TIME MANAGEMENT. Materi berasal dari berbagai sumber

Transkripsi

1 TIME MANAGEMENT Materi berasal dari berbagai sumber

2 Sasaran Program Memahami konsep dan pentingnya menghargai waktu. Memahami cara menentukan prioritas. Mampu melakukan penjadwalan aktivitas yang efektif.

3 Isi Pembahasan Menghargai waktu Menentukan prioritas Mengatasi penundaan Mengelola interupsi Membuat jadwal

4 I. MENGHARGAI WAKTU

5 Bayangkan jika setiap pagi kita diberikan USD (Rp ,00) If USD 1 = Rp ,00

6 ADAKAH HAL YANG LEBIH BERHARGA DARI UANG? WAKTU KITA Setiap hari kita memiliki 86,400 detik yang harus kita gunakan. Kita tidak dapat menginvestasikannya ataupun menyimpannya. Setiap hari, kita diberikan waktu yang sama..tanpa memandang siapa kita atau apa yang kita lakukan, waktu terus berjalan 60 menit sejam dan 24 jam sehari.

7 Hasil survey di Belgia 2006 (warga yang usianya lebih dari 60 th.): Menyesal karena: 72 % : kurang bekerja keras sewaktu masih muda. 67 % : salah memilih profesi atau karier. 63 % : waktu mendidik anak mereka atau menggunakan pola didik yang salah. 58% : kurang berolahraga dan menjaga kesehatan 11 % : tidak memiliki cukup uang Sumber: Andrew Ho Memanfaatkan Waktu Dengan Tepat Mencegah Penyesalan

8 1. Mengapa Waktu Berharga? Waktu tidak bisa distop Waktu tidak dapat disimpan Waktu tidak dapat dibeli Sekali waktu terlewati, selamanya pasti hilang!

9 2. Pengertian Manajemen waktu adalah sebuah aktivitas atau proses perencanaan dan kontrol terhadap jumlah waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. Sumber: Kamus Wikipedia

10 Ciri yang tidak baik Tenggat waktu sering terlewat. Bekerja lembur terus menerus. Merasa stress karena kurangnya waktu atau terlalu banyak hal yang dikerjakan. Melompat dari hal satu ke hal lain. Kurangnya arah dan tujuan.

11 Ciri yang baik Sesuai tenggat waktu dan meninjau kembali kualitas kerja. Stress rendah dan lebih dapat menguasai perasaan. Mengisi waktu yang berkualitas pada tugas penting. Mencapai keseimbangan kerja dan hidup. Berjuang ke arah tujuan yang bermakna.

12 II. MENENTUKAN PRIORITAS

13 1. Mengapa perlu menentukan prioritas? Prioritas: yang didahulukan dan diutamakan daripada yang lain Tanpa membuat prioritas, Anda dapat bekerja keras, tapi Anda tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan karena apa yang Anda kerjakan tidak dengan kepentingan strategis.

14 2. Teknik Menentukan Prioritas A. Menentukan Tujuan Ketika Anda tahu kemana akan pergi, Anda dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan sesuai urutannya. Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan membuang waktu dalam kebingungan akan prioritas yang bertentangan. Organisir dan laksanakan menurut prioritas (Stephen R. Covey)

15 TETAPKAN TUJUAN: / Tertentu / Terukur/dapat diukur / Dapat diraih/dicapai / Masuk akal / Jangka waktu

16 B. Menyusun skala prioritas Penggolongan Aktivitas: Penting : Amat perlu; amat utama; sangat berharga; sangat berguna. Genting : (mendesak) Berbahaya; kritis (keadaan yang mungkin segera menimbulkan masalah). Sumber: Poerwadarminto; Kamus Besar bahasa Indonesia

17 Tidak penting Penting Mendesak I KRITIS LAKUKAN SEKARANG III GANGGUAN Tidak Mendesak II RENCANAKAN KAPAN ANDA AKAN MELAKUKANNYA IV LAKUKAN NANTI atau HENTIKAN Source : The Decision Book (Mikael Krogerus and Roman Tschappeler)

