BAB 2 LINGKUNGAN ORGANISASI. Kondisi bisnis dari perusahaan pada saat ini terbilang baik, karena jumlah

Transkripsi

1 8 BAB 2 LINGKUNGAN ORGANISASI 2.1 ANALISIS INTERNAL ORGANISASI Kondisi bisnis dari perusahaan pada saat ini terbilang baik, karena jumlah penjualan yang stabil dan penggunaan mesin yang full kapasitas mendukung kinerja dan kuantitas produksi ke arah maksimum. Dengan harga yang ikut bersaing, welcome dengan customer, dan ditambah keahlian marketing penjualan dalam mempromosikan produk membuat pertumbuhan perusahaan menjadi lebih pesat dan dikenal di kalangan industri plastik. Marketing Seperti halnya fungsi bagian marketing umumnya, marketing yang ada di dalam perusahaan PT. MEGATAMA PLASINDO juga bertugas untuk menawarkan produk dan jasa pembuatan sheet PP dan sheet HIPS untuk digunakan bagi perusahaan industri packaging, baik vaccum maupun thermoforming. Dalam melakukan pemasaran produk, PT. MEGATAMA PLASINDO melakukan beberapa cara, yaitu melalui via dengan melampirkan surat penawaran ke perusahaan-perusahaan industri vaccum dan thermoforming, ada salesperson yang langsung menawarkan ke perusahaanperusahaan dengan bertemu langsung atau direct to company, dan juga melalui referensi dari konsumen tetap, yang terpenting adalah bagaimana saleperson yang terlatih mendahulukan kesopanan dan attitude yang membuat konsumen lebih

2 9 welcome. Dengan cara-cara ini, PT. MEGATAMA PLASINDO sudah cukup dikenal di kalangan industri plastik packaging. Financial Devisi Keuangan di dalam perusahaan dibagi menjadi 3 bagian, ada bagian Accounting yang menangani laporan keuangan bulanan seperti balance sheet, laporan rugi laba, pengeluaran biaya-biaya, menghitung laporan penjualan dan pembelian persediaan bahan baku dan barang jadi, serta melakukan pembayaran dan penerimaan tagihan, bagian Kasir adalah yang mengurusi keuangan kas kecil harian dibawah Rp 1juta, bagian Kepala Administrasi adalah yang mengontrol dan memeriksa kembali laporan keuangan yang telah dibuat bagian accounting. Dari segi kondisi Financial, perputaran uang di dalam perusahaan ini cukup ketat. Dikarenakan pada saat pembelian bahan baku untuk pelaksanaan produksi, supplier hanya memberikan masa kredit 2 minggu hingga 1 bulan, sedangkan PT. MEGATAMA PLASINDO memberikan masa kredit ke customer ada yang 2 minggu hingga 2 bulan. Dan ini terus berlangsung selama adanya pesanan produksi. Walaupun begitu kondisi Financial masih terbilang cukup baik karena adanya support modal yang lumayan besar dari owner. Pendapatan kotor perusahaan per-bulannya sekitar Rp 450 juta hingga Rp 500 juta. Dari pendapatan tersebut masih bisa digunakan untuk menutupi modal dan biaya-biaya lain yang dikeluarkan perusahaan tiap bulannya, jadi kondisi keuangan masih terbilang cukup baik. Human Resource Jumlah human resource yang ada di PT. MEGATAMA PLASINDO adalah 75 orang. Di bagian office, terdiri dari 15 orang dan di bagian produksi dan pergudangan terdiri dari 60 orang, yang dibagi dalam shift pagi dan

3 10 shift malam. Human Resource yang ada di bagian office adalah minimal lulusan S1, sedangkan di bagian pergudangan dan produksi ( yang melakukan pekerjaan kasar / buruh) minimal lulusan SMP. Di dalam perusahaan terdiri dari beberapa departemen ; ada Departemen HRD yang membantu mengurusi kepentingan serikat pekerja atau karyawan, ada Departemen Sales yang menangani bagian penjualan produk dan bagaimana mempromosikan produk, selain itu juga ada Departemen Purchasing yang menangani tentang pembelian bahan baku, Departemen Produksi yang bertanggung jawab dalam hal yang berkaitan dengan seluruh kegiatan produksi di dalam perusahaan. Di dalam departemen produksi ada bagian PPIC untuk membuat Work Order dan merumuskan formula campuran bahan, ada yang mensortir limbah, melakukan mixing dan crusher dan juga ada bagian yang bertugas sebagai Quality Assesment yang melakukan pengecekan kualitas barang produksi agar selalu memenuhi standart quality. Ada Departemen Accounting dan Administrasi yang bertugas menangani seluruh keuangan, kas masuk dan kas keluar dari perusahaan dan segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan. Departemen Warehouse adalah bagian yang bertugas mengurus bagian pergudangan, penyimpanan persediaan, produk jadi, produk setengah jadi dan juga bahan baku. Operasional Di bagian Operasional, perusahaan memproduksi PP sheet dan HIPS sheet. Secara keseluruhan PP (PolyPropilene) itu terbagi ke beberapa jenis, yaitu : PolyPropilene Homo Polymer (Injection grade, Blow Grade, Extrution Grade, Laminating Grade), PolyPropilene Copolimer ( Block Copolimer dan Random Copolimer). PT. MEGATAMA PLASINDO menggunakan jenis PP

