SIAP Kontraktor. INTEGRATED PROJECT COST CONTROL through the internet. for every single activity of your projects

Transkripsi

1 SIAP Kontraktor INTEGRATED PROJECT COST CONTROL through the internet PLAN EXECUTE MONITORING CONTROL FORECAST for every single activity of your projects PT. PARAMA SOLUSI INDONESIA

2 1 Perusahaan Jasa Konstruksi - Kontraktor Karakteristik perusahaan jasa konstruksi khususnya kontraktor sangat spesifik, karena sifatnya sangat berbeda dengan perusahaan jasa yang lain. Sifat spesifik tersebut ditandai oleh faktor-faktor sebagai berikut : 1. Merupakan suatu bisnis dengan resiko yang tinggi, penuh dengan ketidakpastian dan dengan prosentase laba yang relatif rendah. 2. Pasar sangat dikuasai oleh pembeli karena mereka bebas memilih kontraktor yang dianggap paling menguntungkan. 3. Kepentingan pembeli sangat dilindungi dengan adanya : konsultan pengawas, bank garansi, asuransi, prosedur kompetisi dan adanya sanksi berupa penalti terhadap kontraktor, dilain pihak kepentingan kontraktor hampir tidak dilindungi sama sekali. 4. Harga jual atau nilai kontrak bersifat tetap, sedangkan biaya produksi mempunyai sifat yang sangat fluktuatif. 5. Standard mutu dan jadwal waktu pelaksanaan ditetapkan oleh pembeli. 6. Proses konstruksi yang selalu berubah akibat dari lokasi dan hasil karya perencanaan yang selalu berbeda karakteristiknya. 7. Reputasi dari kontraktor sangat mempengaruhi pengambilan keputusan dari pembeli. Tolak ukur kesuksesan perusahaan Kontraktor dapat dilihat dari kinerja yang dihasilkannya. Semakin tinggi kinerja perusahaan tersebut maka akan semakin sukses juga perusahaannya. Indikator sukses bisa dilihat dari kemampuan perusahaan untuk : 1. Menghasilkan laba. 2. Kemampuan untuk tumbuh dan berkembang. 3. Kemampuan untuk mendapatkan proyek yang berkelanjutan. 4. Kemampuan untuk bersaing dengan perusahaan lain. Meningkatkan laba dapat dilakukan dengan menambah kontak/omzet dan secara bersamaan menekan biaya. Biaya dapat ditekan dengan cara melakukan efisiensi disegala bidang serta melakukan kontrol dan pengendalian yang baik. SIAP Kontraktor - 1

3 Biaya proyek dibagi atas 5 (lima) kelompok utama yang dikenal dengan istilah BUASO Bahan, Upah, Alat, Subkon dan Overhed. Pengendalian biaya akan dapat berjalan dengan baik bila dimulai dengan membuat RAP (Rencana Anggaran Pelaksanaan) yang terperinci, dilanjutkan dengan monitoring yang terus menerus dari waktu ke waktu sampai proyek seleai 100%. Dengan monitoring yang baik akan cepat diketahui bila terjadi penyimpangan. Proyek yang terkendali diharapkan bisa menghasilkan laba sesuai dengan target yang diharapkan. SIAP Kontraktor - 2

4 2 Manfaat Teknologi Informasi Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut telah memudahkan manusia dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan. Penerapan Teknologi Informasi dalam lingkungan kerja diharapkan dapat meningkatkan efisiensi biaya dan waktu. Pengertian Teknologi Informasi dibedakan dalam dua bagian utama yaitu Hardware dan Software. Komputer canggih model terbaru dengan kapasitas besar dan jaringan internet yang super cepat tidak akan banyak berarti kalau tidak dilengkapi dengan software yang memadai. Bila komputer hanya dipakai sebagai sarana untuk menjalankan Microsoft Excel dan Microsoft Word tentu Investasi yang dikeluarkan tidak akan mendapat manfaat yang memadai. Untuk mendapatkan manfaat yang lebih optimal dari penerapan Teknologi Informasi, perusahaan harus memakai berbagai aplikasi untuk meningkatkan kinerja berbagai departemennya. Perusahaan yang sudah memahami keuntungan dari Teknologi Informasi akan menggabungkan semua aplikasi yang dipakai secara terintegrasi dalam sebuah sistem yang dikenal dengan istilah ERP (Enterprise Resource Planning) dan terkoneksi melalui jaringan LAN di kantor maupun jaringan internet (Cloud Computing) sehingga bisa diakses oleh semua karyawannya dimanapun berada. SIAP Kontraktor - 3

