- PDF Download Gratis

Transkripsi

1 PERANCANGAN BASIS DATA PEMBELIAN, PRODUKSI, DAN PENJUALAN PADA PT MAHA JAYA PLASTINDO INDONESIA Hariyanto Susilo; Steven Pratama; Gian Triangga; Hendro Nindito School of Information System, Binus University Jl. K. H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Jakarta Barat Telp. (62-21) , Fax. (62-21) Abstract With the development of technology that hold important role for human life, one of them is in business. The usage of database system in the business activity is very helpful to improve the security and data availability RESEARCH OBJECTIVE is to design and implements database systems on purchasing, production, and sales at the company as the solution that is needed.design METHOD that was used was the database system development lifecycle from Connoly dan Begg (2010, p314).desired RESULT that was gathered was the creation of database for purchasing, production, and sales that fulfill the objective from the research and helping the company for the needs of information. CONCLUSION In designing and implementing the database is with implementing database that were designed could help productivity because the purchasing, production, and sales data are secured and well integrated Keywords: Database design, purchasing, production, sales

2 Abstrak Dengan perkembangan teknologi yang memegang peranan penting bagi kehidupan manusia, salah satunya di bidang bisnis. Pemaanfaatan sistem basis data dalam kegiatan bisnis sangatlah membantu meningkatkan keamanan dan ketersediaan data. TUJUAN PENELITIAN, ialah melakukan perancangan dan implementasi basis data di bidang pembelian, produksi, dan penjualan pada perusahaan sebagai solusi yang dibutuhkan.metode PERANCANGAN yang digunakan yaitu konsep database system development lifecycle dari Connoly dan Begg (2010, p314).hasil YANG DI INGINKAN adalah berupa terbentuknya database untuk bagian pembelian,produksi,dan penjualan yang dapat memenuhi tujuan dari penelitian dan juga dapat membantu perusahaan dalam kebutuhan informasinya. SIMPULAN dalam perancangan dan implementasi basis data ini adalah bahwa dengan mengimplementasi basis data yang telah di rancang dapat membantu produktivitas karena data data pembelian, produksi, dan penjualan tersimpan dan terintegrasi dengan baik. Kata kunci : Basis data, pembelian, produksi, penjualan PENDAHULUAN Latar Belakang Dewasa ini tidak dapat dipungkiri bahwa teknologi memegang peranan penting dalam setiap kehidupan manusia. Perkembangan teknologi yang semakin pesat tidak dapat dihindar lagi oleh sebagian kalangan sebagai perkembangan zaman yang telah maju. Salah satu contohnya adalah organisasi atau perusahaan yang ada dan telah lama menguasai pasar perekonomian. Tak dipungkiri penggunaan teknologi saat ini sangat membantu kegiatan proses bisnis suatu perusahaan baik itu kegiatan internal maupun eksternal. Teknologi menjadi tools bagi perusahaan dimana perusahaan menggabungkan sistem informasi yang berjalan dengan perkembangan teknologi yang mendukung komponen proses bisnis dari suatu perusahaan. Banyaknya keuntungan yang di tawarkan oleh sebuah teknologi informasi menjadi pertimbangan bagi perusahaan untuk menerapakan teknologi tersebut. Walaupun perkembangan teknologi sangat pesat di Indonesia, masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem manual dalam proses bisnisnya.

