POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA POLIMAS PK PS-17

Transkripsi

1 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/2014 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA POLIMAS PK PS-17 PENGURUSAN PSIKOLOGI & KERJAYA DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH JAWATAN Pegawai Psikologi Wakil Pengurusan TARIKH 26 Mei Mei 2014 SALINAN TERKAWAL NO:

2 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/ OBJEKTIF Pengurusan perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan kerjaya dikendalikan secara terancang dan sistematik dengan memastikan sekurang-kurangnya tujuh (7) aktiviti bimbingan setiap semester dapat dilaksanakan untuk memberikan perkhidmatan yang berkesan kepada klien supaya proses penyuburan dan pembangunan diri klien dapat berkembang maju serta dapat membantu mencapai kecemerlangan diri. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan sebagai panduan oleh Pegawai Psikologi untuk merancang aktiviti perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan kerjaya kepada klien POLIMAS. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti : 4.2.4, 7.1, 7.2.3, 8.2.1, 8.2.3, 3.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan yang berkuatkuasa 1/7

3 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/ DEFINISI PEGAWAI PSIKOLOGI Pegawai yang dilantik untuk melaksanakan hal-hal berkaitan perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan kerjaya. PPJ Penyelaras Psikologi Jabatan adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan masing-masing bagi membantu merancang, menyelaras dan mengendalikan aktiviti bimbingan di Jabatan dan Politeknik Sultan Abdul Halim Mu adzam Shah. KLIEN Pelajar dan staf POLIMAS. BK Bilik Kaunseling. PSIKOLOGI Proses perlaksanaan Program Pembangunan Modal Insan berdasarkan pendekatan psikologi merangkumi aspek pembangunan, pencegahan, pemulihan dan intervensi. KAUNSELING BIMBINGAN KERJAYA Merupakan satu proses interaksi dua hala yang mewujudkan suasana teraputik untuk membantu individu memahami diri dan persekitarannya supaya ia dapat berkembang maju dan berfungsi dengan sempurna. Membantu dalam perlaksanaan aktiviti yang merangkumi perkembangan kerjaya serta menyediakan khidmat nasihat berkaitan. 2/7

4 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/ PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan Pegawai Psikologi 1. Membuat perancangan program tahunan dan aktiviti merangkumi perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan kerjaya. KJ 2. Melantik PPJ di jabatan masing-masing sekiranya berlaku perubahan. Pegawai Psikologi / PPJ 3. Menyediakan perancangan aktiviti perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan kerjaya dan mendapatkan kelulusan Pengarah Politeknik Sultan Abdul Halim Mu adzam Shah. Pengarah 4. Meluluskan perancangan aktiviti perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan kerjaya. Pegawai Psikologi / PPJ 5. Meminda rancangan tersebut (jika perlu). Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi 6. Menyediakan borang-borang yang diperlukan di dalam aktiviti-aktiviti kaunseling. 7. Menyebarkan maklumat kepada pelajar dan staf tentang perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan kerjaya melalui : 3/7

5 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/2014 Tanggungjawab Tindakan a. Mempamerkan jadual waktu Perkhidmatan Unit Psikologi (UPK) di papan kenyataan UPK. b. Menyebarkan maklumat-maklumat yang berkaitan dengan UPK di papan kenyataan UPK/ Info-chanel/ Jabatan Akademik. c. Memberikan ceramah penerangan UPK semasa program Minggu Suai Kenal Pelajar- Pelajar Baru. Pelaksanaan Perkhidmatan Kaunseling Pegawai Psikologi 1. Melaksanakan Perkhidmatan Kaunseling dengan: a. Menerima kedatangan klien, sama ada secara sukarela atau yang dirujuk. b. Mengisi borang temujanji (jika perlu). c. Merekod maklumat klien pada Kad Rekod Kaunseling. d. Menandatangani borang persetujuan termaklum (informed consent) (jika perlu). e. Menjalankan sesi kaunseling individu, kelompok dan bimbingan kerjaya. f. Membuat catatan hasil daripada proses kaunseling di dalam kad rekod kaunseling. 2. Sekiranya sesi kaunseling tidak dapat ditamatkan, sesi akan ditangguhkan dan klien akan diberikan tarikh temujanji untuk sesi berikutnya (jika perlu). 3. Sekiranya perlu dan dengan persetujuan klien, klien 4/7