5 3 Enterprise Resource Planning (ERP) SIAP Kontraktor Sistem Informasi Management Perusahaan Kontraktor meliputi : 1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Sistem Informasi Manajemen Material 3. Sistem Informasi Manajemen Proyek 4. Sistem Informasi Manajemen Peralatan (Equipment) 5. Sistem Informasi Manajement Aset 6. Sistem Informasi HRD SIAP Kontraktor telah mengakomodir semua Sistem Informasi tersebut diatas secara TERINTEGRASI dan ONLINE melalui jaringan internet (Cloud Computing). Dari 50 (lima puluh) item check-list dibawah ini, modul apa saja yang sudah digunakan secara Terintegrasi dan Online pada perusahaan Anda? No Ketersediaan Sistem Informasi/Aplikasi Ada Tidak 1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Sistem Informasi Keuangan 3. Pengelolaan Data Karyawan 4. Riwayat Jabatan Karyawan 5. Riwayat Pendidikan Karyawan 6. Riwayat Kursus dan Pelatihan Karyawan 7. Absensi Karyawan Kantor 8. Absensi Karyawan Proyek 9. Pengelolaan Aset dan Perhitungan Penyusutan 10. Pengelolaan Peralatan Berat/Kendaraan Proyek 11. Riwayat Perbaikan Peralatan Berat/ Kendaraan Proyek 12. Permintaan Pembelian Bahan Proyek 13. Permintaan Pembelian Bahan Kantor 14. Permintaan Pembelian Bahan Workshop 15. Pembuatan Purchase Order (Proyek/Kantor/Workshop) 16. Acc PO dari Smart Phone 17. Input Barang Masuk di Proyek dengan Smart Phone 18. Pembuatan PO Jasa (Kantor/Workshop) 19. Pengelolaan Hutang Pemasok Bahan SIAP Kontraktor - 4

6 20. Pengelolaan SPK Upah Mandor 21. Pengelolaan SPK Sewa Alat 22. Pengelolaan SPK Subkontraktor 23. Pengelolaan Hutang Pemasok SPK 24. Pengelolaan Kas Proyek secara Online 25. Pengelolaan Stok Barang disemua gudang secara Online 26. Monitoring Stok barang dari HP 27. Informasi Progress Pekerjaan Proyek secara Online 28. Monitoring Progres Proyek dari Smart Phone 29. Pengelolaan Photo Proyek secara Online 30. Pengambilan Photo dengan Smart Phone dan simpan ke Server 31. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Pemakaian Kas Proyek 32. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Bahan Masuk 33. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Opname SPK 34. Pembuatan Jurnal Otomatis dari Pemakaian Bahan 35. Pengelolaan Daftar Analisa Biaya Pekerjaan (BOW/SNI) 36. Pembuatan RAP Proyek secara Online dan Multi User 37. Peta lokasi Proyek ditampilkan dalam Google Maps 38. Peta alamat Pemasok ditampilkan dalam Google Maps 39. Peta alamat Karyawan ditampilkan dalam Google Maps 40. Monitoring Realisasi Biaya Proyek secara Online 41. Monitoring PO Bahan Masuk-Jurnal-Tagihan-Pembayaran 42. Monitoring SPK Opname-Jurnal-Tagihan-Pembayaran 43. Riwayat Harga Satuan PO per item Bahan 44. Riwayat Harga Satuan Upah per item Pekerjaan 45. Riwayat Harga Satuan Sewa Alat per item Alat 46. Riwayat Harga Satuan Subkon per item Alat Pekerjaan 47. Proteksi input/edit data Proyek perbulan 48. Proteksi input/edit data Akunting perbulan 49. Prediksi Biaya sampai selesai Proyek Cost to Complete 50. Laporan Laba/Rugi Per Proyek Dengan aplikasi yang lengkap diharapkan kinerja dan kompetensi SDM meningkat, sejalan dengan itu diharapkan berdampak positif pula terhadap kinerja perusahaan. SIAP Kontraktor - 5

