PROSEDUR PEROLEHAN PERKHIDMATAN STAF SAMBILAN. PK.UiTM.CNS.HEA(O).05

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1 dari 19 STAF PK.UiTM.CNS.HEA(O).05 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Muhammad Aizuddin Abd Rahim Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan Pegawai Eksekutif Wakil Pengurusan Rektor Tarikh 16/02/16 16/02/16 16/02/16

2 MUKA SURAT : 2 dari 19 REKOD PINDAAN DOKUMEN TEAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. Tarikh No. Pindaan No. Para HALAMAN DIPINDA surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 03/10/08 02 Pindaan melebihi 50 % 03/10/08 03/01/11 03 Pindaan melebihi 50% 03/01/11 29/07/ /07/ /08/13 04/05 hadapan Pindaan melebihi 50% bagi prosedur pengambilan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa. (Penurunan kuasa perlantikan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa kepada Kampus Cawangan) Pindaan melebihi 50% bagi prosedur Syarahan Sambilan (Dalaman) -Pelaksanaan Amanah Tugasan Akademik (ATP) Perubahan Pegawai yangbertanggungjawab, Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus. 29/07/13 29/07/13 28/08/13 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa

3 MUKA SURAT : 3 dari 19 REKOD PINDAAN DOKUMEN TEAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 11/11/14 04/06 hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 11/11/14 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 16/02/16 04/07 surat 7 Pengemaskinian maklumat singkatan dan dokumen rujukan 16/02/16 16/02/16 04/07 16/02/16 04/07 16/02/16 04/07 surat 8 & 11 surat 12,13,14 & 16 surat 18 Pengemaskinian aliran tanggungjawab dan tindakan Pengemaskinian carta aliran kerja Penggunaan borang penilaian kualiti pengajaran dan pembelajaran (syarahan sambilan sepenuh masa) yang baharu. 16/02/16 16/02/16 16/02/16

4 MUKA SURAT : 4 dari 19 16/02/16 04/07 16/02/16 04/07 surat 18 surat 18 Penggunaan Borang Keperluan Tenaga Pengajar Mengikut Kursus (Jadual 1) Penggunaan Borang Keperluan Tenaga Pengajar Mengikut Bidang (Jadual 2) 16/02/16 16/02/16

5 MUKA SURAT : 5 dari 19 BIL ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 Objektif Skop Definisi Singkatan Dokumen Rujukan Tanggungjawab dan Tindakan Carta Alir Rekod Kualiti Lampiran 19

6 MUKA SURAT : 6 dari OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perancangan dan pelaksanaan proses perlantikan serta pemantauan perkhidmatan semasa mendapatkan khidmat pensyarah sambilan bagi UiTM Cawangan Negeri Sembilan dilakukan secara sistematik dan teratur. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan bagi mendapat khidmat pensyarah sambilan. 3.0 DEFINISI Pensyarah Sambilan : Individu yang dilantik secara sambilan mengikut Sepenuh Masa kontrak perkhidmatan oleh UiTM untuk Mengendalikan aktiviti pengajaran dan pembelajaran. Pensyarah Sambilan Dalaman UiTM : Pensyarah tetap yang dilantik mengajar secara sambilan mengikut kontrak perkhidmatan oleh UiTM untuk mengendalikan aktiviti pengajaran dan pembelajaran yang telah memenuhi ATA =18 jam dan ATP=39. Pensyarah Sambilan : Individu yang dilantik secara sambilan mengikut

7 MUKA SURAT : 7 dari 19 Sambilan Luar kontrak perkhidmatan oleh UiTM untuk mengendalikan aktiviti pengajaran dan pembelajaran bagi kursus yang tiada kepakaran di kalangan pensyarah tetap. 4.0 SINGKATAN TNCA & A : Timbalan Naib Canselor Akademik & Antarabangsa : Rektor TR HEA : Timbalan Rektor Hal Ehwal Akademik : Timbalan Pendaftar Kanan KPP : Ketua Pusat Pengajian KK : Koodinator Kursus BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik ATP : Amanah Tugasan Pensyarah ATS : Amanah Tugasan Syarahan KS : Kontek Syarahan 5.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. JENIS DOKUMEN LOKASI NO. RUJUKAN 5.1 Manual Kualiti Bilik Kualiti MK.UiTM.CNS Surat Penurunan Kuasa Pelantikan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa UiTM bertarikh 10/8/2011. No. rujukan Bahagian Pentadbiran

8 MUKA SURAT : 8 dari 19 surat 500-BPD(PRJ.22/3) Pekeliling Akademik UiTM Garis Panduan Amanah Tugasan Pensyarah UiTM Laman Sesawang BHEA Laman Sesawang BHEA 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa (PTFT) 1. Menyediakan data keperluan tenaga pengajar mengikut bidang dan kursus.. 2. Menyediakan ATS Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa yang dipohon. 3. Memajukan permohonan keperluan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa kepada TR HEA. TR HEA 4. Menyemak keperluan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa mengikut bidang kepakaran yang telah diterima. 5. Memajukan permohonan kepada Bahagian Pentadbiran. 6. Menyediakan surat permohonan pengambilan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa yang disertakan dengan dokumen berkaitan.

