PROSEDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "PROSEDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN"

Harjanti Hartono
6 tahun lalu
Tontonan:

OLEH Hairil bin Zaini Pembantu Tadbir N17 Cetakkan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal

1 KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014 PROSEDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Hairil bin Zaini Pembantu Tadbir N17 Cetakkan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakkan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakkan Komputer

2 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menerangkan proses penyenggaraan kenderaan yang baru diterima sehingga dilupuskan dan agar dapat diselenggarakan dengan lebih sempurna dan teratur sepertimana kehendak jabatan SKOP Dasar ini terpakai bagi pengurusan rekod meliputi pewujudan, penggunaan, penyelenggaraan dan pelupusan di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi JOH-PKKT MK Surat Pekeliling Kementerian Kesihatan Bil. 2 Tahun Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan 4.0 TERMINOLOGI 4.1 Lembaga Pemeriksa Jawatankuasa yang dilantik untuk memeriksa kenderaan 4.2 TEB Sijil Tidak Ekonomik untuk dibaiki 4.3 Buku Log Rekod Penggunaan Kenderaan 4.4 PKD Pegawai Kesihatan Daerah 4.5 PPT Penolong Pegawai Tadbir 4.6 PT W Pembantu Tadbir Kewangan 4.7 PT N Pembantu Tadbir 4.8 PA Pegawai Aset 4.9 Pemandu Pemandu 4.10 PYMK Pegawai Yang Menjaga Kenderaan 4.11 JKNJ Jabatan Kesihatan Negeri Johor 4.12 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia 4.13 TPA Tatacara Pengurusan Aset 4.14 Jabatan Kerja Raya Page 2

3 5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 5.1 Kenalpasti kenderaan yang memerlukan penyelenggaraan dan pembaikan dengan membuat pemeriksaan secara am. RujukBorang Jadual Penyelenggaran Kenderaan (Jadual 1) 5.2 Isi borang KEW PA-9 berkenaan keperluan penyelenggaraan untuk kelulusan PKD 5.3 Jika permohonan tidak diluluskan,kembali ke proses 5.1, dan jika permohonan diluluskan kenalpasti pembekal berdasarkan sebutharga (rujuk prosedur perolehan bekalan) 5.4 Isi buku log kenderaan berkenaan dan tandatangan pegawai 5.5 Lakukan proses perolehan perkhidmatan seperti didalam prosedur perolehan 5.6 Failkan dokumen-dokumen yang di atas di dalam fail kenderaan yang berkaitan. 5.7 Catatkan maklumat penyelenggaraan ke dalam DaftarPenyelenggaraan Harta Modal Kew. PA 14 (Rujuk Lampiran ) dan Kew. PA 2 (Rujuk Lampiran 7) serta KEW PA-6 TANGGUNGJAWAB PYMK / Pemandu Kenderaan PYMK / Pemandu Kenderaan PYMK PYMK / Pemandu Kenderaan PYMK/ PPT/ PT W / PT N PTW PTW Page 3

4 5.9 Cadangkan pelupusan kenderaan seperti berikut: PYMK Semak senarai kenderaan yang telah melebihi 7 tahun dan lakukan proses pelupusan mengikut keutamaan Maklumkan kepada PKD jika ada kenderaan yang perlu dilupuskan Buat permohonan pemeriksaan kenderaan bagi tujuan TEB ke JKR Mekanikal Terima maklumbalas dari JKR untuk buat pemeriksaan Buat Pemeriksaan kenderaan bersama JKR. dan dapatkan Perakuan Pelupusan menggunakan borang Kew. PA Terima Sijil TEB dari JKR Buat urusan mengenai Lembaga Pemeriksa Kenderaan iaitu: Lantik Lembaga Pemeriksa dan surat panggilan menggunakan Kew. PA Sediakan dokumen untuk laporan lembaga pemeriksa PYMK Ketua Uni t/ PYMK 5.11 Buat pemeriksaan untuk pengesahan pelupusan kenderaan Bawa Lembaga Pemeriksa dan tunjukkan kenderaan yang hendak dilupuskan Sediakan dokumen Kew. PA 17 untuk ulasan/laporan Lembaga Pemeriksa Ketua Unit/ PYMK / Lembaga Pemeriksa Ketua Unit / PYMK Majukan dokumen kepada JKN. 4 salinan Laporan Lembaga Pemeriksaan 3 salinan SIJIL TEB bersama salinan Kad Pendaftaran Mohon kelulusan pelupusan kenderaan Page 4