7 4 Membuat RAP Rencana Anggaran Pelaksanaan Pembuatan RAP atau Rencana Anggaran Pelaksanaan sebuah proyek gunanya sebagai pedoman dalam melaksanakan proyek. Dalam RAP seyogyanya harus tergambar dengan terperinci berapa macam bahan yang diperlukan untuk proyek tersebut, dan berapa banyak volume setiap bahan dan perkiraan harga satuan masing-masing bahan tersebut. Selain kebutuhan bahan, juga harus dihitung kebutuhan biaya lain yang terdiri dari biaya Upah, Alat, Subkon dan Overhead (BUASO). Pembuatan RAP sebaiknya dilakukan dengan cepat agar bisa segera dipakai sebagai pedoman pelaksanaan, untuk proyek besar dengan item pekerjaan yang sangat banyak, tentu untuk menyelesaikan pekerjaan ini dibutuhkan sumber daya yang besar pula. Untuk mengantisipasi hal tersebut SIAP Kontraktor sudah di-design sedemikian rupa sehingga bisa dipakai oleh banyak user secara online menggunakan jaringan internet. Membuat aktifitas proyek dalam bentuk WBS (Work Breakdown Structure) dari lingkup pekerjaan yang tertera dalam BoQ. Data ini bisa di-export ke server SIAP dengan mudah. Dapat dilihat dari video berikut ini: dan untuk melihat lihat Daftar Pekerjaan dan RAP melalui browser klik disini SIAP Kontraktor - 6

8 5 Daftar Analisa Biaya Satuan Pekerjaan Setiap kegiatan dalam suatu proyek mengandung unsur BUASO (Bahan, Upah, Alat, Subkontraktor dan Overhead). Untuk menghitung rencana biaya suatu pekerjaan (Work) atau kegiatan (Activity) harus dimulai dengan menentukan berapa unsur bahan, upah, alat yang dibutuhkan serta menentukan atau menetapkan harga satuan untuk tiap-tiap komponen pekerjaan. Tahun 1921 pemerintah Hindia Belanda mengeluarkan buku pedoman analisa biaya atau BOW (Burgelijke Openbare Werken) yang bertujuan untuk membantu menghitung biaya bahan dan upah pekerjaan. Karena dewasa ini tata cara perhitungan dengan menggunakan BOW dirasa tidak sesuai, maka pemerintah melalui Pusat Penelitian dan Pengembangan Perumahan pada tahun 1987 sampai tahun 1991 melakukan penelitian untuk mengembangkan analisa tersebut. Dari hasil penelitian tersebut telah menghasilkan produk analisa biaya konstruksi yang telah dikukuhkan sebagai Standar Nasional Indonesia (SNI) pada tahun Pada tahun 2001 dikaji kembali untuk disempurnakan dengan sasaran yang lebih luas yaitu bangunan gedung dan perumahan, sehingga SNI tersebut berjudul Analisa Biaya Konstruksi Bangunan Gedung dan Perumahan. Penentuan kebutuhan komponen BUASO untuk setiap pekerjaan bisa berpedoman pada BOW atau SNI dan bisa juga dengan perhitungan matematis dan didukung dengan data yang bersumber dari pengalaman nyata dilapangan. Program SIAP Kontraktor menyediakan sebuah modul khusus yang mengelola pembuatan Daftar Analisa Biaya Pekerjaan. Modul ini akan sangat membantu perhitungan RAP, karena user cukup mengambil analisa yang sesuai dari daftar yang tersedia, sedangkan harga satuan BUASO ditetapkan pada masing-masing proyek. SIAP Kontraktor - 7

9 6 Permintaan Bahan Secara Online dari Proyek Sebelum setiap pekerjaan mulai dilaksanakan, Project Manager dan teamnya harus menghitung ulang kebutuhan bahan yang diperlukan untuk setiap tahapan pelaksanaan, dengan tujuan agar pelaksanaan pekerjaan tidak terkendala dan bisa berjalan dengan lancar. Fasilitas Permintaan Bahan dari Proyek difasilitasi dengan sebuah modul yang bisa diakses secara online. Dengan modul ini bisa dimonitor permintaan bahan untuk setiap item pekerjaan. Bila ternyata permintaan kebutuhan bahan setelah dihitung ulang lebih besar dari volume RAP, maka perlu otorisasi untuk mengijinkan pembuatan PO yang melebihi RAP tersebut. Dengan demikian bisa dievaluasi sebab-sebab apa yang menyebabkan kebutuhan bahan melebihi RAP, bisa saja karena memang volume RAP yang kurang akurat waktu dihitung, atau koefisian Analisa biaya yang dipakai Estimator berbeda dengan yang dipakai oleh team proyek. Dengan modul permintaan Bahan secara online akan didapat banyak keuntungan, antara lain waktu yang lebih cepat, tidak dibutuhkan formulir khusus yang harus dikirim secara fisik, seluruh data permintaan bahan akan terkumpul manjadi satu tabel di server dan banyak keuntungan lainnya. SIAP Kontraktor - 8