3 Kajian Pustaka Database atau basis data merupakan salah satu sistem yang banyak diterapkan pada berbagai macam perusahaan. Database itu sendiri adalah sekumpulan data relasi secara logika dan sebuah deskripsi data, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi (Connolly, 2009, p65). PT Maha Jaya Plastindo Indonesia telah berkembang menjadi salah satu pabrik utama selang PVC (Polivinil klorida) yang ada di Indonesia. PT Maha Jaya Plastindo Indonesia memproduksi berbagai jenis selang dan tube untuk perindustrian, pertanian dan keperluan rumah tangga. Produk-produk tersebut di distribusikan ke berbagai segmen pasar, termasuk pabrik, supermarket dan distributor. PT Maha Jaya Plastindo Indonesia berpandangan bahwa dengan menerapkan sistem informasi yang tepat, akan dapat memberi keuntungan dalam segala aspek. Setelah melakukan pertimbangan, PT Maha Jaya Plastindo Indonesia mengambil keputusan untuk menerapkan sistem basis data. PT Maha Jaya Plastindo Indonesia akan menerapkan sistem basis data pada bagian pemesanan, produksi, dan penjualan yang mana penerapan basis data dapat memungkinkan untuk mengatur data, melakukan pengamanan data, menghindari terjadinya data yang tidak konsisten serta kerangkapan data juga data. Dapat disimpulkan bahwa penting nya melakukan penerapan suatu sistem informasi pada perusahaan karena banyak keuntungan yang dapat ditawarkan dengan melakukan implementasi sistem informasi yang tepat. Kami berharap project yang kami buat dapat menjadi solusi terhadap masalah yang ada. Tujuan Penelitian (a) Melakukan penyimpanan secara terintegrasi dokumen perusahaan dengan bagianbagian dalam PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia. (b) Mencegah manipulasi data secara sembarangan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab (c) Menekan biaya pengeluaran material kertas untuk keperluan cetak.

4 METODE PENELITIAN Metodologi Penelitian Dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode : 1. Metode Kepustakaan Dengan mencari informasi yang diperlukan dalam pembuatan skripsi ini dengan mencari dari berbagai sumber kepustakaan seperti buku panduan, artikel-artikel, dan sumber-sumber lain yang bersangkutan 2. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara : Mengadakan observasi langsung pada PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia untuk mengetahui sejauh mana sistem yang lama dijalankan serta melihat langsung kekurangan dari sistem tersebut Melakukan wawancara terhadap narasumber yaitu manajer wakil mutu dari PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia. Melalui wawancara ini kami mendapat informasi secara langsung dan jelas mengenai struktur organisasi, proses bisnis perusahaan, hingga permasalahan yang dialami perusahaan. 3. Metodologi Perancangan Metodologi perancangan yang digunakan di dalam penulisan skripsi ini menggunakan ANSI SPARC.Ada tiga level dalam arsitektur ANSI- SPARC (Connolly and Begg, 2005, p35) yang bertujuan dalam membedakan cara pandang terhadap perancangan database dan cara perancangan database yang terdiri dari atas level eksternal, level konseptual, dan level internal

5 Level Eksternal (External Level) Level ini menjelaskan bahwa cara pandang pengguna terhadap database. Pada level ini menggambarkan bagian database yang relevan bagi pengguna database tertentu. Pada level ini sangat berkaitan erat dengan pengguna. Dimana dari setiap pengguna hanya membutuhkan sebagian dari data yang ada pada database dan pada level ini juga terbatas pada entitas, atribut, dan hubungan antar entitas yang digunakan. Level Konseptual (Conceptual Level) Level ini menjelaskan bahwa data adalah penyimpanan dalam database dan hubungan antar data. Pada level ini menggambarkan data yang disimpan dalam database dan hubungan antar datanya. Semua cara pada level eksternal adalah data yang dibutuhkan oleh pengguna harus dapat diturunkan dalam level konseptual. Level Internal (Internal Level) Level ini menjelaskan bagaimana data menyimpan didalam database. Level internal merupakan representasi secara fisik dari database yang ada pada komputer. HASIL DAN BAHASAN Setelah melakukan survey, penelitian dan wawancara yang kami lakukan pada PT. MAHA JAYA PLASTINDO INDONESIA, berikut penjelasan proses bisnis pada perusahaan yang mencakup sistem pembelian, produksi, dan penjualan

6 Pembelian PT.Mahajaya Plastindo Indonesia Create PO Pembelian Create Surat Retur Create Surat Terima Barang Gudang Create Laporan Pembelian

7 Produksi PT.Mahajaya Plastindo Indonesia Produksi Create Surat Permintaan Barang Create SPK Cutting Create SPK Bahan Create SPK Produksi Create Form Pengembalian Barang Quality Control Membuat Laporan Produksi

8 Penjualan PT.Mahajaya Plastindo Indonesia Create Sales Order Penjualan Create Faktur Create Surat jalan Create Surat Retur Penjualan Membuat Laporan Penjualan