4 11 Homo Polymer Extrution Grade dan jenis PP Copolimer Block Copolimer. Tipe PP yang digunakan untuk produksi di perusahaan adalah Titan PM 655, Trilene HE 20 TF, ELPRO 401S, Cosmoplene AS 164. Sedangkan type HIPS (PolyStyrene High Impact) yang digunakan adalah HI Styron 470, PS HI Total 3341, PS HI BASF 495, PS HI BASF 476 L. Kapasitas produksi per bulan (26hari) adalah sekitar 180ton atau sekitar 6 hingga 7 ton per hari. Bahan baku untuk produksi sheet terdiri dari biji plastik dan limbah. Biji plastik biasanya sudah dalam keadaan bersih, sedangkan limbah perlu dibersihkan terlebih dahulu sebelum di produksi di mesin. Setelah dibersihkan limbah biasanya dimasukkan ke mesin crusher untuk dibuat menyerupai scrap. Untuk hasil yang maksimal scrap tersebut diubah ke dalam bentuk pelet, karena perusahaan tidak memiliki mesinnya maka PT. MEGATAMA PLASINDO menggunakan jasa PT. RODA PERDANA. Setelah diubah menjadi pelet kemudian dicampur dengan pigmen atau pewarna sesuai dengan permintaan customer, dan melalui proses pencampuran bahan original (biji plastic) dengan yang non-original (limbah) di mesin mixing, kemudian diproses oleh mesin yang disesuaikan dengan order yang diinginkan konsumen mengenai ketebalan, lebar, dan jenis bahan yang ingin dipakai. Mesin yang digunakan di PT. MEGATAMA PLASINDO adalah mesin ANFU dan mesin FONGKI. Setelah hasil sheet selesai diproduksi mesin, maka dilakukanlah pengecekan ulang untuk menilai kualitas dari produk, jika sudah dinilai baik dan sempurna maka dilakukanlah pengiriman sesuai dengan tanggal yang diinginkan customer. Jika ada sisa bahan yang tidak terpakai atau tersisa

5 12 maka akan dimasukan ke mesin Crusher untuk di lebur kembali menjadi bahan baku yang dapat digunakan untuk produksi berikutnya Value Chain Analysis CUSTOMER PO DELIVERY SO WAREHOUSE FINISHGOOD W.O & BPB PRODUKSI WAREHOUSE MATERIAL CRUSHER & MIXER Gambar : Value Chain Analisis Setelah Purchase Order (PO) diterima dari customer untuk pemesanan barang maka dibuatlah Sales Order oleh bagian marketing, kemudian dilanjutkan ke bagian PPIC untuk dibuat formula produksi dan dibuatlah Work order (WO), kemudian BPB dibuat berdasarkan penerimaan barang dari bagian Warehouse Material, di bagian warehouse melakukan update kartu stock untuk pencatatan stok keluar dan masuk. Setelah bahan baku tersedia baik itu biji plastik (original) ataupun limbah yang diolah dengan bagian crusher menjadi scrap atau pelet

