TEKNIK PEMBUATAN SURAT PENAWARAN

Transkripsi

1 TEKNIK PEMBUATAN SURAT PENAWARAN Modul ke: Pokok Bahasan Modul - Peluang Bisnis - Ramalan Penjualan Fakultas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Program Studi Manajemen- S1 Helsinawati, SE, MM

2 Jenis Surat 1. Surat pribadi 2. Surat resmi 3. Surat niaga 4. Surat dinas

3 Definisi Surat Penawaran Surat penawaran adalah surat yang isinya mengenai tawaran sebuah jasa/barang. Surat ini dapat dialamatkan kepada individu/ instansi/perusahaan. Fungsi utama dari surat penawaran yakni untuk melakukan penawaran barang untuk para calon pembeli. Adapun fungsi lainnya ialah sebuah tawaran untuk melakukan kerja sama. Surat permintaan perusahaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.

4 Hal yang perlu diperhatikan tentang Surat penawaran 1. Surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon pembeli, yang berisikan informasi tentang perusahaan penjual agar dapat diketahui oleh calon pembeli. 2. Maksud pengiriman surat adalah agar calon pembeli memberikan sambutan yang baik sehingga pengenalan itu akan berlanjut menuju proses transaksi. 3. Surat penawaran terdiri atas tiga bagian ialah a)alinea pembukaan, b)isi, dan c) penutup. Karena surat penawaran adalah bagian dari komunikasi tertulis, sebagaimana surat yang lain, penggunaan bahasa tulis sangat perlu diperhatikan.

5 Langkah dalam menyusun surat Penawaran 1. Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan. 2. Menentukan kapan barang tersebut diperlukan. 3. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang. 4. Menanyakan pemberian potongan harga. 5. Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang. 6. Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu. 7. Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti service gratis, garansi dan layanan purna jual (after sales service) 8. Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual. 9. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, sampel, atau daftar barang yang akan dibutuhkan.

6 Isi Surat Penawaran 1.Nama dan macam barang 2. Kualitas barang 3. Banyaknya barang 4. Harga satuan 5. Syarat penyerahan 6. Syarat pembayaran 7. Sifat pembayaran

7 Manfaat Surat Penawaran 1. Berguna untuk membandingkan antara perkiraan dengan hasil yang nyata 2. Membantu wirausahawan untuk mengembangkan dan menguji strategi dan hasil yang diharapkan dari sudut pandang pihak lain 3. Menyediakan alat komunikasi bagi wirausahawan untuk memaparkan dan meyakinkan gagasanannya kepada pihak lain secara menyeluruh 4. Membantu wirausahawan untuk dapat berpikir kritis dan objektif atas bidang usaha yang akan dimasukinya. 5. Persaingan faktor ekonomi dan analisis finansial yang masuk dalam subjek proposal usaha dapatmendekati asumsi asumsi secara cermat, mengenai seberapa besar keberhasilan dalam usaha

8 Penulisan Surat Penawaran 1. Headline 2. Jangan ragu! 3. Memberikan pilihan 4. Headline kata kerja 5. Gunakan kalimat yang membuat terngiang/penasaran

9 Hal yang perlu diperhatikan tentang Surat penawar 1. Surat tawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon pembeli, yang berisikan informasi tentang perusahaan penjual agar dapat diketahui oleh calon pembeli. 2. Maksud pengiriman surat adalah agar calon pembeli memberikan sambutan yang baik sehingga pengenalan itu akan berlanjut menuju proses transaksi. 3. Surat tawaran terdiri atas tiga bagian ialah alinea pembukaan, isi, dan penutup. Karena surat tawaran adalah bagian dari komunikasi tertulis, sebagaimana surat yang lain, penggunaan bahasa tulis sangat perlu diperhatikan.

10 Informasi di dalam Surat Penawaran 1. Nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatan; 2. Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipergunakan; 3. Pekerjaan/proyek yang telah ditangani, harapan, dan prospek yang dikehendaki oleh penjual.

11 Menawarkan kepada instansi pemerintah surat harus dilampiri Tanda daftar rekanan (TDR) Surat izin usaha perdagangan (SIUP) Nomor pokok wajib pajak (NPWP).

12 Surat Penawaran hendaknya menyatakan Jenis barang, Banyaknya Keterangan teknis Harga satuan

13 Susunan Surat Penawaran 1.Kepala Surat/Kop Perusahaan/Kop Toko (jika ada) 2. Tempat dan Tanggal Surat 3. Nomor Surat 4. Perihal 5. Lampiran 6. Isi 7. Tanda tangan (Direktur/Manager/Pimpinan)

14 Terima Kasih Helsinawati, SE, MM