10 7 Pembuatan PO Bahan Purchase Order Pembuatan PO sudah merupakan suatu keharusan dalam pengelolaan pengadaan bahan, untuk pengendalian biaya bahan tentu volume yang boleh dibeli harus mengacu pada volume yang sudah direncanakan dalam RAP. Biaya bahan umumnya merupakah biaya yang paling dominan dalam sebuah proyek konstruksi, oleh karena itu maka pengendalian biaya bahan menjadi sangat penting dalam tujuan mencapai laba yang sudah direncanakan. Volume bahan yang di PO kan dan harga yang ditetapkan harus disetujui oleh pihakpihak yang diberi wewenang untuk menyetujuinya. Untuk itu Modul ACC-PO dalam SIAP Kontraktor dirancang sedemikian rupa agar mudah dipakai dan bisa dilakukan pada komputer desktop atau juga secara mobile dengan menggunakan Smart Phone atau Komputer Tablet (ipad). Dengan kemudahan ACC ini diharapkan setiap PO baru bisa diprint dan diserahkan ke Pemasok bila telah di ACC. Management perusahaan juga bisa memonitor selisih waktu antara tanggal PO dibuat dengan tanggal di ACC. Dengan data PO yang terpusat dalam sebuah sistem, tentu banyak keuntungan yang didapat. SIAP Kontraktor dapat menampilkan riwayat harga pembelian setiap item barang untuk jangka waktu tertentu. Pihak terkait dapat memonitor perjalanan PO sejak diterbitkan, di-acc, bahan dikirim, pembuatan jurnal barang masuk, penagihan oleh pemasok sampai tagihan PO tersebut dibayar. ACC PO bisa dilakukan dari Tablet dari mana saja, walaupun sedang tidak sedang di Kantor. SIAP Kontraktor - 9

11 8 Input Bahan Masuk di Proyek Melalui Smart Phone Sebuah sistem informasi akan berhasil guna dan mendapat manfaat yang optimal bila data diinput tepat waktu. Data bahan masuk merupakan data yang sering tidak diinput tepat waktu, hal ini akan menyebabkan modul berikutnya tidak bisa berjalan dan memberikan informasi yang sangat diperlukan. Data persediaan bahan tidak akan memberikan informasi yang akurat. Informasi hutang (belum ditagih) pada pemasok juga tidak mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Menyadari akan pentingnya masalah input data bahan masuk, maka SIAP Kontraktor telah menyediakan Modul Input Data Bahan Masuk melalui Smart Phone, sehinga setiap ada pengiriman bahan dari pemasok bisa segera diinput oleh penerima gudang melalui Smart Phonenya. Untuk melihat cara Input Bahan Masuk di Proyek silakan klik disini Informasi stok bahan di gudang proyek sangat penting untuk selalu dimonitor, karena kekurangan bahan sedikit saja akan membuat suatu pekerjaan tidak bisa diselesaikan dengan baik. SIAP Kontraktor juga menyediakan modul untuk memonitor Stok Gudang melalui Smart Phone dan bisa diakses oleh user yang sudah diberi hak akses saja. SIAP Kontraktor - 10

12 9 Monitoring Stok Barang Melalui Internet Informasi stok barang umumnya dikelola dengan membuat Kartu Stok, sekarang Anda bisa melihat kartu stok semua barang pada semua gudang yang tersebar di seluruh proyek secara mudah dari Smart Phone atau Tablet. Hal ini bisa terwujud karena semua data tersimpan dalam sebuah server yang dapat diakses secara online menggunakan jaringan internet. Dengan pengelolaan stok barang yang terkendali akan manghasilkan efisiensi biaya dan waktu. Kadang-kadang karena kekurangan satu barang kecil saja, sebuah pekerjaan batal dilaksanakan. Hal ini terjadi karena informasi stok barang hanya bisa diketahui dengan cara melihat kartu stok pada gudang yang bersangkutan. SIAP Kontraktor - 11