5 5.12 Terima surat kelulusan (Rujuk Lampiran 14). Ketua Unit / PYMK Buat urusan pelupusan menggunakan kaedah pelupusan sebagaimana yang diluluskan a) Edar atau maklumkan tawaran kepada agensi-agensi berkenaan b) Buka sebutharga (Rujuk Prosedur Perolehan)sekiranya berkaitan. c) Terima deposit daripada penerima sekiranya melalui kaedah jualan atau lelongan awam a) Maklumkan kepada yang berjaya b) Keluarkan resit bayaran c) Sediakan surat penyerahan dan d) Borang JPJ (Tukar Hak Milik) PT W PYMK / PT W PT N Sahkan semua dokumen Majukan dokumen pelupusan ke KKM melalui JKN a) surat kelulusan pelupusan kenderaan b) Resit bayaran c) Sijil Pelupusan (Kew. PA 19) (Rujuk Lampiran 15) 5.14 Catat surat kelulusan di Kew PA 2 dan simpan rekod di fail kenderaan berkenaan dan fail kenderaan am serta tandatangan pegawai. Ketua Unit / PYMK Page 5

6 6.0 CARTA ALIRAN Mengenalpasti kenderaan yang memerlukan penyelenggaraan & Pembaikan Pemandu Permohonan Kelulusan kepada PKD (KEW PA 9) PYMK / PKD YA Kelulusan Kenalpasti Pembekal (Berdasarkan Sebutharga) TIDAK PKD PYMK Lakukan Proses Perolehan Perkhidmatan PTW / PPT Rekod Dalam Buku Log Kenderaan & Tandatangan Pemandu Perakuan pembayaran kepada pembekal PTW/ PPT Failkan Dokumen dalam fail kenderaan yang berkaitan PYMK / PTW/ PPT Rekod dalam KEW PA-14 / KEW PA-2 / KEW PA-6 PYMK / PTW/ PPT - Page 6

7 7.0 REKOD KUALITI BIL. REKOD TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI 1. Kew. PA Borang Jadual Penyelenggaraan Kenderaan Jadual 1 3. Borang PKKTA 02/2/08 3 tahun 4. Borang Keperluan Penyelenggaraan 5. Kew PA Kew. PA Kew. PA-2 8. Buku Log 9. Permohonan Pemeriksaan Kenderaan ke JKR 10. Kew. PA Sijil TEB 12. Kew. PA Kew. PA Surat Kelulusan 15. Pelupusan Kew. PA-19 Page 7

8 8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA Pegawai Kesihatan Daerah Penolong Pegawai Perubatan Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir N / W Pembantu Operasi Pemandu Pekerja Awam 8.2 DATA / MAKLUMAT Rekod Senarai peralatan 8.3 PERALATAN Komputer Riso Kenderaan 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua kenderaan jabatan dapat diselenggara dengan Lebih sempurna dan teratur OBJEKTIF SUB PROSES 90% kenderaan jabatan menjalani penyelenggaraan rutin setiap 5000km-6000km selepas penyelenggaraan terakhir 100% penggunaan kad minyak direkodkan dalam buku log kenderaan 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN Kawalan Rekod 6.3 Infrastruktur 7.6 Kawalan keatas Peralatan dan Pengukuran Page 8

9 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen Cetakkan Komputer Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Cetakkan Komputer Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM % penggunaan kad minyak direkodkan dalam buku log kenderaan Cetakkan Komputer Page 9

dokumen-dokumen yang mirip

PROSEDUR PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN

PROSEDUR PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PENYELENGGARAN ASET ALIH KERAJAAN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 01 OGOS 2015