9 Proses Prosedur Pembelian PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia sudah bekerja sama dengan beberapa supplier yang men-supply barang yang berbeda-beda sesuai dengan yang dibutuhkan, yang sudah terdaftar di form daftar supplier. Bagian Pembelian akan melakukan pemesanan bahan baku dengan membuat purchase order untuk memesan barang kepada supplier demi memenuhi kebutuhan stok untuk produksi maupun untuk disimpan. Setelah supplier menerima purchase order, supplier akan melakukan produksi sesuai dengan kriteria pemesanan. Setelah barang selesai produksi, supplier akan membuat surat tagihan sesuai dengan jumlah dan kriteria pesanan. Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran sesuai dengan surat tagihan. Setelah bagian gudang menerima barang pesanan, maka akan dilakukan proses cek kondisi barang, apabila ada material yang rusak maka bagian pembelian akan membuat surat retur pembelian dan dikirimkan pada supplier untuk mendapatkan perggantian barang. Sedangkan apabila barang sudah sesuai pesanan maka dibuatlah surat terima barang. Setiap akhir bulan bagian pembelian akan membuat laporan pembelian yang melaporkan kegiatan pembelian pada bulan tersebut.

10 Activity Pembelian - PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia Pembelian Supplier Gudang Membuat PO Menerima PO Membuat & Mengirim Surat Tagihan Menerima Barang & Surat Tagihan Mengirim Bahan Baku Melakukan Pembayaran Menerima Pembayaran Menyerahkan Barang ke Gudang Cek Barang Surat Retur Pembelian Tidak Sesuai Sesuai Pesanan Proses Retur Membuat Laporan Pembelian Membuat Surat Terima Barang Phase Gambar 3.2 Activity Diagram Pembelian Proses Prosedur Produksi Dalam proses produksi, bagian marketing PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia membuat SPK Produksi, SPK Cutting, KPH (Kontrol Produksi Harian) Bahan, KPH Produksi, KPH Cutting dan menyerahkan kepada bagian produksi. Setelah menerima SPK dan KPH, bagian produksi akan melaksanakan proses produksi barang. Lalu, setelah barang selesai dibuat maka akan dilakukan pengecekan kualitas apakah barang yang di produksi sudah memenuhi standar atau belum oleh bagian quality control. Jika barang tidak sesuai maka barang tersebut

11 dikategorikan menjadi barang reject, lalu dibuatlah form pengembalian barang jadi untuk di giling. Setiap akhir bulan akan dibuat laporan produksi oleh bagian produksi. Activity Produksi - PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia Marketing Produksi Quality Control Membuat List Order Pengecekan Bahan Baku Menerima Surat PermintaanBarang Membuat SuratPermintaanBara ng Membuat SPK Produksi, SPKBahan, SPKCutting Melakukan Proses Produksi Barang Melakukan Pengiriman Hasil Barang jadi Melakukan Pengecekan Kualitas Produk Memenuhi Standarisasi Form Pengembalian Barang Jadi Reject Membuat Laporan Produksi Phase Proses Prosedur Penjualan

12 Bagian penjualan menerima pesanan dari distributor atau agen. Agen atau distributor di sini merupakan customer baru dan juga langganan (continous buyer). Bagian penjualan akan mencatat pelanggan serta menerbitkan sales order sesuai pesanan dari distributor atau agen serta faktur sebagai surat tagihan jumlah harga yang harus dibayarkan atas pesanan pelanggan. Setelah dibuatlah surat jalan untuk bagian logistik lalu barang beserta faktur dikirimkan kepada pelanggan. Setelah pelanggan menerima barang pesanan, pelanggan akan membayar tagihan. Kemudian pelanggan akan melakukan proses pengecekan barang pesanan guna mengetahui apakah barang yang di pesan sudah sesuai dengan kriteria pemesanan atau belum. Jika ada barang rusak atau tidak sesuai dengan kriteria pemesanan maka pelanggan akan melakukan retur kepada PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia. Bagian penjualan akan menerbitkan surat retur penjualan dan melakukan proses retur tersebut. Setiap akhir bulan bagian penjualan akan membuat laporan penjualan yang berisi data-data penjualan pada bulan tersebut.