6 13 kemudian dilakukanlah proses pencampuran bahan original (biji plastic) dengan yang non-original (limbah) dan pigment atau pewarna sesuai dengan permintaan customer di mesin mixing. Setelah melalui unit Quality Control dan dinilai bagus kemudian dimulailah tahap produksi, dengan memasukkan bahan baku yang sudah di mixing ke dalam mesin kemudian disesuaikan ketebalan dan lebar yang diinginkan konsumen, proses produksi juga diawasi oleh unit Quality Control untuk memastikan hasil sesuai dengan order. Setelah sudah menjadi Sheet yang di roll menggunakan Cornes maka barang jadi dimasukkan ke Warehouse Finished Good kemudian sebelum di kirim ke konsumen dilakukan pengecekan terakhir, setelah dinilai bagus maka dikirimlah ke konsumen. 2.2 ANALISIS EKSTERNAL ORGANISASI Customer (market) analysis Target PT. MEGATAMA PLASINDO adalah perusahaan perusahaan industri plastik yang bergerak di bagian thermoforming dan vaccum, yaitu yang membuat food packaging, elektronik packaging, toy packaging, cosmetic packaging, cup minuman dan tutup minuman (lid). Perusahaan vaccum yang menjadi pelanggan PT. MEGATAMA PLASINDO beberapa diantaranya adalah PT. TOPLA JAYA ABADI, CV. NETPLAST, dan PT. MULTI SINAR SELARAS, sedangkan perusahaan thermoforming seperti PT. D&D PACKAGING, dan PT. ALFORM. Dalam melakukan analisis pelanggan, PT. MEGATAMA PLASINDO melakukan 2 tahap analisis, yaitu pertama adalah menganalisis berdasarkan monthly forecast, untuk mengetahui

7 14 jumlah pemakaian bahan yang paling banyak diminati konsumen agar perusahaan dapat memperkirakan persediaan bahan baku yang cukup dan mengetahui pencapaian kapasitas produksi mesin, ini bertujuan untuk menjaga agar mesin terus berproduksi atau full kapasitas. Apabila setelah dianalisis belum maksimum maka tugas marketing adalah untuk mengejar target agar order maksimum sehingga mesin full kapasitas, dengan cara memberi diskon spesial bagi pelanggan atau cara pemasaran lain yang lebih efektif, kedua dengan cara menganalisis fluktuatif harga material, pada saat harga material naik maka permintaan akan naik karena pelanggan akan melakukan early-booking agar mereka mendapatkan harga yang tidak terlalu tinggi, sedangkan bila harga material turun, customer akan meng-hold pembelian karena mereka menunggu hingga harga terendah. Tujuan dari analisis ini adalah perusahaan dapat mengambil keuntungan dengan memberikan informasi kepada pelanggan apabila harga akan naik, maka pelanggan cenderung akan langsung mempesan bahan di muka, maksimal waktu yang diberikan perusahaan adalah 1 bulan, sehingga penjualan akan naik. Sebaliknya apabila prediksi harga akan turun maka perusahaan perlu memikirkan cara agar penjualan dapat tetap stabil dan tidak rugi Analisis five force Michael Porter : Persaingan Industri Plastik Secara umum hanya terdapat 2 kompetitor PT. MEGATAMA PLASINDO, yaitu PT. SINAR PLASTIK, dan PT SINAR INDAH PLASTIK. PT. SINAR PLASTIK menjadi kompetitor terbesar karena perusahaan

8 15 ini menjadi market leader di Jakarta, mereka menguasai market lebih besar, sedangkan PT SINAR INDAH PLASTIK setara dengan PT. MEGATAMA PLASINDO dan bersaing dalam hal harga dan kualitas. Persaingan yang terjadi memang tidak terlalu kompetitif, sehingga peluang untuk mendapatkan pelanggan dan menguasai pasar masih dapat dicapai apabila pelaksanaan marketing yang efektif. Dari segi harga persaingan cukup ketat, sedangkan dari segi pelayanan servis PT. MEGATAMA PLASINDO mencoba memberikan yang terbaik untuk memuaskan kebutuhan konsumen. Ancaman pendatang pasar baru Yang paling menjadi ancaman bagi PT. MEGATAMA PLASINDO adalah apabila pelanggan tetap yang dimiliki mempunyai potensi untuk berkembang sedemikian rupa sehingga kebutuhan semakin banyak membuat pelanggan tersebut membeli mesin produksi sendiri untuk menghemat biaya, sehingga PT.MEGATAMA PLASINDO bisa kehilangan pelanggan tetap dan tentu akan berdampak negatif. Selain ancaman ini, ancaman pesaing baru tidak terlalu mengkhawatirkan karena hal tersebut bisa ditanggulangi dengan cara pemberian produk yang berkualitas, harga yang kompetitif, pelayanan service yang memuaskan, pengiriman yang tepat waktu, menjalin hubungan yang baik dan rasa kepercayaan dengan setiap pelanggan sehingga mereka akan tetap loyal terhadap PT. MEGATAMA PLASINDO. Kekuatan daya tawar pembeli Kekuatan daya tawar pembeli tidak kuat, karena harga yang diberikan merupakan harga market yang kompetitif dan sudah memiliki harga standar.