9 MUKA SURAT : 9 dari 19 TNCA & A 7. Menandatangani surat permohonan pengambilan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa untuk dimajukan kepada TNCA & A. 8. Meluluskan permohonan pengambilan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa. 9. Mengeluarkan dan menghebahkan iklan kekosongan jawatan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa setelah mendapat kelulusan TNCA & A. 10. Menerima permohonan daripada calon-calon yang memohon jawatan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa. 11. Menetapkan tarikh dan tempat temuduga. 12. Mengeluarkan surat panggilan temuduga kepada calon-calon yang telah disenarai pendek. / 13. Mengemukakan cadangan senarai panel penemuduga kepada TR HEA. 14. Mengeluarkan surat lantikan kepada panel penemuduga. 15. Mengendalikan sesi temuduga. 16. Mengemukakan senarai pemohon/calon yang terpilih/layak untuk ditawarkan mengikut bidang kepakaran, kelayakan akademik dan/atau pengalaman.

10 MUKA SURAT : 10 dari Memaklumkan keputusan temuduga kepada HEA. 18. Menyerahkan salinan minit temuduga dan dokumen berkaitan kepada TNCA & A untuk perakuan dan kelulusan selewat lewatnya dua (2) minggu sebelum semester bermula. TNCA & A 19. Memperakukan dan meluluskan senarai calon yang dikemukakan untuk tujuan perlantikan. 20. Menyediakan surat lantikan untuk ditandatangani oleh Rektor 21. Menandatangani surat pelantikan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa bagi calon-calon yang terpilih. 22. Mengumumkan keputusan temuduga dan mengeluarkan surat lantikan kepada calon-calon yang berjaya. B. Pensyarah Sambilan (Dalaman) 1. Mengenal pasti keperluan syarahan sambilan bagi sesuatu kod kursus. 2. Memastikan Pensyarah yang ingin membuat syarahan sambilan telah memenuhi jumlah maksimum KS dan ATP yang telah ditetapkan kepada setiap Pensyarah. 3. Mengenal pasti lebihan jumlah KS dan ATP Pensyarah yang ingin membuat syarahan sambilan.

11 MUKA SURAT : 11 dari Memastikan Pensyarah tersebut mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan dan memenuhi syarat kelayakan syarahan sambilan untuk tujuan pembayaran lebih masa. 5. Majukan permohonan kepada TR HEA. 6. Menyemak keperluan syarahan sambilan yang dimajukan oleh. TR HEA 7. Memajukan senarai nama pensyarah dan maklumat berkaitan kepada Bahagian Pentadbiran untuk tujuan pelantikan. 8. Menyediakan surat lantikan syarahan sambilan. 9. Mengesahkan dan menandatangani surat lantikan. C. Pensyarah Sambilan Luar 1. Mengenal pasti kod kursus yang memerlukan khidmat pensyarah sambilan luar yang mana pensyarah tetap sedia ada tidak mempunyai kepakaran bagi kod kursus tersebut. 2. Menyediakan KS pensyarah sambilan luar. 3. Memajukan keperluan jawatan pensyarah sambilan luar kepada TR HEA. TR HEA 4. Menyemak keperluan jawatan pensyarah sambilan luar dan memohon kelulusan Rektor.

12 MUKA SURAT : 12 dari Meluluskan permohonan pengambilan pensyarah sambilan luar. 6. Mengenal pasti pensyarah sambilan luar yang layak untuk dilantik apabila kelulusan pengambilan pensyarah sambilan luar diperolehi. 7. Menyediakan surat tawaran syarahan sambilan luar. 8. Menandatangani surat tawaran syarahan sambilan luar.