6 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/2014 Tanggungjawab Tindakan boleh dirujuk kepada pihak lain yang sesuai untuk perkhidmatan lanjutan. 5/7

7 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/ REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran Buku rekod kedatangan pelajar dan staf Borang Temujanji Kaunseling Individu (Pelajar) Borang Temujanji Kaunseling Kelompok (Pelajar) Borang Temujanji Kaunseling Individu (Staf) Borang Persetujuan Termaklum Kaunseling Individu (Inform Consent) Borang Persetujuan Termaklum Kaunseling Kelompok (Inform Consent) 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun Kad Rekod Kaunseling (Pelajar) 3 Tahun 6 8. Kad Rekod Kaunseling (Staf) 3 Tahun 7 9. Kad Rekod Kaunseling Kelompok (Pelajar) 3 Tahun Borang Penilaian Kaunseling Individu 3 Tahun Borang Penilaian Program (Pelajar) 1 Tahun 10 6/7

8 POLIMAS-PK-PS-17 Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Keluaran 01 Pindaan 02 Tarikh Berkuatkuasa 02/06/2014 Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 12. Borang Penilaian Program (Staf) 1 Tahun Rekod Daftar Penerimaan Surat Rasmi Dalaman 1 Tahun 14. Rekod Daftar Penerimaan Surat Rasmi 1 Tahun 15. Rekod Daftar Pengeluaran Surat Rasmi Dalaman 1 Tahun 16. Rekod Daftar Pengeluaran Surat Rasmi 1 Tahun 7/7

9 Lampiran 1 BORANG PS-17(1) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA BORANG TEMUJANJI KAUNSELING (PELAJAR) (Borang ini hendaklah dihantar terus ke UPK) Sila isikan maklumat berikut untuk membuat temujanji anda. Nama No. Pendaftaran (No. K/Pengenalan) Kursus dan Jabatan No. Telefon Bimbit : : : : Alamat untuk dihubungi : ** Sesi Pilihan Tarikh Masa Hari : : :... Tandatangan Pelajar ** Pegawai Psikologi (Kaunselor) akan berhubung dengan anda untuk mengesahkan temujanji ini

10 Lampiran 2 BORANG PS-17(2) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA BORANG TEMUJANJI KAUNSELING KELOMPOK (PELAJAR) (Borang ini hendaklah dihantar terus ke UPK) Sila isikan maklumat berikut untuk membuat temujanji anda. Bil Nama ahli Kursus / Jab No. Pendaftaran No. H/P ** Sesi Pilihan Tarikh Masa Hari : : :... Tandatangan wakil Pelajar ** Pegawai Psikologi (Kaunselor) akan berhubung dengan anda untuk mengesahkan temujanji ini.

11 Lampiran 3 BORANG PS-17(3) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA BORANG TEMUJANJI KAUNSELING INDIVIDU (STAF) (Borang ini hendaklah dihantar terus ke UPK) Sila isikan maklumat berikut untuk membuat temujanji anda. Nama No. K/Pengenalan Jabatan : : : No. Telefon Bimbit / : Pejabat Alamat untuk dihubungi : ** Sesi Pilihan Tarikh : Masa Hari : :... Tandatangan Staf ** Pegawai Psikologi (Kaunselor) akan berhubung dengan anda untuk mengesahkan temujanji ini

