OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: OPR/PSAS/GP03/BP GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERBINCANGAN. 1.

Transkripsi

1 1.0 Tujuan Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan syarat-syarat, peraturan dan proses kerja yang terlibat dalam urusan penggunaan bilik-bilik perbincangan. 2.0 Kapasiti Pelanggan Minimum 3 orang; maksimum mengikut keluasan bilik perbincangan (Rujuk Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan (OPR/PSAS/DR03/KEL)). 3.0 Tempoh Penggunaan: jam 3.2 Pelanggan perlu mengosongkan bilik dan mengembalikan kunci bilik 5 minit sebelum waktu penggunaannya tamat. 3.3 Lanjutan tempoh dibenarkan sekiranya tiada penempah lain yang akan menggunakan bilik tersebut. 3.4 Tempahan hanya boleh dibuat secara harian. 3.5 Tempahan akan dibatalkan jika penempah tidak datang melebihi 15 minit masa tempahan. 4.0 Peraturan Penggunaan: 4.1 Semua pelajar dan kakitangan UPM boleh menempah dan menggunakan bilik tersebut. 4.2 Penggunaan bilik adalah secara berkumpulan. 4.3 Pintu dikunci selepas menggunakan bilik perbincangan. 4.4 Pengguna tidak boleh menampal sebarang kertas atau notis di dinding / pintu bilik perbincangan. 4.5 Pengguna tidak dibenarkan mengubah susunan perabut di dalam bilik. 4.6 Semua Peraturan-peraturan Am Perpustakaan seperti yang terkandung dalam Peraturan-peraturan Perpustakaan mesti dipatuhi. 4.7 Pegawai-pegawai Perpustakaan berhak memeriksa bilik-bilik perbincangan dari semasa ke semasa. 4.8 Sebarang kerosakan pada kelengkapan bilik perbincangan hendaklah dilaporkan kepada kakitangan Kaunter Sirkulasi (BTB) yang bertugas. 4.9 Perpustakaan tidak akan bertanggungjawab di atas kehilangan buku / barang-barang yang ditinggalkan di dalam bilik perbincangan. TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5

2 5.0 Proses Kerja 5.1 Tempahan Bilik Terima permohonan dan pastikan ada kekosongan bilik perbincangan. a) Jika tiada kekosongan, maklumkan kepada pelanggan. b) Jika terdapat kekosongan, ikut langkah Minta pelanggan mengisi Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) Semak butiran maklumat di dalam borang tersebut Tentukan bilik perbincangan mengikut bilangan pelanggan selepas menyemak borang-borang tempahan / penggunaan yang telah diterima Maklumkan kepada pelanggan nombor bilik perbincangan yang ditempah dan waktu mengambil kunci Tuliskan nombor bilik dan copkan Tempahan pada borang dan simpan borang tersebut TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5

3 5.2 Pengambilan Kunci Terima permohonan Ambil semua kad matrik / kakitangan ahli kumpulan dan semak Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) pelanggan. Pastikan nama penempah dan kad matrik / kakitangan adalah sama. Jika tidak, maklumkan kepada pelanggan Ambil kunci bilik perbincangan yang ditempah dari tempat simpanan kunci Minta pelanggan menandatangani ruang pengesahan penerimaan kunci pada borang Serahkan kunci bilik kepada pelanggan dan simpan kad matrik / kakitangan pelanggan. 5.3 Perlanjutan Tempoh Penggunaan Terima permohonan perlanjutan tempoh penggunaan bilik Semak Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) yang telah diisi oleh pelanggan-pelanggan lain. Sekiranya ada tempahan, maklumkan kepada TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5

4 pelanggan dan minta pelanggan memulangkan kunci Sekiranya tiada tempahan oleh pelanggan lain, tambah masa tamat yang baru pada Borang Penggunaan Bilik Perbincangan pemohon. 5.4 Pemulangan Kunci Terima kunci bilik yang dipulangkan Semak nombor kunci pada Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) pelanggan Tandatangan ruang pengesahan pemulangan kunci dan minta pelanggan mengisi catatan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan Serahkan kad matrik / kakitangan kepada pelanggan. PP/ PPKn Simpan kunci di tempat simpanan kunci Cop Tamat Penggunaan pada Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) berkaitan dan failkan borang tersebut di dalam Rekod Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BL03/BP) Sekiranya pelanggan menghilangkan kunci, pelanggan dikenakan denda sebanyak RM Rujuk Garis Panduan Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian. /PO TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5

5 5.5 Pemantauan Uruskan penggantian kunci yang hilang. /PO Batal tempahan yang tidak dituntut oleh penempah. TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5