13 10 Sistem Manajemen Proyek SIAP Kontraktor Tujuan utama sebuah sistem, agar suatu organisasi berjalan lebih baik. Software SIAP Kontraktor merupakan sebuah sistem yang bertujuan mengelola aktivitas perusahaan jasa konstruksi yang terkait dengan Akuntansi, Keuangan, Purchasing, Logistik, Bagian Anggaran, Pelaksanaan Proyek dan Pengelolaan Peralatan, sehingga dapat menghasilkan LABA yang maksimum. Rencana Laba Laba Nilai Kontrak Rencana Biaya Pelaksanaan Realisasi Biaya Kegagalan proyek pada umumnya disebabkan oleh kesalahan pada saat perencanaan, ditambah kegagalan saat pelaksanaan dan minimnya pengawasan pada saat pelaksanaan. Kegagalan dan kesuksesan suatu proyek dapat dipastikan dari cara bagaimana sebuah team proyek mengelola proyek. Mengelola proyek berskala kecil, menengah dan besar pada dasarnya sama semua dapat diukur dari kesiapan team dalam menjabarkan 5 (lima) hal yaitu Scope, Time, Cost, Quality & Risk yang akan digunakan dalam implementasi proyek. Jika Scope pekerjaan dijelaskan secara detail sampai aktivitas yang mudah terkontrol dengan batasan quality yang dipilih, waktu pelaksanaan dan biaya dapat diukur dengan ketersediaan anggaran dan analisa terhadap resiko yang mungkin timbul. Apabila ke 5 (lima) hal tersebut dilaksanakan dengan baik, bisa dipastikan pelaksanaan proyek dapat dilaksanakan dengan baik karena detail dari tiap aktivitas dijabarkan dengan baik, team proyek tinggal mengikuti pada saat implementasi. Selanjutnya kesuksesan suatu proyek juga harus dilaksanakan dengan pengawasan yang pelaksanaannya disepakati oleh seluruh team proyek pada awal perencanaan proyek dengan membuat standard pengendalian yang jelas. Pengendalian bisa dilaksanakan bertahap sesuai dengan tahapan proyek, waktu, biaya dan mutu, hal ini harus sesuai dengan perencanaan serta memperhatikan kondisi external proyek. SIAP Kontraktor - 12

14 Biaya dalam sebuah proyek terdiri dari 5 (lima) kelompok utama: 1. Bahan 2. Upah 3. Alat 4. Subkon 5. Overhead Untuk mencapai LABA Maksimum, maka setiap kelompok biaya harus dikelola sedemikian rupa agar BIAYA Minimum. SIAP Kontraktor dapat melakukan fungsi pengendalian untuk mencapai target. SIAP Kontraktor - 13

15 11 Monitoring Progres dan Biaya Proyek Monitoring adalah kata kunci dalam aktifitas pengendalian, monitoring bisa dilakukan dengan mengamati secara langsung setiap aktifitas pekerjaan dan juga bisa dilakukan dengan mangamati data yang sudah dikumpulkan dari seluruh aktifitas yang terjadi pada pelaksanaan proyek. Data yang wajib dikumpulkan adalah sbb: 1. Data bahan yang dikirim ke proyek 2. Data pemakaian bahan pada setiap pekerjaan 3. Data kemajuan pekerjaan SPK Mandor 4. Data realisasi pemakaian alat 5. Data kemajuan pekerjaan sub kontraktor 6. Data realisasi biaya overhead 7. Data progres setiap item pekerjaan 8. Photo yang menggambarkan kemajuan pekerjaan Dengan SIAP Kontraktor, seluruh data akan diolah menjadi informasi yang mudah dibaca, sehingga setiap penyimpangan yang terjadi dapat segera diketahui dan selanjutnya dilakukan berbagai perbaikan agar target Laba tetap bisa dicapai. SIAP Kontraktor - 14

16 Informasi Global dari sebuah proyek bisa di breakdown sesuai WBS (Work Breakdown Structure) sampai ke item pekerjaan yang paling kecil. Dengan memahami perbandingan antara progres dan biaya pada setiap item pekerjaan, maka dapat ditentukan langkah antisipasi sedini mungkin. SIAP Kontraktor - 15