12 Lampiran 4 BORANG PS-17(4) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA PEMBERITAHUAN PERSETUJUAN TERMAKLUM KAUNSELING INDIVIDU (INFORM CONSENT) Pengenalan Saya No K.P., Pegawai Psikologi S41 dari POLITEKNIK. Matlamat Sesi Dengan persetujuan anda sebagai klien, kita akan berbincang menetapkan matlamat sesi, oleh itu kerjasama anda adalah diperlukan. Tanggungjawab Kaunselor Dalam sesi individu ini, saya berperanan sebagai kaunselor kepada anda dalam menangani isu dan masalah yang dihadapi dengan menghormati digniti diri, nilai dan keupayaan anda. Kegagalan klien untuk menghadiri sesi selama beberapa kali boleh menyebabkan saya membuat penamatan sesi dan/atau merujuk kepada kaunselor lain. Sekiranya isu yang di bawa di luar keupayaan (competence) saya sebagai seorang kaunselor maka, saya boleh merujuk anda kepada kaunselor lain dengan persetujuan anda sebagai klien. Sekiranya saya perlu merakam sesi yang dijalankan maka saya perlu untuk meminta persetujuan daripada pihak anda. Tanggunggjawab dan Hak Anda Sebagai Klien Untuk memastikan keberkesanan sesi, adalah penting bagi anda: 1) Menghadiri sesi seperti yang ditetapkan dengan persetujuan bersama. 2) Memberi kerjasama semasa sesi dijalankan. 3) Berusaha dengan bersungguh - sungguh untuk mengatasi isu yang dikemukakan. 4) Jika anda tidak dapat menghadiri sesi, sila maklum kepada saya sebelum temujanji diadakan. 5) Anda juga berhak untuk menarik diri daripada sesi dan/atau merujuk kepada kaunselor lain sekiranya anda tidak berasa selesa dengan saya. 6) Anda mempunyai hak untuk mengetahui segala maklumat sesi yang telah direkodkan atau/dan didokumentasikan.

13 Kerahsiaan dan Limitasi Kerahsiaan Semua perbincangan dalam sesi adalah dirahsiakan. Saya menjamin kerahsiaan dan anda juga bertanggunggjawab menjaga kerahsiaan tersebut. Terdapat beberapa limitasi mengenai isu kerahsiaan ini, yang memerlukan saya melaporkan kepada pihak berkenaan seperti: a. Jika maklumat yang dikongsi akan/boleh membahayakan diri anda misalnya anda mencederakan diri sendiri atau orang lain atau sebarang perlakuan berbahaya yang menunjukkan anda tidak dapat mengawal diri sendiri. b. Jika anda terlibat dalam penderaan kanak-kanak, orang tua, orang kurang upaya atau pasangan anda. c. Jika syarikat insurans memerlukan rekod sesi untuk membuat perkhidmatan dan menentukan ganti rugi. d. Jika maklumat yang dikongsikan akan memberi kemudaratan kepada jabatan atau sebagai seorang penjawat perkhidmatan awam. * Sekiranya saya diwaran (subpoenae) dari mahkamah, maka saya boleh menceritakan isu yang kita bincangkan bersama apabila disoal. Saya telah membaca dokumen ini, berbincang dengan (nama kaunselor), memahami kandungan dan bersetuju untuk menghadiri sesi ini. Nama klien: Tandatangan: Tarikh: Tandatangan: Tarikh: ( Nama Pegawai Psikologi / Kaunselor : ) Terima kasih kerana membaca pemberitahuan persetujuan ini. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila berhubung dengan saya.

14 Lampiran 5 BORANG PS-17(5) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA PEMBERITAHUAN PERSETUJUAN TERMAKLUM KAUNSELING KELOMPOK (INFORM CONSENT) Pengenalan Saya No K.P., Pegawai Psikologi S41 dari Politeknik Kerahsiaan dan Limitasi Kerahsiaan Semua perbincangan dalam sesi adalah dirahsiakan. Saya menjamin kerahsiaan dan anda juga bertanggunggjawab menjaga kerahsiaan tersebut. Terdapat beberapa limitasi mengenai isu kerahsiaan ini, yang memerlukan saya melaporkan kepada pihak berkenaan seperti: a. Jika maklumat yang dikongsi akan/boleh membahayakan diri anda misalnya anda mencederakan diri sendiri atau orang lain atau sebarang perlakuan berbahaya yang menunjukkan anda tidak dapat mengawal diri sendiri. b. Jika anda terlibat dalam penderaan kanak-kanak, orang tua, orang kurang upaya atau pasangan anda. c. Jika syarikat insurans memerlukan rekod sesi untuk membuat perkhidmatan dan menentukan ganti rugi. d. Jika maklumat yang dikongsikan akan memberi kemudaratan kepada jabatan atau sebagai seorang penjawat perkhidmatan awam. * Sekiranya saya diwaran (subpoenae) dari mahkamah, maka saya boleh menceritakan isu yang kita bincangkan bersama apabila disoal. Bagaimanakah Kaunseling Kelompok Dijalankan? 1. Saya dan anda serta ahli kelompok akan bekerjasama untuk membina matlamat sebenar kelompok setelah dipersetujui oleh semua ahli. 2. Saya tidak akan membuat keputusan untuk anda di dalam kelompok, tetapi hanya akan menjadi fasilitator untuk menggalakkan proses membuat keputusan ini. Keputusan yang diambil adalah menjadi tanggungjawab anda sendiri dan ahli kelompok. 3. Setiap ahli kelompok bertanggungjawab untuk membincangkan isu atau masalah yang normal yang difikirkan mampu untuk dibincangkan di dalam kelompok dan samasama mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya.