18 Tidak penting Penting Mendesak Lakukan SEKARANG Keadaan darurat, Kritis Tuntutan dari atasan atau pelanggan Tugas/ proyek yang terencana/ yang sekarang tenggat waktu Pembuatan laporan dan pengiriman laporan yang berbatas waktu. Tidak Mendesak RENCANA akan dikerjakan Perencanaan, persiapan, jadwal Penelitian, investigasi, mendesain, pengujian Membangun hubungan / jaringan Berpikir, menciptakan, pemodelan, mendesain Pengembangan sistem dan proses Antisipasi dan pencegahan Pengembangan perubahan, arah, dan strategi Permintaan sepele dari orang lain Interupsi telepon dan gangguan tidak penting Kesalahpahaman yang muncul sebagai keluhan Prosedur atau kegiatan yang bisa didelegasikan Lakukan nanti atau HENTIKAN kegiatan yang nyaman, permainan di komputer, pencarian di internet Mengobrol, komunikasi sosial Melamun, corat-coret, istirahat terlalu lama Membaca artikel yang tidak relevan Menyesuaikan peralatan yang tidak perlu

19 Tidak penting Penting Mendesak Tidak Mendesak We need to STOP doing things we do not need to do Source : The Decision Book (Mikael Krogerus and Roman Tschappeler) Hal-hal yang paling penting, tidak pernah boleh berada di bawah kekuasaan hal-hal yang paling tidak penting Goethe

20 3. Menentukan Prioritas Kerja Prioritas bisnis dan manajemen Tingkat kepentingan dan mendesaknya Kebijakan perusahaan Dampak Financial Lamanya tenggat waktu yang akan dilaksanakan. Moral tim/motivasi tim

21 KETIKA SEGALA SESUATU BERADA PADA PRIORITAS PUNCAK APA YANG HARUS DILAKUKAN?

22 APA YANG HARUS DILAKUKAN? Daftar semua tugas Urutkan tugas-tugas Anda untuk efisiensi Negosiasikan batas waktu Nyatakan apa adanya Berani berkata tidak Minta dukungan

23 III. MENGATASI PENUNDAAN

24 1. Pengertian Menunda-nunda Mengulur-ulur waktu

25 2. Penyebab Kebiasaan Menunda Kemalasan. Tidak berpengalaman dalam menangani suatu tugas. Tugas yang tidak menyenangkan. Takut gagal. Menunggu lebih banyak informasi.

26 3. Dampak Kebiasaan Menunda

27 4. Teknik Mengatasi Penundaan Membuat jadwal kerja dan batas waktunya. Optimalkan penggunaan matrix prioritas. Lakukan evaluasi terhadap tugas yang sudah dikerjakan.

28 5. Manfaat Mengatasi Penundaan Pekerjaan bisa selesai sesuai target yang ditentukan. Memiliki cukup waktu untuk merevisi pekerjaan yang salah. Suasana hati terjaga dengan baik.

29 IV. MENGELOLA INTERUPSI

30 1. Pengertian Interupsi suatu kejadian yang akan menghentikan sementara jalan program saat itu (= aktivitas terhenti karena kita menyela atau disela untuk tugas di luar yang kita jadwalkan (tugas dadakan). mikrokontroler.tripod.com/8051/int51.htm

31 2. Jenis-jenis Interupsi ` Interupsi telepon. Tamu tanpa perjanjian. Interupsi . Tugas/meeting mendadak.

32 3. Teknik Mengelola Interupsi Siapa dan apa topik bahasannya. Tingkat kepentingan. Apa yang Anda harapkan/diharapkan dari interupsi. Apabila interupsi bisa ditunda atau bahkan tidak penting tidak perlu diikuti saat ini.

33 Anda dapat meminimalisir, tapi pastikan Anda tidak membuat orang lain takut menginterupsi Anda saat mereka harus melakukannya.

34 V. MEMBUAT JADWAL Jika Anda tidak mengambil waktu untuk perencanaan, Anda merencanakan untuk membuang waktu Anda.

35 1. Pengertian Pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci Sumber:

36 2. Teknik Membuat Jadwal Tulis daftar tugas yang harus dilakukan. Urutkan berdasarkan prioritas. Buat jadwal berjenjang (bulanan, mingguan, harian). Tetap fleksibel. Tinjau kembali setelah tugas selesai. Source :

37 Tips membuat jadwal 1. Agenda kerja 2. Optimalisasi Scheduling Gunakan (outlook, diary PDA s, dll.). Gunakan mobile device. Pastikan selalu mengarsip pesan. Source :

38 3. Praktek Membuat Jadwal

39 7:00 am JADWAL HARIAN Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu :30 8:00 am :30 9:00 am :30 10:00 am :30 11:00 am :30 12:00 am :30 1:00 pm :30 2:00 pm :30 3:00 pm :30 4:00 pm :30 5:00 pm :30

40 RANGKUMAN Semakin menghargai waktu Mampu menentukan prioritas dengan baik Kemampuan mengatasi penundaan dan mengelola interupsi semakin meningkat Mampu membuat jadwal kegiatan yang efektif

41