13 MUKA SURAT : 13 dari CARTA ALIR A. SEPENUH MASA (PTFT) TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD MULA Menyediakan data keperluan tenaga pengajar mengikut bidang dan kursus. Menyediakan ATS Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa yang dipohon. Memajukan permohonan keperluan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa kepada TR HEA. Borang Keperluan Tenaga Pengajar Jadual 1 & 2 (Lampiran 4 & 5) TR HEA Tidak Ya Menyemak keperluan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa mengikut bidang kepakaran yang telah diterima. Memajukan permohonan kepada Bahagian Pentadbiran. Menyediakan surat permohonan pengambilan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa yang disertakan dengan dokumen berkaitan. Menandatangani surat permohonan pengambilan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa untuk dimajukan kepada TNCA & A. Tidak TNCA & A Meluluskan permohonan pengambilan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa. Ya

14 MUKA SURAT : 14 dari 19 TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD Mengeluarkan dan menghebahkan iklan kekosongan jawatan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa setelah mendapat kelulusan TNCA & A. Menerima permohonan daripada caloncalon yang memohon jawatan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa. Menetapkan tarikh dan tempat temuduga. Borang Permohonan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa (LAMPIRAN 1) Mengeluarkan surat panggilan temuduga kepada calon-calon yang telah disenarai pendek. / Mengemukakan cadangan senarai panel penemuduga kepada TR HEA. Mengeluarkan surat lantikan kepada panel penemuduga. Mengendalikan sesi temuduga. Mengemukakan senarai pemohon/calon yang terpilih/layak untuk ditawarkan mengikut bidang kepakaran, kelayakan akademik dan/atau pengalaman. Memaklumkan keputusan temuduga kepada HEA.

15 MUKA SURAT : 15 dari 19 TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD Menyerahkan salinan minit temuduga dan dokumen berkaitan kepada TNCA & A untuk perakuan dan kelulusan selewat lewatnya dua (2) minggu sebelum semester bermula. TNCA & A Tidak Ya Memperakukan dan meluluskan senarai calon yang dikemukakan untuk tujuan perlantikan. Menyediakan surat lantikan untuk ditandatangani oleh Rektor. Menandatangani surat perlantikan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa bagi calon-calon yang terpilih. Mengumumkan keputusan temuduga dan mengeluarkan surat lantikan kepada calon-calon yang berjaya. TAMAT

16 MUKA SURAT : 16 dari 19 B. (DALAMAN) TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD TR HEA Tidak Ya MULA Mengenal pasti keperluan syarahan sambilan bagi sesuatu kod kursus. Memastikan Pensyarah yang ingin membuat syarahan sambilan telah memenuhi jumlah maksimum KS dan ATP yang telah ditetapkan kepada setiap Pensyarah. Mengenal pasti lebihan jumlah KS dan ATP Pensyarah yang ingin membuat syarahan sambilan. Memastikan Pensyarah tersebut mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan dan memenuhi syarat kelayakan syarahan sambilan untuk tujuan pembayaran lebih masa. Majukan permohonan kepada TR HEA. Menyemak keperluan syarahan sambilan yang dimajukan oleh. Memajukan senarai nama pensyarah dan maklumat berkaitan kepada Bahagian Pentadbiran untuk tujuan pelantikan. Borang Keperluan Tenaga Pengajar Jadual 1 & 2 (Lampiran 4 & 5)

17 MUKA SURAT : 17 dari 19 Menyediakan surat lantikan syarahan sambilan. Surat Mengesahkan dan menandatangani surat lantikan. Surat TAMAT

18 MUKA SURAT : 18 dari 19 C. (LUAR) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD MULA Mengenal pasti kod kursus yang memerlukan khidmat pensyarah sambilan luar yang mana pensyarah tetap sedia ada tidak mempunyai kepakaran bagi kod kursus tersebut. Menyediakan ATA pensyarah sambilan luar. Borang Keperluan Tenaga Pengajar Jadual 1 & 2 (Lampiran 4 & 5) Memajukan keperluan jawatan pensyarah sambilan luar kepada TR HEA. TR HEA Menyemak keperluan pensyarah sambilan luar dan memohon kelulusan Rektor. Tidak Ya Meluluskan pengambilan sambilan luar. permohonan pensyarah Mengenal pasti calon pensyarah sambilan luar yang layak untuk dilantik setelah kelulusan pengambilan pensyarah sambilan luar diperolehi. Borang Permohonan Pensyarah Sambilan (Lampiran 2) Menyediakan surat tawaran syarahan sambilan luar. Surat Menandatangani surat tawaran syarahan sambilan luar. Surat TAMAT

19 MUKA SURAT : 19 dari REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh 8.1 Fail Syarahan Sambilan Pejabat HEA 5 Tahun 9.0 LAMPIRAN Bil Jenis Lampiran Lampiran 9.1 Contoh Borang Permohonan Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa (PTFT) Lampiran Contoh Borang Pemohonan Pensyarah Sambilan Lampiran Contoh Borang Maklumbalas Kualiti Pengajaran & Pembelajaran (Syarahan Sambilan Sepenuh Masa) Contoh Borang Keperluan Tenaga Pengajar Mengikut Kursus (Jadual 1) Contoh Borang Keperluan Tenaga Pengajar Mengikut Bidang (Jadual 2) Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5