15 4. Adalah menjadi tanggungjawab anda di dalam kelompok untuk memberikan komitmen, bertanggungjawab dan memberikan maklum balas yang aktif semasa sesi kelompok dijalankan. Tanggungjawab Klien dan Kaunselor 1. Dalam sesi ini, saya berperanan sebagai fasilitator kepada ahli kelompok dalam menangani isu dan masalah yang dihadapi dengan menghormati digniti diri, nilai dan keupayaan anda. 2. Kegagalan anda untuk menghadiri sesi selama beberapa kali boleh menyebabkan saya membuat penamatan sesi dan/atau merujuk kepada kaunselor lain. 3. Untuk memastikan keberkesanan sesi, adalah penting bagi anda untuk menghadiri sesi, memberi kerjasama dan berusaha dengan bersungguh-sungguh untuk mengatasi isu yang dikemukakan. Jika anda tidak dapat menghadiri sesi, sila maklum kepada saya sebelum temujanji diadakan. 4. Anda juga berhak menarik diri daripada sesi dan/atau merujuk kepada kaunselor lain sekiranya anda tidak berasa selesa dengan saya. 5. Saya juga berhak untuk memberhentikan anda dari terus menjadi ahli kelompok sekiranya anda cuba untuk membincangkan isu-isu sensitif. 6. Setiap ahli kelompok telah dipilih dengan mempunyai matlamat dan keperluan yang sama semasa penyertaan bagi mencapai satu matlamat kelompok yang terbaik. 7. Saya akan memberitahu tempat, tarikh dan masa sesi kelompok dijalankan. 8. Saya akan memberitahu jumlah sesi yang akan diadakan. 9. Anda mempunyai hak untuk memberi kebenaran kepada saya untuk merekodkan atau merakamkan sesi yang dijalankan bagi tujuan penyeliaan atau kajian khusus. 10. Segala sesi yang dijalankan akan direkod dan anda mempunyai hak untuk melihat dan memeriksa rekod tersebut. Saya,, (no. K/P) telah membaca dan memahami segala maklumat yang ada di dalam kontrak ini dan tidak akan mempersoalkan tindakan kaunselor saya (nama kaunselor ) sekiranya saya melanggar perjanjian ini. Tandatangan Klien Tandatangan Kaunselor : : Tarikh : Terima kasih kerana membaca pemberitahuan persetujuan ini. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila berhubung dengan saya.

16 Lampiran 6 BORANG PS-17(6) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA No.Rujukan : KAD REKOD KAUNSELING (PELAJAR) Nama Penuh : No. K/P : Tarikh Lahir : Bangsa : Agama : Jantina : No. Pendaftaran : Kursus : Kamsis : No. Bilik : Semester Tahun HPNM PNM Alamat Tetap: Poskod: No. Tel. (Rumah): No. Tel Ibu Bapa/ Penjaga : Alamat Sewa : Poskod : No. Tel. (Rumah): No. H/P: Pekerjaan Ibu Bapa/ Penjaga : Pendapatan : Bil. Adik Beradik : Pendidikan Sebelum Ke Politeknik : Adakah Memperolehi Biasiswa: Ya/Tidak, sila nyatakan jenis biasiswa: Catatan: Dirujuk / Datang Sendiri ** Nama Pegawai Yang Merujuk: Jab / Unit: Tandatangan: Nama Pegawai: * Pegawai Psikologi (Kaunselor)

17 Lampiran 7 BORANG PS-17(7) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA No.Rujukan : KAD REKOD KAUNSELING (STAF) Nama Penuh : No. K/P : Tarikh Lahir : Bangsa : Agama : Jantina : Pekerjaan : Tempoh Berkhidmat : Jabatan / Unit : Alamat Tetap : Poskod : No. Tel. (Rumah) : No. Tel (H/P) : Pendapatan : (RM) Status : Bil. Anak : orang Catatan : Dirujuk / Datang Sendiri ** Nama Pegawai Yang Merujuk : Jab / Unit : Tandatangan : Nama Pegawai : * Pegawai Psikologi (Kaunselor)