9 16 Kekuatan daya tawar pemasok - Daya tawar pemasok cukup kuat. Karena bahan yang digunakan untuk produksi bersifat terbatas dan tidak dimiliki oleh semua pemasok. Hal ini juga disebabkan karena pemasok bahan baku untuk PT.MEGATAMA PLASINDO tidak banyak, hanya sekitar 5-6 pemasok, bahan baku produksi ada yang berasal dari produksi lokal oleh PT. CHANDRA ASIH untuk tipe PP dan PT. STYRON INDONESIA untuk tipe HI, ada juga dari produksi bahan baku impor contoh PT. INABATA INDONESIA, PT. BUKITMEGA MASABADI, PT. AKINO INDONESIA, PT AKINO WAHANA MULIA. Tetapi harga yang biasa diberikan oleh pemasok juga tetap berada di sekitar harga standar,terkadang bisa melambung tinggi apabila hanya beberapa pemasok yang bisa memenuhi pesanan atau hanya 1 (satu) pemasok yang memiliki bahan tersebut. Inilah yang menjadi faktor yang membuat daya tawar pemasok menjadi kuat. Ancaman produk pengganti (termasuk perubahan teknologi) Ancaman bagi perusahaan yaitu sudah ada beberapa perusahaan vaccum forming yang menggantikan produk berbahan dasar plastik menjadi berbahan dasar kertas atau paper. Selain itu ancaman barang pengganti lain adalah bahan yang digunakan PT.MEGATAMA PLASINDO yaitu PP dan HI bisa digantikan oleh jenis plastik lain, contoh tipe PET atau PVC yang lebih cenderung transparan dan harga lebih murah dibanding PP dan HIPS. Dan sudah ada penelitian ilmiah di luar negri yang menggunakan bahan organik yang bisa menggantikan PP dan mudah untuk diurai, produksi plastik biodegradable disebut PHA. Yang menjadi ancaman bagi perusahaan adalah apabila banyak perusahaan yang menggunakan terobosan baru

10 17 ini ketimbang PP makaa produksi PP akan berkurang dan rugi. perusahaan tentu akan PERSAINGANN KOMPETITOR PT. SINAR PLASTIK PT. SINAR INDAH PLASTIK ANCAMAN PENDATANG "NEW MARKET" Apabila customer memutuskan membeli mesin untuk memproduksi sheet sendiri FIVE FORCES PORTER KEKUATAN DAYA TAWAR PEMBELI RENDAH, Karena semua penjual sudah memiliki harga standar sehingga hargaa yang diberikan masing masing g penjual beda tipis. KEKUATAN DAYA TAWAR PEMASOK CUKUP KUAT. Karena bahan yang digunakann untuk produksi bersifat terbatas dan tidak dimiliki oleh semua pemasok ANCAMAN BARANG SUBSTITUSI PHA PHA PHA PET PVC KERTAS / PAPER PHA Gambar 2.21 : Analisis Five Force

11 Strategi GAP Dalam penilaian variabel produk dilakukan penilaian antara hasil produksi dengan harapan dari konsumen. Berikut adalah peringkat penilaian : Tabel : Tabel Strategi GAP PERINGKAT VARIABEL YANG HARAPAN KONSUMEN NO DINILAI ( NILAI 1 5) KEADAAN NYATA GAP 1 Kestabilan Ketebalan Variasi Warna Harga Delivery Time Kualitas Produk (Sumber data : Analisis berdasarkan data perusahaan) Keterangan: 1 Sangat Buruk 2 Buruk 3 Cukup Baik 4 Baik 5 Sangat Baik

12 19 Dari segi variasi warna serta ketepatan waktu pengiriman, customer merasa bahwa servis yang diberikan perusahaan sangat bagus, tetapi dari segi kestabilan ketebalan, harga dan kualitas Produk penilaian diberikan di peringkat 4, dengan kata lain konsumen menilai servis yang diberikan oleh PT.MEGATAMA PLASINDO sudah cukup bagus. Kestabilan ketebalan sheet memang belum sempurna dikarenakan human error atau adanya keteledoran dalam pengecekkan / Quality Control, sedangkan dari segi harga dikarenakan harga plastik yang fluktuatif atau berubah-ubah karena di pengaruhi harga minyak dunia maka harga jual terkadang bisa lebih mahal daripada harga pasar dikarenakan harga beli bahan baku yang lebih tinggi dibandingkan harga jual, jadi untuk menutupi kerugian maka harga jual terkadang lebih mahal dari pasaran. Dan dari segi kualitas Produk sebenarnya permasalahannya terletak pada waktu formula pencampuran yang kurang pas atau tidak sempurna sehingga hasil tidak maksimal, ini juga termasuk dalam permasalahan human error dalam Quality Control.