proyek Mendaftar lelang, Menyiapkan dokumen prakualifikasi Menerima Surat Direktur Ketika Menerima Surat Permintaan Penawaran Harga Melakukan survey memenangkan lelang tender Teknik Ketika data Penawaran Harga Mempelajari proyek pemesanan telah berkas, Melakukan selesai diinput survey sosial, membuat Survey lokasi, politik, Surat Melakukan Rapat Cost Ketika bahan Membahas proyek Pembahasan Control material telah di bersama Proyek cek Teknik Membuat Surat Cost Ketika daftar Membuat Surat Kerja Control bahan telah dibuat Kerja 2 rangkap, Menyerahkan Surat Kerja rangkap 1 ke Teknik, Mengarsip Surat

17 57 Event Actor Start When Activity Kerja Rangkap 2 Melaksanakan Teknik Ketika menerima Melaksanakan Proyek Surat Kerja Proyek Melaporkan Teknik Ketika Melaporkan Perkembangan pembangunan perkembangan Proyek proyek telah proyek mencapai titik termin yang telah ditentukan Meneruskan Cost Ketika Meneruskan Laporan Control pembangunan Laporan Perkembangan proyek telah Perkembangan Proyek mencapai titik Proyek termin yang telah ditentukan Melakukan Ketika mendapat Membuat Surat Penagihan Administrasi laporan Permohonan Cost Control Termin 2 rangkap, Melakukan penagihan, Mengirimkan Surat Permohonan Termin rangkap 1 ke client,

18 58 Event Actor Start When Activity Mengarsip Surat Permohonan Termin rangkap 2 Mengumpulkan Ketika menerima Mengumpulkan transaksi Administrasi Bukti Pembayaran data pembayaran, pembayaran Memasukkan transaksi pembayaran Membuat bukti Ketika telah Membuat surat pelunasan Administrasi selesai pelunasan 3 Memasukkan data rangkap, Mengirim pembayaran suat pelunasan rangkap 1 ke client, surat Mengirim pelunasan rangkap 2 ke Cost Control, Mengarsip Bukti Pelunasan Rangkap 3 Melaporkan Cost Ketika menerima Menerima Surat penglanjutan Control Surat Pelunasan Pelunasan pelaksanaan rangkap 1 Rangkap 1,

19 59 Event Actor Start When Activity proyek Melaporkan penglanjutan pelaksanaan proyek Melanjutkan Teknik Ketika menerima Melanjutkan Proyek laporan proyek penglanjutan proyek Membuat Laporan Ketika data Membuat Laporan Penerimaan Kas Administrasi transaksi telah Penerimaan Kas 2 terkumpul rangkap, Menyerahkan Laporan Penerimaan Kas Rangkap 1 ke Direktur, Mengarsip Laporan Penerimaan Kas Rangkap 2 Tabel 3.1 Event Table Sistem Yang Berjalan

20 Overview Activity Diagram Sistem Yang Berjalan Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem Yang Berjalan