18 Tarikh Masa Mula & Tamat Sesi Sesi yang ke- Ulasan Kaunselor/ Maklumat Permasalahan Catatan Tarikh & Masa Susulan

19 Tarikh Masa Mula & Tamat Sesi Sesi yang ke- Ulasan Kaunselor/ Maklumat Permasalahan Catatan Tarikh & Masa Susulan

20 Lampiran 8 BORANG PS-17(8) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA No.Rujukan : KAD REKOD KAUNSELING KELOMPOK (PELAJAR) Bil. Nama ahli Kursus / Jab No. Pendaftaran Tandatangan Catatan : Dirujuk / Datang Sendiri ** Nama Pegawai Yang Merujuk: Jab / Unit: Tandatangan : Nama Pegawai : * Pegawai Psikologi (Kaunselor)

21 Lampiran 9 BORANG PS-17(9) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA BORANG PENILAIAN KAUNSELING INDIVIDU POLITEKNIK : NAMA : NO. PENDAFTARAN : TARIKH : 1. Jantina: Kursus: Jabatan: Semester: 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 Tandakan pada jawapan anda: 2. Pernahkah anda mengikuti sesi kaunseling sebelum ini? Pernah Tidak Pernah Jika pernah, ini adalah kali 3. Kedatangan anda untuk mendapatkan khidmat kaunseling Kerelaan sendiri Dirujuk oleh pihak lain. Nyatakan siapa 4. Anda menghadapi masalah yang melibatkan (tandakan pada yang berkenaan) Keluarga Akademik Kewangan Hubungan Sosial Lain-lain. Nyatakan 3. Apakah perasaan anda sebelum mengikuti sesi kaunseling ini? (bulatkan mana yang berkenaan)

22 a. Sedih b. Marah c. Malu d. Bosan e. Kecewa f. Tak menentu g. Segan h. Bersalah i. Keliru j. Tertekan k. Lega l. Tenang m. Yakin n. Gembira o. jelas 4. Apakah perasaan anda selepas mengikuti sesi kaunseling ini? (bulatkan mana yang berkenaan) p. Sedih q. Marah r. Malu s. Bosan t. Kecewa u. Tak menentu v. Segan w. Bersalah x. Keliru y. Tertekan z. Lega æ. Tenang ø. Yakin å. Gembira aa. jelas 5. Adakah anda akan datang lagi mengikuti sesi kaunseling ini? Ya Tidak 6. Apakah cadangan anda bagi memperbaiki dan mempertingkatkan lagi sesi kaunseling seumpama ini di masa akan datang? Terima kasih di atas kerjasama anda

23 Lampiran 10 BORANG PS-17(11) ( ) UNIT PSIKOLOGI DAN KERJAYA BORANG PENILAIAN PROGRAM NAMA PROGRAM : TARIKH : TEMPAT : JANTINA: KATEGORI: STAF PELAJAR JABATAN/ UNIT: JABATAN : UMUR: KURSUS : SEMESTER: 1 /2 / 3 / 4 / 5 / 6 /7 Gred Skor Sangat tidak setuju 1 Tidak setuju 2 Kurang setuju 3 Setuju 4 Sangat setuju 5 Sila maklumkan pandangan anda terhadap program latihan/kursus yang telah anda ikuti ini dengan menanda ( / ) pada ruangan yang sesuai di bawah berpandukan kepada skor di atas. Bil Item Penilaian Penceramah 1. Objektif kursus tercapai 2. Kandungan kursus serta tugasan/latihan/bengkel yang sesuai 3. Penyampaian yang baik dan berkesan 4. Penggunaan alat bantuan untuk menyampaikan ceramah Penilaian Pelaksanaan Kursus 5. Suasana tempat kursus yang kondusif / selesa 6. Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar 7. Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai Penilaian Keberkesanan Kursus Terhadap Peserta 8. Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini 9. Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini 10. Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat. Ulasan Peserta Kesediaan dan berkeyakinan untuk berkongsi ilmu yang diperolehi serta menjalankan aktiviti/projek berkaitan kursus. YA / TIDAK, jika TIDAK sila nyatakan sebab:

24