13 Activity Penjualan - PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia Pelanggan (Distributor atau Agen) Penjualan Logistik Melakukan Pemesanan Menerima Pemesanan Mencatat Pelanggan Membuat Sales Order Membuat Faktur Membuat Surat Jalan Menerima Barang Melakukan Pengiriman Barang dan Faktur Melakukan Pembayaran Cek Barang Sesuai Pesanan Tidak Sesuai Membuat Sales Return Melakukan Proses Retur Membuat Laporan Penjualan Phase

14 Login Admin Bagian Pembelian Bagian Produksi Bagian Penjualan Data Karyawan Data Customer Data Supplier Data Bahan Baku Purchase Order Surat Retur Pembelia n Surat Penerimaan Barang Surat Permintaan Barang Data Selang Surat Perintah Kerja Produksi Surat Perintah Kerja Bahan Surat Perintah Kerja Cutting Surat Pengembali an Selang Surat Jalan Sales Order Sales Return Invoice Bagian Pembelia n Create Purchase Order Create Surat Retur Pembelian Create Surat Penerimaan Barang Create Surat Permintaan Barang Create Surat Perintah Kerja Produksi Create Surat Perintah Kerja Bahan Create Surat Perintah Kerja Cutting Surat Pengembalian Selang Create Surat Jalan View Sales Order Create Sales Return Create Invoice Bagian Produksi Bagian Penjualan View Purchase Order View Surat Retur Pembelia n View Surat Penerimaan Barang View Surat Permintaan Barang View Surat Perintah Kerja Produksi View Surat Perintah Kerja Bahan View Surat Perintah Kerja Cutting Surat Pengembalian Selang View Surat Jalan Create Sales Order View Sales Return View Invoice Gambar Struktur Program Berikut adalah hasil rancangan UI

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 SIMPULAN DAN SARAN SIMPULAN Berdasarkan hasil perancangan basis data yang dirancang pada PT Maha Jaya Plastindo Indonesia, yang meliputi aspek pembelian, produksi, dan penjualan maka terbuatlah kesimpulan sebagai berikut : 1. PT Maha Jaya Plastindo Indonesia tidak jarang mengalami masalah yang disebabkan oleh data yang tidak akurat karena proses bisnis dijalankan secara manual 2. Dapat meningkatkan kemungkinan penyelewengan data atau korupsi karena mudah sekali terjadi kesalahan pencatatan, kehilangan data 3. Sulitnya melakukan pengontrolan data bahan baku atau surat-surat karena data tidak terintegrasi dengan baik 4. PT Maha Jaya Plastindo Indonesia sudah dapat membuat surat perintah kerja yang terintegrasi dengan basis data sehingga baik bahan yang digunakan maupun mesin yang digunakan dapat lebih terkontrol dengan baik 5. Dengan melakukan implementasi basis data yang telah dirancang, PT Maha Jaya Plastindo Indonesia dapat terbantu produktivitas nya karena data data pembelian, produksi, dan penjualan sudah terintegrasi dengan baik dan tidak ada redudansi data SARAN 1. Penerapan sistem basis data lebih diperluas ruang lingkupnya. Contoh : tidak hanya pada aspek pembelian, produksi dan penjualan tapi hingga hrd dan modul lain nya 2. Terus mengikuti perkembangan teknologi yang tepat yang dapat membantu kegiatan perusahaan, agar mampu bersaing di pasar internasional 3. Mengadakan evaluasi dengan sistem dan karyawan yang menggunakan nya Tinjau kembali apakah pihak karyawan sudah sangat paham sehingga siap untuk memanfaatkan sistem yang lain. Atau belum paham sehingga membutuhkan pelatihan atau pengarahan lebih lanjut

31 4. Melihat teknologi perusahaan saingan. Agar mampu menang dalam persaingan PT. Maha Jaya Plastindo Indonesia harus terdepan dalam hal teknologi 5. Melakukan evaluasi terhadap progam secara rutin tiap bulan nya guna mencegah terjadi nya redudansi data yang terlalu banyak.