MANAJEMEN WAKTU. Pokok Bahasan Modul - Menentukan Sasaran Kerja - Menyusun Startegi dan jadwal Pelaksanaan. Helsinawati, SE, MM.

Transkripsi

1 MANAJEMEN WAKTU Modul ke: Pokok Bahasan Modul - Menentukan Sasaran Kerja - Menyusun Startegi dan jadwal Pelaksanaan Fakultas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Program Studi Manajemen- S1 Helsinawati, SE, MM

2 Pengertian Manajemen Waktu Pengertian manajemen watu menurut KBBI merupakan seluruh rangkaian saat ketika proses, pembuatan atau keadaan berada/berlangsung. Manajemen waktu merupakan alat yang efektif untuk membantu seseorang maupun organisasi. Manajemen waktu dapat dibantu dengan berbagai keterampilan, peralatan, dan tekhnik yang digunakan untuk mengelola waktu dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu, dengan tujuan sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Manajemen waktu meiputi cakupan yang luas dari kegiatan dan ini termasuk perencanaan, mengalokasikan, menetapkan tujuan, delegasi, analisis waktu yang dihabiskan, penentuan, pengorganisasian, penjadwalan, dan prioritas

3 Menentukan Sasaran Kerja Hasil evaluasi laporan kerja merupakan bahan masukan untuk menyusun rencana kerja Sales Executives bulan berikutnya. Dengan bahan masukan itu, mereka dapat menentukan sasaran kerja yang realistis. Termasuk sasaran kerja adalah jumlah calon pembeli yang ingin dikunjungi, jumlah hasil penjualan produk, jenis produk yang ingin ditingkatkan penjualannya, pelanggan yang akan diusahakan meningkatakan pesanan pembelian. Sasaran kerja sebaiknya ditentukan tidak setinggi mungkin, melainkan serealistis mungkin. Sasaran yang tinggi tetapi tidak realistis sulit dicapai, sehingga dapat menimbulkan frustasi dan kurang percaya diri karena tidak dapat mencapai sasaran kerja. Sedangkan sasaran yang realistis dan dapat dicapai mendorong Sales Executives berprestasi kerja yang lebih baik lagi

4 Menyusun Strategi dan Jadwal Pelaksanaan Setelah mengetahui sasaran kerja yang realistis, Sales Executives menyusun strategi bagaimana mencapai sasaran itu dan ditulis dalam sebuah buku panduan. Buku tersebut memuat rincian hal-hal yang ingin dicapai (misalnya calon pembeli baru dan hasil penjualan) serta jadwal pelaksanaan kerja untuk mencapai sasaran itu hari demi hari dan minggu demi minggu. Selanjutnya setiap awal minggu, Sales Executives meneliti kembali apa yang harus mereka lakukan tiap hari selama minggu tersebut. Pada tiap akhir hari kerja di samping mengisi laporan kegiatan harian mereka juga menulis kegiatan apa sesuai dengan buku panduan yang harus mereka lakukan esok harinya guna mencapai

5 Mengevaluasi kegiatan 1. Berapa banyak waktu yang digunakan untuk melakukan perencanaan? 2. Berapa banyak waktu yang dimanfaatkan untuk pekerjaan optimal? 3. Berapa banyak waktu untuk membaca, mengevaluasi, dan berbagi atas sesuatu pengetahuan dan pengalaman (belajar). 4. Berapa banyak waktu yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali ke rumah? 5. Berapa banyak waktu untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)? 6. Berapa banyak waktu yang dimanfaatkan untuk keluarga?

6 Evaluasi manajemen waktu 1. Evaluasi penerapan jadwal 2. Tuliskan aktifitas tetap 3. Tambahkan waktu belajar tetap 4. Tambahkan waktu belajar fleksibel 5. Tambahkan waktu untuk kegiatan ekstrakulikuler dan kegiatan pribadi 6. Tambahkan waktu untuk rileksi 7. Buat skala prioritas dari setiap kegiatan 8. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan 9. Apakah pengerjaannya selama ini sudah efisien? 10. Apakah kita dapat mengerjakannya dengan lebih cepat? 11. Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktifitas tersebut? 12. Alokasikan waktu untuk setiap kegiatan

7 Tujuan manajemen waktu Tujuan manajemen waktu adalah untuk mengubah perilaku kita dari waktu ke waktu untuk mencapaia apapun tujuan umum yang telah ditetapkan, seperti meningkatkan produktifitas atau mengurangi stres. Tujuan manajemen yang lainnya adalah : 1. Membuat pekerja atau karyawan bekerja menjadi lebih efektif. 2. Agar tercapai ketentraman dan keseimbangan dalam hidup. 3. Menyusun jadwal harian agara dapat berjalan dengan baik. 4. Meletakkan prioritas tertentu sehingga kita tahu pekerjaan penting apa yang harus dikerjakan lebih dulu. 5. Tercapainya tujuan suatu organisasi karena tersusunnya jadwal waktu setiap pelaksanaan kegiatan. 6. Menjadikan seseorang lebih disiplin. 7. Mendorong terciptanya sikap positif akan perubahan dalam diri. 8. Berkurangnya penolakan terhadap perubahan.

8 Hal penting Dalam Mengelolah Waktu 1. Mempelajari tujuan, rencana, dan prioritas. 2. Membuat rencana kerja priodik, dapat berupa rencana harian. 3. Menentukan hal yang dapat didelegasikan pada orang lain. 4. Melakukan prioritas (yang terpenting) dan yang paling dekat batas waktunya. 5. Memberi tanda pada hal-hal yang telah selesai. 6. Memindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana harian berikutnya. 7. Menyiapkan tabel kerja harian di awal atau di akhir hari sebelumnya. 8. Membuat tabel yang praktis agar mudah dibawa. 9. Tabel berisi seluruh tugas dan aktifitas yang harus diselesaikan hari itu. 10. Alokasi waktu sesuai dengan skal prioritas.

9 Tips Manajemen waktu 1.Buatlah daftar dan tentukan prioritas sasaran mingguan 2.Buatlah daftar to do harian, dan tentukan prioritas 3.Curahlan perhatian utama pada prioritas A 4.Tangani setiap tugas sekali 5. Terus menerus bertanya, Bagaimana cara terbaik menggunakan waktu saya.

10 Ringkasan laporan kegiatan Ringkasan laporan kegiatan mencantumkan : a. Jumlah calon pembeli yang ditemukan. b. Jumlah pesanan pembelian produk yang diperoleh. c. Jumlah kunjungan regular kepada para pelanggan. d. Jumlah biaya penjualan (diskonto, biaya perjalanan, sampel produk, dsb) yang telah dikeluarkan e. Jumlah kunjungan presentasi pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya (serta hasil presentasi)

11 Meningkatkan produktivitas hari kerja Sales Executives Menurut John W Ernest (Sutojo, 2003 : 186), ada lima cara untuk meningkatkan produktivitas hari kerja Sales Executives. Kelima cara tersebut adalah sebagai berikut : 1. Memperpanjang jam kerja harian. 2. Setia pada jadwal kerja 3. Memanfaatkan seluruh waktu kerja. 4. Mempergunakan peralatan suplemen 5.Tidak mengandalkan daya ingat sendiri

12 Terima Kasih Helsinawati, SE, MM